Формальное и неформальное общение в организации

                  ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Федеральное государственное  образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования 

«УРАЛЬСКАЯ  АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ»

ФИЛИАЛ  ФГО УВ УРАЛЬСКОЙ  АКАДЕМИИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ В Г.ТЮМЕНИ 
 

Оценка _______________   Подпись преподавателя _______________

                                                      «____»___________2010г. 

                                                Контрольная работа 

Формальное  и неформальное общение  в организации 

по  дисциплине

«Теория организации» 

Федоровой Марии Сергеевны 
 

Специальность – «Государственное и муниципальное управление»

     Группа  – ГМУ-631

     Научный руководитель:

                                                                                       Третьякова О. В. 
 

                                               Тюмень 2010 
 
 

Содержание.

Введение…………………………………………………………………………3

Глава I Сущность и понятие общения

1.1Понятие общения…………………………………………………………….5

1.2Функции общения…………………………………………………………....5

1.3Виды общения  руководителя………………………………………………..6

Глава II Межгрупповое общение в организации

2.1Индивидуумы и группы в организациях……………………………………8

2.2Организационные основы взаимодействия………………………………..10

Заключение……………………………………………………………………...16

Список литературы……………………………………………………………..18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Сегодня много и совершенно справедливо говорят о значимости человеческого фактора в процессе производства. Именно человек, его психология обладают неограниченными возможностями в деле совершенствования производительности труда, развития научно-технического прогресса. На производстве мы проводим большую часть нашей жизни, и от того, как складываются наши взаимоотношения с другими людьми в процессе производства, как развиваются сложные взаимосвязи делового и личностного общения в ходе производственной жизни, во многом зависит наш психологический комфорт, удовлетворенность жизнью.

     Сам трудовой процесс, взаимоотношения  людей в трудовом коллективе, перспективы творческого развития  личности играют важную роль  в жизни каждого человека.

     Многие, к сожалению, имеют печальный опыт плохих взаимоотношений на производстве. Бывает так, что на работу просто не хочется идти именно по тому, что в коллективе не сложился необходимый психологический микроклимат. Поэтому текучесть кадров - это не только производственная проблема, но и социально-психологическая. Нередко можно слышать: «Они не сработались». Почему? Что стоит за этим? Как влияют взаимоотношения на производительность труда, на настроение людей?

     Необходимо иметь в виду, что от того, как осуществляется служебное общение, во многом зависит и продуктивность нашей деятельности, и реальная отдача каждого труженика, и умение решать задачи межличностных отношений. Возьмите такой аспект – взаимоотношения руководителя и подчиненного. Здесь наиболее рельефно проявляется именно служебный аспект взаимоотношений.

Цель

Изучить влияние формальных и неформальных отношении в организации и  их влияние на технологически процессы в ней.

1. рассмотреть  понятие общество.
2. узнать о функциях общения
3. ознакомиться с видами общения руководителя с подчиненными.
4. разобраться, как индивид, и группа, в которой он состоит, общаются в организации.
5. увидеть, организационные основы взаимодействия.

1.1Понятие общения

    Общение – это процесс развития контактов между людьми, порождаемые потребностями совместной деятельности, который включает обмен информацией, выработку общей стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. Любые формы общения являются специфическими формами совместной деятельности людей. Люди не просто общаются в процессе выполнения ими некоторых действий, но они всегда общаются в некоторой деятельности.

     С помощью общения совместная  деятельность организуется и  развивается. Для того чтобы  осуществлять некоторую работу вместе, людям необходимо четкого осознавать цели, задачи и план действий. Каждому человеку необходимо согласовывать собственную деятельность с деятельностью других людей, с которыми он работает. Это становится возможным благодаря общению между людьми. Таким образом, деятельность посредством общения не только организуется, но и обогащается, поскольку каждый может предложить поступить как-то по-другому, нежели это предусмотрено в каждой конкретной ситуации.¹

     1.2Функции общения

    Контактная – установление связи между людьми как состояния готовности к передаче и приему сообщения, взаимная ориентация партнеров, поддержание контакта. Информационный обмен- обмен идеями, мнениями и пр. Побудительная функция – стимуляция активности партнера по общению с целью направления его усилий на выполнение тех или иных действий. Координационная функция – согласование усилий, действий, представлений в процессе совместной деятельности для достижения общей цели.

    В общении выделяют три взаимосвязанных  сторон: коммуникативную,  интерактивную и перцептивную.

