Функции кадровых служб

         Министерство образования и науки  Российской Федерации

             Санкт-Петербургский государственный университет

                                          сервиса и экономики

                                        Контрольная работа 

               По дисциплине:  Основы управления персоналом.

                                 Тема:  « Функции кадровых служб.»

                                                                                   Выполнил:

                                                                                   Студент 2 курса

                                                                                   Попкова Дарья Андреевна

                                                                                   Специальность: ГМУ

                                                                                    Группа: 081 100

                                                                                    Проверил:

                                           Колпино  

                                             2013 г

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………3

1) Кадровая служба и ее устройство…………………………………………..4

1.1 Понятие и суть кадровой  службы…………………………………………..4

1.2 Организация кадровой  службы, структура положения об  отделе кадров. Должностные инструкции  сотрудников отдела кадров……………………….7

1.3 Задачи и функции  и структура кадровой службы…………………………9

2) Кадровая служба в современных условиях………………………………..12

2.1 Роль и значение кадровой службы в современных условиях……………12

3) Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях………………………………………………………………………….15

Заключение………………………………………………………………………17

Литература……………………………………………………………………….18

1) Кадровая служба и ее устройство

1.1 Понятие и  суть кадровой службы

Предприятие можно сравнить с организмом, а все службы с  органами, работа которых обеспечивает его жизнедеятельность. Кадровая служба также играет свою роль в деятельности предприятия, как жизненно важный орган  в организме.

Кадровая служба предприятия - это совокупность специализированных структурных подразделений в  сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении  кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового  законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с  характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей  и задач, стоящих перед производством (организацией).

Численный состав и структура  кадровой службы зависят в основном от масштабов организации. В зависимости  от размеров конкретной организации  выделяются следующие организационные  формы осуществления кадровой работы:

-самостоятельное структурное  подразделение с непосредственным  подчинением руководителю организации  или его заместителю

-выполнение функций службы  персонала отдельным сотрудником  организации

-выполнение функций службы  персонала по совместительству  с выполнением другой работы

В структуру современной  кадровой службы может включаться или  не включаться отдел кадров. Должность  руководителя службы персонала в  различных организациях имеет разные наименования: "директор по работе с  персоналом", "менеджер по персоналу", "заместитель директора по развитию человеческих ресурсов" или по-другому. По мере роста организации растет и количество специалистов по работе с персоналом, одновременно углубляется  разделение труда внутри службы.

В условиях ориентации экономики  на использование экстенсивных методов  кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом  кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта.

В то же время различными видами кадровой работы заняты другие подразделения заводоуправления: отдел  труда и заработной платы (расчет численности, организация, нормирование и оплата труда), плановый отдел (планирование численности, планирование затрат на рабочую  силу), партком (резерв на выдвижение, подбор руководящих кадров, воспитательная работа в коллективе), профсоюзная  организация (организация быта, отдыха, культурного времяпрепровождения), отдел техники безопасности, служба главного технолога (формирование операционного  разделения труда, определяющего подготовку рабочих и их расстановку, содержание труда), отдел технического обучения (подготовка кадров) и др.

Большая разобщенность всех этих узко специализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Большую работу, особенно связанную с подбором, расстановкой и использованием кадров, выполняли линейные руководители (начальники цехов, мастера), часто не располагая ни необходимыми знаниями, ни временем, поскольку их главная задача состояла в обеспечении своевременного и качественного выполнения производственных заданий. Их общение с отделом кадров, отделом подготовки кадров носило больше оперативный характер и напоминало систему "дежурного обслуживания" - оперативное исполнение отделом кадров заказов конкретного производства по набору кадров со стороны.

Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей  работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий  и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было.

Появление в последние  годы должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, так как ему, как правило, подчинялись лишь отдел кадров, отдел подготовки кадров и помощник директора по быту. Вне поля его деятельности оставались другие отделы предприятия, занятые выполнением порученных им функций в соответствии с собственным пониманием задач управления персоналом.

С изменением задач и ориентиров в управлении персоналом изменились и задачи кадровой службы, ее функции  и структура.

Речь идет о формировании на предприятиях многофункциональной  кадровой службы как единого целого, об организации (координации) всей работы структурных подразделений в  системе управления производством, в той или иной мере занятых  работой с людьми, под единым руководством. Лишь в этом случае возможно комплексное  решение не только вопросов кадрового  обеспечения производства, но и главной  задачи кадровой службы в новых экономических  условиях - соединить цели развития производства с потребностями работников, реализующих эти цели, сбалансировать стратегию развития предприятия (организации, фирмы) и занятых на нем кадров.

Как уже отмечалось, управление персоналом - функция не только кадровой службы. По тому или иному направлению  в рамках своей компетенции непосредственное участие принимают и другие субъекты управления - линейные руководители производственных подразделений вместе с подчиненными им специалистами.

В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического  порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.

На уровне отдельных производств  в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный  характер. Разделение функций управления кадрами между аппаратом дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты.

Можно выделить три основные организационные формы осуществления  кадровой работы на любом предприятии:

ü  самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю предприятия или его заместителю;

ü  выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;

ü  выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.

