Хранение документов в электронной форме. 2
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ
Факультет документных коммуникаций
Кафедра информатики и документоведения
Контрольная работа по предмету:
«Компьютерные информационные технологии в ДОУ»
на тему: Хранение документов в электронной форме.
Выполнила:
студентка 5 курса ФДК
заочного отделения, специальности
032001 «Документоведение и ДОУ»
План:
1. Преимущества хранения документов в электронной форме. Общие принципы хранения электронных документов.
2. Технология сканирования документов. Программные средства для оптического распознания текста (на примере FINE READER).
3. Проблемы создания электронного архива.
Преимущества хранения документов в электронной форме. Общие принципы хранения электронных документов.
Термин «Электронный документ» появился приблизительно в начале 1990-х гг., но в отечественном документоведении он начал активно использоваться лишь в конце 1990-х гг. Следует отметить, что электронный документ является машиночитаемым, но далеко не каждый машиночитаемый документ является электронным. Развитие компьютерных технологий сделало в 1990-х годах термин «машиночитаемый документ» и его основную характеристику - пригодность для машинного считывания - нежизнеспособными: в современных условиях информацию можно считывать с помощью машины с любого бумажного документа. Появилась потребность в новом понятии, относящемся к документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде. Таковым стало понятие «электронный документ».
Особенность электронных документов состоит в том, что их информация представлена в электронно-цифровом виде и, как следствие, может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств. Тем не менее, электронные документы выполняют те же функции и обладают той же значимостью, что и традиционные документы.
Согласно данному закону, к электронному документу предъявляются следующие требования:
- он должен создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
- иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизиты, позволяющие её идентифицировать;
- быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.
В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравниваться к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные документы в ряд других технотронных документов и делая акцент на родовом понятии - документ.
Однако электронные документы, в отличие от традиционных документов, является не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.
Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе . Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.)
Основное преимущество электронного документооборота - повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор - внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот и значительно упростить работу с документами.
Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:
· средства для создания и обработки информации в электронной форме;
· средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
· система передачи данных между пользователями;
· средства для получения твердой копии архивных данных;
· собственно программное
обеспечение автоматизации
Принципы архивного хранения электронных документов.
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.
Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).
Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.
В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.
Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.
Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:
- устойчивого электропитания;
- резервного копирования;
- антивирусной защиты;
- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель .
Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.
Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения .
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet). База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации .
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск - эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости . Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
Все большую актуальность приобретают проблемы развития и использования в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем проблему правового обеспечения общественных отношений в сфере электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и электронной цифровой подписи.
Нормативно-методические указания стандартизируют работу в области управления документацией и при этом позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.
В настоящий момент законодательством большинства государств электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, считается юридически равноправным документу на бумажном носителе.
Технология сканирования документов. Программные средства для оптического распознания текста ( на примере FINE READER).
Сканирование документов сегодня все больше заменяет ввод документов с клавиатуры. Сканер вводит в компьютер графическое изображение документа, а соответствующее программное обеспечение, полученное изображение отправляет как факс, преобразовывает в текст, который будет введен в систему электронного делопроизводства, а если текст на иностранном языке, то и переведен. Выбор сканера определяется характером и количеством документов, которые будут сканироваться в службе кадров. Интенсивная компьютеризация офисов не привела к снижению объемов информации, обрабатываемой в бумажном виде. Наоборот, простота изготовления неограниченного числа копий на современном легкодоступном копировальном оборудовании, возможность профессиональной печати на персональных и сетевых принтерах, интенсивная почтовая и факс-переписка привели к резкому увеличению потребления бумаги для деловых нужд. Вопреки распространенному мнению о наступлении эры безбумажной информатизации, аппараты для перевода электронной информации в бумажную форму (принтеры) и размножения информации на бумаге (копиры) пока значительно более распространены, чем сканеры, выполняющие обратный переход от бумажного документа к электронному. Так в бюллетене “Мобиле” список предложения по принтерам и копирам включает более 2700 позиций, а по сканерам - 450. При этом подавляющее большинство аппаратов для вывода на бумагу делает это со скоростью 4-8 и более страниц в минуту, а среди сканеров заметную часть составляют ручные модели, для которых скорость ввода зависит от ловкости рук и при наличии такой ловкости составит не более 0,5 страницы А4 в минуту. Таким образом, существенной составляющей информационного взрыва является бумажный потоп.
Неудобства использования бумаги в качестве носителя информации широко известны. Занимающие дорогую полезную площадь (характерные для офисного пейзажа галереи шкафов и столы, заваленные бумагами), непрочные и физически уязвимые бумажные документы к тому же совершенно неконкурентоспособны по скорости доступа к необходимой информации.
По данным компании Xerox до 60% времени сотрудников в организациях расходуется на поиск необходимых бумаг.
