Характеристика рабочего места секретаря

МИНОБРНАУКИ РОССИИ 

Филиал

Государственного  образовательного учреждения высшего  профессионального образования 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

в г.Железнодорожном  Московской области 
 
 
 
 

Папакина  Ирина Викторовна

ХАРАКТЕРИСТИКА  РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ 

Контрольная работа по организации секретарского обслуживания

студента 5 курса заочной формы обучения

специальность 032001.65- Документоведение и документационное обеспечение управления 
 
 
 
 
 

Железнодорожный  2011

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение …………………………………………………………………………4

1. Планировка  рабочего места секретаря………………………………………5

2. Оснащение   и оборудование рабочего места………………………………10

3. Условия труда  секретаря……………………………………………………13

4. Освещение  рабочего места……………………………………………….....15

5. Влияние микроклимата  и шумовых эффектов на рабочем  месте………...17

Заключение ………………………………………………………………….....21

Список литературы …………………………………………………………... 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Приемная  офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талант-ливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это сек-ретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

    Качество  работы приемной напрямую связано с  грамотной органи-зацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впе-чатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

    Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких  ценах на офисную площадь, высокой  техни-ческой оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

    Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу  представит фирму в невыгодном свете  перед возмож-ными ценными клиентами.

    Большое значение имеет рациональная организация  рабочего места секретаря. Для этого  вначале надо уточнить и выявить  основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и  канцелярские принадлежности. 
 
 
 

1. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 

    Рациональный  ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в  пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

    Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

    Нормальная  рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

    Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограни-чивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперек-рываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

    В вертикальной плоскости различают  пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

    Основное  требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств  и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого  необходимо соблюдать следующие  правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, посколь-ку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее доку-ментами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) сле-дует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо распо-лагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обес-печивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более корот-кими и экономными с позиций затрат времени и сил.

    Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и  возможностей использования современной  оргтехники, к его оборудованию и  оснащению является необходимым  условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения рабо-тоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

    Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудо-вого процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, пока-зателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

    Планировка  рабочего места секретаря должна обеспечить максималь-ные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требу-ющиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматри-ваемой секретарем, удобной для ее размещения.

    Большую часть рабочего времени секретарь  работает сидя, а это утомляет, поэтому  он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей  машине, чтения.

    Рабочее место секретаря - это, прежде всего  удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют  использовать универ-сальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конст-рукция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения нахо-дящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

    Его плоскость мысленно делят на два  поля. В левом кроме текущей  работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудо-вание, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими доку-ментами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными доку-ментами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с докумен-тами, которые надо подшить в дело.

    Все орудия труда размещают на плоскости  стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (нап-ример, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принад-лежности, имеющие разное назначение.

    Помимо  рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для пер-сонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

    При этом стол для ПК лучше размещать  таким образом, чтобы экран дисплея  был развернут в противоположную  от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может нахо-дится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

    А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

• конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное раз-мещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
• высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
• рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
• конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональ-ную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
• рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулиру-емый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
• поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) долж-на быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопрони-цаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
• клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
• для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необ-ходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлет-ворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обес-печивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.
• центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
• по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
• от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

    Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше  располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю  приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

    Кресло  для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше  всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно  регулировать. Это позволит секретарю  быстро переключаться от работы с  техникой к работе с документами  или с посетителями, т.е. будет  отвечать практическим задачам работы секретаря.

    Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаме-няемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми мате-риалами; личных вещей.

    Все служебные документы в процессе работы должны лежать следу-ющим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения. 

2. ОСНАЩЕНИЕ И ОБОРУДОВАНИЕ РАБОЧИХ МЕСТ 

    На  эффективность труда решающее влияние  оказывает оснащение рабо-чих мест техническими средствами для выполнения различных обязаннос-тей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

    Выделяют  следующие виды (классы) средств  труда:

• средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения докумен-тов, ручки автоматические, карандаши;
• средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляя-ющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штем-пельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
• средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода кар-тотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
• средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
• средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радио-связь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, авто-ответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
• специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

    При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управ-ленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управлен-ческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализиро-вать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преиму-щества его применения.

    В состав рабочего места секретаря  обязательно должны входить шкафы  для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться  на стене или перегородке около  рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности  последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря  хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать  его рабочее место специальным  сейфом для документов.

    Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше прост-ранства для работы.

    Желательно  оснастить рабочее место секретаря  специальным пере-говорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

    В состав рабочего места секретаря  должны входить три зоны: основ- ная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

    Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная кар-точка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посе-титель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

    Именно  поэтому специалист не рекомендуют  ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформи-руется. В то же время использование стульев и обычных столиков на коле-сиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

    В том случае, если в фирме нет  специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли  бы повесить верхнюю одежду.

    Для зрительного комфорта и общего впечатления  от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и орга-низационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

    Помимо  цветов, для оформления офиса и  его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и  другие элементы декоративного оформления.

    Рабочее место секретаря должно комплектоваться  достаточным набо-ром технических средств, канцелярских принадлежностей, средств органи-зационной технике, отвечать требованиям эргономики. 

3. УСЛОВИЯ ТРУДА 

    Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производст-венной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональ-ное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлет-воренность трудом и его эффективность.

    Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (темпера-туру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2. Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведе-ний живописи и произведений прикладного искусства;
3. Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психо-физиологиического характера, обеспечивающих условия высокоэффек-тивной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхо-ждение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов);
4. Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, нап-равленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологи-ческих барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

    Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

    Работа  по созданию благоприятных условий  труда должна носить комплексный  системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это  относится прежде всего к санитарно-гигиеническим  и эстетическим условиям труда, которые  формируются под влиянием проектируемой  техники и технологии, архитектурно-строительного  оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т.п. На этом этапе  проектируются вентиляция, кондиционирование  воздуха, освещение служебных помещений  в соответствии с санитарными  и строительными нормами.

    Не  менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий  труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему  комплексу элементов условий  труда, но особое внимание надо уделить  психофизиологическим и социально-психологическим  факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных  отношений, т.е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий  не могут быть учтены.

    Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

    Комплексный подход к обеспечению благоприятных  условий труда отражен в специальных  межотраслевых требованиях и  нормативных материалах, которые  следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих  предприятий, технологических процессов  и оборудования. 

4. ОСВЕЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА 

    Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального  освещения во время работы трудно переоценить.

    Требования  к рациональному освещению сводится к следующему: пра-вильный выбор источника света и системы освещения, создание необходи-мого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

    Наиболее  целесообразным является естественное освещение. Установ-лено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

    Если  в качестве искусственного источника  света общего назначения рекомендуют  применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы, то систему местного освещения  необходимо организовать из ламп накаливания  или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного  восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими  решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.

    Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда  недос-таточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

    Освещенность  рабочего места должна быть приспособлена  к индиви-дуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк.

    Цвет  освещения имеет психологическое  значение, поэтому при небольшой  освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные  цвета. Свет в офисе должен иметь  правильную направленность, установку  и формат «светового пятна» - это  важные факторы здоровья, уюта и  повышения результативности труда.

    Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так  нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано  с таким явлением, как адаптация  зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежать нагрузку на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1:3.

    Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче восп-ринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая скорость и точность считывания при чтении желто-зеле-ных знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.

    Старайтесь  не допускать длительной работы с  текстом на мониторе, выполненным  красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном.