Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Формальные и неформальные группы в организациях

Введение.

Часть 1. Понятие группы и содержание

1.1 Группы и их значение

Часть 2. Формальные и неформальные группы в организациях

2.1 Формальные группы в организациях

2.2 Неформальные группы в организациях

2.2.1 Причины вступления в неформальные организации

2.2.2 Характеристика неформальных организаций

2.2.3 Проблемы и выгоды, связанные с неформальными организациями

Заключение

Список литературы

Введение

Современное общество – это сплетение формальных организаций, которые возникают, распадаются, реорганизуются, сливаются и вступают друг с другом в бесчисленные взаимодействия.

Неформальные организации являются неотъемлемой частью формальных организаций. Они есть во всех формальных организациях, за исключением самых маленьких. Они возникают спонтанно, но их члены регулярно взаимодействуют друг с другом, в них нет менеджеров, но они очень важны.

Организация – это место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

1.1 Группы и их значение

группа – это обособленное объединение людей, которые :

- часто взаимодействуют друг с другом;

- определяют себя как члены одной группы;

- разделяют общие нормы по поводу того, что их интересует;

- участвуют в единой системе разделения ролей;

- идентифицируют себя с одними и теми же объектами и идеалами;

- воспринимают группу как источник удовлетворения;

- находятся в кооперативной взаимозависимости;

- ощущают себя как некое единство;

- координируют действия по отношению к среде;

- способны выработать индивидуализированное представление обо всех остальных и аналогичным образом быть воспринятым каждым из них.

Люди объединяются в группы не только для выполнения определенной работы, получения результата и вознаграждения за него.

Группа – это среда самоутверждения и самопознания, это объективная потребность человека в коммуникациях.

В зависимости от целей объединения выделяют два типа групп:

- формальные;

- неформальные.

Часть 2. Формальные и неформальные группы в организациях

2.1 Формальные организации

Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется во имя достижения общих целей.

Требования к организации:

- наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью группы;

- наличие по крайней мере одной цели, которую принимают как общую все члены группы;

- наличие членов группы, которые сознательно работают вместе, чтобы достичь значимую для всех цель.

Приведенное выше определение справедливо для формальной организации.

Организация представляет собой группу, состоящую как минимум из двух человек и имеющую хотя бы одну общую цель.

Возникновение организаций связано с ограниченностью ресурсов (физических, информационных, интеллектуальных, экономических) и других возможностей создающих их лиц, что требует их объединения для совместного решения стоящих проблем и достижения общей цели.

Признаки организаций:

обособленность (замкнутость внутренних процессов, наличие границ);

внутренний центр (координирует деятельность участников с целью обеспечения единства действий);

саморегулирование деятельности (принятие самостоятельных решений, творческое преломление внешних команд);

наличие цели (объединяет участников, придает смысл их деятельности);

организационная культура (совокупность норм, традиций, верований, ценностей, определяющих поведение людей).

Законы организации:

- синергии (потенциал организации как целого больше сумм потенциалов ее элементов);

- дополнения (внутриорганизационные процессы и функции дополняются противоположно направленными, например, дифференциация и интеграция);

- пропорциональности (при любых изменениях в организации между всеми элементами и организацией в целом должна сохраняться пропорциональность);

- композиции (функционирование всех элементов организации подчиняется ее цели, а цели элементов конкретизируют общую цель);

- информированности (порядок в организации не может быть больше информированности ее участников);

- самосохранения (организация стремится сохранить себя как целое путем недопущения потрясений и конфликтов).

Формальная организация – это предварительно спланированная структура полномочий и функций, которая устанавливается на основе сложившегося взаимодействия между компонентами организации. Она ориентирована на достижение приемлемого уровня производства и общих целей организации. Формальная структура определяет всю систему отношений и набор функций, позволяющих осуществлять целенаправленную деятельность.

