Функции управления. 3

Федеральное агентство по образованию 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Кафедра менеджмента 

Контрольная работа № 1

по теории управления 

Выполнил  студент:

Смирнова  Марина Николаевна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2010

8. Понятие и состав  общих функций  управления

     Содержание управления раскрывается в его функциях, которые возникли в результате разделения и специализации труда в сфере управления как особого вида деятельности, в котором выражаются направления целевого воздействия на отношения людей в процессе управления.

     Дать  исчерпывающий перечень функций  управления весьма затруднительно. Но, несмотря на многообразие, они делятся на общие и конкретные. Общими функциями являются: прогнозирование и планирование; организация; координация и регулирование; мотивация; контроль, учет и анализ. Они представляют собой части управленческого цикла, определяют специализацию труда. Характерной особенностью общих функций является их взаимное проникновение друг в друга.

     Взаимодействие  элементов производства порождает  множество задач управления, которые реализуются с помощью вполне определенных функций управления. Между задачами управления, функциями управления и управленческими решениями существует постоянная зависимость. В этой зависимости раскрывается сущность управления.

     Прогнозирование и планирование

     Это главное звено системы управления занимает ведущее место среди  ее функций. Экономическое прогнозирование  — это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для  конкретной организации. Планирование — это задача в плане показать то, чего нужно достичь, какими рычагами, сообразуясь со временем и пространством.

     Прогнозирование и планирование определяют перспективу  развития и будущее состояние  системы производства как объекта, так и субъекта управления, вместе взятое. Являясь активным управленческим процессом оказания воздействия на систему, они усиливают темпы развития производства, способствуют вскрытию дополнительных резервов, материальных источников, требуют применения передовых методов и форм воздействия на весь производственный организм. Для того чтобы снизить риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации, руководство принимает обоснованные и систематизированные перспективные плановые решения. Планирование на ближнюю перспективу помогает создать единство общей цели внутри организации.

     В широком смысле слова планирование - это деятельность по выработке  и принятию управленческого решения. План как система взаимосвязанных решений, направленных на достижение желаемого результата, предусматривает следующее.

     Цели  и задачи. На современном этапе экономического развития осуществляется стратегия рыночной экономики, высшая цель которой — неуклонный подъем материального и культурного уровня жизни народа, создание лучших условий для всестороннего развития личности на основе дальнейшего повышения эффективности всего общественного производства.

     Пути  и средства. Достижение поставленных целей, которые состоят в выборе методов совокупности взаимосвязанных действий.

     Ресурсы, необходимые для выполнения поставленных задач. Цели и задачи, поставленные в плане, должны увязываться с материальными, финансовыми и трудовыми ресурсами.

     Пропорции. Поддержание пропорциональности между отдельными элементами производства — важнейшее условие его эффективности,

     Организация выполнения плана и контроль. Устанавливается диалектическая связь плановой работы с конечной целью производства и удовлетворением потребностей общества.

     Совершенствование планирования дает возможность теснее указывать решение текущих и перспективных задач отраслевого и территориального развития производства. Существуют три способа планирования: от достигнутого уровня, оптимальное и адаптивное.

     Наиболее  простой — от достигнутого уровня. Он не нацеливаете коллектив на изыскание резервов повышения эффективности производства. Консерватизм проявляется в том, что он не требует особых усилий и знаний для реализации принятых решений. При этом способе планирования не уделяется должного внимания научно-техническому прогрессу.

     Более прогрессивный способ — оптимальное планирование. Он строится на системе научно обоснованных нормативов, экономико-математических методах, совместном рассмотрении планов взаимосвязаных объектов. Цель его — достижение наиболее высоких конечных результатов. Такое планирование часто связано с коренными качественными преобразованиями в системе, концентрацией ресурсов, сил и средств. Его недостаток— не всегда учитываются возникающие в ходе производства на местах возможности корректировки заданий.

