Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Функції і структура діловодної служби

1. Загальне керівництво організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служ-би діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми уп-равління, прийнята система документування й організації ро-боти з документами, рівень механізації та автоматизації доку-ментальних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб діловод-ства:

• управління справами — в міністерствах, відомствах, корпораціях;

• загальний відділ — у виконкомах та органах уп-равління громадськими організаціями;

• канцелярія — в об’єднаннях, організацiях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися закона-ми України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удоскона-лення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типо-вої інструкції з діловодства, розпорядчими документами ви-щої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секре-таріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бю-ро; архів. Організаційно і методично їй підпорядковані секре-тарі структурних підрозділів та обчислювальний центр.

Кількісний склад працівників служби діловодства визна-чається типовими нормами часу на роботи з діловодного об-слуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями.

Основними завданнями служби діловодства є встановлен-ня єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, ав-томатизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів.

Відповідно до цих завдань служба діловодства:

• розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ уста-нови і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

• організовує за дорученням керівництва підготовку про-ектів документів, забезпечує документальне й організа-ційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує роботу з пропозиціями, заявами та скарга-ми громадян;

• організовує друкарське виготовлення, копіювання і ти-ражування документів;

• здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

• контролює якість підготовки та оформлення доку-ментів, їх своєчасне виконання в установі, вживає за-ходів щодо скорочення строків проходження і виконан-ня документів, узагальнює і аналізує дані про хід і ре-зультати цієї роботи; здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформуван-ня за документами; реалізує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що ут-ворюються в діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалює форми й методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню ор-ганізаційної техніки і засобів обчислювальної техніки; здійснює організаційно-методичне керівництво робо-тою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі; організує підвищення кваліфікації працівників устано-ви щодо роботи з документами; впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбаче-них інструкцією щодо роботи з документами в установі.

НОРМАТИВНЕ ТА НАУКОВО-МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УКРАЇНІ

У ДРУГІЙ ПОЛОВИНІ ХХ – НА ПОЧАТКУ ХХІ СТОЛІТТЯ

07.00.10 – документознавство, архівознавство

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата історичних наук

Київ – 2005

Дисертацією є рукопис

Роботу виконано в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України

Захист відбудеться 20 квітня 2005 р. о 10 год. на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.864.01 в Українському науково-дослідному інституті архівної справи та документознавства за адресою: 03110, Київ, вул. Солом’янська, 24.

Із дисертацією можна ознайомитися у Науково-довідковій бібліотеці центральних державних архівів України за адресою: 03110, Київ, вул. Солом’янська, 24.

Автореферат розіслано “17” березня 2005 р.

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо. Зокрема, розпочато створення вітчизняної нормативно-правової та методичної бази, що має регламентувати і забезпечувати раціональне здійснення процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами в установі, започатковано й розгорнуто діяльність наукових інституцій, спрямовану на наукове опрацювання проблем організації діловодства (переважно у тісному зв’язку з проблемами організації архівної справи). Важливість такої діяльності засвідчує пильна увага міжнародного співтовариства до вирішення питань наукової організації процесів керування документацією й, зокрема, прийняття відповідного міжнародного стандарту – ISO 15489-2001 “Information and documentation. Records management”.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Це дозволить не тільки простежити динаміку проблем, що виникали у роботі служб діловодства установ, і завдань, окреслюваних тогочасними нормативними документами, ознайомитися зі змістом рекомендованих методик з організації діловодних процесів та їх впровадженням в Україні, але й визначити, що позитивного і негативного було у тих процесах, який досвід був набутий у сфері діловодства за останні півстоліття. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми дисертації.

Стан наукової розробки теми. Історія розвитку нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні практично не знайшла відображення в історіографії. Питанням такого забезпечення у різні історичні періоди приділено увагу в працях ряду авторів, як правило, лише у зв’язку з розглядом розвитку суміжних сфер практичної діяльності, передусім, архівної справи, або дослідженням історії діяльності державних чи наукових установ. Так, зміст праць В. Шандри з історії Управління Київського учбового округу, генерал-губернаторств в Україні у ХІХ – на початку ХХ ст. дає можливість простежити вплив регламентувальних вимог на стан документування управлінської діяльності та роботу служб діловодства цих установ. Певне уявлення про тенденції розвитку нормативних актів, що регулювали організацію діловодства в Україні з ХV ст. до 20-х рр. ХХ ст., можна сформувати на підставі аналізу розділів “Нарисів історії архівної справи в Україні” (К., 2002), а також наукових статей Я. Дашкевича, П. Захарчишиної, І. Ворончук, Ю. Палехи, присвячених окремим періодам вітчизняної історії діловодства. Ряд відомостей про нормативне регулювання організації діловодства в радянській Україні містять монографії з історії архівної справи, авторами яких є українські вчені О. Мітюков та І. Матяш, а також публікації та навчальні видання К. Мітяєва, М. Ілюшенко, М. Ларіна з історії діловодства в Російській імперії та СРСР.

