Формирование дел. Общие правила оформления дел

Контрольная работа

По дисциплине: «Документоведение и делопроизводство»

На тему: «Формирование  дел. Общие правила оформления дел.»

Новосибирск 2013

Содержание

Введение                                                                                                               3

1.Нормативные документы                                                                                  4                                                                                    

2.Формирование дел.                                                                                            6

3. Оформление дел. Основные принципы.                                                         9                                                                                               

Заключение                                                                                                          14

Список литературы                                                                                             15

Приложение

Введение

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и  их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением уничтожения.

В организации  любой организационно-правовой формы  собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной контрольной работы является рассмотрение процесса формирования дел в делопроизводстве.

Задача контрольной работы – рассмотрение вопросов:

• формирования и оформление дел в делопроизводстве

1. Нормативные документы

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России. Росархив РФ разработал систему хранения документов делопроизводстве организации и в ведомственном архиве, нормативные сроки хранения документов. “Основные правила работы архивов организаций” от 06.02.2002 являются одним из основных нормативных документов, закрепляющие систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общий принцип формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию  документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Нормативным документом, закрепляющим сроки хранения, является “Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения”. Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или не поступают. Для осуществления делопроизводства в организации можно использовать, как руководство "Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

2. Формирование дел

“Дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку”¹

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

“Формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела”.²

После того как  документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются  внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем  первого исполненного документа.

В дела подшиваются  только исполненные документы, в  которых заполнен реквизит “Отметка об исполнении и направлении документов в дело”, по одному вопросу, имеющие  один срок хранения. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после  сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации.

Формирование  начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит  время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.³

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении  взысканий, поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

• в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
• каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
• в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
• Ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов помещаются в дела на общих основаниях;
• в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;
• документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.⁴

Толщина каждого  дела не должна превышать 30-40 мм, что  составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается  в номенклатуре дел в конце  года.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

3. Оформление дел. Основные  принципы.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дел  предусматривает:

• оформление реквизитов обложки по установленной форме (ГОСТ 17914-72);
• нумерацию страниц;
• составление заверительной надписи;
• составление в необходимых случаях внутренней описи дела;
• подшивку или переплет;
• внесение необходимых изменений в обложку.⁵

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как  один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной  нумерацией листов, в том числе  печатные издания, нумеруются в общем  порядке.

Листы дел, состоящих  из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы  и другие иллюстративные и специфические  документы, представляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на оборотной  стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются  как самостоятельный том и  нумеруются отдельно.⁶

После завершения нумерации  листов составляется заверительная  надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и так далее).

Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись  пишется разборчиво. В ней указываются  дата составления, должность и фамилия  составителя, который затем ставит свою подпись. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе. Нельзя забывать, что в деле могут быть литерные и пропущенные номера.

Например: “В данном деле прошито и пронумеровано 123 (сто  двадцать три) листа, в том числе  литерные листы 12а и 15а, №48, 49 и 58 были пропущены”.

Для учета документов определенных категорий постоянного  и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 6).

“Внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов”⁷

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной  форме, которая содержит сведения о  порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах  листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Все документы  подшиваются или переплетаются  в твердые обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

В делах долговременного  хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и  нижнюю часть обложки. Дела с документами постоянного хранения подшиваются начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной ≈ 1см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Такой способ прошивки предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке нужно  следить что бы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут  не подшиваться, а оставаться на скоросшивателе.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

На обложке  дела указываются реквизиты:

• наименование федерального органа исполнительной власти (организации);
• наименование структурного подразделения;
• номер (индекс) дела;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

Реквизиты на обложке  дела оформляются следующим образом:

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• наименование структурного подразделения записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
• индекс дела проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК архива;
• дата дела указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если приложения к документам сформированы в отдельное дело (том), его датой является дата регистрации основного документа, к которому относятся приложения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
• Реквизит “срок хранения дела” переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного  хранения пишется: “Хранить постоянно”.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок  дела вносятся изменения и дополнения.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в  архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

Заключение

          При написании данной контрольной работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

Список литературы

1. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.99. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
2. Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П.А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. -480 с.
3. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД. М., 2003. – 152 с.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс.
5. Архивоведение / Е.В.Алексеева; Л.П.Афанасьева; Е.М. Бурова.- ПрофОбрИздат, 2002.-272с.

¹ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

² ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г

³ Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105

⁴ Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 104-105

⁵ Непогода А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 105

⁶ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536//Консультант-Плюс

⁷ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27 февраля 1998 г.