Характеристика, резюме, письма
3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1. Характеристика 5
2. Рекомендательные письма 9
3. Резюме 12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 14
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ВВЕДЕНИЕ
Все реже и реже при приеме на работу работника просят написать автобиографию. От нее стали отказываться и незаслуженно называть «пережитком» прошлого, заменяя на всевозможные анкеты.
Одной из причин такого отношения является правовая «свобода» в определении документов, формируемых в личное дело: нормативно-правового акта, устанавливающего точный состав личного дела нет. Возможно, это и правильно — наличие жестких требований к перечню документов, подшиваемых в личное дело, вряд ли является целесообразным. Однако, сомнения — нужна ли автобиография, а обязательна ли она — вследствие такой неопределенности все же возникают. Информацию о том, какое место занимает автобиография в личном деле, можно получить из различных источников (например, из Межотраслевых укрепленных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием срока хранения и других). В них автобиография стоит на втором месте после заявлений работников.
Второй причиной, несомненно, является отторжение «советского» опыта и увлеченность новыми технологиями управления персоналом, где основной инструмент — анкета, в которой все «продумано и просчитано до мелочей».
Что такое автобиография? Автобиография это самостоятельное описание жизни человека. К этому определению нужно добавить еще одну составляющую — это, вольное и свободное описание. Автобиография составляется на чистом листе, где нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.) поэтому человек, не будучи связан какими — либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь.
В последние годы важным фактором в работе кадровой службы при выборе кандидата на вакантное место, помогающим принять правильное решение, стали резюме. В их наличии заинтересованы обе стороны: и работодатель и человек, претендующий на вакантную должность. Резюме позволяет работодателю получить общую информацию о соискателе и возможностях его профессионального роста; а для человека, устраивающегося на работу, это наиболее удобная форма представления своих данных
Резюме является краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность.
В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность.
1. Характеристика
Характеристика — это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности. Любой соискатель, имея грамотно составленную характеристику с предыдущего места работы и правильное резюме, может претендовать на высокооплачиваемую конкурентную вакансию.
Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.
Характеристика работника в основном состоит из следующих сведений:
1) имя, отчество и фамилия сотрудника;
2) дата рождения;
3) образование, полученное сотрудником, какие учебные заведения где и когда окончил...
В зависимости от цели составления и использования, характеристика работника подразделяется на:
внутренняя характеристика работника - предназначенная для использования внутри организации;
внешняя характеристика работника - составляемая по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации.
Характеристика сотрудника по содержанию и структуре зависит не только от субъектов ее использования (внутренних или внешних), но и от ее целей.
Грамотно составленная характеристика способствует увеличению зарплаты.
Несмотря на то, что для написания характеристики не существует формальных, официальных бланков, не нужно "изобретать велосипед"! поскольку существует определённый стандарт, придерживаясь которого, можно составить грамотную характеристику сотрудника. Также, за основу можно взять готовый образец характеристики сотрудника с места работы и использовать его в качестве примера для написания собственной характеристики.
Во первых, необходимо решить: для каких целей составляется характеристика сотрудника?
Во вторых, не стоит забывать, что характеристика сотрудника при написании имеет ряд существенных отличий от написания того же самого рекомендательного письма, для потенциального работодателя сотрудника.
Характеристика сотрудника состоит из нескольких частей:
Оценивая в характеристике качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний и навыков работника. Естественно, что в одном случае уровень знаний, опыта, навыков можно оценить как «очень хороший» или «высокий»
Как правило, в характеристике сотрудника приводится оценка работника как специалиста, оценка его профессиональной деятельности, деловых и личных качеств.
Характеристика сотрудника излагается от 3-го лица настоящего или прошедшего времени (окончил, работал, выполняет, имеет). Оформляется характеристика сотрудника на стандартных листах бумаги формата А4, подписывается, как правило, несколькими лицами, например руководителем (или заместителем) организации и руководителем службы персонала (или руководителем подразделения, в котором работает работник).