Єдиним дисертаційним дослідженням, в якому проаналізовано організацію нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у період з 1918 по 1934 рр., є праця Н. Костинської (К., 1988), де ця проблематика розглядалася у контексті діяльності радянських контрольних органів щодо удосконалення державного апарату. Деяким питанням історії організації наукових досліджень з діловодства в Україні у 1920–1930х рр. присвячена стаття С. Кулешова. У низці статей українських авторів розглянуто окремі аспекти і проблеми організації нормативного та методичного забезпечення діловодства, його наукові засади. Зокрема, це публікації 1960–1980х рр. О. Гомонова, П. Злобіна, М. Савченка, О. Саніна, М. Місермана, А. Фельзера, Н. Гончарової, В. Прокопчук. Однак, слід констатувати, що на сьогодні відсутня узагальнююча праця, в якій розглядалася б історія нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ ст. та було охарактеризовано його стан на початку ХХІ ст.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи. Необхідними для дослідження стали офіційні видання нормативно-правових актів України, а саме – “Відомості Верховної Ради України”, “Зібрання постанов уряду УРСР”, “Офіційний вісник України” та “Вісник Державного комітету архівів України”. Архівні документи фонду 14 (Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України), що зберігаються у Центральному державному архіві вищих органів влади та управління України (далі – ЦДАВО України), стали цінним джерелом для висвітлення маловідомих сторінок історії організації діловодства в радянській Україні у 1950–1980х рр. Для поглибленого розуміння ситуацій в організації діловодства були використані публікації у “Науково-інформаційному бюлетені Архівного управління УРСР” (з 1965 р. – журнал “Архіви України”). Деякі відомості було взято із загальносоюзних періодичних видань, зокрема, журналу “Советские архивы”, російських часописів “Отечественные архивы”, “Делопроизводство”, з наукових публікацій українських і російських авторів на сторінках видання, що продовжується, – “Студії з архівної справи та документознавства”, яке є друкованим органом Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (далі – УНДІАСД), а також профільних навчальних посібників. Охарактеризувати стан і проблеми організації діловодства в установах країни у сучасний період допомогли матеріали анкетувань керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади, проведених працівниками УНДІАСД та ЦДАВО України у 1998 і 2003 рр.

Зв’язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Тема дисертації пов’язана з проблематикою плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (розділ 1.4 “Документознавство”).

Мета дослідження – охарактеризувати розвиток нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст. і визначити його перспективи.

Завдання дослідження:

проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;
розглянути еволюцію організації діловодства, виявити чинники, що впливали на цей процес;
охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації діловодства в Україні (на прикладі центральних органів виконавчої влади);
дослідити зміст, особливості та дієвість нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах розвитку діловодства у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.;
визначити основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.

Об’єктом дослідження є організація діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.

Предметом дослідження є нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ – на початку ХХІ ст.

Хронологічні межі дослідження охоплюють другу половину ХХ – початок ХХІ ст. Нижня межа зумовлена започаткуванням 1950-х рр. нормативного регулювання та методичного забезпечення організації діловодства в Україні з боку архівних установ.

Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Наукова новизна роботи полягає у тому, що в ній уперше в українському документознавстві комплексно охарактеризовано діловодство як об’єкт нормативного та науково-методичного забезпечення, зокрема, розглянуто його понятійний апарат, концептуальні основи організації та чинники, що впливали на еволюцію діловодства впродовж його історичного розвитку в Україні. Запропоновано уточнену схему періодизації історії діловодства в Україні. Визначено провідну роль нормативного та науково-методичного забезпечення в організації діловодства та обґрунтовано висновки щодо змісту, особливостей й проблем такого забезпечення в Україні впродовж другої половини ХХ – початку ХХІ ст. Окреслено основні перспективні напрями державного регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації діловодства в Україні.

