Хранение документов кадровой службы

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

1. Документирование  кадровой деятельности…………………………………………...………………..………….5

1.1. Оформление кадровых документов……………………………………..…..6

1.2  Оформление пенсии…………………………………………………………..13

1.3 Оформление документов  при увольнении………………………………….15

2. Хранение документов кадровой службы…………………………………….17

Заключение………………………………………………………………………...20

Источники………………………………………………………………………….21

Введение

     Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий  уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня  особо актуальное звучание. Для российского  бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с  задачами сегодняшней экономики  не имели, а стереотип отношения  в значительной степени у людей  остался.

     В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе.

     Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

     Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно  совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

     Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

     Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия  и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения эффективности  управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

1. Документирование  кадровой деятельности.

     Деятельность  кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и  отраслевых стандартов, постановлений  и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств  и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации  и т.д.

     Кадровая  документация (документация по личному  составу) организации имеет большое  значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и  при архивном (в архиве самой организации  или в государственном архиве) хранении она является первоисточником  информации о трудовом стаже граждан  и в связи с этим непосредственно  связана с обеспечением их конституционных  прав.

     Кадровая  документация относится к категории  документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов  документов по личному составу установлены  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России.

1.1 Оформление кадровых документов

Оформление  документов при приеме на работу 

     Работник должен предоставить следующие документы: заявление о приеме на работу с подписью директора, паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету, документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы, медицинскую справку, СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица).

     На  основании этих документов оформляется  приказ о приеме работника с которым  он знакомится под роспись. В приказе  указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит  работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается  при приеме), а также условия  приема на работу, характер предстоящей  работы, оплата труда. Далее заполняется  личная карточка работника.

     Трудовой  договор, заключенный в письменной форме – это акт индивидуально-договорного  характера, который должен отражать условия труда работника и  обязательства сторон, предусмотренные  законодательством, коллективным договором, соглашениями.

     Согласно  Трудового кодекса Российской Федерации  трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать  работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие  в организации правила внутреннего  трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника, наименование работодателя, наименование организации, место работы, дата начала работы, наименование профессии в соответствии со штатным расписанием или конкретная трудовая функция, права и обязанности работника, характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях, режим труда и отдыха, условия оплаты труда, виды и условия социального страхования.

     Трудовой  договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как  подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью  организации. Один экземпляр хранится в организации, а второй – у  работника.

     Трудовой  договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в  установленный договором срок без  уважительной причины в течение  недели.

     После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего  трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

     При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о  нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к  ним соответствующего работника  отсутствует.

     Содержащиеся  в личном деле данные нередко носят  конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни  и деятельности работника, посредством  которых возможно идентифицировать его личность.

     Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем  с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику  материальный ущерб и моральный  вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового  закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

Оформление  документов при переводе работника

     Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

     Согласно  законодательству допускается три  вида перевода: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

     Все изменения трудового договора допускаются  только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о  переводе, после ознакомления со всеми  условиями той работы, на которую  конкретно предполагается перевод  работника.

     Перевод в другое структурное подразделение  оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании  приказа менеджером по персоналу  делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

     Оформление  перевода работника на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке:

     работник, давший согласие на перевод или возбудивший  ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного  руководителя с изложением мотивов  перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

     его непосредственный руководитель рассматривает  заявление, и при согласии на перевод  отдел кадров оформляет соответствующие  документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление  работника, характеристику;

     руководитель  принимающего предприятия после  получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и  дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

     при получении согласия на перевод прежний  руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Оформление  отпусков

     Оформление  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска

     Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться  работнику в соответствии с утвержденным руководителем графиком отпусков. Его  соблюдение обязательно как для  работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета  отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику».

     Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном  падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность  или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе  о приеме работника, а если он был  переведен, то в изменении к трудовому  договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует использовать личную карточку работника.

     Затем проставляется начальная и последняя  дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.

     Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных  ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в  унифицированной форме Т-6. Поскольку  ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска составляет 28 календарных  дней, заполнение пункта А не вызывает у менеджер по персоналу вопросов.

     Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных  дней (ст.125 ТК РФ).

     Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие  праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных  дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Несмотря на то, что при  составлении графика отпусков учитываются  не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении  отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность  перенесения отпуска предусмотрена  самой унифицированной формой графика  отпусков.

     Информация  о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа – основания для  изменения отпускного периода. Как  правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).

     Принятое  работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении  работника. При этом оговаривается  дата предполагаемого отпуска, которая  вносится в графу 9 графика отпусков.

     Таким образом, график, составляемый не позднее  чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости  в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение  года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном  ежегодном оплачиваемом отпуске.

     Необходимо  отметить, что перенесение отпуска  может быть вызвано не только личными  обстоятельствами работника. Как указано  в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится  на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время  этого отпуска, либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска  работнику в текущем рабочем  году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника  перенесение отпуска на следующий  рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев  после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Задачи  отдела кадров при  оформлении документов по воинскому учету  и бронированию граждан:

     1. Внесение в личные карточки  граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву  на военную службу данных об  изменении семейного положения,  состава семьи, адреса места  жительства, образования, специальности  и должности. Контроль за сообщением  гражданами этих изменений в  учетный орган по месту состояния  на воинском учете. 