     Широко  внедряется адаптивное планирование — это планирование, которое позволяет гибко реагировать на изменения во внешней среде, т. е. учитывать их в плане и эффективно к ним приспосабливаться. Центр тяжести здесь переносится на факторы и стимулы, обеспечивающие выполнение принятых решений. При этом используются местная инициатива, резервы, изыскиваются пути дальнейшего повышения эффективности производства. Большое внимание уделяется самому процессу составления плана, его увязке со смежниками.

     На  современном этапе экономического развития планирование должно быть комплексным. Сначала дается анализ состояния хозяйства, различных сторон его деятельности, а затем учитываются такие факторы, как общественная потребность, имеющиеся трудовые, материальные и финансовые ресурсы. Принимается во внимание также нормативная база, сбалансированность планов на основе натуральных и стоимостных балансов, балансов производственных мощностей и труда.

     Как функция управления, организационное (внутрифирменное) планирование заключается  в обоснованном определении главных  направлений и соразмерности развития производства. При этом учитываются материальные источники обеспечения плана и спрос рынка. В процессе планирования конкретизируется развитие всего предприятия и каждого подразделения в отдельности на установленный период времени, определяются хозяйственные задачи, средства их достижения, сроки и последовательность реализации, выявляются все виды ресурсов, необходимые для выполнения поставленных задач. Путем планирования организация стремится заблаговременно учесть все внутренние и внешние факторы, которые могут обеспечить благоприятные условия для ее нормального функционирования и развития.

     В процессе планирования разрабатывается  комплекс мероприятий, который определяет последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным звеном. Благодаря планированию обеспечивается увязка между отдельными структурными подразделениями в технологической последовательности: научные исследовано и разработки, производство, сбыт. Основой планирования является выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценка имеющихся ресурсов. Поэтому планирование должно быть увязано с маркетинговой деятельностью, чтобы обеспечить регулирование производства и сбыта вслед за изменениями спроса на рынке.

     Планирование  является начальным этапом управления, но это не единовременный акт, а процесс, который включает комплекс смотренных операций и продолжается до их завершения.

     Следующим этапом являются действия по реализации плана, направленые на оптимальные возможности организации по использованию всех видов ресурсов и исключения всего, что могло бы вести к снижению эффективности деятельности организации.

     Виды  планирования зависят от направленности и характера организации: стратегическое или перспективное; среднесрочное тактическое или текущее.

     В долгосрочном планировании часто используют метод экстраполяции, т. е. переносят  результаты выполнения показателей  прошлого периода на вновь планируемый  период. В расчете на то, что будущее будет лучше прошлого, эти показатели несколько завышают.

     Целью стратегического планирования является комплекснование проблем, с которыми может столкнуться организация в перспективе.

     На  этой основе определяются показатели развития организации на плановый период. Цели долгосрочных планов реализуются через программы; годовые планы; планы прибылей. Программы закрепляются за подразделениями организации.

     Среднесрочные планы, как правило, охватывают пятилетний срок. В них отражаются количественные показатели, в том числе и в отношении распределения ресурсов, сведения по производству, капиталовложениям и источникам финансирования.

     Текущее планирование охватывает детальные разработки (обычно на один год) оперативных планов для организации в целом и ее отдельных подразделений. Текущий производственный план состоит из календарных планов (месячных, квартальных, полугодовых). В них детально конкретизируются цели и задачи, поставленные перспективными и среднесрочными планами. Календарные планы производства составляются на основе сведений о наличии заказов, обеспеченности их материальными ресурсами, степени загрузки производственных мощностей.

     Оперативный план, выраженный в денежной форме, представляет собой финансовый план.

Организация

     Эта функция управления на предприятии охватывает главным образом исполнительскую и оперативную деятельность. Ее задача сформировать управляющую и управляемые подсистемы, установить конкретные параметры, режим работы подразделений, предприятия отношения между ними.

