Формирование личных дел сотрудников

Введение 

      Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. И документы кадровой службы не исключение. Как организовать хранение кадровых документов? Документы по личному  составу, создаваемые кадровой службой, имеют особое значение, ведь они  содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми  его особенностями. Учитывая большую  ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в  условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий  окружающей среды, повреждений и  утраты. Документы по личному составу  должны быть сформированы в дела и  храниться надлежащим образом. Более  того: в части первой статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы  по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны  обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренных  сроков хранения.

      Ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся  на :

•    на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
•    работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

      Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой  работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно  удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны  все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и  другие документы. Порядок обращения  с личными делами работников целесообразно  закрепить в соответствующей  инструкции. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Основные  понятия.

      Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения  работника с работодателем (п.3 ч.1 ст. 3 Закона об архивном деле).

      Личное  дело – совокупность документов( или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

      Личное  дело - подборка документов о сотруднике, содержащая его персональные данные. Оно формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает в учреждении, и завершается в момент его увольнения.

     Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизации документов внутри дела (ГОСТ Р 51141 -98).

2. Ведение, оформление личных дел сотрудников.

      В случае принятия на работу нового сотрудника кадровая служба учреждения, а если такой не имеется, то бухгалтерия, формирует  его личное дело. При этом возникает  ряд вопросов. Как правильно оформить и вести дело? Где хранить? В  данной статье мы постараемся ответить на них.

 Обязанность  вести личные дела предусмотрена  только для государственных учреждений (ст. 44 Закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О  государственной гражданской службе  Российской Федерации"). Другие  организации могут самостоятельно  разработать порядок сбора и  хранения информации о сотрудниках.  Для этого руководитель должен  утвердить Положение о персональных  данных работника. С 01.01.2007 вступил  в силу Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", цель которого - защита прав и  свобод человека при обработке  его персональных данных. В соответствии с требованиями данного закона в учреждении должен утверждаться перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным сотрудников. Оформить этот документ можно либо приказом, либо приложением к Положению о персональных данных работника.

      3.Формирование личного дела сотрудника.

 Дело  каждого сотрудника может включать  следующие документы:

- заявление  о приеме на работу;

- копию  трудовой книжки;

- копии  дипломов, свидетельств об образовании,  документов о присвоении ученого  звания, степени;

- медицинское  заключение (если медосмотр обязательный);

- копию  приказа о принятии на работу;

- анкету;

- копию  паспорта;

- копию  трудового договора;

- должностную  инструкцию;

- копии  приказов, связанных с трудовой  деятельностью (переводом, командировкой,  премированием);

- документы  об аттестации, повышении квалификации.

      В течение периода работы сотрудника в учреждении ответственное лицо учитывает каждый документ личного  дела во внутренней описи. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к  Основным правилам. Сначала указываются  документы, которые сотрудник заполняет  при приеме на работу, далее описываются  документы об образовании сотрудника, затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника учреждения. В соответствующие графы вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимые примечания. В конце описи отмечается количество внесенных в нее документов и листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, ФИО и даты составления. Ниже приведен пример заполнения Внутренней описи.

  ¦  Внутренняя опись ¦

 ¦  Документов дела N ¦ +----T------------------T----------------------T

 ¦  N ¦ Индекс документа ¦ Дата  документа ¦ Заголовок документа  ¦ Номера ¦Примечание ¦

 ¦п.п.¦ ¦ ¦ ¦листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ед.хр. ¦ ¦ +----+------------------+--------------

 ¦  1 ¦ 02-05 ¦ 19.05.2004 ¦Личный листок по учету кадров¦ 1-2 ¦ ¦ +----+-------------

 ¦  2 ¦ 02-06 ¦ 19.05.2004 ¦Автобиография ¦ 3 ¦ ¦ +----+------------------+----------------

 ¦  3 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Копия трудовой книжки ¦ 4 ¦ ¦ +---------+-----------+

 ¦  4 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Заявление о приеме на работу ¦ 5 ¦ ¦ +----+-----------------

¦ 5 ¦ 02-05 ¦ 19.05.2004 ¦Трудовой договор ¦ 6-10 ¦ ¦ +----+------------------+---------

 ¦  6 ¦ 02-04 ¦ 19.05.2004 ¦Копия приказа о приеме на работу-¦ 11 ¦ ¦ -+-------

 ¦  7 ¦ 02-05 ¦ 02.04.2007 ¦Заявление об увольнении ¦ 12 ¦ ¦ +----+------------------+--

 ¦  8 ¦ 02-04 ¦ 02.04.2007 ¦Приказ об увольнении ¦ 13 ¦ ¦ +----+------------------+------

 ¦  Итого 8 (восемь) документов. ¦

 ¦  Количество листов внутренней  описи 1 (один). ¦

 ¦  Ответственный за составление ¦

 ¦  Наименование организации N  ¦

 ¦  И.О.Фамилия ¦

 ¦  дата ¦

После увольнения сотрудника с предприятия  его личное дело становится законченным  и, как правило, передается в архив  учреждения либо государственный архив.

      Согласно ст. 337 Типового перечня (2) личные дела руководителей организаций, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся неопределенный срок (постоянно), а других работников - 75 лет.

      4.Способы хранения документов.

      Как организовать хранение документов, каждое учреждение решает самостоятельно? Можно сдавать их в архив или организовать хранилище в помещении учреждения.

  Если учреждение приняло решение держать документы в своем помещении, следует помнить, что нельзя хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях. Для хранилища необходимо выделить отдельный кабинет, который нужно оснастить стеллажами или шкафами. Если хранилище имеет окна, то лучше приобрести глухие запирающиеся шкафы, чтобы предотвратить попадание солнечных лучей и, соответственно, последующее выцветание документов. Не лишними будут меры по охране помещения (решетки на окнах, металлическая дверь).