Практичне значення дослідження. Результати дослідження було використано під час розроблення та впровадження нормативних і методичних документів, що забезпечують організацію процесів документування управлінської інформації та роботу зі службовими документами. Автор брала участь у підготовці Національного стандарту “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (ДСТУ 4163-2003), методичних рекомендацій щодо застосування цього стандарту, проекту Національного стандарту “Інформація та документація. Керування документацією”, гармонізованого з ІSO 154892001, “Примірних норм часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій”. Дисертантка була відповідальним виконавцем Національного стандарту “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” (ДСТУ 2732-2004), укладачем “Примірної інструкції з діловодства в центральних архівних установах України, Державному архіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, державних архівах областей, міст Києва і Севастополя”, “Примірної номенклатури справ апарату обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій”, “Примірної номенклатури справ апарату районної державної адміністрації області”. Результати дослідження можуть бути використані під час підготовки навчального курсу з історії, теорії та практики діловодства.

Апробація результатів дисертації. Результати дисертаційного дослідження було апробовано на наукових конференціях різного рівня: ІІ Міжнародній науковій конференції, присвяченій 125річчю від дня народження гетьмана П. П. Скоропадського та 80річчю утворення Української гетьманської Держави (Київ-Чернігів-Тростянець, 21-23 травня 1998 р.), Міжнародній конференції “Архіви – складова інформаційних ресурсів суспільства” (Київ, 17-18 жовтня 2001 р.), науковій конференції “Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика” (Київ, 18 грудня 2002 р.), Міжнародній науково-практичній конференції “Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики” (Київ, 25-26 травня 2004 р.), Міжнародній науковій конференції “Сучасний стан та перспективи розвитку документознавства” (Київ, 1-3 грудня 2004 р.), а також під час виступів на семінарах та інших заняттях з підвищення кваліфікації державних службовців – працівників архівних установ, служб діловодства та кадрів.

Публікації. Результати дослідження викладено дисертанткою у 10 наукових публікаціях (у т.ч. одна у співавторстві), з яких 6 статей опубліковано у виданнях, рекомендованих ВАК України для апробації результатів кандидатських та докторських дисертацій.

Структура дисертації. Дисертація складається зі вступу, трьох розділів (дев’яти параграфів), висновків (154 с.), списку використаних джерел та літератури (370 позицій, 37 с.).

ОСНОВНА ЧАСТИНА

Розділ 1 “Теоретичні основи розроблення теми дисертації” поділяється на три параграфи. У першому параграфі розглядаються нормативні документи, наукові публікації та довідкові видання, в яких відображено понятійний апарат діловодства й, передусім, сформульовані визначення понять, що стосуються проблематики дослідження. Проаналізовано еволюцію поглядів документознавців за останні десятиліття на трактування базових дефініцій діловодства. Відзначено, що на сьогодні мають місце різні підходи та розбіжності думок щодо визначення основних понять цієї сфери практичної діяльності. Зокрема, наведено різні аспекти розуміння умовно синонімічних понять “діловодство”, “справочинство”, “документаційне забезпечення управління”, “керування документацією”. Відзначено, що у межах виконання завдань цього дослідження доцільно застосовувати термін “діловодство” з його розумінням як сукупності процесів документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами. Також у першому параграфі з’ясовано зміст понять, які пов’язані з основними технологічними процесами і операціями діловодства та характеризують його як сферу практичної діяльності. Зокрема, розглянуто визначення таких понять, як “службовий документ”, “організаційно-розпорядчий документ”, “управлінська документація”, “документування управлінської інформації”, “правила документування”, “організація роботи зі службовими документами”, “документообіг”, “документаційний фонд”, “служба діловодства”, “інструкція з діловодства”, “номенклатура справ”, “строк зберігання службових документів”. Зазначено, що стандартизація складу термінів діловодства та визначень їх понять є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування у нормативно-правових актах, нормативних і методичних документах з організації діловодства.

У другому параграфі встановлено, що теоретичні засади, на які спирається реалізація технологічних процесів діловодства, є, здебільшого, результатом документознавчих досліджень. Втім, технологія діловодства ґрунтується і на результатах, отриманих в інших наукових дисциплінах та галузях знань, зокрема, архівознавстві, документній лінгвістиці, інформаційному менеджменті, історичному джерелознавстві, правознавстві, природничих дисциплінах тощо. Передусім, це стосується концептуальних рішень з питань створення управлінських документів, організації документообігу, експертизи цінності службових документів, функціонування систем електронного діловодства, забезпечення збереженості документів тощо. Зазначено, що теорія діловодства не обмежується науковими засадами реалізації технологічних процесів; існують також загальнотеоретичні проблеми класифікації, визначення складу та функцій управлінських документів, формування загальних принципів керування документацією та службою діловодства, а також проблеми загальної уніфікації діловодних процесів, що є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій керування документацією. Сукупність наукових знань представляють також результати досліджень з історії діловодства. Це здобуті наукові факти і зроблені на їх основі формулювання закономірностей процесу розвитку діловодства, висновки щодо чинників, які впливають на нього, побудови схем періодизації історії діловодства, зміст особливостей розвитку діловодства на кожному з історичних етапів, а також інші концептуальні положення, які є складовою теоретичних знань з діловодства. Зазначено, що сукупність нагромаджених наукових знань у сфері діловодства має враховуватися під час реалізації заходів, спрямованих на уніфікацію та регламентацію організації його процесів з метою підвищення їх ефективності та оптимізації.