     В результате действия организации как функции управления достигается соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи организации создаются новые системы или реорганизуют старые с целью придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей.

     Функция организации охватывает всю систему  управления. Ее особенностью по отношению  к другим функциям является то, что  она обеспечивает взаимосвязь и эффективность действия всех других функций.

     Посредством организации соединяется люди и подразделения в единый производственный организм. Однако это соединение не случайно, а подчинено законам управления и задаче производства. Благодаря действию функции организации устанавливается и взаимодействие между объектом и субъектом управления.

     Организация выступает как вид деятельности, которая направлена на разработку и  утверждение схем и структур управления, должностных инструкций, положений, других нормативных документов. В  ее основе — глубокий экономический анализ существующего положения дел, научный расчет, всестороннее изучение работника и управленческого процесса.

     Функция организации заключается в установлении временных и постоянных взаимоотношений  между всеми подразделениями. Она  определяет порядок и условия функционирования предприятия. Существует два пути реализации этой функции: через административно-организационное управление и через оперативное управление.

     Через административно-организационное управление определяется структура, устанавливаются  взаимосвязи, распределяются функции между подразделениями, делегируются полномочия и устанавливается ответственность между работниками аппарата управления.

     Оперативное управление заключается в постоянном сравнении достигнутых результатов  с показателями текущих планов.

     Организационную структуру составляют подразделения  с их взаимосвязями, которые определяются целями предприятия, его подразделений  и их функциями.

Координация и регулирование

     Сущность  этой функции заключается в обеспечении  согласованности действий всех звеньев системы управления, сохранении, поддержании и совершенствовании установленного режима работы производственного механизма. При помощи этой функции решаются задачи, связанные с разделением труда в аппарате управления, и необходимого состояния упорядоченности системы производства в случае отклонения от заданных параметров. Цель координации и регулирования - установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

     На  современном этапе развития производства продолжается провес дальнейшего разделения труда в сфере управления. Это  требует усиления координации деятельности руководителей, специалистов и отдельных  звеньев системы управления. Должно быть налажено сотрудничество между структурными подразделениями, руководителями. Нарушение координации приводит к тому, что руководители не информируются о работе друг друга, действуют обособленно. А это приводит к нарушению сотрудничества.

     Координация осуществляется с помощью совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы между исполнителями. Координацией охватываются общественные организации, что дает возможность сосредоточить силы на основных участках производства.

Мотивация

     Огромное  значение для достижения целей организации  имеет использование функции  мотивации. Под мотивацией понимается процесс стимулирования самого себя и других на деятельность, направленную на достижение индивидуальных и общих целей организация.

     Самый старый способ намеренного воздействия  на людей с целью выполнения задач организации осуществлялся при помощи принуждения и поощрения (метод "кнута и пряника").

     Различают внутреннее и внешнее вознаграждение. Внутреннее вознаграждение человек получает от самой работы. Это удовольствие от общения с сослуживцами, чувство достижения результата, удовлетворения от полезности произведенного продукта. Внутреннее вознаграждение обеспечивается путем создания хороших условий труда и точной постановкой задачи.

     Внешнее вознаграждение дает организация (предприятие, фирма). Оно может выступать в  виде как материального вознаграждения, так и морального. Материальное— зарплата, дополнительные выплаты, премии, оплата определенных расходов. Моральное присвоение звания "лучший работник", похвала, отметка в приказе и др.

     В общей системе мотивации особую роль играет заработная плата. Рыночная экономика ориентирована на конечные результаты деятельности. Справедливое общество должно стремиться к полной компенсации затраченного труда, которая реализуется через заработную плату. А сама заработная плата удовлетворяет многие потребности — физиологические, безопасности, защищенности и другие.

Контроль

     Определение степени достижения цели осуществляется при помощи контроля, который представляет собою процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности. Благодаря контролю организация имеет возможность устранять помехи на пути выполнения плановых заданий. Поэтому контроль можно определить как процесс, при помощи которого организация обеспечивает достижение своих целей.

