Функции делопроизводства
Содержание
- Порядок регистрации внутренней
и внешней
документации. Журналы……………………………………2
- Функции работников службы делопроизводства……………………..4
- Докладные записки………………………………………………………5
- Акты……………………………………………………………………
…9
- Литература……………………………………………………
…………13
1. Порядок регистрации внутренней и внешней документации. Журналы.
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. 1 полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.
Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится централизованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие в день поступления, исходящие - в день отправки.
- Из документа в процессе регистрации выписываются, как правило, следующие сведения:
- дата получения;
- входящий № (индекс);
- дата документа,
- индекс документа;
- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
- № дела (куда документ помещен после исполнения).
При регистрации отдельных видов документов, например, обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются Например, при регистрации обращений граждан записывается их адрес
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.
Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ),
Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.
Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Можно
предложить следующую форму
Для
ведения карточной системы
Количество
экземпляров заполняемых
Наиболее
рациональной является сегодня регистрация
документов на компьютере. Но и в
этом случае на экран выводится форма
карточки.
2.Функции работников службы делопроизводства.
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства.
Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение.
Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.
Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем , оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда.
Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание.
Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Должностные обязанности.
Осуществляет
работу по организационно-техническому
обеспечению административно-
Принимаем поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.
Ведет
делопроизводство, выполняет различные
операции с применением компьютерной
техники, предназначенной для сбора,
обработки и представления
Принимаем документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание , передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам .
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
3.
Докладные и объяснительные
записки.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.
Тексту
докладной записки обязательно
предшествует заголовок, начинающийся
с предлога «о» («об»). Как и оформление
справок, оформление этого вида документа
зависит от адресата. Докладные записки,
подаваемые руководителю структурного
подразделения или руководителю учреждения,
оформляются на простом листе бумаги.
Машинописным способом воспроизводятся
реквизиты бланка: наименование структурного
подразделения, вид документа (докладная
записка), дата. Подписывает внутреннюю
докладную записку составитель. Внешняя
докладная записка, адресуемая в вышестоящие
инстанции, оформляется на общем бланке
учреждения и подписывается его руководителем.
Пример
оформления внутренней
докладной записки:
Общий
отдел
Генеральному директору объединения
10.05.98 №36 Иванову Н.К.
г. Новосибирск
О замене пишущих машин
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образна, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав.
машбюро Подпись Г.Н.Колбипа
Пример оформления внешней докладной записки:
Министерство общего Генеральному директору
и профессионального Заводу точного
образования РФ машиностроения
Новосибирское областное
управление народного
образования
Октябрьский отдел
народного образования
ДОКЛАДНАЯ
ЗАПИСКА
19.05.98
№ 15
г. Новосибирск
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Согласно поручения главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1997 г. мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все
жилые корпуса в
Зав.
районо Подпись Н.И.Пирогова
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
Объяснительная записка Директору центра
«
Кадры*
10.04.98 № 34 Иванову Н.И.
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
09,04.98
на занятия по
В результате этого замятия пришлось отменить.
Преподаватель
Подпись Г.И.Григорьева
Наименование организации Генеральному директору
Производственный отдел объединения
Объяснительная записка 12.01.98 №46
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1996 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Подпись Ю.П.Елкин
Производственное объединение Начальнику шахты
по добыче железной руды Матвееву К.Е.
«Крымчермет»
шахта «Юзовская»
Объяснительная записка
24.01.98 № 87
О нарушении производственной
дисциплины
11 января 3997 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.
Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки — рабочий Егоров С.К.
Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.
Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.
Горный
мастер
4.
Акты.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие*. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемые распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание»' ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.97 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С
новой строки прямо от полей с
прописной буквы пишется слово
«Составлен» и далее
Председатель_________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии I.
Должность, фамилия, инициалы
2.
3.
Присутствовали:
1._____________________
2.
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна — акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После
текста перед подписями при
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. — в дело 05-24.
Завершают
текст акта подписи. Акт подписывают
председатель комиссии и все составители.
При подписании должности перед фамилиями
не указываются. Например:
Председатель
комиссии
Члены комиссии Подпись В.Н. Кирилов
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел — руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Приведем пример оформления акта:
УТВЕРЖДАЮ
Комитет по культуре председатель комитета
Администрации Подпись Н.И.Петров
_____________________
Наименование области Дата
АКТ
18.05.97 № 12
г. Новосибирск
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.98 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии:
1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.
- Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
- Зам. главного бухгалтера Мышкина СИ.
- Референт Прокудина М.В.
В
период с 16 по 18 мая 1998 года комиссия проверила
организацию и условия хранения
управленческих документов в комитете
культуры. Документы хранятся в структурных
подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Составлен в 2 экземплярах: 1-й — в дело № 1-23
Председатель комиссии
Члены комиссии