1.2 Организация  кадровой службы, структура положения  об отделе кадров. Должностные  инструкции сотрудников отдела  кадров

Классическая форма организации  кадровой службы на предприятии –  создание отдела кадров. Его численный  состав и структура во многом зависят  от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним  целей. Организация любого предприятия  начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности  подразделения.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

1) общие положения; 

2) задачи;

3) структура; 

4) функции; 

5) взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия; 

6) права; 

7) ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения  отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности в области  кадровой работы.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые  поступают в отдел кадров, и  документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений  отдел кадров получает заявки на прием  рабочих и служащих, представления  о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения:

1)  о нарушителях трудовой дисциплины;

2)  копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;

3)  увольнении рабочих и служащих;

4)  изменении правил внутреннего трудового распорядка;

5)  сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел  кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально  ответственных лиц, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и  очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны  основные полномочия, которыми наделен  отдел кадров, в частности: право  требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения; право осуществлять связь  с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать  от других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность  работников отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет  три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Обязанности начальника кадровой службы.

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится  осуществление следующих функций:

-руководство работой  службы

-разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

-проведение работы по  защите информации, составляющей  государственную, коммерческую и  служебную тайну

-обеспечение рационального  распределения нагрузки между  работниками отдела

-создание условий для  роста и повышения квалификации  персонала

-осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

-внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей  производственной дисциплины

-контроль за своевременным составлением отчетности

Начальник кадровой службы должен знать:

1) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и  нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности службы

2) нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие  порядок проведения работ в  отделе

3) основы экономики, организации  труда и управления

4) законодательство о  труде и охране труда в РФ

5) правила внутреннего  трудового распорядка

6) правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

1.3 Задачи и  функции и структура кадровой  службы

Теперь поговорим подробнее  о задачах и функциях и структуре  организации.

Кадровая служба решает следующие  задачи:

-осуществление работы  по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов

-формирование стабильно  работающего трудового коллектива

-создание кадрового резерва

-организация системы  учета кадров

Кадровая служба выполняет  следующие функции:

-работка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития конкретной организации

-оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством  РФ

-учет личного состава

-хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству

-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом

-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению

-анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров

-создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов

-работа по созданию  резерва на выдвижение

-подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников

-подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению

-принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников

-организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка

-ведение всей отчетности по кадровым вопросам

Полномочия, которыми, как  правило, наделена кадровая служба, заключаются  в следующем:

-право требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов

-право принимать работников  организации по вопросам перемещения  и увольнения

-право взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров

-право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров

Структура кадровой службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько  секторов с четким разделением функции:

1. сектор учета и анализа,  кадрового делопроизводства. В его  компетенцию входит разработка  кадрового плана в бизнес-плане  организации, подготовка штатного  расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных  о сотрудниках, формирование и  ведение личных дел сотрудников  и т.д.

2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.

3. сектор социальной политики  создает благоприятный психологический  климат в коллективе, внедряет  корпоративную культуру, проводит  социометрические исследования, поощряет  индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества  и развития

Если организация не очень  большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения  с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

2) Кадровая служба  в современных условиях.

2.1 Роль и значение кадровой службы в современных условиях

Сейчас в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:

1. Сегодня существенно  изменились условия, в которых  кадровая служба развивается.  Эти изменения связаны с переходом  устойчивого во времени дефицита  трудовых ресурсов к их избытку.  Главными резервами становятся  лучшее использование кадров, оптимальное  их распределение по рабочим  местам, возрастание нагрузки на  каждого члена коллектива. Сокращение  численности персонала – важнейший  рычаг повышения эффективности  производства на первом этапе  перехода к рыночной экономике.

2. Уменьшение численности  работников должно быть компенсировано  большей интенсивностью труда,  а значит, и более высокой квалификацией  работника. В связи с этим  возрастает ответственность кадровых  служб в выборе направлений  квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм  обучения и стимулирования их  труда.

3. Реализация перестройки  кадровой политики влечет за  собой расширение функциональных  обязанностей работников кадровых  служб, повышение их самостоятельности  в решении кадровых проблем.

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям  кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном решением вопросов приема и увольнения работников, оформления кадровой документации. Отсутствует  на предприятиях и единая система  работы с кадрами, прежде всего система  научно обоснованного изучения способностей и склонностей, профессионального  и должностного продвижения работников в соответствии с их деловыми и  личными качествами. Структура кадровых служб, качественный состав и уровень  оплаты труда их работников не соответствуют  задачам реализации активной кадровой политики. В стране практически не ведется подготовка специалистов для  работы в кадровых службах.

Кадровая служба в современных  условиях должна быть организатором  и координатором всей работы с  кадрами на предприятии. Она призвана выполнять функцию контроля за реализацией кадровой политики в структурных подразделениях, осуществлять надзор за оплатой труда, медицинским обслуживанием работников, социально-психологическим климатом в коллективе, социальной защитой работников.