     Контроль  — одна из функций управления. Как  функция, контроль имеет двоякий  характер. С одной стороны, — это  элемент каждой общей функции управления (организации, регулирования, координации, планирования, учета, анализа), а с другой, — это самостоятельная функция управления, так как деятельность по контролю представляет собой ее самостоятельный вид.

     Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации на предотвращение кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать свои ошибки и сознательные и несознательные нарушения и исправлять их до того, как они станут на пути достижения цели. Вместе с тем контроль дает возможность определить, какая деятельность на пути достижения цели была наиболее эффективна.

     В замкнутом цикле управленческой деятельности контроль взаимодействует  с другими функциями. Особенно тесное взаимодействие существует между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ - методом проведения. Контроль имеет свои объекты, субъекты, цели и задачи.

     Объектом  контроля выступают предприятия, организации. Внутри организации контролю подвергаются происходящие в них процессы или отдельные элементы системы.

     Субъектом контроля выступает контролирующее звено. Контроль осуществляют как государственные органы, так и ведомственные и частные.

     Контроль  выступает в виде фактора укрепления дисциплины и законности. При его помощи обеспечивается единство решений и их исполнение, достижение поставленных задач, а также предупреждение ошибок и недоработок.

     Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль предшествует хозяйственной операции и направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений. При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность. Благодаря ему предупреждаются и устраняются диспропорции в планировании и финансировании.

     Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего контроля. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а осуществляется он начальниками. Задача текущего контроля — оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.

     Заключительный, или последующий, контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с предусмотренными. Целью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций вскрытие недостатков и упущений в работе.

     Заключительный  контроль дает информацию для учета, если аналогичная работа повторяется в будущем. Эта же информация используется для мотивации труда.

      43. Сущность и особенности  стратегического  планирования

     1. Сущность планирования

     Планирование  – есть предопределение  будущего, построение активного образа модели желаемого и намечаемого в будущем состояния экономики при одновременном установлении путей, способов, средств и сроков достижения этих состояний и намечаемых целей.

     3. Принципы и сущность  стратегического  планирования   
 
Современный рыночный механизм планирования отталкивается от принципов демократизации, самопланирования и форм собственности.  
Принцип демократизации планирования заключается в том, что планово-управленческие решения формируются, в основном, снизу, на свободной основе при минимально необходимом уровне централизации.  
Принцип самопланирования заключаются в том, что каждый субъект хозяйственной деятельности самостоятельно разрабатывает свой план, который не нужно утверждать в вышестоящих органах.  
Принцип первичности форм собственности предусматривает то, что право планирования объектов собственности, принадлежат собственнику, который сам решает делегировать или нет эту функцию распорядительным органам, планирующим от его лица.  
Планирование должно быть основано на применении научных прогнозов, целевых программ, балансовых расчетах и методах оптимизации плановых решений для определения и выбора стратегических целей и тактических задач в области экономики и социального развития. Такое планирование предполагает сознательное использование объективных законов развития производственных отношений при определении структурных и качественных сдвигов в экономике.  
1. Концептуальная модель стратегического планирования  
 