У третьому параграфі досліджено еволюцію організації діловодства в Україні. Здійснено порівняльний аналіз існуючих схем періодизації історії вітчизняного діловодства. Наявність більш-менш подібних поглядів різних дослідників на періодизацію історії діловодства надала можливість виявити певні критерії для виокремлення періодів його розвитку. Встановлено, передусім, дві групи чинників, що впливали на розвиток діловодства в Україні у різні історичні періоди: 1) політичні, економічні та інші соціально-правові зрушення в Україні; 2) зміни у нормативному забезпеченні діловодства, а також в організації його технологічних процесів. Часто ці чинники діють разом, вони взаємопов’язані, і другий є результатом безпосередньої дії або впливу першого.

Запропоновано узагальнену схему періодизації історії діловодства в Україні; подано стислу характеристику кожного періоду.

У розділі 2 “Україна в системі централізованого нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства у 1950–1980х роках” таке забезпечення розглядається у межах двох етапів розвитку організації діловодства в Україні: 1950–1960х рр. та 1970–1980х рр.

У першому параграфі зазначено, що у зв’язку з відновленням післявоєнного народного господарства і здійсненням управлінських реформ уряд СРСР та відповідно уряд УРСР у 1950ті рр. почали приділяти більшу увагу документам, що створювалися у діловодстві міністерств, відомств та інших установ країни і роботі відомчих архівів цих установ. Прийняття низки відповідних урядових постанов сприяло посиленню у 1950–1960х рр. відповідальності державних архівів за організацію діловодства в установах, а також за нормативне та науково-методичне забезпечення цієї сфери діяльності. Зауважено, що підвищенню ролі архівів у державному і науковому житті України, змінам у характері та напрямах архівної справи сприяло передання у 1960 р. Архівного управління з системи МВС УРСР до системи Ради Міністрів УРСР. Підкреслено важливість створення в 1963 р. у структурі Архівного управління УРСР відділу відомчих архівів і організації діловодства, на який було покладено вирішення проблем упорядкування документів і раціоналізації діловодства в установах України. З’ясовано, що вирішенню цих проблем здебільшого сприяло систематичне проведення республіканських і місцевих громадських оглядів стану діловодства та відомчих архівів, визначення на підставі отриманих результатів заходів щодо усунення недоліків в організації діловодства та зберігання документів в установах. Упорядкуванню документів у міністерствах і відомствах України й поліпшенню якості їх відбору на державне зберігання значно сприяла діяльність госпрозрахункових груп і відділів, сформованих при архівних установах.

Визначено роль Архівного управління УРСР у формуванні централізованої загальносоюзної нормативної та науково-методичної бази для забезпечення організації діловодства у цілому в СРСР. Зауважено на проведенні в Україні ініціативних досліджень в галузі діловодства, передусім, досвідченими спеціалістами Архівного управління УРСР, а також деякими науковими співробітниками та керівними працівниками центральних та місцевих архівних установ. Результати таких досліджень оприлюднювалися у 1960х рр. на республіканських наукових конференціях, публікувалися на сторінках спеціалізованих галузевих видань. Важливим засобом висвітлення результатів науково-дослідної та методичної роботи архівних установ став науково-інформаційний бюлетень Архівного управління УРСР “Архіви України”, де було започатковано публікацію статей і повідомлень, в яких викладалася методика діловодних процесів, узагальнювався досвід здійснення контролю за станом діловодства архівними установами республіки. Особливий акцент було зроблено на налагодженні діловодства у міських, районних та сільських установах. З огляду на недостатність і недосконалість в означений період часу нормативної та методичної літератури з питань організації діловодства, у бюлетені публікувалися примірні та типові номенклатури справ для облвиконкомів та райвиконкомів, однорідних установ сільського і комунального господарства, споживчої кооперації, науково-дослідних і проектних інститутів тощо, розроблені відповідними архівними установами України.