     Коммуникативная сторона общения,  или коммуникация, состоит в обмене информацией между общающимися индивидами. Интерактивная сторона заключается в обмене не только знаниями, идеями, но и действиями. Перцептивная сторона общения означает процесс восприятия друг друга партнерами по общению и установлению на этой основе взаимопонимания.²

     В действительности не существует  какой-либо из сторон изолированно  от других. Т.е. общение – это  сложный и многогранный процесс, который может вступать в одно и то же время и как процесс взаимодействия индивидов, и как информационный процесс, и как отношение людей друг к другу, и как процесс сопереживания и взаимного понимания друг друга.

1.3Виды общения руководителя

    Общение на основе увлеченности совместной творческой деятельностью. Здесь в качестве важнейшего генератора общения руководителя и подчиненного выступает непосредственный творческий процесс, умение увлечь им людей. Именно само творчество становится эпицентром постоянного общения. Это стабилизирует психологическую обстановку в коллективе, люди заняты делом, им некогда отвлекаться на ненужные межличностные обсуждения. Таким образом, интересная творческая работа может выступать не только как производственный, но и как своеобразный психологический стержень деятельности трудового коллектива. Особенно ярко этот стиль общения проявляется сегодня в деятельности бригадного подряда. Здесь налицо действие четких социально- психологических механизмов, которые наряду с экономическими рычагами самым существенным образом влияют на результаты труда. Анализ деятельности трудовых коллективов свидетельствует о том, что там, где коллектив занят большим, серьезным и важным делом, где постоянно идет творческий поиск, возникают новые идеи, психологический микроклимат, как правило, благоприятный.

      Другой плодотворный стиль общения  руководителя- общение на основе  дружеского расположения. Здесь  в качестве важнейшего регулятора  отношений выступает именно дружественность,  которая располагает людей друг к другу, как бы взаимно раскрывает их. Дружественность - важнейшее условие сотрудничества. Доброжелательность, внимание, деликатность, расположенность к собеседнику, умение говорить с людьми – все это необходимо в общении руководителя с трудовым коллективом.

     Следует иметь в виду, что доброжелательность  как компонент делового общения  создает своеобразную психологическую  прокладку для реализации вежливости, к которой очень требователен современный человек. Известный писатель Лев Успенский отмечал, что «вежливость – это великое искусство вписываться в общество, умение действовать так, чтобы давать другому все, что сам хочешь получить от него и не причинять ему огорчений, каких сам не желаешь принять от этого, другого. Вежливость- это необходимая машинная смазка, без которой механизм человеческих отношений перегревается и отказывает на ходу».

     Многие руководители нередко  используют такой стиль общения,  как дистанция. Это характерно  для начинающих командиров производства. Спору нет, элемент дистанции в какой-то мере необходим в системе взаимоотношений руководителя и подчиненных. Но он должен осознаваться самими членами коллектива, как логично вытекающий из общей системы отношений руководителя и подчиненных в их совместном творческом процессе. Можно сказать так: чем продуктивнее ощущает подчиненный ведущую роль руководителя и свою ведомую позицию по отношению к нему, тем естественней для него элементы дистанции во взаимоотношениях. Таким образом, дистанция должна скорее выступать как показатель авторитета руководителя - производственного, нравственного, личностного. Превращение дистанции в доминанту служебного общения влияет на взаимоотношения между сотрудниками.

     Дальнейшее развитие и углубление  общения – дистанции ведет  к формированию такого стиля, как общение- подавление, которое фактически разрушает всю психологическую целесообразную ткань взаимоотношении и охватывает всю их сферу. Наблюдение показывают, что общение- подавление, в конечном счете, не влияет на формирование авторитета, и, порой, за внешне благополучными делами в коллективе стоят довольно сложные, прямо скажем, негативные взаимоотношения. По мнению психологов, такой стиль общения не способствует самореализации личности каждого труженика, а наоборот, регламентирует весь процесс его деятельности. Иногда можно слышать: «Руководителя должны бояться, тогда и работа будет». С таким взглядом трудно согласиться, и прежде всего потому, что устрашение в системе нашего общества никогда не было стимулятором созидательной жизни людей. Вообще, если вы руководите коллективом, помните что подавление, как стиль общения, напоминает пробку, которую загоняют в емкость с взрывчатым веществом – возможен взрыв. Иной руководитель видит в такой системе общения свою силу. Это глубокое заблуждение, и благополучие дел в таком коллективе носит ситуативный характер. Придет время, и эмоциональное неблагополучие, накопившиеся в коллективе, неизбежно даст о себе знать. Если вы чувствуете, что в вашей системе общения с людьми проскальзывают элементы общения- подавления, стремитесь избавиться от них.

