Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Функции делового письма. 2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Уральский государственный экономический университет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по русскому языку и культуре речи

Исполнитель: студент гр. ЮР-14Т

Иванова Л.В.

Екатеринбург

2014г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………...…3

Функции делового письма……………………………………………………..…4

Общие требования к языку делового письма…………………………………...5

Этикетные ритуалы делового текста…………………………………………….7

Основные виды деловых писем………………………………………………...11

Практическое задание…………………………………………………………...16

Заключение……………………………………………………………………….17

Список использованной литературы…………………………………………...18

Введение
Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно помогает человеку осуществлять предпринимательскую

и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм. Деловое письмо направлено на обратную связь, так как без обратной связи не может существовать деловое общение.

Современное деловое письмо-это, прежде всего служебное послание в виде документа, передающее информацию от одного адресата - другому. Адресатом могут быть как юридические, так и физические лица.
    Существуют определенные каноны написания деловых писем. Не соблюдение этих канонов может негативно отразиться на престиже предприятия, а также помешать заключению выгодных контрактов.
    Деловое письмо должно быть оформлено на специальном бланке и иметь реквизиты предприятия, фирмы. Суть письма должна однозначно и конкретно пониматься обоими партнерами. Содержание письма должно быть актуальным, четким, лаконичным и содержать достоверную информацию. Соблюдение всех норм делового письма является одним из залогов успеха.

Функции делового письма

Информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.
Организационная функция. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.
Коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи организаций.
Юридическая функция. Содержание письма используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Воспитательная функция. Деловое письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Общие требования к языку делового письма

К языку делового письма предъявляется ряд требований. Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма, написанные в таком стиле, вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Для языка деловой переписки характерно стремление к стандартизации нейтральность тона изложения, смысловая точность, логическая последовательность, убедительность изложения. Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и однообразием речевых средств, в нем достаточно часто встречаются речевые клише (штампы), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течении определенного времени может иметь менее официальный тон в отличии от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Этикетные ритуалы делового письма

Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет порядок поведения в системе делового общения. Основу этикета составляют:

вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;
соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими

разное служебное положение; умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера и не задевая его самолюбия; умение использовать в споре аргументы, а не служебное положение.

Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения - установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений.
     Обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Самыми распространенными формулами обращения являются такие:
Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии;
Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности);
Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам).

При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.
      В деловом письме должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».
      В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать заключительная формула вежливости, которая вместе с обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению.
      Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: "С уважением...", "С искренним уважением...", "С глубоким уважением...".
      В заключение письма могут использовать такие выражения, как "Приношу самые искренние уверения в...", "Уважающий Вас...", "Искренне Ваш -..". "Желаю процветания Вашей фирме...", "С искренним чувством уважения и признательности...". "С наилучшими пожеланиями..." и т.п.
      Заключительную формулу вежливости отделяют от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатают с абзаца.
      Для формирования положительного имиджа предприятия имеет место соблюдение такой нормы, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение. Если по каким-то причинам невозможно дать ответ в установленный срок, то необходимо сообщить адресату об этом, а также о сроках окончательного ответа.
     Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, то напоминание необходимо формулировать в спокойной манере, без резких выражений. Например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 21.08.2011 № 32/42 истекает ...»
     В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...»
     При подготовке ответного письма нужно особое внимание обратить на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо отвечает на его имя. Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях— «Ваш..», «Искренне Ваш...».
При подготовке текста делового письма важно: сформулировать для себя цель данного письма; определить основные вопросы, которые должны быть в нем изложены; определить отношение к адресату.

К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого - нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли. В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: "Предлагаем Вашему вниманию...", "Напоминаем, что срок выполнения...". Возможно изложение текста от 3-го лица единственного числа, например: "компания не предполагает...".
     Формулу обращения от 1-го лица единственного числа ("прошу", "предлагаю", "приглашаю") используют в документах, оформленных на бланках.
     Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковая формула гарантийного письма -- конструкция: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №..."; сопроводительного -- "Направляем...", "Высылаю...", письма-просьбы -- "Прошу...", "Обращаемся с просьбой..." и т.д.                                         В целом использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности.
      Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.
Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению.
      Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму. Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.
    Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Вторую копию - печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело. Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям.

