Характеристика и классификация управленческой документации предприятия (организации)

 

1 Характеристика и классификация управленческой документации предприятия (организации)

 

 

    1. Управленческий документ. Основные понятия

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Организационно-распорядительный документ — вид официального письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности государственных органов власти, учреждений, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в  их хранении может обернуться риском потери ценной информации, и, как следствие, негативно отразиться на деятельности предприятия. Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

Функции документа подразделяются на общие и специфические. К общим функциям относятся:

информационная (цель любого документа — сохранить зафиксированную  информацию во времени и пространстве); 

•социальная (всякий документ является выражением той или иной социальной потребности); •коммуникативная (документ всегда выступает средством коммуникации  между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами);

•культурная (документ является средством закрепления и передачи культурных традиций).  

 

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием таких носителей, как магнитные ленты, дискеты, диски и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями  организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и  закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации — это комплексы  взаимоувязанных документов, созданных  по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы  по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации (уставам), другим нормативным  документам, содержащим правила документирования.

2.3. Классификация  документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным  основаниям.

По способу  документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые); 

—изобразительные (фиксирующие  информацию посредством изображения  объекта); 

—графические (выполненные графическим способом); 

—фотодокументы; 

—фонодокументы (звуковые, зафиксированные на магнитной ленте);

 —кинодокументы (зафиксированные с помощью кино- и видеотехники); 

—документы, созданные с  помощью компьютерной техники. 

В зависимости  от источника поступления различают документы:

1)входящие (поступившие в организацию); 

2)исходящие (отправляемые из организации); 

3)внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). 

В свою очередь входящие документы включают:

- правительственные (поступающие от Президента Российской Федерации, Правительства РФ, депутатов Федерального собрания и т. д.);

- ведомственные (поступающие из министерств и ведомств Российской Федерации, региональных управлений министерств и ведомств); 

- обращения граждан (поступающие от граждан, трудовых коллективов). 

Исходящие документы могут  представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

К внутренним относятся организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения), переписка между управлениями, структурными подразделениями, информационно-аналитические, служебные записки и т. д.

По критерию гласности документы делятся на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

По характеру  изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах (например, докладных записках) содержание излагается в свободной форме; в  трафаретных структура изложения  запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные  фразы и отдельные части текста. Типовые документы составляются на основе образца (например, командировочные удостоверения, справки и др.). Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

По срокам хранения бывают документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов утверждены перечнем, составленным Росархивом.

В зависимости  от уровня юридической регламентации можно выделить:

- стандартные формы, утверждаемые Госстандартом РФ; 

—межотраслевые формы, утверждаемые Центральным статистическим управлением  РФ и другими функциональными  органами;

 —формы документов, не закрепленные юридическими нормами. 

В зависимости  от языка, на котором производится запись информации, документы делятся на следующие виды:

1)неформализованные (с традиционным литературным текстом); 

2)полуформализованные (с трафаретным текстом, анкеты); 

3)формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет). 

По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Первые включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники; создаются за пределами служебной деятельности человека. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

По стадиям  создания документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. Оригинал — синоним подлинника. Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все экземпляры оригинала (например договора) обладают одинаковой юридической силой. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста — так называемый отпуск,— подшиваемый в дело отправителя).

Копии документов по способу  получения бывают факсимильными  и свободными. Факсимильная копия (например, фото- или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т. д.). Свободная копия изготавливается на пишущем устройстве и воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику. Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

На копии документа  делается пометка «Копия». Юридическую  силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным  лицом, сопровождается подписью с указанием  должности заверившего лица, датой  заверения и печатью.

В зависимости  от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др.

Ядром документации любой  организации и объектом ее делопроизводства выступает управленческая документация.

2.4. Унификация  и стандартизация управленческих  документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится с целью сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения, которая  осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; 

—ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов,  отражающих специфику отрасли, не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку ОКТЭД, отражающих специфику отрасли. 