У другому параграфі розкривається зміст нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні, сформованого у 1970–1980х рр. Відзначено роль Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи (далі – ВНДІДАС) у розробленні нормативних документів та науково-методичних посібників з діловодства. Наголошується на важливості впровадження в Україні Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД) та комплексу нормативних і методичних документів, що входили до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (далі – УСОРД), зокрема, загальносоюзних стандартів на організаційно-розпорядчі документи (далі – ОРД), уніфікованих форм документів та інструктивно-методичних матеріалів щодо застосування цих форм. Додержання вимог цих документів контролювалося Українським республіканським управлінням Держстандарту СРСР та безпосередньо урядом УРСР. Проаналізовано формування і впровадження в установах України вітчизняних нормативно-правових актів, що регламентували організацію діловодства. Відзначено важливість прийняття у 1975 р. постанови Ради Міністрів УРСР “Про затвердження Примірної інструкції по діловодству в міністерствах і відомствах Української РСР та виконавчих комітетах місцевих Рад депутатів трудящих”, укладання типових та примірних номенклатур справ. З’ясовано, що підвищенню рівня організації діловодства в Україні сприяла організація мережі постійно діючих курсів та короткострокових нарад і семінарів для підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. У 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства, який протягом 10 років виконував роль методичного та консультативного центру з впровадження результатів науково-дослідних робіт у галузі документознавства та діловодства, узагальнення і поширення передового досвіду роботи міністерств, відомств та інших установ України.

Відзначено значне зростання у 1970-х рр. кількості науково-консультативних та методичних статей з питань організації й удосконалення діловодства в Україні на сторінках “Архівів України”; систематичному поданню та кращому засвоєнню таких публікацій спряло започаткування у журналі 1971 р. спеціальної рубрики “Діловодство”. У 1977 р. саме в Україні було видано перше у післявоєнний період вітчизняне практично-довідкове видання з діловодства, підготовлене досвідченими українськими архівістами М. Місерманом і А. Фельзером.

Втім, у цей період мали місце і певні проблеми, які гальмували розвиток організації діловодства в Україні. Вже на початку 1970х рр. в Україні назріла необхідність організації наукової інституції, яка мала б досліджувати питання документознавства (зокрема, класифікації та уніфікації документів), розробляти нормативне та науково-методичне забезпечення діловодства. Впродовж 1980х рр. така потреба відчувалася все гостріше, однак, попри намагання керівництва республіканського Архівного управління, центральною владою це питання не вирішувалося позитивно. Наприкінці 1980х рр. було фактично припинено публікацію в “Архівах України” матеріалів, присвячених проблемам діловодства. В умовах монополізації та обмежень в СРСР вузівської підготовки документознавців, яка здійснювалася виключно у Московському державному історико-архівному інституті, а також захисту дисертацій з цього профілю тільки у цьому вузі та у ВНДІДАС, в Україні все більше не вистачало висококваліфікованих кадрів для вирішення завдань з підготовки та впровадження нормативних документів і науково-методичних розробок з діловодства, складність яких дедалі збільшувалася.

Розділ 3 “Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в незалежній Україні (1991 – 2004 рр.)” складається з чотирьох параграфів.

У першому параграфі проаналізовано основні проблеми організації діловодства в Україні, що були виявлені в результаті проведення 1998 р. анкетування керівників служб діловодства 17 міністерств та 18 державних комітетів та обстеження 2003 р. стану діловодства 29 центральних органів виконавчої влади та 15 інших центральних установ країни. Узагальнений аналіз отриманих відомостей дав можливість виявити низку типових недоліків в організації діловодних процесів в органах державної влади, зокрема, відсутність загальної координації діловодства, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем організації діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Найважливішою проблемою була визнана відсутність нормативних актів, необхідних для впровадження електронного діловодства в органах державної влади та інших установах України, застосування електронної пошти, впровадження єдиної електронної мережі для обміну управлінською інформацією між органами державної влади на всіх рівнях, забезпечення збереженості електронних документів тощо. Відзначено наявність проблем, пов’язаних і з традиційними (тобто неавтоматизованими) формами організації роботи з документами в установах. Це проблеми розроблення та впровадження в установах таких основних нормативних документів, як інструкція з діловодства та номенклатура справ, а також відомчі (галузеві) переліки документів зі строками їх зберігання та примірних (типових) номенклатур справ для підвідомчих установ. Також мають місце проблеми унормування окремих діловодних процесів, зокрема, реєстрації документів, контролю за їх виконанням, визначення обсягів документообігу, формування справ, забезпечення збереженості документів у діловодстві, передавання документів на зберігання до архівних підрозділів тощо. Зазначені проблеми дали можливість визначити організаційні заходи щодо покращання стану діловодства в установах, виявити прогалини у нормативному забезпеченні цієї сфери діяльності й окреслити перспективні напрями подальшого розвитку нормативної та науково-методичної бази.