Характеристика документов по персоналу. Распоряжение
Федеральное государственное
высшего профессионального образования
«Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации»
(Финансовый университет)
Челябинский филиал Финуниверситета
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 9
по дисциплине Документальное обеспечение управления
на тему Характеристика документов по персоналу. Распоряжение
Студент Инжестойкова Татьяна Валерьевна
факультет Менеджмента и маркетинга
курс 5 группа 203527
зач. книжка № 08 МГБ 03491
Преподаватель Баштанар Ирина Михайловна
(звание, степень, фамилия, имя, отчество)
Челябинск – 2013
Содержание
1. Характеристика документов по персоналу
Распорядительная деятельность
органов управления заключается
и в том, что они занимаются
подбором и расстановкой кадров, принимают
на работу, переводят и увольняют
граждан и издают ряд документов,
необходимых гражданам при
Трудовые отношения в
К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.
Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.
Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.
Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями на вакантную должность с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции. В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. д. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ). Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с 1992 г., а с 2002 г. это требование стало обязательным. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».
При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, т. к. содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.
В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор. Обязательными условиями трудового договора являются:
– место работы (с указанием структурного подразделения) пред приятие его обособленное подразделение (филиал, представительство) или внутреннее структурное подразделение (цех, отдел, бюро и др.): Индивидуализирующими признаками при этом являются территориальное расположение и точное наименование подразделения (обособленного – в соответствии с учредительными документами; необособленного в соответствии со штатным расписанием, структурой предприятия или положениями о структурных подразделениях);
- дата начала работы. Это блок информации о том, когда работник приступает к исполнению трудовых функций. В соответствии со ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Если в трудовом договоре день начала работы не определен, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение одной недели, то трудовой договор аннулируется.
Рассматривая трудовой
договор как юридический
на неопределенный срок;
определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.
Если заключается срочный трудовой договор, то необходимо указать срок его действия и обстоятельство (причину), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.
Трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах (ст. 57, 67 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора выдается работнику под роспись. Второй экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника или в деле «Трудовые договоры с работниками». Хранить трудовой договор лучше в папке работника, что позволяет уменьшить количество обязательных папок в работе и упрощает работу по оформлению договоров на архивное хранение после увольнения работника.
Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.
Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).
Личная карточка (форма Т-2)
После подписания трудового договора на работника оформляется пакет документов.
В первую очередь заполняется личная карточка (унифицированная форма Т-2) на работников, принятых на работу, на основании приказа. Карточка формы Т-2 заводится на каждого работника, оформленного по срочному или бессрочному трудовому договору. В ней используются сведения из документов, предъявляемых работником (в соответствии со ст. 65 ТК РФ): паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. Карточка формы Т-2 содержит общие сведения о работнике, включая общий и непрерывный стаж работы; сведения о воинском учете; приеме и переводах на другую работу; аттестации; повышении квалификации; профессиональной переподготовке; поощрениях и наградах; отпусках (ежегодном, учебном, без сохранения заработной платы и др.); социальных льготах.
В карточке формы Т-2 указываются также дополнительные сведения о работнике. Последняя запись делается при увольнении работника и содержит основание, дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа. Личные карточки можно хранить только в отдельном деле. В личной карточке работник расписывается об ознакомлении со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, а также об изменении окладов и надбавок.
Есть организации, которые по специфике своей деятельности используют модификации личной карточки формы Т-2.
Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы. Ведется вместо формы Т-2, имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.
Учетная карточка
научного, научно-педагогического
Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.
В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.
Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.
В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.
Автобиография – это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.
Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.
В автобиографии обычно указывают; название документа; справочные данные о рождении и проживании работника; сведения о родителях и семье работника; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемую должность; награды и поощрения; участие в общественной работе и другие сведения; дату составления. Автобиография подписывается ее автором.
Личное дело – это сгруппированная и оформленная в соответствии с установленными требованиями совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого работающего, большинство кадровиков их оформляет.