      В системе общения руководитель- подчиненный может возникнуть  и такой эмоциональный мотив,  как заигрывание. Руководитель  постоянно как бы заигрывает  с подчиненными, добиваясь их  расположения, любви и др. По существу, это способ формирования ложного авторитета, который недолговечен и, в конечном счете, опять-таки ведет к разрушению благоприятного психологического микроклимата.³

    Каждый руководитель, в руководстве  своим коллективом, выбирает свою  тактику общения, поведения с подчиненными. От этой тактики в большой степени зависит технологический процесс на производстве.

Глава II Межгрупповое общение в организации

2.1 Индивидуумы и группы в организациях

    Каждый человек учится тому, как  себя вести в определенных обстоятельствах. С ранних лет мы наблюдаем за действиями других и делаем попытки интерпретировать то, что видим. Мы смотрим на то, что делают другие, и стараемся объяснить, почему они так поступают. Кроме того, мы пытаемся предвидеть, как другие люди могут поступить при иных обстоятельствах. Понимание всего этого приходит к нам либо непосредственно – путем приобретения собственного опыта, либо опосредованно – через опыт других людей.

    В некоторых случаях объяснение  и предвидение характера поведения других людей являются высокоточными. Однако в большинстве случаев прогнозы поведения строятся на субъективных представлениях, которые зачастую не дают возможности объяснить, почему люди поступают так, а не иначе. Значительная часть Субъективных представлений о поведении человека основано на интуиции. Только в результате систематического изучения можно усовершенствовать наши способности объяснять и предвидеть поведение человека. Именно системный подход объясняет взаимоотношения людей и создает базу, позволяющую делать более точные прогнозы их поведения. В основе системного подхода лежит понимание того, что поведение не является случайностью и вызывается определенными причинами. Важную роль при этом играет психологическая зрелость человека, которая характеризуется такими чертами, как автономия( возможность пользоваться определенной свободой и считаться с ограничениями), чувство реальности и способности объективно оценивать факты, ответственность за выполняемые функции, склонность к сотрудничеству с другими.

     Обычно поведение предсказуемо, если мы знаем, как человек  понимает ситуацию и что для  него важно. Поведение людей  для посторонних может показаться  нерациональными, но, как правило,  намерения людей были таковы, что оно должно было быть  рациональным. Постороннему наблюдателю поведение других часто кажется неестественным, потому что наблюдатель лишен доступа к соответствующей информации или по-другому ее воспринимает. Оказавшись в аналогичной ситуации, люди ведут себя по-разному. Однако в основе поведения людей лежит определенная логика, которую можно определить благодаря этому,  выявить индивидуальные различия. Именно это дает возможность делать прогнозы.

     Системные исследования призваны  дать ответы на вопросы о  том, почему человек поступает именно так и что заставляет действовать других соответствующим образом. Вместе с тем они нередко дают научные доказательства, идущие в разрез с нашими представлениями об общепринятом. Одной из задач организационного поведения как научной дисциплины является обеспечение перехода от интуитивного представления о поведении к системному подходу, что позволит повысить точность предвидения и объяснения поведения людей в организациях. Принципиально важным является понимание того, почему люди объединяются в группы. Причинами здесь являются потребности людей в достижении определенных целей, усилении власти и влияния, обеспечении безопасности, общении, получении определенного статуса.⁴

     Руководитель организации для  общения с подчиненными должен  быть психологом и тонко чувствовать коллектив на интуитивном уровне. Это помогает достижению взаимопонимания в коллективе и более плодотворной работе.

 2.2 Организационные основы взаимодействия

     Когда общество испытывает потребность  в каком-либо виде деятельности  – производстве станков или продуктов, транспортном или медицинском обслуживании населения, обучении или воспитании детей, - оно создает соответствующие организации, призваны удовлетворять эту потребность.

    Достижению этой основной стоящей перед организацией цели служит определенная структура с отдельными подразделениями.

    Основной организационной ячейкой  является первичный трудовой коллектив.