Характеристика сотрудника состоит из нескольких частей:
заголовочная часть;
анкетные данные о сотруднике;
данные о трудовой деятельности сотрудника;
оценка деловых и личных качеств сотрудника;
заключительная часть.
В заголовочной части характеристики сотрудника указывается:
название документа (ХАРАКТЕРИСТИКА),
название организации,
должность сотрудника,
фамилию, имя, отчество работника (полностью).
В анкетных данных характеристики сотрудника указывается:
фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять),
год рождения,
образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются).
Как правило, эта часть характеристики оформляется как первый абзац текста.
В данных о трудовой деятельности сотрудника указывается характеристика трудовой деятельности работника:
с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данной организации (допускается указывать, в каких организациях и на каких должностях работник работал до поступления в данную организацию),
указывается, на какие должности и в какие подразделения переводился работник, то есть дается краткая информация о его карьерном росте,
в этой же части содержится характеристика результатов трудовой деятельности работника: перечисляются наиболее значимые результаты его работы (какими работами руководил или в каких работах принимал участие, какие работы выполнил самостоятельно),
здесь же могут даваться сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии, переквалификации и др.
В качестве деловых и личных качеств сотрудника указывается оценка профессиональной компетентности работника, его деловых качеств, работоспособности, психологических и этических качеств:
Оценивая профессиональную компетентность работника, следует обратить внимание на наличие у него опыта, уровень его профессиональных знаний, знание законодательных и иных нормативных правовых документов, эрудицию, наличие интереса к зарубежному опыту, способность к самообразованию, знание собственных прав и обязанностей и др.
Деловые качества работника проявляются в его способности устанавливать и поддерживать деловые отношения с коллегами, руководством, сотрудниками других компаний; в способности осуществлять руководящие функции или вести аналитическую работу, заниматься планированием работы, осуществлять контроль за выполнением работ и др.
Работоспособность работника оценивается по тому, насколько активен он при выполнении порученных обязанностей, по умению организовывать трудовой процесс и выполнять работу качественно и в установленные сроки, по поведению в сложных ситуациях, по способности брать на себя ответственность за результаты работы, по эффективности принимаемых решений или результатов работы.
Личные качества работника проявляются в его взаимоотношениях с коллегами (доброжелательность, коммуникабельность), в уровне общей культуры работника, его психологических качествах.
В этой же части характеристики дается информация о формах поощрения работника, имеющихся у него наградах или взысканиях
Оценивая качества работника, очень важно правильно расставить акценты, по возможности точно определить уровень знаний и навыков работника. Естественно, что в одном случае уровень знаний, опыта, навыков можно оценить как «очень хороший» или «высокий» (например, имеет большой опыт, имеет высокий уровень знаний, обладает глубокими знаниями), в другом случае как «достаточный» (например, имеет достаточный опыт, имеет достаточные знания), в третьем случае как «не очень достаточный», «небольшой» (например, недостаточно хорошо знаком с вопросами…, имеет недостаточно глубокие знания…), в четвертом случае как «отсутствие знаний, опыта, навыков и т.д. (например, не имеет опыта в области…, не обладает навыками… и др.).
В заключительной части характеристики сотрудника указывается цель составления характеристики (характеристика составлена для представления в…).
Характеристика сотрудника может подписываться и одним лицом – руководителем организации, в этом случае необходимо, чтобы на экземпляре характеристики, остающемся в организации, были визы руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя службы персонала. Подписи удостоверяются печатью организации. Дата выдачи характеристики проставляется внизу, под подписями слева. Характеристика составляется в двух экземплярах: один для передачи (отправки) по назначению, второй (копия) остается в организации.
2. Рекомендательные письма
Сегодня все чаще соискатели заручаются рекомендательными письмами. Рекомендательное письмо является аналогом характеристики с места работы, которая долгое время имела широкое распространение в нашей стране.