В личное дело включаются:
- внутренняя опись документов дела;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- личный листок по учету кадров (анкета);
- автобиография;
- копия документа об образовании;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу;
- копии приказов о переводе;
- документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;
- аттестационные документы;
- копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях.
В завершение личного
дела подшивается заявление
Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изм. от 30 мая 2005 г.).
Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.
Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.
Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.
Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
При оформлении в трудовую книжку вносятся:
1) сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество, дата рождения,
образование, профессия,
2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;
3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;
4) сведения об открытиях,
изобретениях и
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.
Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.
Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.
Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.
По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.
Общие положения по ведению трудовых книжек. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка остается у работника после увольнения из организации и свидетельствует в дальнейшем перед органами по пенсионному обеспечению обо всем, что происходило с человеком за время его работы в организации.
Основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек приведены в ст. 66 ТК РФ. Кроме того, при ведении трудовых книжек руководствуются следующими нормативными правовыми актами:
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);
Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г. );
Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);
Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).
Трудовые книжки в организации заказывает служба (или работники), которая обеспечивает ее бланками. Следует учитывать, что согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и бланков вкладышей в нее ведется бухгалтерией организации.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (Пример 2. 8).
За нарушение требований,
установленных Правилами
Извлечение из Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Статья 5. 27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятисот до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для работника основной.
В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т. п. ), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.
2. Основные требования по ведению трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, для ведения трудовых книжек наряду с государственным языком Российской Федерации может использоваться и государственный язык этой республики (п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Записи дат во всех разделах трудовой книжки производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Записи производятся аккуратно, ручкой черного, синего или фиолетового цвета (п. 1. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Записи производятся без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр. » вместо «приказ», «расп. » вместо «распоряжение», «пер. » вместо «переведен» и т. п. (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1. 1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения, при этом они должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
2. Распоряжение
Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами. Такие распоряжения содержат подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и порождающие юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми органами управления, хозяйствующими субъектами независимо от организационно-правой формы, а также общественными объединениями, должностными лицами и гражданами, проживающими на данной территории.
Распоряжения, затрагивающие интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях и вступают в силу со дня их опубликования. По месту их разработки такие распоряжения хранятся постоянно.
Распоряжения —
Как правило, распоряжения имеют ограниченный срок действия и распространяются на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).
Распоряжение по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение вступает в силу с момента его подписания. Регистрация распоряжений ведется отдельно от других видов документов. Регистрационные индексы присваиваются в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.
Подлинные экземпляры распоряжений
формируются
Заключение
В ходе выполнения контрольной работы были выполнены следующие задачи:
1. Показаны особенности современной системы кадровой документации и порядка работы с документами по персоналу;
2. Отображена современная законодательная и нормативная документация, регламентирующая документирование работы с персоналом;
3. Рассмотрены виды документов службы персонала и требования к их оформлению;
4. Изучены требования к организации работы с документами по персоналу;
5. Показаны правила составления и оформления документов по управлению персоналом.
Список литературы и источников информации
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.),
- Кодекс российской федерации об административных правонарушениях" (КоАП РФ). от 30.12.2001 N 195-ФЗ. (принят ГД ФС РФ 20.12.2001).
- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225, в ред. от 6 февраля 2004 г.; далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек);
- Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 31 мая 1999 г., с изм. от 30 мая 2005 г.)
- Постановление Минтруда России от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и Примерной формы трудового договора (контракта)».
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);
- Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»;
- Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку (утвержден приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н);
- Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2002 г. № 555, в ред. от 8 августа 2003 г. );
- Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утвержден постановлением Минтруда России от 24 июня 1994 г. № 50);
- Порядок подсчета и подтверждения стажа государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет федеральных государственных служащих и определения соответствия должностей, периоды службы (работы) в которых включаются в стаж государственной службы (утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 9 декабря 2004 г. № 312).
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительно
й документации. Требования к оформлению документов. – М. : Изд-во стандартов, 2003 - Васильева, И. Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учеб. пособие / Э. В. Островский, И. Ю. Юртаев – 3 изд. – М.: Вузовский учебник, 2009.
- Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учеб. пособие / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2004.