Любая организация создается с определенной целью, и по своему характеру они разделяются на рыночные и не рыночные.  
В свою очередь, рыночные организации делятся на коммерческие и не коммерческие организации (государственные предприятия и объекты инфраструктуры).  
Целью коммерческих организаций является прибыль. Цель не коммерческих организаций, это обеспечение работы рыночного механизма.  
Общая цель стратегического планирования – конкретизировать статус фирмы и обеспечить направление и ориентиры для выработки более конкретных целей и стратегий на различных уровнях. Эти цели должны быть конкретными и измеримыми, чтобы создать базу для принятия последующих решений и оценки работ по их выполнению. Если цели превышают реальные возможности организации, то деятельность фирмы может зайти в тупик.  
Вырабатывая стратегию и осуществляя стратегическое планирование руководство фирмы должно учитывать множественность и иерархичность целей объективно существующих в рамках фирмы, для того чтобы избежать разнобоя в стратегиях и программах.  
Общая концепция путей достижения поставленных целей называется стратегией.  
Стратегия отражает общее движение к цели, направление движения, способы достижения и ресурсы, которые должны быть для этого использованы. Стратегия должна быть официально документирована, а ее выполнение подлежит строгому контролю. В соответствии с выработанной стратегией осуществляется перестройка организационной системы, ее управление, формирование планов, предание общего направления оперативным решениям. Разработанная в фирме стратегия не является единственной, возможно наличие других альтернативных стратегий, которые могут определять и другие виды деятельности. В случае наступления непредвиденной ситуации разрабатываются ситуационные планы, на основе которых в дальнейшем составляется стратегический план действий.  
Единой стратегии, готовой на все случаи жизни не существует.

2. Анализ состояния  и коэффициенты  развития стратегического  планирования  
 
Для успешного выбора стратегии необходим глубокий анализ существующих направлений в организации, ее позиции в борьбе, перспектив на будущее, а также тенденций ее развития. На основе анализа разрабатываются приоритеты в распределении ресурсов. Объектом анализа является база стратегических данных, которая представляет собой наиболее существенные характеристики внутренних и внешних условий деятельности организации и ее основных партнеров. На основе анализа формируются выводы относительно 10-15 наиболее существенных факторов влияющих на деятельность организации, выявляющие сильные и слабые стороны, а также воздействие на нее и каковы тенденции этого воздействия, тем самым рисуется достоверный портрет будущего организации.  
Анализ базы стратегических данных осуществляется по трем направлениям:  
Объективная оценка положения организации в целом. Исследование эффективности ее работы в прошлом и настоящем; жизненность организационной структуры, система управления и модель функционирования технического и технологического потенциала, предпочтение к руководству; специфика деловой моральной атмосферы и другие вопросы жизни фирмы.  
Внешнее окружение организации. Выясняется ее реальная репутация, выпускаемая продукция в глазах деловых партнеров и потребителей, исследуются тенденции рынка, реальные потенциальные потребители, определяется круг товаров и услуг, на которые имеет смысл ориентироваться.  
Выявляются помехи препятствующие развитию, несоответствие целей и средств к их достижению, возможные производственные конфликты.  
3. Выбор стратегии развития  
 
На основе имеющейся базы стратегических данных, прогнозов и допущений, фирма приступает к выбору стратегических альтернатив своего развития.  
Существует четыре вида альтернатив:  
Рост;  
Ограниченный рост;  
Сокращение;  
Сочетание трех предыдущих альтернатив в различных пропорциях.  
Стратегия роста предполагает ежегодный рост основных показателей организации, ее чаще всего применяют предприятия в динамично развивающихся отраслях народного хозяйства, с быстро меняющимися технологиями, а также предприятия, стремящиеся к диверсификации (широкому проникновению в новые сферы деятельности). Бывает, что фирмы не выдерживают быстрый и краткосрочный рост, и разоряются, поэтому большинство фирм придерживаются стратегии ограниченного роста, расширяя свою деятельность с учетом реальных возможностей достигнутого уровня и внешних усилий. Это наименее рискованный способ действия.