Организационное и методическое руководство унификацией стандартизации документов, координацию соответствующих  работ и контроль за ними осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

Система документации на государственной службе и в  организации

Совокупность  различных видов и разновидностей документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единым требованиям к  оформлению, составляет систему документации.

В управленческой деятельности и делопроизводстве органов управления используются различные системы  документации:

организационно-распорядительная; 

—плановая; 

—отчетная; 

—финансовая; 

—документация по материально-техническому обеспечению; 

—договорная; 

—документация по документационному  и информационному обеспечению  деятельности организации и т. д. 

Документы, составляющие ту или иную систему документации, в  комплексе обеспечивают документирование определенной управленческой функции  или вида деятельности.

Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности властных структур занимает система организационно-распорядительной документации. Она включает пять основных групп документов:

1) организационная документация (положения, уставы, инструкции,  правила, определяющие статус учреждения, организации, их структурные звенья и порядок работы);

2) распорядительная документация (постановления, распоряжения,  приказы по основной деятельности, указания, характеризующие деятельность учреждения);

3)справочно-информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, сводки, запросы, справки и т. д.); 

4) документация по личному составу (приказы по личному составу,  личные дела и карточки, приказы об изменениях в штатном расписании, характеристики, удостоверения и т. д.);

5)документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и коллективов. 

Организационно-распорядительные документы фиксируют решения  по административным и организационным  вопросам, вопросам управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности федеральных органов  государственной власти, органов  государственной власти субъектов  Российской Федерации, предприятий, организаций  и их объединений.

2.5. Нормативно-методическое  регулирование делопроизводства

Общее методическое руководство  постановкой делопроизводства в  Российской Федерации осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования  их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные  архивы.

В настоящее время регламентация  документирования — технология организации  документационного обеспечения  управления —ведется по трем направлениям:

1)законодательное регулирование; 

2)стандартизация; 

3)разработка нормативных и нормативно-методических документов. 

Основой гражданского законодательства в стране является Гражданский кодекс РФ. Регулируя гражданские правоотношения, он устанавливает виды и разновидности  документов, создаваемых с целью  фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения  или прекращения и др.

Наряду с Гражданским  кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией  регулируются специальными федеральными законами.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» устанавливает  правовые стандарты, обязательные для  всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, и определяет меры защиты интересов потребителей и государства.

Базовым в информационном законодательстве является закон РФ от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который содержит определения ключевых понятий в области создания документов.

Термины «документированная информация» и «документ» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная  информация (документ) определяется как  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Закон говорит, что информационные ресурсы являются объектами отношений  физических, юридических лиц, государства  и защищаются наряду с другими  ресурсами. Законом устанавливается  также правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности  на отдельные документы и массивы  документов, на документы и массивы  документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа  к ней; порядок правовой защиты информации.

Развитие отдельных положений  этого закона нашло отражение  в указах Президента РФ «Об основах  государственной политики в сфере  информатизации» от 20 января 1994 г., «Об  улучшении информационного обеспечения  населения РФ» от 12 января 1996 г.

Использование государственного языка в официальных документах регламентирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ».

Нормативными актами РФ и  субъектов РФ утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков  и оформления отдельных реквизитов документов.

Порядок изготовления и применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня, например, Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ».

Законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» установлены  степени секретности сведений, составляющих государственною тайну, определен  порядок проставления на документах грифа секретности. Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 утвержден перечень сведений конфиденциального характера.

Законом РФ от 10 января 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создана правовая основа для использования  электронных документов и электронных  цифровых подписей в различных сферах деятельности. Целью этого закона является обеспечение правовых условий  использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная  цифровая подпись в электронном  документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документов составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России и др.