Рекомендательное письмо – письмо, автор которого (организация или лицо) дает положительную характеристику (отзыв) о другом лице с определенной целью (устройства лица на работу, зачисления на обучение и др.).
Рекомендательное письмо всегда содержит благоприятный отзыв о деятельности соискателя. По этой причине многие специалисты считают, что рекомендательные письма весьма субъективны. Тем не менее, они играют большую роль в оценке организации как партнера для сотрудничества, а при выборе кандидата на должность помогут создать о нем общее представление.
Оформление письма:
Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке организации – последнего места работы соискателя новой должности, подписывается руководителем этой организации или его заместителем. Поскольку рекомендательное письмо адресовано не конкретному адресату, а потенциальному работодателю или партнеру, реквизит “Адресат” в большинстве случаев не оформляется. Исключение – ситуации, при которых рекомендательное письмо пишется для представления в конкретную организацию или конкретному лицу.
Поскольку рекомендательные письма нельзя отнести к разновидности сугубо деловых писем, чтобы у адресата не возникало дополнительных вопросов, допускается над текстом письма указывать его наименование: РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО.
Если рекомендательное письмо составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, не имеющим права подписывать письма на бланке организации, данное письмо составляется на листе обычной бумаги, а подлинность подписи руководителя подразделения подтверждается руководителем службы делопроизводства (секретарем организации) с обязательным проставлением печати.
Для потенциального работодателя рекомендательное письмо – это гарантия того, что кандидат на должность действительно работал в данной организации, выполнял определенный круг обязанностей и ушел из организации, оставив о себе хорошее впечатление.
Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него. Работник может предъявить этот отзыв любому потенциальному работодателю. Рекомендательное письмо не должно быть большим (один или два, максимум три абзаца). Поскольку рекомендательное письмо – индивидуальный отзыв о кандидате, нельзя говорить о жесткой структуре этого письма. Между тем сама логика подсказывает его структуру.
Структура письма:
Рекомендательное письмо может состоять из следующих разделов:
введение – в нем в сжатой форме излагаются обстоятельства знакомства автора письма с рекомендуемым им лицом или подтверждается факт работы рекомендуемого лица в компании с указанием периода работы. Например: “Романова Ольга Анатольевна в течение трех лет работала в нашей организации в должности секретаря заместителя генерального директора и находилась в моем непосредственном подчинении как руководителя секретариата”.
сведения о рекомендуемом лице: сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества. При этом следует указать, какие функции выполняло рекомендуемое лицо, каких результатов добилось, какими чертами характера или способностями обладает (особенно, если эти способности могут быть полезны работодателю в той организации, куда соискатель стремится попасть). Например: “За время работы в нашей организации Романова О.А. выполняла широкий круг обязанностей, причем не только по документационному и организационно-техническому обслуживанию заместителя генерального директора, но и по подготовке его зарубежных поездок (заказ и бронирование авиабилетов, номеров в отелях, разработка и согласование маршрутов поездок, подготовка информационных материалов для зарубежной поездки руководителя, составление и оформление деловых писем зарубежным партнерам и др.). Романова О.А. является квалифицированным и ответственным сотрудником, она коммуникабельна, легко обучаема, внимательна. Романова О.А. владеет английским языком на уровне разговорного”
заключительная часть: рекомендации, просьбы, мнения. Например, просьба ознакомиться с резюме соискателя или его краткими анкетными данными и назначить встречу для собеседования или мнение автора письма о способностях рекомендуемого лица к дальнейшему профессиональному росту и др. “Просим Вас внимательно отнестись к рассмотрению кандидатуры Романовой О.А. при решении вопроса о приеме ее на работу в вашу организацию”.
комплиментарная часть, в которой автор выражает свою признательность, может содержать контактную информацию (например, номер телефона), если у получателя письма возникнет желание уточнить какие-либо данные.
“Благодарим Вас за внимание, оказанное Ольге Анатольевне Романовой, готовы сообщить дополнительную информацию о ее профессиональных и личных качествах”.