 Чтобы  обеспечить оперативный поиск  документов, нужно разработать номенклатуру  дел или опись. Это перечень  документов с определенными характеристиками: номер дела, количество единиц  хранения, срок хранения.

      5.Оформление личного дела для передачи в архив

      Обычно  в процессе формирования личного  дела документы располагаются внутри него в обратной хронологии, то есть вначале размещаются документы  об увольнении, затем о переводе сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях, а за ними документы  о приеме на работу. Два документа, которые ведутся ответственным  лицом или кадровой службой, - внутренняя опись и дополнение к личному  листку по учету кадров - чаще всего  помещаются в начале дела для удобства их ведения.

      Руководствуясь  Основными правилами, при подготовке личных дел для передачи на архивное хранение документы каждого из них  необходимо систематизировать по хронологии. Для личного листка по учету кадров и автобиографии будет значиться  дата их заполнения. Эти документы  необходимо поместить в начале дела, далее - копии документов об образовании  сотрудника. После копий документов об образовании прилагаются документы о поступлении на работу (резюме, характеристики, рекомендательные письма), заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия приказа о приеме на работу, типовая или индивидуальная должностная инструкция. Затем в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые составляются в учреждении в течение трудовой деятельности сотрудника.

  Основными правилами описаны требования к формированию и оформлению личных дел. Исходя из пп. 3.6.3 данных правил, личные дела сотрудников нуждаются в полном оформлении:

* подшивке или переплете дела;

* нумерации листов дела;

* составлении листа-заверителя;

* составлении, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

* внесении необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнении названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

      Нумерация листов. При завершении формирования личного дела для передачи на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом в правом верхнем углу каждого документа. Листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Хотя на практике иногда фактически листов оказывается меньше, чем указанно их количество во внутренней описи. В таком случае данное дело не следует сдавать в архив, а необходимо исправить допущенную ошибку. Руководителем назначается лицо, которому поручается расследование с целью установления причин недостачи документов. Далее возможны следующие варианты:

       - документы обнаружены. Они оформляются  и подшиваются должным образом  в дело;

       - документы не обнаружены. По  факту их недостачи составляется  акт, один из экземпляров которого  вкладывается в личное дело. По  нашему мнению, целесообразно составить  новую внутреннюю опись документов  данного личного дела, причем  прежнюю необходимо оставить  в деле.

      Переплет  личного дела. По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

  Личные дела уволенных сотрудников могут учитываться двумя способами:

 * каждое по отдельности;

* по комплексам дел.

  Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела - не более 250 листов. Образец заголовка отдельного листа - "Личное дело Сергеева Алексея Николаевича, уволенного в 2006 г.", комплекса дел - "Личные дела сотрудников, уволенных в 2006 г. А-Я". Если сотрудник в период работы в учреждении изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии, а прежняя заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии выглядит так: "Личное дело Козловой (Галкиной) Марии Александровны, уволенной в 2006 г.".

      Сдаточная опись. Для передачи в архив личных дел необходимо оформить сдаточную опись. Она составляется по форме, указанной в Приложениях 12, 13 Основных правил. Сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории.

      В первой графе указываются порядковые номера дел;

      Во второй - индексы дел по номенклатуре;

      В третьей - заголовки дел;

      В четвертой - крайние даты (проставляются по документам дел);

      В пятой - указывается количество листов дел;

      В шестой - сроки хранения;

      В седьмой - необходимые примечания.

      Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и  утверждена руководителем учреждения, являющегося источником комплектования архива. 

      6.Доступ к личным делам

      Сотрудник имеет доступ к своему личному  делу и вправе сделать копии нужных ему документов (согласно ст. 89 ТК РФ). А вот работодатель обязан соблюдать режим секретности, поскольку все сведения о работнике можно получить только у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если другой организации понадобились сведения о каком-либо работнике, то их можно предоставить только по письменному запросу. Запрос должен сопровождаться заявлением самого бывшего работника со словами: "Прошу сообщить обо мне такие-то сведения организации такой-то, в которой я работаю в настоящее время". В противном случае возможны судебные разбирательства.

 Доступ  к личным данным разрешен только  специально уполномоченным лицам,  например работникам милиции  или прокуратуры.

      7.Вопросы при формировании личных дел.

  При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат (по вине лиц, которые оформляли документы сотрудника, принимавшегося на работу). Как сформировать такие документы? Для начала необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые документы в описи документов личного дела. Если недатированные документы названы в описи, лучше сформировать их после основных документов дела, имеющих даты, но перед описью. В случае если данные документы не названы в описи - сформировать после нее.

  В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле? Как правило, документы личного дела располагаются в хронологической последовательности. Следовательно, работник сначала пишет заявление, а уж потом издается приказ. Но поскольку ситуация выглядит иначе, в соответствии с Основными правилами следует указать причину непоследовательности операций в соответствующем предисловии, текст которого может выглядеть таким образом: "В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Библиографический список

1. Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2007 г.
2. "Основные правила работы архивов организаций" одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

3. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. Росархивом РФ от 06.10.2000 г.

4.     Трудовой Кодекс Российской Федерации  в редакции: Новая редакция (по состоянию на 10 декабря 2006 г).—Новосибирск: Сиб.унив. изд-во, 2006.- 240 с.

5.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

6.        Журнал «Кадровые решения» №9.- 2005.- 65 с.

7. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2003.- 456 с.

8.     Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика.- М.,- 2005.- 350 с.

9.     Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"