Государственные стандарты на документы

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

государственные стандарты  Российской Федерации (ГОСТы); применяемые — в установленном порядке международные (региональные) стандарты предприятий; правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей, научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. —

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей  страны, объединены в единую Государственную  систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации  и кодирования государственных  стандартов.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы  документации и Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  информации:

ГОСТ 6.01-87. Единая система  классификации и кодирования  технико-экономической информации; —

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные  системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникатив —ном формате;

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание — юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования к  построению формуляра-образца; —

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система — организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. —

ГОСТ 51511-2001. Изготовление печатей  с воспроизведением Государственного герба РФ. —

Государственная система документационного обеспечения  управления

Наиболее полным межотраслевым  документом по организации документационного  обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих  единые требования к документированию управленческой деятельности и организации  работы с документами в органах  государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ —  упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение  качества документов, создание наиболее благоприятных условий для примене-ния технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

ГСДОУ охватывает все системы  документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые  средствами вычислительной техники.

Основные положения ГСДОУ  отражают вопросы документирования управленческой деятельности, организации  работы с документами, механизации  и автоматизации этой работы, организации  службы документационного обеспечения  управления.

Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения  путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным  аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ  получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти», утвержденной приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и зарегистрированной в Минюсте РФ под № 250826 декабря 2000 г.

В настоящее время сотрудниками Всероссийского института документоведения и архивного дела вносятся предложения  в ГСДОУ по организации работы с электронными документами.


3.1.Требования к оформлению  документов

Реквизит документа (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) — обязательный элемент официального документа.

Формуляр-образец — совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

Бланк документа — стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной.

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал  своему назначению, он должен быть составлен  в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они  служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и  правила оформления документов управления независимо от того, кто их подготовил — государственное предприятие  или коммерческое, каким видом  деятельности оно занимается, как  ведет делопроизводство (традиционным способом или на основе современной  информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов; —

качественное и своевременное  составление и исполнение документов; —

организацию оперативного поиска документов. —

Любой документ состоит из ряда элементов  — реквизитов (даты, текста, подписи). Расположение их на документе и правила  оформления установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3.2. Общие требования  к оформлению реквизитов документа

01 — Государственный  герб.

Изображается только в случаях, предусмотренных Федеральным конституционным  законом «О Государственном гербе  Российской Федерации», на документах министерств, ведомств, а также органов  власти: суда, прокуратуры, арбитража; органов народовластия, высших органов  управления и др.

02 — герб субъекта  Российской Федерации.

Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В  этом случае целесообразно указывать  на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

На бланках документов могут  дополнительно воспроизводиться также  утвержденные в установленном порядке  изображения (гербы) территорий или  населенных пунктов.

03 — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания).

Это символическое графическое  изображение. В качестве эмблемы, как  правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает  поиск документа, однако заменять эмблемой наименование предприятия или учреждения не допускается. Эмблему размещают  в левом поле документа, на уровне названия организации, или на верхнем  поле. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и  не изображается на документе, если у  организации отсутствует официальное  разрешение. Она не воспроизводится  также при наличии гербов на бланках  организации.

04 — код организации. 

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее  типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности  организации — автора документа. Оформляется в виде набора цифр в  левой верхней части первого  листа.

05 — основной государственный  регистрационный номер юридического  лица (ОГРН).

Проставляется в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Со вступлением в силу с 1 июля 2002 г. Федерального закона № 129-ФЗ «О государственной  регистрации юридических лиц» каждому  юридическому лицу присваивается ОГРН, который указывается во всех документах юридического лица и является его  важной индивидуальной характеристикой.

06 — идентификационный  номер налогоплательщика / код  причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Проставляется в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН — это цифровой код, свидетельствующий  о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального  предпринимателя, физического лица).

07 — код формы документа.

По Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) он должен соответствовать коду унифицированной  формы документа, содержащемуся  в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит проставляется  в верхней части документа  при составлении конкретного  вида документа, название формы которого включено в ОКУД.

Важными средствами информационного  обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, т. е. нормативные документы, в которых содержатся свод и присвоенные  коды наименования объектов, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и  содержится в унифицированных формах документов.

В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. В настоящее время разработано 37 общероссийских классификаторов. В  том числе:

Общероссийский классификатор  стандартов (ОКС); —

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД); —

Общероссийский классификатор  отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); —

ОКУД принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30декабря 1993 г. № 299.

Код унифицированной формы документа  состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Например: 0221952 — должностная инструкция; 0222152 — штатное расписание; 0276030 —  график отпусков.