Формальная организация характеризуется определенной степенью стандартизации трудовых функций. Существуют их исчерпывающие описания, множество организационных правил, четко определенные процедуры, охватывающие трудовой процесс в организации, где степень формализации высока. Чем выше уровень стандартизации трудовых функций, тем меньше должен быть личный вклад каждого работника в конечный результат. Стандартизация не только не способствует альтернативному поведению работников, но и устраняет всякую необходимость каких-либо альтернатив. В разных организациях степень формализации различна.

Формальная организация создается по заранее выработанному плану. Главной функцией формальной организации является соединение людей со средствами и целями коллективного труда. Преимущества формальных организаций - то, что они обеспечивают максимальную эффективность деятельности за счет определенного ограничения разнообразия, т.е. они направляют усилия людей в узкое русло выполнения целей и задач организации. Также они создают целостность коллектива как единого организма со своими законами и правилами жизни. Формальная организация стремится к стиранию личностных характеристик людей и использования их в сугубо функциональных целях. Главные задачи формальной организации – наиболее рационально организовать выполнение целей и задач

Формальные группы создаются для осуществления производственной деятельности в соответствии с выбранной по воле руководителя организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формальную структуру, позицию внутри группы, их задачи и функции описаны и формально закреплены в соответствующих документах. Эти группы могут быть созданы как на постоянной, так и временной основе.

В организации существует три основных типа групп: группы руководителей, рабочие группы и комитеты.

Группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие вице-президенты – вот типичная командная группа.

Второй тип формальной группы – это рабочая группа. Она обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что у них значительно больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда.

Комитеты – группы в рамках организации, которым предоставляются полномочия для выполнения конкретных задач или набора обязанностей. Их называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами, но во всех случаях они создаются для группового принятия решений и действий, что отличает их от других организационных структур.

Комитеты бывают двух типов: специальные и постоянные.

Специальный комитет – это временная группа, сформированная для достижения конкретной цели.

Постоянный комитет – это постоянно действующая в рамках организации группа с конкретной целью.

К формальным группам относятся:

- вертикальная (линейная) организация, объединяющая ряд органов и подразделений таким образом, что каждое из них находится между двумя другими – вышестоящими и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице;

- функциональная организация, в соответствии с которой, руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ;

- штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например комиссия по разработке какого-либо проекта.

2.2 Неформальные организации

Неформальная организация – это спонтанно сформировавшаяся группа людей, регулярно вступающих во взаимодействие для достижения целей организации.

Неформальные группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении психологических и социальных потребностей, не связанных с формальными целями и задачами. В этом случае члены социальных групп в организации ориентированы не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается взаимозависимость, ее члены постоянно оказывают влияние на поведение друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например, в общении, в других социальных мотивациях, которые отсутствуют в чисто рабочих ситуациях.

В отличие от формальной неформальная организация строится на принципах саморегуляции и самоорганизации. Неформальная организация не является жестко структурированной. Она строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними. Здесь нет жестко закрепленных безличных стандартов, делающих организацию устойчивой, напротив, превалируют групповые нормы, а спонтанное взаимодействие придает гибкость организационному поведению.

Обе формы организации сосуществуют на предприятии, взаимодополняют друг друга, а иногда и противоборствуют.

Необходимость в неформальной организации как элементе социальной организации обусловлена следующими факторами:

- невозможность стандартизировать всю совокупность отношений, возникающих на производстве по поводу трудовой деятельности;

- неизбежность возникновения в организации непредвиденных ситуаций, требующих нестандартных решений;

- необходимость отработки новых стандартов поведения, которые первоначально возникают именно в неформальной организации и лишь затем переносятся в формальную;

- невозможность сведения отношений между людьми только к деловым задачам, поэтому всё многообразие неделовых отношений.

2.2.1 Причины вступления в неформальную группу

Люди обычно знают, почему они хотят присоединиться к той или иной формальной организации. Обычно они хотят помочь ей в достижении целей или нуждаются в вознаграждении в виде дохода или престижа. Для вступления в неформальные группы у людей также имеются причины, но они часто не осознают их.