Стратегическое  сокращение выражается в том, что  результаты работ фирмы в планируемом  периоде предполагаются ниже чем  в предыдущем периоде. Данная стратегия применяется, когда речь идет о коренной перестройке организации. И если недальновидные руководители пытаются перестроить деятельность организации, сохраняя прежний рост, то результаты, как правило, отрицательные.  
Сокращение осуществляется разными путями:  
полная ликвидация фирмы и создание на ее месте новой;  
избавление от лишних элементов;  
сужение масштабов фирмы, ее деятельности с одновременной переориентацией (данную стратегию избирают фирмы, если дела идут плохо или необходимо сокрыть доходы).  
Сочетание трех типов стратегии практикуют фирмы, действующие одновременно в разных отраслях с весьма различными технологическими и экономическими условиями.  
Успешная реализация стратегии требует надежных обратных связей и соответствующих инструментов. Один из инструментов, это тактика, когда формы и методы действий, ориентированы на достижение ближайших целей. Ее разрабатывают на уровне среднего звена руководства, и на короткий срок. Для достижения стратегических и тактических целей руководство фирмы разрабатывает текущую политику, которая включает в себя дискриминацию при поступлении на работу, увеличение прибыли за счет завышения цен, использование низких цен для вытеснения конкурентов и т.д.  
Роль ориентира в организации целей и задач фирмы выполняют правила, которые предписывают строго регламентированные действия в определенных ситуациях, исключая свободу выбора. Правила, выполняемые в строгой последовательности, называются процедурами. Процедуры применяются в стандартных ситуациях, что позволяет экономить средства.  
Таким образом, стратегия, тактика, прогнозы, правила, процедуры и допущения представляют собой базу, на основе которой может осуществляться процесс планирования.  
 
4. Методология стратегического планирования  
 
Методология стратегического планирования опирается на четыре уровня знаний:  
Общефилософский уровень – совокупность взглядов, знаний о явлениях окружающего мира (философия, культурология, математика; теория систем; теория организации; политология);  
Общенаучный уровень – который дает понимание общих подходов, принципов, форм организации, систем (кибернетика; теория организации, теория систем и др.);  
Конкретная методология наук – образует совокупные знания об управлении в социально-экономических системах (макроэкономика; право; социология; статистика, менеджмент и др.);  
Методология, методика и технология стратегического планирования – наука о стратегическом планировании, которая наиболее приближена к практической деятельности, и призвана реализовывать достижения других наук.  
Раскрывая методологию стратегического планирования, надо ответить на вопросы:  
а) Что служит методологической базой?  
б) Каковы общие методы стратегического планирования?  
в) Какова системная модель организации и как ее интерпретировать?  
г) Каковы принципы стратегического планирования?  
Методологической базой стратегического планирования является системный и ситуационный подходы. Согласно системному подходу любую организацию следует рассматривать как систему, состоящую из определенных взаимосвязанных элементов, обеспечивающих ее жизнедеятельность, и элементов более крупной системы, функционирование и развитие которой определяется экономическими законами и закономерностями, характерными для данного типа систем.  
Для каждой конкретной организации системы более высокого порядка выступают в виде определенной среды, состоящих из хозяйственных и правительственных органов управления; рынка, отечественных и зарубежных конкурентов, средств информации и инфраструктуры.  
Стратегическое планирование организациями основывается на следующих положениях:  
Первое положение  
Организации являются сложными социально-экономическими системами, которые характеризуются рядом особенностей:  
а) Организации создаются для достижения определенных целей;  
б) Наличие определенных ресурсов и их преобразование в материальные блага;  
в) Соизмерение затрат на производство и использование товара с результатами деятельности;  
г) Сложность внутренней среды организации;  
д) Многокритериальность задач управления;  
е) Большая динамичность протекающих в системе процессов;  
ж) Необходимость управления организацией, для чего создается специальный орган управления, имеющий определенную функцию и организационную структуру. Систему утвержденных норм контроля за их соблюдением.  
Второе положение  
Организации являются открытыми системами, на которые воздействуют многочисленные факторы внешней среды. Поэтому эффективность организации, и ее стратегия, в значительной степени определяются ее адаптивными возможностями.  
Третье положение  
Стратегии организаций во многом уникальны, следовательно, универсальных решений на все случаи жизни нет, отсутствуют и стандартные наборы правил, и порядок решения стратегических задач.  
 
Методология планирования базируется на следующих принципах:  
Обоснованный и сознательный выбор целей и стратегии развития организации;