08 — наименование организации.

Данный реквизит указывает наименование организации, являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

Над наименованием организации  указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все они даются в именительном падеже. Например: 

 

 

Министерство общего и профессионального  образования

Государственная академия управления

Институт информационных систем управления  

 

 

 

Если организация подведомственна  одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трех степеней подведомственности.

Если имеется двойное подчинение — министерству и местным органам  власти,— то в документе указывают  только наименование местных органов  власти.

Наименования организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации; его помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке  воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации); располагают  его ниже наименования на русском  языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают  в том случае, если они являются автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное  лицо, представляющее организацию. Сведения о конкретном авторе обязательны  на внутренних документах организации.

Наименование организации располагается  под реквизитом «Эмблема организации»

09 — справочные данные  об организации.

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут  входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер  телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, касающихся финансовых вопросов, может быть проставлен номер счета  в банке.

10 — наименование вида  документа.

Данный реквизит является одним  из важнейших, поскольку позволяет  судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и  проставляется на всех документах за исключением писем и факсов; печатается прописными буквами (например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ). Располагается в заголовочной части документа после реквизита «Наименование организации» и юридического адреса.

11 — дата документа.

Является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его  юридическую силу. Датой документа  является дата его подписания или  утверждения; для протокола —  дата проведения заседания; для планов, отчетов, правил, инструкций — дата утверждения; для актов — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой  документа считается наиболее поздняя  дата подписания.

Даты в документе оформляются  цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 2006 года следует оформлять в виде: 22.08.2006. Дату можно также оформлять  и в соответствии с международным  стандартом: 2006.08.22.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового  характера, допускается применять  словесноцифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 2006 г.

Дата проставляется в верхней  части заголовочной части документа  ниже реквизита «Наименование вида документа». В факсах, телеграммах  и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

12 — регистрационный  номер документа.

Проставляется одновременно с датой.

Регистрационный номер — это  условное обозначение документа, под  которым он введен в информационно-поисковую  систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это  обычно порядковый номер дела (с  начала года). Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела в номенклатуре, где  будет храниться копия документа  после его отправки, порядкового  номера документа. Например: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела в номенклатуре, 57 — порядковый номер отправляемого документа.

На документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные  номера проставляют через косую  черту в порядке указания авторов  на документе.

Регистрационный номер документа  помещается рядом с реквизитом «Дата».

13 — ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер  для ссылки переписываются из инициативного  письма. Оформляется следующим образом: «На № 02-13/36 от 04.09.98». Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

Ссылка размещается под реквизитами  «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

14 — место составления  или издания.

Место составления или издания  документа обязательно указывают  в том случае, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование  организации» и «Справочные данные об организации». Целесообразно его  проставление на всех документах. Место  составления или издания указывают  с учетом принятого административно-территориального деления, при этом пользуются только общепринятыми сокращениями. Например: Москва; г. Коломна Московской области; с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

В письмах этот реквизит входит в  почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите  не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град» и «-бург».

15 — адресат.

Проставляется в основном на исходящих  документах. Наличие этого реквизита  необходимо для сверки с адресом  на упаковке (входит в обязанности  технического сотрудника, который осуществляет отправку и прием документов). В случае несоответствия адреса на документе адресу на упаковке, документ возвращается отправителю.

На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документы, предназначенные  для передачи руководству (заявление, докладная или объяснительная записка) или структурному подразделению.

Максимально данный реквизит может  включать следующие составные части:

наименование учреждения, организации  или предприятия (в именительном падеже); —

наименование структурного подразделения (в именительном падеже); —

указание должности получателя (в дательном падеже); —

фамилию, инициалы (в дательном  падеже); —

почтовый адрес. —

Каждая из указанных составных  частей печатается с новой строки. Например: 

 

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н. А. Петрову 

ул. Строителей, д. 8

Москва, 117134 

 

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например: 

 

А. Н. Гуляеву 

ул. Мира, д. 11, кв. 12

г. Новосибирск, 630102 

 

Перед фамилией указываются ученая степень, звание (при их наличии). Форма  вежливого обращения в официальной  письменной речи устанавливается законодательно; при его использовании перед  фамилией сокращения типа «т.», «г-н» и  т. п. некорректны.