Самыми важными причинами присоединения к неформальным группам являются чувство причастности, взаимопомощь, защита, общение, симпатия, общие интересы.

Причастность. Еще до Хоторнских исследований Элтон Мэйо обнаружил, что люди, работа которых не обеспечивает им возможности налаживать социальные контакты, как правило, ею не удовлетворены. Социальная потребность, потребность в принадлежности к той или иной группе – является одной из самых сильных. В группе происходит самопознание, самоопределение, самоутверждение. Групповая динамика активизирует существующие потребности человека, создает новые и одновременно является источником их удовлетворения.

Взаимопомощь. Подчиненные с большим желанием обратятся за помощью к коллегам, чем к непосредственному руководителю, даже если трудности возникли при решении производственных задач. И эта ситуация выгодна обоим: и получающему, и оказывающему. Первый получает нужный совет, а второй – престиж и самоуважение. Атмосфера доверия и взаимопомощи является основой синергетического эффекта группового взаимодействия.

Защита. Люди всегда знали, что сила в единстве. Осознанная потребность в защите является важной причиной присоединения людей к той или иной группе. Объединение происходит достаточно часто при возникновении какой-либо угрозы, опасности, для совместной защиты или групповых интересов. Например, опротестовать вредные условия работы, несправедливую оплату труда. Члены неформальных организаций защищают друг друга, прикрывая тех, кто нарушает правила. В формальной группе, попытки формального руководителя разрушить сложившиеся неформальные отношения – все это способствует сплочению существующих неформальных групп или приводит к созданию новых.

Общение. В основе неформального общения лежат интересы, ценности, увлечения и т.п. Именно по этой причине на предприятии должно быть столько неформальных групп, сколько общих тем для общения. Так же неформальное общение в группе – это дополнительный канал поступления важной для человека информации, касающейся как ситуации на предприятии, так и вне ее. Одной из важных причин вступления людей в неформальные группы является стремление получить доступ к каналу неформальных коммуникаций – каналу слухов. По ним распространяются слухи и другая информация, которая либо вовсе не доходит из официальных источников, либо доходит с большим опозданием. Эта информация способна удовлетворить потребность индивидуума в психологической защите и причастности, а также обеспечить быстрый доступ к связанной с его деятельностью информации.

Симпатия и общие интересы. Люди часто налаживают тесные взаимоотношения с теми, кто находится в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто работает в нескольких метрах от них. Люди обычно тянутся к тем, кто, с их точки зрения, способен удовлетворить их потребность в причастности, компетентности, защите, уважении. Группа предоставляет человеку возможность препровождения времени в приятном для себя окружении, избежать состояния потерянности, ненужности.

2.2.2 Характеристика неформальных организаций

Неформальные организации одновременно могут быть похожими и непохожими на формальные организации. Поэтому выделяют признаки, характеризующие неформальные организации:

Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами. Речь идет об установлении и укреплении норм – групповых эталонов приемлемого поведения. Естественно, тех, кто нарушает эти нормы, ждет отчуждение. Менеджеру в этой связи следует знать, что социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать положительное влияние на достижение целей формальной организации.

2. Сопротивление переменам. Люди используют неформальные организации для обсуждения предполагающихся или фактических перемен в их подразделении или в организации. В неформальных группах всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Частично это объясняется тем, что перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, расширение, связанное с притоком большого числа новых работников могут привести к распаду неформальной группы или к уменьшению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных потребностей. Иногда эти перемены помогают укрепить статус и власть конкурирующим неформальным группам.

Неформальное лидерство. Неформальные организации также имеют своих лидеров. Неформальный лидер достигает этого статуса благодаря своей власти над другими членами группы.

Опора неформального лидера – признание его группой. Сфера влияния неформального лидера может выходить за административные рамки формальной организации.