Характер выполняемых  функций и решаемых задач предопределяет и требования к кадровой службе, в частности необходимость проведения научно-исследовательских разработок (например, опросов для выявления  факторов, причин, последствий применительно  к трудовым отношениям), установление контактов с территориальными органами управления трудом, со службой занятости  и профориентации, вузами и техникумами (колледжами), с частными структурами, специализирующимися на подборе  кадров, в связи с необходимостью изучения ситуации на рынке труда, подбора кадров, их обучения и повышения квалификации и т.д.

Эффективность работы кадровой службы на предприятии зависит от:

- ее структуризации и  конкретизации функций каждой  структурной единицы;

- взаимосвязанной работы  структурных подразделений внутри  самой службы;

- органической связи работы  кадровой службы с работой  технической и экономической  службой предприятия;

- кадрового обеспечения  службы.

Предназначение рядового отдела кадров обычно сводится к ведению  кадрового делопроизводства и подбору  персонала. Отделы кадров в крупных  компаниях осуществляют разработку системы кадровой политики, обучение, адаптацию, расстановку персонала, проведение тренингов, учет движения персонала  внутри компании, формирование команды  и корпоративной культуры, разработку схем мотивации. Функции отдела кадров включают в себя: планирование комплектования штата сотрудников компании в  перспективе, исследование кадрового  потенциала работающих сотрудников, планирование продвижения перспективных специалистов внутри компании. Менеджеры отдела кадров осуществляют оценку профессиональных и личностных качеств специалистов, находящихся в резерве, организуют процессы обучения и повышения квалификации, а также аттестации сотрудников. Также менеджеры отдела кадров занимаются разработкой должностных инструкций, поиском кандидатов, проведением собеседований и подбором персонала на необходимые вакансии. Психологи отдела кадров анализируют причины текучки кадров, контролируют и отслеживают состояние рабочей обстановки и соблюдение дисциплины в отделах компании, помогают найти оптимальное решение в конфликтных ситуациях возникающих между работниками. Инспектора отдела кадров оформляют документы, связанные с приемом, переводом и увольнением сотрудников в соответствии с кадровым законодательством, а также занимаются оформлением и ведением трудовых книжек, учетом личного состава предприятия. Инспектора отдела кадров также занимаются подготовкой документов для представления их в пенсионный фонд и налоговую инспекцию.

В общем можно сказать, что роль кадровой службы высока, тем  более для предприятий осуществляющих организационно – экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации.

Важно подчеркнуть, что в  современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором  и организатором всей работы с  кадрами, кадровой политики и любых  других мероприятий по работе с кадрами.

Кадровые службы современных  предприятий можно условно разделить  на три группы.

• Консерваторы. Работают по старинке, выполняют технические  функции кадрового делопроизводства.

• Умеренные новаторы. Наряду с кадровым делопроизводством выполняют  отдельные функции по управлению человеческими ресурсами: подбор персонала, аттестация сотрудников и формирование программы их обучения. В штат отдела кадров иногда попадает психолог, и  тогда это подразделение занимается социально-психологическим микроклиматом  в коллективе.

• Новаторы. Активно внедряют передовые кадровые технологии. Последнее  время в крупных компаниях  даже создают самостоятельную структуру  «Центр оценки, развития и обучения персонала», которая работает не только с собственными сотрудниками, но и проводит открытые и корпоративные тренинги для других фирм. Это позволяет сделать подразделение не только самоокупаемым, но и прибыльным. При большой численности сотрудников каждая функция по управлению персоналом может выполняться отдельным подразделением в составе кадровой службы. Но в реальной ситуации в момент ее организации реализуются далеко не все функции.

Каждая организация, которая  решила «завести» себе работников, должна знать, что в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации этот процесс необходимо надлежащим образом документально  оформлять.

Причем документального  оформления требует не только прием  работников на работу, но также и  их переводы, изменения существующих условий труда, расторжение трудовых договоров и еще множество  вещей, происходящих в процессе работы. Необходимы в организации и правила  внутреннего трудового распорядка, положение о премировании, а также  еще ряд документов, регламентирующих труд работников. Отсутствие в компании кадровой документации может повлечь  за собой печальные последствия  для работодателя, которые выразятся  как в штрафах со стороны трудинспекции, так и в проблемах с работниками. Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменились структура и численный состав самой кадровой службы.

кадровый служба инструкция сотрудник

3) Советы по совершенствованию работы кадровых служб в современных условиях

Ныне кадровые службы не отвечают уже новым требованиям  кадровой политики. Их деятельность ограничивается в основном:

- Решением вопросов приема  и увольнения работников,

- Оформления кадровой  документации.

- Отсутствует на предприятиях  и единая система работы с  кадрами, прежде всего система  научно обоснованного изучения  способностей и склонностей, профессионального  и должностного продвижения работников  в соответствии с их деловыми  и личными качествами.

- Структура кадровых служб,  качественный состав и уровень  оплаты труда их работников  не соответствуют задачам реализации  активной кадровой политики.

- В стране практически  не ведется подготовка специалистов  для работы в кадровых службах.