Если документ отправляется в несколько  однородных организаций, их указывают  обобщенно: 

 

Администрациям районов

Московской области 

 

Данный реквизит может содержать  несколько адресатов, но не более  четырех; сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по международным правилам.

Реквизит располагается в правой верхней части первого листа  документа, в пределах ограничительных  знаков углов.

16 — гриф утверждения.

Придает содержанию официального документа  нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемом документе, или посредством издания  соответствующего распорядительного  документа.

В случае утверждения документа  должностным лицом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:  

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия 

Подпись       А. Б. Сидоров

12.07.2006 

 

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать  наименование, номер и дату последнего. Например: 

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора предприятия

от 05.08.2006 № 15 

 

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Приложении 1.

17 — резолюция.

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется  в верхнем правом углу над текстом  документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие  проставляются на любом свободном  месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция  может быть оформлена на дополнительном листе формата А6.

Резолюция включает:

фамилию и инициалы исполнителя; —

содержание поручения; —

срок исполнения; —

подпись руководителя; —

дату. —

Например: 

 

Васильеву К. А.

Федосеевой Н. А.

Подготовить проект договора

с консалтинговой группой

«Термика» к 26.01.2006

Подпись

06.01.2006 

 

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное  в резолюции первым.

18 — заголовок к тексту.

Является обязательным для всех документов. Может отсутствовать  лишь на кратких документах, выполненных  на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально  коротким и точным. В нем должно отражаться крат-кое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически  согласовываться с названием  вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например: приказ — «о приеме на работу»; положение — «о бухгалтерии»; протокол — «собрания акционеров»; должностная инструкция — «менеджера по кадрам».

Заголовок располагается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». На типографских бланках для этого реквизита  устанавливаются ограничительные  знаки.

19 — отметка о контроле.

Проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» — ставится цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

20 — текст документа.

Текст составляют на русском или  национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных  языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении  их:

в федеративные органы государственной  власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; —

на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в — ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или  в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться  с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит  из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

21 — отметка о наличии  приложений.

Часть служебных документов имеет  приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте. Сведения о  наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются  в следующем порядке.

Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка  о его наличии оформляется  сокращенно: 1. 

 

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не связанные в тексте, то в 2. отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложения. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз. 

 

Если к документу прилагается  документ, имеющий приложение, то отметка  о наличии приложений оформляется  следующим образом: 3. 

 

Приложение: Договор аренды от 3.04.2006 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.  

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В случае, когда документ отправляется по нескольким адресам, а 4. приложение — не по всем, это отражается в отметке о приложении: 

 

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес. 

 

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного  документа. Например: 

 

Приложение № 1

к приказу директора АО «Квант»

от 22.09.2006 № 15 

 

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном  листе в произвольной форме опись  приложений по следующей форме: 

 

ОПИСЬ

приложений к письму №___ от_______

Наим. док-та          Кол-во листов            Кол-во экз.

1.

2.

3.

Секретарь           Личная подпись      Расшифровка подписи 

 

Опись подписывается составителем и датируется, а в сопроводительном письме делается отметка: «Приложение: по описи».

22 — подпись.

Это один из основных способов удостоверения  документов. Подпись является обязательным реквизитом. Ее проставляет лицо, которое  несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности  лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации), его личная подпись и расшифровка  подписи (инициалы и фамилия) без  кавычек и скобок. Например: 

 

Генеральный директор        Подпись      Р. Л. Ломакин  

 

В вузах, научных учреждениях, учреждениях  культуры и т. д. в должностях указываются  ученая степень, звание. Например:  

 

Зав. кафедрой «Документоведение 

и документационное обеспечение 

управления»

профессор, к. э. н.         Подпись      В. А. Кудряев  

Характеристика и классификация управленческой документации предприятия (организации)