Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Характеристика торговой фирмы

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТОРГОВОЙ ФИРМЫ «ФАНТАЗИЯ» (ИП МАЛОВА)

Полное название организации – торговая фирма «Фантазия» (ИП Малова).

Сокращенное название организации – торговая фирма «Фантазия» (ИП Малова).

Местонахождение предприятия – г. Дзержинск, Нижегородская область, ул. Клюквина, д. 10

Фирма «Фантазия» была образована в марте 2001 года.

ИП Малова имеет 6 торговых точек. Общая арендуемая площадь – 36 кв. м. Стоимость аренды 1 кв. м – 200 рублей в месяц. Основным видом деятельности является розничная торговля – реализация промышленных товаров через торговые точки, арендуемые в крупных и мелких магазинах. Фирма продает следующие виды продукции: сумки женские и мужские; кейсы дорожные; кошельки, портмоне, ремни; зонты; маникюрные и парикмахерские принадлежности.

Представлена продукция как отечественного, так и импортного производства.

Общий персонал фирмы 17 человек. Директор занимается поставкой продукции в магазины, проводит маркетинговые исследования, нанимает сотрудников и т.д.; бухгалтерия (2 человека) – ведет документацию деятельности; водитель (1), кладовщик (1) и продавцы на точках 12 человек.

Модуль I. 1. Построить модель организации как открытой системы

Открытые системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют специфические черты. Одна из них – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Внутренние переменные – ситуационные факторы внутри организации.

Основные переменные: цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели: максимальное удовлетворение потребностей потребителей со средним уровнем дохода путём реализации качественных и недорогих по стоимости изделий; усовершенствование технологического процесса продажи; развития сети розничной продажи; получение прибыли.

Структура организации. В торговой фирме «Фантазия» (ИП Малова) применяется линейная структура управления. Данная структура управления предполагает четко выраженную личную ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего предприятия.

Задачи: 1) расширение круга предлагаемых услуг и продукции; 2) постоянное обновление ассортимента; 3) установление приемлемых цен на все виды продукции; 4) поиск и внедрение новейших технологий и техники; 5) повышение квалификации сотрудников; 6) изучение потребностей потребителей.

Технологии. Фирма взаимодействует с оптовыми базами Нижнего Новгорода и Москвы. Продукцию поставляют поставщики, связи с которыми налажены. Качество поставляемых товаров подтверждено сертификатом качества, кроме того, качество товаров отмечено положительными отзывами у постоянных покупателей. В фирме используется программа «1С Предприятие 8 Управление небольшой фирмой». Программа включает в себя все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии.

Люди. В данный момент штат фирмы 17 человек. Директор, женщина, имеет высшее экономическое образование, занимается заключением сделок, ведет переговоры с поставщиками, ведет подбор кадров, отвечает за эффективность работы. Главный бухгалтер, женщина, с высшим специальным образованием, с опытом работы, ведет всю финансовую деятельность фирмы: расчет доходов, начисление и уплату налогов, распределение прибыли, расчет и выдачу зарплаты. Ей непосредственно подчиняется бухгалтер, который занимается первичным учетом. Кладовщик – женщина 35 лет со средним – специальным образованием, опыт работы 8 лет. Отвечает за организацию работы по получению и отгрузке товара со склада на торговые точки. Продавцы – консультанты в торговых точках – 12 человек: девушки 20 – 25 лет, не имеют специального образования. График работы «три к трем». Водитель – мужчина 45 лет с опытом работы.

По мере возможности руководство фирмы старается повышать квалификацию сотрудников посредствам различных курсов, семинаров и т.д.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

Внешняя среда организации.

Поставщики. Как говорилось выше, Фирма взаимодействует с оптовыми базами Нижнего Новгорода и Москвы. Продукцию поставляют поставщики, связи с которыми налажены.

Трудовые ресурсы. Поиск кадров ведется через объявления в местных газетах или по рекомендации знакомых. Большее предпочтение отдается знакомым или родственникам своих сотрудников. Преимущество в работе – это хорошие условия труда (соцпакет), уважение к персоналу, приятная обстановка в магазинах, хоть и нет большой зарплаты, желающих получить место всегда достаточно. При отборе кадров директор изучает резюме и проводит беседы.

Закон и организации государственного регулирования. Основной нормой, определяющей правовое положение гражданина-предпринимателя, является статья 23 Гражданского кодекса. С 01.01.2004 государственная регистрация ИП осуществляется в налоговых органах по месту жительства физических лиц (Закон 129−ФЗ от 08.08.2001).

2. Дать характеристику факторов внутренней и внешней среды организации

Внутренняя среда включает: кадры, организацию, производство, маркетинг, финансы

Фирма занимается реализацией непродовольственных товаров. Продукцию поставляют поставщики, связи с которыми налажены. Свою продукцию фирма ориентирует на потребителей с разным доход, вкусом, и разного возраста. Это позволяет уменьшить время и затраты с выбором нужного сегмента рынка и ассортимента товаров.

Для продолжения своей деятельности предприятие иногда проводит маркетинговые исследования и разрабатывает стратегии достижения поставленных целей. Этими вопросами занимается директор. Прибыль от реализации товаров, идет на погашение задолженностей.

Фактический объем продаж кожгалантереи меньше вложенных средств. Руководством фирмы «Фантазия» (ИП Малова) сформулированы следующие основные цели:

1. Увеличить в течение 3 лет выручку ежегодно на 50%;

2. Проводить ежегодные маркетинговые исследования потребностей в новых видах продукции;

3. Повысить квалификацию всех работников, связанных с оказанием услуг и работой с клиентами.

Руководство организацией имеют высшее образование. Возраст коллектива – от 25 до 45 лет. Это наиболее продуктивный возраст для работников различных сфер деятельности.

В фирме нет праздников, вечеров, где проводились бы какие-нибудь мероприятия. Коллектив не чувствует себя единой командой, т.к. продавцы работают в разных магазинах. Они не заинтересованы в росте продаж на других точках, что тормозит обороты всей фирмы.

Оценка и анализ внешних факторов, влияющих на состояние фирмы. Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация можно выделить в 7 областей. Этими областями (факторами) являются экономика, политика, рынок, конкуренция, технология, социальное поведение и международное положение.

Основные внешние факторы, влияющие на состояние фирмы:

Экономические факторы.

Инфляция – несмотря на существенное снижение темпа инфляции за последние годы, все же наблюдается небольшой рост цен. Так как 50% реализуемой продукции импортного производства, это важный критерий, который нужно постоянно отслеживать.

Налоговая ставка. В 2003 году изменилось налогообложение фирм, которые находятся на ЕНВД. Расчеты по налогу производятся от занимаемой торговой площади, а не от валового оборота, фиксируемого кассой. А так как у фирмы товар достаточно громоздкий, занимаемая площадь большая, то исчисляемый налог увеличился почти в 2 раза. Это сказалось негативно на доходах фирмы.
Таможенные тарифы. Поскольку фирма приобретает товар у иностранных партнеров, то таможенные тарифы оказывают непосредственное влияние на цену продукции и в конечном итоге на прибыль. В связи с этим данный фактор можно рассматривать как негативный, что заставит искать альтернативных поставщиков в России.
Курс иностранной валюты также сказывается на деятельности фирмы.

Политические факторы. Внутренний рынок и деятельность организации постоянно находятся под влиянием политических событий и решений, и руководство организации должно следить за принимаемыми решениями и законами не только федерального правительства, но и местных органов власти, на территории которых функционирует фирма.

Рыночные факторы. Изменчивая рыночная внешняя среда представляет собой область постоянного беспокойства для организации. В анализ рыночной внешней среды входят следующие факторы, которые могут оказывать непосредственное воздействие на успехи и провалы организации.

Уровень конкуренции в отрасли. В настоящее время появилось большое количество точек, занимающихся продажей кожгалантерейной продукции. Большую конкуренцию составляют городские рынки, где цена на товар может снижаться, по договоренности с покупателем. Очень трудно удерживать ценовую конкуренцию т.к. у фирмы большие издержки и держаться позволяет ей широкий ассортимент и большой выбор представленной продукции, чему торговые палатки на рынках явно уступают.

Изменение доходов потребителей. Фирма в основном ориентируется в продаже своей продукции на потребителей со средним и низким уровнями дохода.
Демографические факторы. Изменение возрастной структуры общества, в которой наибольший удельный вес занимают люди пенсионного и предпенсионного возраста, имеющих низкие доходы, приводит также к сокращению реализуемой продукции.

Технологические факторы. Нужно следить за модой, обновлять ассортимент.

Конкуренты. На сегодняшний день рынок подобных видов продукции и услуг уже сформирован, насыщен.

Модуль II. Проанализировать организационно-правовую форму организации

Торговая фирма «Фантазия» (ИП Малова) создана в соответствии со ст. 23 Гражданского кодекса РФ, которая гласит, что гражданин вправе заниматься предпринимательской деятельностью без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. К предпринимательской деятельности граждан, осуществляемой без образования юридического лица, применяются правила ГК РФ, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями.

Процесс получения статуса индивидуального предпринимателя у Маловой О.А. происходил в несколько этапов:

- самостоятельная объективная оценка своих личностных качеств и способностей, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности;

- получение высшего образования по специальности «Экономика и менеджмент», а также изучение законодательных и нормативных актов, регулирующих предпринимательскую деятельность;

- определение сферы своей предпринимательской деятельности с учетом профессионального опыта, наличия финансовых и материально - технических ресурсов, а также, рассчитывая на помощь родственников, которые уже 5 лет занимаются предпринимательской деятельностью в сфере торговли;

- определение возможности аренды помещения;

- составления в упрощенной форме бизнес – плана своей деятельности;

- определение территории, по которой будет осуществляться предпринимательская деятельность;

-предварительный (до государственной регистрации) отбор наемных работников.

Регистрация происходит по месту жительства предпринимателя.

При регистрации фирмы уплачивается регистрационный сбор не превышающий МРОТ. В свидетельстве о регистрации указаны виды деятельности, которыми может заниматься предприниматель. Он несет ответственность по обязательствам всем своим имуществом. Для регистрации предприниматель предъявляет следующие документы:

1. Заявление

2. Паспорт

3. Фотографии (2 шт. 3х4)

4. Квитанции об уплате регистрационного сбора

В свидетельстве указывают:

1. Ф. И. О.

2. Паспортные данные

3. Место жительство

4. Вид деятельности

После регистрации предприниматель встает на учет в налоговой инспекции, а также в пенсионном фонде, в фонде обязательного медицинского страхования, а использующий наемный труд, как ИП Малова, - в фонде социального страхования. В налоговой инспекции предпринимателю присваивают ИНН.

Дееспособное физическое лицо получает статус ИП после государственной регистрации и внесения сведений в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИН).

Выбор миссии является первым и самым ответственным решением в деятельности организации, поскольку миссия служит ориентиром для всех последующих этапов планирования и одновременно накладывает определенные ограничения на направления деятельности организации при анализе альтернатив развития.

Модуль III. Анализ организационной структуры управления в торговой фирме «Фантазия» (ИП Малова)

В торговой фирме «Фантазия» (ИП Малова) применяется линейная структура управления (Рис.1).

Рис. 1 Организационная структура управления торговой фирмы «Фантазия» (ИП Малова)

Линейная организационная структура управления - это наиболее распространенный тип иерархической (бюрократической) структуры.

Многоуровневая иерархическая система управления, в которой вышестоящий руководитель осуществляет единоличное руководство подчиненными ему нижестоящими руководителями, а нижестоящие руководители подчиняются только одному лицу - своему непосредственному вышестоящему руководителю. По такому принципу формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию до самого низа.

Преимущества линейной структуры управления:

четкая система взаимных связей функций и подразделений;
четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
ясно выраженная ответственность;
быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.
согласованность действий исполнителей;
оперативность в принятии решений;
простота организационных форм и четкость взаимосвязей;
минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции;

Недостатки линейной структуры управления

Отмечаемые недостатки	Причины недостатков	Пути устранения недостатков
Отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;	Вопрос стратегического планирования –в первую очередь вопрос руководителя	Подготовка или замена руководителя. Введение дополнительной штатной единицы, переход к линейно-штабной структуре
В работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими; Перегрузка управленцев верхнего уровня;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим уровням. Вопросы в пределах их компетенции они должны решать самостоятельно.	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей и делегирование им соответствующих полномочий. Введение штатной единицы помощника, на которого возложить рутинные работы.
Тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;	Отсутствие горизонтальных связей	Введение процессного подхода, налаживание горизонтальных связей
Малая гибкость и приспособляемость к изменению ситуации;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим уровням. Они должны приспосабливаться к изменениям, не дожидаясь команды сверху	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей и делегирование им соответствующих полномочий.
Критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом - разные	Это не недостаток, это само собой разумеющееся	Разработать критерии эффективности и качества подразделений и системы мотивации ориентированной не только на результаты конкретного подразделения, но и предприятия в целом.
Тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности	Исключение из оценок экономических факторов, замена их субъективными	Введение экономических оценок, введение системы бюджетирования
Большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими продукцию, и лицом, принимающим решение;	Недостаточное делегирование полномочий нижестоящим уровням. Высшие руководители и не должен принимать решения по вопросам, непосредственно касающихся лиц, выпускающих продукцию.	Определение зоны компетенции нижестоящих руководителей и делегирование им соответствующих полномочий.
Повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.	Это не недостаток, это аксиома	Правильный подбор кадров, в первую очередь первого лица предприятия и топ менеджеров.

Таким образом, отмечаемые недостатки лежат не в плоскости конкретной линейной организационной структуры управления, а в плоскости организации работ предприятия, и могут быть устранены заменой части бюрократических элементов на экономические.

Вывод: может широко использоваться и в современных условиях, но требует применения современных методов организации работы предприятия в целом.

Линейная структура управления проста, ее легко понять. Ясно очерченные права и обязанности всех ее участников создают условия для оперативного принятия решений.

По мере роста фирмы, усложнения технологии, расширения номенклатуры выпускаемых изделий возникает необходимость в создании в структуре предприятия дополнительных функциональных подразделений, решающих общие и функциональные задачи.

Модуль IV. Охарактеризовать один любой закон организации на конкретном примере

Закон информированности - упорядоченности

Закон информированности - упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей.

Достоверность информации — необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией.

В потоке информации, используемой данной организацией выделяют два направления: информационный обмен с окружающей средой и коммуникации внутри организации.

В информационном обмене системы с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: входная информация и выходная.

Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества.

Главной задачей управленческого звена организации (директор, главный бухгалтер) является анализ структуры рынка и маркетинговый анализ, так как основная цель организации - коммерческая идея. Ее реализация рассматривается с позиции удовлетворения запросов потребителя, поэтому обработку поступающей в систему маркетинговой информации осуществляют в следующей последовательности: определение потребностей рынка; выявление товаров и услуг, способных удовлетворить потребности рынка; сбор и анализ информации о конкурентах, оценка конкурентоспособности отобранных для реализации товаров и услуг; оценка потребительских качеств и доходности выявленного набора товаров и услуг; поиск надежных поставщиков; оценка возможности удовлетворения спроса путем продажи товаров и услуг в рамках реализации коммерческой идеи торгового предприятия; организация рекламы и другие мероприятия, способствующие повышению спроса на предлагаемый товар или услуги.

Что касается получения необходимой юридической информации о деятельности государственных органов, то для этой цели используют централизованные юридические базы данных, которые содержат всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций. Наиболее распространенными базами данных указанного типа в настоящее время являются «Гарант» и «Консультант +».

В части отслеживания социально-экономического состояния общества приходится также считаться и с «капризами моды», которая, несомненно, во многом определяет потребительский спрос.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность — это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Директор фирмы использует следующие каналы: городское радио; телевидение; газеты «Горожане»; «Дзержинское время», «Эконом- инфо» и др.

Основными источниками объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются, безусловно, документы и материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности, при составлении которых должны выполняться все требования соответствующих государственных стандартов.

Распространению выходной информации способствует двусторонний информационный обмен с партнерами и клиентами, возникающий в процессе переговоров.

В рамках действия закона информированности и упорядоченности рассмотрим информационные потоки и связи внутри организации, которые реализуются в соответствии с иерархической структурой.

В связи с этим выделяют восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е. потоки информации с нижних уровней системы на верхние и наоборот. Обмен информацией между отдельными подразделениями одного уровня иерархической структуры относится к типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует информационный обмен между неформальными группами и межличностные коммуникационные связи.

В исследуемой организации нет должности секретаря-делопроизводителя, эти обязанности выполняет руководитель. На каждого сотрудника разработана должностная инструкция, которая доводится до сведения персонала под роспись.

В фирме разрабатываются бюджеты для каждого магазина в отдельности, в которых определяются предельные значения затрат различных ресурсов, которые не позволяют допустить перерасход этих ресурсов.

Текущий контроль (обратная связь) осуществляется в ходе выполнения работ. Для такого контроля деятельности магазинов используется компьютерная программа, позволяющая осуществить учет материальных средств, прослеживать объем продаж по каждому магазину и по каждому товару. Данные касс поступают на компьютер бухгалтера, а затем используются им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок ходового товара. Каждый понедельник бухгалтер собирает информацию о фактических результатах каждого магазина, и составляет отчет, в котором указаны основные показатели, их фактическое и плановое значения. Данный отчет позволяет руководителю оценить общее состояние дел на фирме и если необходимо, то принять корректирующее решение в случае серьезного отклонения фактических показателей от плановых.

Процедура заключительного контроля позволяет директору оценить, насколько реалистичны составленные планы, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

Умение правильно организовать информационный обмен и обеспечить использование высококачественной информации в значительной мере определяют эффективность работы системы управления и организации в целом. Эта задача может быть успешно решена только в результате анализа действия всех информационных потоков как внутри, так и вне организации.