     2. Представление сведений в военный  комиссариат о гражданах, пребывающих  в запасе, и гражданах, подлежащих  призыву на военную службу, заявивших  об изменении состояния здоровья.

     3. Сверка данных учета личных  карточек с данными военных  билетов (удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу и отметка об этом на лицевой стороне карточки.

     4. Представление в военный комиссариат  личных карточек на граждан,  пребывающих в запасе, и граждан,  подлежащих призыву на военную  службу для сверки их с учетными  данными военного комиссариата.

     6. Представление в военные комиссариаты  именных списков на юношей, подлежащих  приписке к призывным участкам. Производить соответствующие отметки  в личных карточках (раздел 2, воинский  учет) лиц, достигших предельного  возраста пребывания в запасе.

     7. Представлять в военные комиссариаты  сведения о принятых и уволенных  гражданах, пребывающих в запасе, и гражданах подлежащих призыву  на военную службу и происшедших  изменениях в учетных данных.

     8. Оформление удостоверений и извещений  об отсрочках от призыва по  мобилизации и в военное время  на граждан, пребывающих в запасе  и подлежащих бронированию.

     9. Высылка извещений о зачислении  граждан на специальный воинский  учет в военные комиссариаты, где эти граждане состоят на  воинском учете. 

     10. Сообщение в военный комиссариаты  по месту состояния на воинском  учете граждан, о всех внесенных  изменениях и исправления в  удостоверениях об отсрочке от  призыва по мобилизации и в  военное время. 

     11. Сообщения в военкоматы по  месту состояния на воинском  учете граждан, в случае аннулирования  отсрочек от призыва по мобилизации  и в военное время. 

     12. Представление в военкомат по  месту нахождения предприятия  удостоверений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в  военное время для внесения  исправлений при перемещении  граждан внутри предприятия на  другие должности при изменении  раздела и пункта перечня (изменения  производственной квалификации, военно-учетных  признаков, дающих право на  бронирование)

     13. Представление в военный комиссариат  для уничтожения и списания  с лицевого счета испорченных  бланков специального учета и  удостоверений об отсрочке от  призыва на граждан, утративших  право на отсрочку.

     14. Представление отчет о наличии  работающих и забронированных  граждан.

     15. Представлять сведения в военкомат  о ходе реализации нужд и  запросов воинов-интернационалистов. Чернобыльцев, работающих на данном  предприятии. Менеджер по персоналу  является ответственным за ведение  военного учета и бронирования  работников организации, и поэтому  на него составляется должностная  инструкция.

     Под воинским учетом понимается государственная  система учета и анализа имеющихся  в стране призывных и мобилизационных  ресурсов. Функционирование системы  воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством  внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.

     Воинский  учет должен осуществляться постоянно  и охватывать все категории граждан, подлежащих воинскому учету.

1.2 Оформление пенсии

     Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

     Данная  статья предусматривает два условия, при выполнении которых возникает  право на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного  возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет  для женщин. Второе условие –  наличие определенной продолжительности  страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется  по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.

     Следует отметить, что названные условия  должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая  продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает. Размер страховой  части трудовой пенсии по старости определяется по формуле:

     где СЧ – страховая часть трудовой пенсии по старости;

     ПК  – сумма расчетного пенсионного  капитала застрахованного лица, учтенного  по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается страховая  часть трудовой пенсии по старости;

     Т – количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости, применяемого для расчета  страховой части указанной пенсии, составляющего 19 лет (228 месяцев). Для  лиц, которые не имеют требуемой  ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности  страхового стажа, а также для  лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством  предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным  законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном  пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

     Однако  социальная пенсия таким лицам назначается  только по достижении возраста 65 лет  мужчинами и 60 лет женщинами.

     Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом о трудовых пенсиях, несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных  пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г. В начале каждого года на всех рабочих, которые в следующем году достигают пенсионного возраста, составляется специальный список по форме. Список составляется менеджером по персоналу. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях. Государственные пенсии назначаются: по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, за выслугу лет, работу в районах Крайнего Севера.

     Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие документы  работника: заявление об установлении пенсии, копия трудовой книжки, паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, копия свидетельства о рождении ребенка, свидетельство о заключении брака, справка о з/п, копия военного билета, пенсионное удостоверение, фото 3х4.

     В отдел назначения пенсии вышеперечисленные  документы можно предоставить не раньше, чем за месяц до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет – женщинам, 60 лет – мужчинам. После того, как все документы собраны, менеджер по персоналу передает их в отдел назначения пенсии.

     Если  работник выведен на группу инвалидности, он обязательно должен явиться в  отдел кадров со справкой ВТЭК для  оформления пенсии. Родственники умершего кормильца должны явиться в отдел  кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня  поступления заявления о назначении пенсии подготовить необходимые  документы: предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки), справка о заработной плате.

     К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца должны быть приложены документы: свидетельство  о смерти или документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца, свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия, справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения члена семьи с умершим или пропавшим без вести кормильцем, документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца, справка о заработной плате кормильца.

     Основным  документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка. Помимо трудовой книжки подтверждение  о стаже принимаются справки  о стаже работы.

1.3 Оформление документов при увольнении

     Заявление об увольнение работник пишет за две  недели до предполагаемого срока  увольнения с работы. В заявлении  указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (Приложение №13). В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

     На  основании оформляемого приказа  делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

     На  основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и  причина увольнения, дата и номер  приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.