Основные виды деловых писем

Деловые письма можно разделить на несколько видов по разным признакам.

Однако из наиболее распространенных разделений это по тематическому признаку. Оно имеет две группы:

Коммерческие - используются при подготовки к заключению коммерческой Сделки, а также при выполнение условий договора.
Некоммерческие (собственно деловые письма)- используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономические взаимоотношения.

В деловой сфере используются следующие виды деловых писем:

- резюме и письмо с просьбой о приеме на работу

-письмо заявление об уходе

-рекомендательное письмо

-сопроводительное письмо

-письмо отказ

-письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.д.)

-письмо напоминание

-письмо уведомление

-письмо благодарность и т.д.

Каждое из этих видов писем имеет свои особенности

Письмо-презентация предприятие должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю, а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адреса: Установить деловые решения по экспорту или импорту, обменяться делегацией, организовать выставку или принять участие в ней.

Письмо Оферта (договор оферты) - это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Письмо - запрос – это коммерческое деловое письмо, которое составляется с целью получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, условия поставки, уточнить его наличие, сроки поставки, способ доставки, получить прайс-лист, каталоги и образцы продукции и т.п.

При составлении данного вида делового письма желательно в подробностях изложить суть вопроса с целью экономии времени получателя на составление письма-ответа и ускорение его получения

Сопроводительное письмо - это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Письмо запрос – Содержит практически все те данные, что и письмо- оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что работает с этим товаром. В письме запросе цена не указывается. Можно оговорить ее в оферте с указанием базиса и место поставки.

Письмо напоминание – Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит и двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнение ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо - рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных. В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа.

Дата почтового штемпеля отправления такого письма считается дата предъявление рекламации. Желательно прикрепить к письму визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью над ней. Все вышеизложенное в равной степени относятся и к телефонно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма. Письмо всегда должно обращено лицевой частью человека, который вскрывает конверт.

Реквизиты - обязательные составные части делового письма или документа.

Заявление - этот документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу.

Автобиография - после заголовка «Автобиография»в виде связанного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество, дата и место рождения, родители(их полное имя и отчество, чем занимаются), образование , начало трудовой деятельности( место работы, должность, последующее перемещения), укать (если имеется) поощрения, награждения; дата(слева) и подпись(с права).

Резюме - это документ, содержащие требование биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном и хронологическом порядке.

Служебные записки - Это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями.

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения. Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации, внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Акт - этот документ составлен несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо события и факты.

Справка бывает двух видов:

Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события или факты.
Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, место проживания.

Справка должна иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма - письма, адресованные несколькими получателем одновременно.
Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно. По структуре выделяют следующие деловые письма:
Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.
Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. По форме отправления деловые письма могут быть:
Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.
Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.
Факсовые – отправленные по факсу.

Практическое задание

Письмо предложение

«Группа компаний ICG(International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА – центров.

Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято назвать «индукция красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии педикюра и коррекции фигуры, предлагаем профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии witness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику российской индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.

Наши преимущества:

- Немецкое качества;

- Конкурентоспособные цены;

- Большой выбор ассортимента;

- Сертификаты качества на весь товар;

-Гибкие условия сотрудничество;

Подробный каталог и прайс-лист во вложении.

Приглашаем вас в наш офис для обслуживания возможных вариантов оснащения.

С уважением, Иванова Людмила

Звоните нам по телефону +7(902)26-46-244

и задавайте интересующие Вас вопросы.

Наш адрес: г. Екатеринбург, ул. Блюхера,33

Наша электронная почта: «[email protected]»

Ответное письмо:

«Уважаемая, Людмила!

Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждается.

С уважением, Лукина М.А.

Генеральный директор ООО «Любавушка»

Вывод:

Зная правила и общепринятые нормы делового общения, можно правильно и конкретно составлять официальные письма. Успех и достижения ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения цели мисси и завершения делового письма.

Список литературы:

1.Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. Феникс, 2014.

2. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. – Ростов н/Дону: Феникс, 2001.

3. Формановская Н.И. Речевой этикет. - М.,1990.

4. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.