Не следует в рекомендательном письме писать общие фразы, а если необходимо привести конкретные примеры деятельности работника, то упоминать нужно только те, которые действительно показывают, что соискатель достоин вакансии, которой добивается.
В письме желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.
Рекомендательное письмо не является обязательным документом при приеме на работу, но есть несколько сфер деятельности, где рекомендации обязательны почти без исключений: охранный бизнес, работа с детьми (няни, гувернантки и др.), уход за больными. В остальных случаях использование рекомендательных писем зависит от конкретной ситуации.
3. Резюме
Слово "резюме" пришло от французского языка, и буквально оно означает "краткий пересказ, краткое изложение, тезисы".
Резюме – это личная бизнес-карточка, краткое досье на соискателя с упором на его профессиональные навыки и опыт. Это пропуск на рынок труда и первая страница карьеры.
При трудоустройстве на работу в банк необходимо представить грамотно составленное резюме, которое наилучшим образом сможет отразить ваши профессиональные характеристики. Конечно, какого-то особенного бланка для этого нет, и чаще всего для этих целей используется стандартный типовой бланк.
В качестве образца можно взять любое широко используемое резюме другого служащего, и заполнить его, используя информацию характерную для вас и для должности, которую вы планируете занять. Однако, очень важно при этом грамотно суммировать и изложить все ваши данные, особенно касаемо вашего образования и информации о вашей предыдущей деятельности. Все это располагается в резюме в хронологическом порядке и правильной последовательности. Также немаловажно изложить цель составления резюме.
Все данные излагаются грамотно, не допускаются грамматические и синтаксические ошибки. По объему резюме не должно превышать двух листов при этом шрифт должен использоваться не меньше десятого, так как в распечатанном виде он будет плохо читаться. Необходимо выделить самые важные моменты и самые важные качества, необходимые для занятия той или иной деятельностью. Не стоит злоупотреблять ненужной информацией, так сказать лишними данными, это не только может пагубно отразиться на вашем трудоустройстве, но также создаст о вас не самое лучшее мнение у работодателя. Тем самым это не очень хорошо может повлиять на дальнейшую вашу профессиональную деятельность, и привести к дальнейшим сложностям при трудоустройстве на работу.
Важно составить резюме таким образом, чтобы после его прочтения у работодателя не возникло сомнения, что именно вы подходите для этой работы более всех других кандидатов. И выбрав на должность именно вас, он никогда не сможет пожалеть об этом.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении следует отметить что, и рекомендованное письмо и характеристика и резюме являются документами по личному составу, и каждый из этих документов имеет свои особенности. Рекомендованное письмо составляется руководителем, сведения указываются в хронологическом порядке. Характеристику же человек не может составить сам на себя. Характеристику составляет администрация и общественные организации по запросу других организаций или по инициативе работника. Составляется в двух экземплярах. Характеристика в отличии от резюме и автобиографии должна содержать завершающую фразу: «Характеристика выдана для предоставления в _______». Резюме же является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. По структуре и стилю резюме напоминает автобиографию, но в отличии от нее резюме рекомендуется составлять на одной странице и писать только ту информацию, которая может заинтересовать работодателя.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Документационное обеспечение управления: Уч пособие. – 6-е изд. [Текст]/ М.В. Кирсанова – ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение,– 364 с – (Высшее образование).-2006 Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] : учно-практическое пособие / В. И. Андреева. - Издание 2-е, переработанное и дополненное. - М.: Кнорус, 2007. - 248 с. - Гриф УМЦ "Рекомендовано".
2. Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие[Текст]/ М. И. Басаков. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2007. - 480 с. - (Справочник).
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) : Учебник для вузов [Текст]/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М. : ЮНИТИ, 2003. - 359с. - Гриф МО "Допущено".