    Первичный трудовой коллектив  – это объединение людей, входящих в одно подразделение, связанных современной деятельностью и решающих под руководством одного и того же руководителя общую производственную задачу. В каждой организации существует система первичных коллективов. Наш первичный коллектив – это люди, с которыми мы, работая над общими задачами, вступаем в необходимый контакты. На этой основе складывается сложная система делового и личного взаимодействия работников. Таким образом, основная деятельность коллектива определяет всю систему взаимоотношений и взаимодействий в нем, а также его психологические особенности.

    Московские психологи, проводившие  комплексное исследование бригадных форм организации труда, выделили следующие типы совместной деятельности, возникающие на основе единых организационно-экономических связей в бригаде.

    Технологический тип совместной  деятельности определяется особенностями  технологического цикла. Жесткие  технологические связи (как, например, при работе на конвейере) приводят  к наиболее тесным контактам(  и не только деловым, но и личным) между работниками, рабочие места которых рядом. Контакты же с другими членами коллектива подчас затруднены. Поэтому в таких бригадах возникают как бы отдельные подгруппы наиболее тесно связанных между собой людей.

      Функциональный тип совместной деятельности связан с разделением производственного процесса по функциям, что и определяет характер контактов между работниками. По мнению авторов исследования, при этом типе совместной деятельности особое значение приобретает согласованность индивидуальных усилий членов бригады. При распределении функций между ними необходимо учитывать индивидуальные особенности деятельности разных людей: один способен развивать высокий темп, другой работает медленнее, но аккуратнее, каким-то членам группы трудно работать в паре, а другие отлично сработались и т.д. Как правило, при таком  типе взаимодействия в бригаде возникают широкие контакты между всеми членами группы, на личные же отношения существенное влияние оказывают деловые контакты и предпочтения.

       Экономический тип совместной деятельности объединяет людей не сколько самой деятельностью, сколько распределением коллективного заработка между ними. Здесь основной проблемой( и для руководителя, и для членов коллектива) является точная оценка индивидуального вклада каждого члена бригады, причем с учетом не только объема и качества выполняемой работы, но и отношения к делу, готовности помочь другим, инициативы и т.д. Особое значение приобретают коллективность решения сложных вопросов материального вознаграждения, высокий авторитет руководителя и доверие к нему со стороны членов бригады, уровень развития в коллективе отношений взаимного контроля и т.д.

     Социально-психологический тип совместной  деятельности выделен авторами  исследования как особый тип взаимоотношений, взаимодействия, взаимосвязи, возникающий исключительно на основе осознания людьми своей принадлежности к одному коллективу. В таких коллективах нормой становятся взаимопомощь и сотрудничество, коллективная ответственность за общее дело. Высокий уровень развития этих групп объясняется тем, что здесь сплоченность коллектива основывается не на технологической, функциональной или материальной взаимосвязи людей, а на моральном чувстве общности цели, долге, сотрудничестве.

     Наконец, необходимо отметить и формально-организационный тип совместной деятельности, характеризующий те коллективы, в которых, несмотря на введение бригадной формы организации труда, реально никакой общности не возникает. Именно потому он и называется авторами формально-организационным: произошло, в сущности, формальное объединение отдельных работников, поскольку никакой взаимозависимости в группе не возникло, между людьми фактически отсутствуют контакты, деловое общение, психологическое единство.

    Таким образом, разные типы  совместной деятельности определяют разные типы взаимодействия между людьми, порождают специфические виды их контактов и взаимозависимостей. То же самое происходит и в других трудовых коллективах, не только в бригадах, на примере которых были описаны возникающие в силу  своеобразия их деятельности особенности первичных трудовых коллективов.⁵

    Степень взаимосвязанности работников  в процессе труда с другими  членами коллектива может быть  также различной. Совместная работа, когда люди реально что-то делают  вместе, должны соразмерять свои усилия, приноравливаться друг к другу, понимать друг друга с полуслова, уже своим характером, способом разделения труда предполагает соответствующие отношения членов коллектива.

     Индивидуальный характер труда,  когда каждый занят своим делом, не требует непосредственного взаимодействия в процессе работы. Но и в этом случае между людьми неизбежно возникают деловые отношения сотрудничества и взаимопомощи, они проявляют интерес к делам друг друга, помогают менее опытным работникам, полагаются на советы и помощь более квалифицированных.

      Дополняют общую картину взаимодействия  и отношений между людьми в  первичном трудовом коллективе  личные отношения. Пока что  речь шла в основном о деловом  взаимодействии людей и соответственно  складывающихся и развивающихся деловых отношениях. Но ведь этим не исчерпываются контакты с товарищами по работе, где каждый из нас не просто работник с тем или иным трудовым потенциалом, а человек со своим характером, личными особенностями, интересами, вкусами, манерой поведения… В самой официальной обстановке между людьми так или иначе складываются личные отношения: к кому-то мы испытываем особое расположение, кого-то, возможно, недолюбливаем. И эти личные отношения не могут не влиять на общую атмосферу в коллективе, на общий характер, стиль, тон взаимоотношений в группе. Именно по этому, решая задачи по управлению различными процессами в коллективе, руководитель не должен пренебрегать какими-то аспектами взаимоотношений людей.

     Каждый руководитель легко сможет составить для себя официальную схему делового взаимодействия членов своего коллектива: кто какие операции выполняет, какие контакты между работниками необходимы… Ну а неофициальные отношения? Конечно, руководитель замечает, что к кому-то в его коллективе испытывают большее расположение, кого-то недолюбливают, знает, кто давно дружит, и не только на работе, но и семьями, а кого в пару лучше не ставить – обязательно начнутся обоюдные претензии. Неофициальное взаимодействие людей в коллективе основывается на их взаимных личных предпочтениях, их дружеских отношениях, представлениях о личных качествах и особенностях друг друга.

    В сложной системе взаимоотношений  и взаимодействия в первичном  трудовом коллективе люди занимают  определенные позиции, основанные на их неофициальном, личном авторитете в данной группе людей.

     Официальная должностная позиция работника( одного из членов бригады, бригадира, начальника цеха и т.д.) далеко не всегда совпадает с его авторитетом в глазах окружающих. Рядовой член бригады с репутацией классного, незаменимого специалиста, известный далеко за пределами своего коллектива по своим личным и деловым качествам, может быть для начальника цеха ценнее иного инженерно-технического работника. А начальник отдела, формально стоящий на иерархической лестнице организации выше любого из своих подчиненных, может не иметь никакого авторитета в коллективе, реальное руководство которым осуществляет его заместитель.

     За счет чего же укрепляется  авторитет человека в коллективе? В деловых отношениях- за счет его деловых качеств, высокого профессионального уровня, готовности поделиться знаниями с другими, помочь им в работе, в личных отношениях – за счет его личных качеств.

    Анализируя «неофициальную» жизнь группы, стоит посмотреть, кто же занимает в ней в силу своего авторитета особую позицию.

    Лидер первичного трудового коллектива  – это человек, обладающий  особым авторитетом в данной  группе и поэтому имеющий особое влияние на происходящие в ней процессы. В коллективе не обязательно существует только один лидер. Один может пользоваться особым авторитетом за свои деловые качества, другой – за личные, третий – за информированность по каким-то вопросам, к которым группа питает интерес, и т.д. Вообще лидерским можно назвать такое поведение человека, когда ему удается решить стоящую перед группой задачу, подсказать правильное решение проблемы, преобразовать возникшую неблагоприятную ситуацию и т.д., то есть оказать эффективное влияния на дела группы или групповые процессы. Любой член ее может проявить себя в конкретной ситуации как лидер, но в коллективе всегда есть лица, которые чаще других берут на себя лидерские функции, и группа ждет этого от них, отдает им предпочтение. Их-то можно назвать лидерами группы.

     Помимо лидеров в группе можно выделить людей, которые хотя и не являются лидерами, но пользуются расположением группы, «приняты» в коллективе и, соответственно, чувствуют себя в нем уверенно. Таких, как правило, большинство. Однако нередки и случаи, когда позиция человека в системе взаимоотношений неблагоприятна. Проявления подобного неблагополучного положения в группе могут быть различны - от ощущения работником некоторой дистантности, затрудненности в контактах с остальными членами коллектива до полного разрыва отношений, активного отвержения группой кого-то из своих членов. Далее трудности в общении будут предметом специального рассмотрения, здесь же необходимо еще раз подчеркнуть, что верное представление руководителя о системе сложившихся взаимоотношений в его коллективе – необходимое условие эффективного управления им.⁶ 

    Бесспорно, если руководитель  не просто занимает особое  положение в коллективе, но реально  является одним из наиболее  авторитетных, влиятельных членов  группы, его возможности успешного решения различных задач управления резко возрастают. В то же время, если руководитель не пользуется авторитетом в группе или даже вызывает недоброжелательность, неприязнь со стороны его членов, это сильно затрудняет управление коллективом.