Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ФАКУЛЬТЕТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Серебренникова Юлия Валерьевна

Контрольная работа на тему:

«Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец. »

по  <Документоведение> студента

3-го курса очной  (договорной) формы обучения

специальность «Документоведение  и ДОУ»

                                                         МОСКВА 2010 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….3

1. Понятие формуляра документа………………………………………………4

2. Требования к формуляру документа………………………………………....7

Заключение………………………………………………………………………17

Список использованной литературы…………………………………………..18

Приложение……………………………………………………………………..19

ВВЕДЕНИЕ

Носителем информации выступает документ. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-документалиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.).

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.¹

В настоящее время  требованиям к формуляру документов уделяется особенное внимание: разрабатывается  законодательная база, нормативные  документы, создатели которых стремятся  как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Целью данной работы является исследование формуляра документов.

Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть понятие  формуляра документов;

- провести анализ требований к формуляру документов.

1. ПОНЯТИЕ  ФОРМУЛЯРА ДОКУМЕНТА

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и  защите информации» закреплено следующее  определение понятия «документ»:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.²

 Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись  и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.³

Различные документы  состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат  закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) – доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно  важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления⁴.

Из этого определения  следует, что орган управления или  должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление  должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.⁵

Таким образом, юридическая  сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе  составляют формуляр документа.⁶

2. ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМУЛЯРУ ДОКУМЕНТА

При составлении формуляра  документа особое значение имеет  оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

В современных условиях формуляр документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». (Полный перечень реквизитов организационно-распорядительных документов приведен в Приложении 1).

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором  реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.⁷

Например, в формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается  их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т.д.

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

В ГОСТе детально описывается  каждый реквизит.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным  конституционным законом "О Государственном  гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Код организации проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа  проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации  на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке  располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства  указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного  организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и  должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер  документа состоит из его порядкового  номера, который можно дополнять  по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер  документа, составленного совместно  двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров  документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает в себя регистрационный номер  и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или  издания документа указывают  в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным  лицом гриф утверждения документа  должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных  языках субъектов Российской Федерации  в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют  в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков  характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы  должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк  должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем  на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Замечания излагают на отдельном  листе, подписывают и прилагают  к документу.

Для документа, подлинник  которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник  которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой  стороны копии отправляемого  документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют  заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы и фамилию  исполнителя документа и номер  его телефона. Отметку об исполнителе  располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении  документа в организацию содержит очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы документа  и содержащая наименование файла  на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации⁸.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.⁹

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов  документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Помимо бланка организации  в крупных управленческих аппаратах  создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации – автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено  государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается  располагать ограничительные отметки  в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных  реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными  для страны и обязательны при  проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

- размещение на бланке  только сокращенного наименования  организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

- составление бланка  на двух языках, но с различной  формацией об организации –  авторе;

- «украшение» бланка  рисунками, которые можно принять  за эмблему;

- размещение на бланке  справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих  данным государственной регистрации; 

- произвольного расположения  реквизитов бланка, не соответствующих  требования государственного стандарта; 

- размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

- размещение реквизитов  на бланках российских организаций  по образцам бланков зарубежных  партнеров, что нарушает отечественные  традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.¹⁰

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе проведенного исследования формуляра документов подведем основные итоги. В данной работе было изучено понятие формуляра документов, проведен анализ требований к формуляру документов.

В настоящее время  текстовые и языковые нормы деловой  речи испытывают давление со стороны  все шире развивающегося способа  составления, хранения и передачи документов при помощи электронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация информационных процессов в аппарате управления».

Одним из результатов  этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сторону деятельности организации) стали регулярно включать в схему  документа (для всех жанров) реквизит – пояснительный «заголовок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как аннотация документа в форме предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект того действия, типа О рекламации партии новых бланков.

При вводе документа  в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного  сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация ...).

По традиции было принято  начинать текст акта с текстовой  формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6.39-72 отменил это привычное начало, регламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода…»