Неформальный лидер выполняет две первостепенные функции: помогает группе в достижении ее целей, поддерживает и укрепляет ее существование. Иногда эти функции выполняют разные люди, и тогда в неформальной группе будет два лидера. Один будет решать вопросы, связанные с выполнением задач группы, а другой – вопросы социального характера. В некоторых случаях неформальный лидер одновременно выполняет функции формального лидера. Однако такая ситуация не характерна для организации, поскольку неформальный лидер, получивший формальный статус, обычно теряет неформальный авторитет, будучи вынужден применять к членам группы формальные санкции.

2.2.3 Проблемы и выгоды, связанные с неформальной организацией

Существование неформальной организации может создавать проблемы управления. Для нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количества людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, «тайный телеграф», - один из способов, с помощью которого неформальная организация осуществляет власть. По неформальным каналам могут распространяться ложные слухи, ведущие к негативному отношению к руководству. Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти, - ее способность действовать или бездействовать: несанкционированное установление производственных норм. Групповые нормы нередко приводят к тому, что эффективность группы будет ниже установленных менеджментом стандартов. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие, превышающее нормы, или наоборот, занижение норм.

Одна из самых больших проблем, препятствующих эффективному управлению неформальными организациями, заключается в том, что менеджеры относятся к ним негативно. Некоторые неформальные группы порой ведут себя непродуктивно и мешают достижению формальных целей. Сопротивление переменам часто препятствует новаторству. Все это иногда мешает менеджерам увидеть потенциальные выгоды неформальных организаций. Поскольку люди в группе сообща работают над достижением организационных целей, лояльность к группе часто перерастает в лояльность к организации. Люди могут отказываться от более выгодной работы в других компаниях только потому, что не хотят лишиться налаженных социальных контактов. Цели группы могут совпадать с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации нередко превышают формальные стандарты. Например, сильный корпоративный дух некоторых организаций является следствием именно неформальных взаимоотношений, а не соответствующих усилий менеджмента. Даже неформальные каналы коммуникации иногда помогают формальной организации, дополняя формальную систему обмена информацией.

Если менеджеры не находят путей эффективного сотрудничества с неформальными организациями или стараются подавить их, они упускают возможность воспользоваться всеми этими потенциальными выгодами. В любом случае, независимо от того, полезна или вредна неформальная группа, она существует, и с ней надо считаться. Даже если менеджмент распустит какую-то группу, на ее месте обязательно возникнет другая.

Как заставить неформальную организацию работать на благо организации? Современные ученые сосредоточились на том, чтобы «заставить» неформальную организацию помочь формальной организации в достижении ее целей.

Признать существование неформальной организации и то, что уничтожить ее возможно, лишь уничтожив формальную организацию. Следовательно, менеджменту надо ее признать, работать с ней и не угрожать ее существованию.

Заключение

Организация – это социальная категория и одновременно – средство достижения целей. Это – место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Несмотря на то, что неформальные организации созданы не по воле руководства, они представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо руководитель ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность. Чтобы справляться с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа, и какое место в ней занимает процесс руководства.

Управление группой имеет очень большое значение в современном менеджменте. Поскольку организации любого размера состоят из групп, менеджеру необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных групп. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению тесного взаимодействия между формальными и неформальными организациями, поскольку неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношение людей к труду и к начальству.

Чтобы справиться с потенциальными проблемами и овладеть потенциальными выгодами неформальной организации, руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать эффективность решений неформальных организаций, разрешать неформальным группам участвовать в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

Список литературы

1. Организационное поведение. Мерсиянова И. В.

2. Основы менеджмента. Мескон, Альберт, Хедоури.

3. Словарь-справочник менеджера. Под ред. Лапуты М. Г.

4. Социология организаций. Фролов С.С.

5. Теория организации. Рогожин С. В., Рогожина Т. В.

6. Теория организации. Смирнов Э. А.

7. Теория организации. Мильнер Б. З.

8. Теория организации. Третьякова Е. П.

9. Теория организации. Под ред. Алиева В. Г.