Формуляр документа

23

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

Институт заочного обучения

Контрольная  работа

по дисциплине: Документоведение

Тема: Формуляр документа

Выполнила студентка:

гр. ДОУ 802/Фш-07 2 курса ИЗО

Р.А.Е  

Проверила:              

Челябинск 2008

Содержание

I. Введение ………………………………………………………………………. 3

II. Формуляр документа ………………………………………………………… 4

    2.1. Понятие – формуляр ……………………………………………………... 4

    2.2. Формуляр-образец ……………………………………………………….. 4

    2.3. Реквизиты документа ……………………………………………………. 6

    2.4. Требования к оформлению реквизитов документов …………………... 9

    2.5. Виды бланков документов организации ……………………………….20

III. Заключение………………………………………………………………….. 22

IV. Приложение …………………………………………………………………23

V. Список используемой литературы ……………….………………………... 24

I. Введение

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверительное лицо. Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожигова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Особо важную роль в работе секретаря играет правильность оформления всех документов необходимых в работе.

II.Формуляр документа

2.1. Понятие – формуляр

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется «элемент официального документа»[1].

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

2.2. Формуляр-образец

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В 1965 – 1975 г.г. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и д.р.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Согласно ГОСТа Р 6.30-2003 документы изготавливаются на бланках. Устанавливают два стандартных формата, бланков документов – А4 (210 х 297 мм.) и А5 (148 х 210 мм.). каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм. – левое;

10 мм. – правое;

20 мм. – верхнее;

20 мм. – нижнее.

На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД «Требования к оформлению документов». Он распространяется «на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированное системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее – документы) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственно власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправлении;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом, стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

2.3. Реквизиты документа

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаге. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 30 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.) можно грамотно оформить любой документ.

Сейчас все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании компьютерной техники бланк может быть введен в память компьютера, и распечатываться при необходимости.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным (приложение № 1) расположением реквизитов.

В организации обычно применяются два вида бланков – для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если есть потребность, то можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

2.4. Требования к оформлению реквизитов документов.

Герб (реквизиты 01 и 02).

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – часть I. – ст. 5021). Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации – автора.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Эмблема (реквизит 03).

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код фирмы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации (реквизит 08), являющийся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименовании вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес: номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

Дата (реквизит 11) – обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 1 декабря 2008 г. следует оформлять 01.12.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 01 декабря 2008 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.12.01.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13), на который дается ответ. Этот реквизит появился в ГОСТе лишь в 1972 году. Ранее эти поисковые признаки давались в начальной части текста письма. Обычно ответное письмо начиналось такой фразой: «На Ваше письмо от 12 апреля 1970 г. за № 0514.83 сообщаем...». Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руководителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные  данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Этот реквизит не указывается если географическое местоположение вошло в название организации.

Например, АО «Пермские авиамоторы» не указывает в названии г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город ) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.

В качестве адресата (реквизит 15) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регеоны»

В.А. Лагутину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установлено правилами оказание услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Администрация Нагайбакского муниципального района

ул. К.Маркса, д. 55

с. Фершампенуаз, Нагайбакский р-н,

Челябинская обл., 457650

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Гриф утверждения документа (реквизит 16). Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Нагайбакского муниципального района

(личная подпись) В.И. Федоров

дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания акционеров от 05.04.2008 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2008 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 10.02.2009

(личная подпись)

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Отметки о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «к», словом или штампом «Контроль».

Текст документа (реквизит 20) составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с Законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связно текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единения, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступали», «постановили», «решили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим исправить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Отчет о работе библиотек Нагайбакского района с детьми на каникулах 2008 на 5 л. в 1 экз.

2. Отчет о работе ДК и СК района с детьми летом 2008 на 7 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Рос архива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указание наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказы Районного отдела культуры от 30.12.2008 № 297

В состав реквизита (22) Подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Начальник Районного

отдела культуры                 (личная подпись)                        Е.О. Васильева

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник Районного

отдела культуры                 (личная подпись)                        Е.О. Васильева

Главный бухгалтер            (личная подпись)                         Т.Г. Ишменева