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Образец характеристики с места работы
ХАРАКТЕРИСТИКА
______________________________
должность занимаемая работником, название организации
______________________________
Ф.И.О. работника
________________ работает в должности главного бухгалтера с "_____" года.
Образование ____________ -окончил ___________________
С "____" года приступил к работе в должности главного бухгалтера в _____________.
В "____" году получил квалификацию Профессионального бухгалтера - финансового менеджера, финансового консультанта (эксперта).
В том же году переведен на должность заместителя директора - финансового менеджера __________________ с функциями главного бухгалтера предприятия.
Участвует во всех мероприятиях _________________ по повышению квалификации.
За время его работы в _______________ на предприятии неоднократно производились проверки налоговыми и прочими органами. По результатам проверок к предприятию не предъявлялись санкции за нарушение бухгалтерского учета и отчетности.
По итогам работы неоднократно премировался. А в "____" году по решению собрания учредителей была включена в состав учредителей _____________
В связи с переходом на Новый план счетов и введением налогового учета на предприятии разработал программу учета, объединившую бухгалтерский, налоговый и управленческий учет на предприятии.
Проявил себя отличным организатором и профессиональным специалистом.
Директор (исполнительный директор)
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Пример рекомендательного письма:
| Закрытое акционерное общество |
“МЕДИА – К” | |
Комсомольский просп., д. 18, Москва, 121875. Тел. (495) 921-18-17. Тел./факс (495) 918-04-04. E-mail:[email protected] | |
ОКПО 02862795;ОГРН 1027400240654; ИНН/КПП 7703022850/778005002 | |
20.05.2008 __ № 89/01-13__ | |
На № _______ от __________ | |
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
Антонова Анна Викторовна в нашей компании работала в должности секретаря-референта, фактически совмещая функции секретаря-референта и переводчика. В ее обязанности входила подготовка информационно-аналитических материалов для руководства компании, перевод информационных материалов с английского языка на русский и с русского на английский, ведение переписки с зарубежными корреспондентами и партнерами компании. Антонова А.В. неоднократно сопровождала руководителя компании в зарубежных поездках, выполняя функции секретаря и переводчика.
Антонова А.В. является высококвалифицированным секретарем-референтом, добросовестным и инициативным работником. Благодаря ее усилиям у зарубежных партнеров сложилось благоприятное впечатление о нашей компании. Она заочно окончила курсы Международного бизнес-администрирования (MBA) Академии внешней торговли.
Уход Антоновой А.В. из нашей компании связан с тем, что, полученные знания она хотела бы реализовать в сфере внешнеторговой деятельности.
Рекомендую Антонову А.В. для работы в вашей компании, в ее лице Вы приобретете профессионального, ответственного, энергичного работника.
Будем рады ответить на ваши вопросы, тел. 921-17-17.
Зам. генерального директора Горин В.Б. Горин
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Контактные телефоны:
8-904-370-30-99
8-913-330-42-88
Резюме
Николаева Алена Юрьевна
26.10.1986г.р.
п. Малиновка, ул. Рябиновая, 26-1
Цель обращения: соискание вакантной должности аудитора.
Образование:
Новокузнецкий торгово-экономический техникум, 2007г.
Специальность: Технология продукции общественного питания.
НФИ КемГУ экономический факультет, 2011-2014гг.
Специальность: Экономика предприятий и организаций. Экономика труда.
Опыт работы:
01.07.2009г. – 15.09.2010г. - оператор-кассир, ООО «Розница К-1»
Опыт руководящей работы (в подчинении 5 человек), оприходование товара, возврат товара поставщикам, частичная инвентаризация, инкассация денежных средств, ведение отчетности.
Дополнительные сведения: Опытный пользователь ПК (word, Excel, Access, Internet, Power Point, 1C: предприятие, 1С: рарус, Домино, Кредитный брокер). Наличие водительского удостоверения категории В.
Деловые качества: высокая работоспособность, активность, пунктуальность, дисциплинированность умение работать в команде и индивидуально. Возможно обучение, гибкий график работы, командировки.