Быстродействующие процессоры и жесткие диски абсолютно беспомощны при необходимости найти в шкафу или на рабочем столе конкретную бумагу. Обойтись без бумаг нельзя, на то есть множество юридических, психологических и организационных причин. На помощь приходят сканеры. До недавнего времени эти устройства использовались преимущественно для оформительских работ и облегчения работы машинисток при вводе в компьютер текстов. В настоящее время информационная промышленность переживает эпоху переоценки ценности сканеров, как устройств для переработки информации в промышленных масштабах. Бумажные документы, проходя сканирование, превращаются в электронные копии - файлы или объекты баз данных и при работе с ними владелец информации получает все преимущества электронной обработки данных. Электронные копии оригинальных документов при хранении занимают намного меньше места, не теряются, не портятся и могут быть мгновенно найдены по запросу с любого рабочего места, подключенного к локальной сети (или теперь уже к сети Internet). При необходимости, весь отсканированный документ или прицельно выбранные области документа (содержащие номера, даты, фамилии или, например, идентифицирующие штрих коды) переводятся в символьный вид с помощью средств оптического распознавания (OCR) и символьный эквивалент информации, записанной или отпечатанной на бумаге, включается в индекс, позволяющий быстро найти нужный документ.
В практической деятельности часто встречаются ситуации, когда необходимо перевести в электронный вид документ, напечатанный на бумаге. В этом случае можно просто набрать документ на компьютере, что довольно трудно, либо воспользоваться сканером — устройством, специально предназначенным для перевода документов в электронный вид. Для организации сканирования изображения помимо непосредственно сканера требуется одна из специальных программ систем оптического распознавания текста.
Поскольку потребность в распознавании текста отсканированных документов достаточно велика, неудивительно, что имеется значительное число программ, предназначенных для этой цели. Так как разные научные методы распознавания текста развивались независимо друг от друга, многие из этих программ используют совершенно разные алгоритмы.
Эти алгоритмы могут давать разные результаты на разных документах. Например, упоминавшиеся выше системы OCR способны распознавать только стандартный специально подготовленный шрифт и дают на этом шрифте наилучшие результаты, которые не может превзойти ни одна из более универсальных программ.
Современные алгоритмы
Нас, прежде всего, интересуют программы, способные распознавать текст, напечатанный на русском языке. Такие программы выпускаются отечественными производителями. Наиболее широко известны и распространены программы Fine Reader и CuneiForm.
Одной из популярных
программ оптического распознав
FineReader — омнифонтовая
система оптического
Программа ABBYY FineReader - один из немногих качественных пакетов для распознавания текстов (OCR) и практически единственный, действительно хорошо поддерживающий кириллицу. Каждая новая версии данной утилиты всегда демонстрировала более качественное и быстрое распознавание текстовых документов с несложными таблицами.
Проблемы создания электронного архива.
Первые системы автоматизации федеральных и промышленных архивов появились за рубежом около пяти лет назад. В России о проектах русифицированных технологий электронного архивирования робко заговорили только в конце 1995 года. Поэтому целесообразно определить основные понятия электронного архива.
Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.
Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.
Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
Основные преимущества электронных архивов:
· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
· реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Электронные архивы позволяют:
· снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
· значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
· снизить объём копировальных
работ благодаря доступу к
электронным образам
· значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
· контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.
Необходимо сразу отметить, что архив
электронных документов — это, прежде
всего, технологии и производственные
процессы, обеспечивающие весь цикл хранения
документов от экспертизы ценности до их использования,
через учет, описание, обеспечение сохранности
и развитие научно-справочного аппарата
и поисковых систем.
Несмотря на то, что электронные
документы появились несколько десятилетий
назад, решения в области их архивного хранения
еще далеки от своих окончательных форм.
Напротив, чем сложнее и функциональнее
становятся информационные технологии
и информационные системы, тем больше возникает
новых проблем на всех этапах работы с электронными
документами в архиве. К этому следует прибавить
правовые аспекты, связанные с хранением
электронных документов: права владения
и интеллектуальной собственности, авторские
права, защита от несанкционированного
доступа, защита персональных данных и других
конфиденциальных документов в электронном
виде и т. д.
Архивисты заинтересованы в том, чтобы
создаваемые в процессе делопроизводства
электронные документы, также как и связанные
с ними базы данных регистрации и контроля,
web-документы и т.д., органично входили
в структуру архивного фонда страны, с
сохранением всех возможностей их хранения
и использования в течение длительного
времени. Это важно и для общества, и для
государства, принимая во внимание социальную,
культурную, экономическую и политическую
роль архивов.
Во избежание утраты электронных документов,
для обеспечения их сохранности и использования
в дальнейшем, необходимо решить вопросы,
связанные с разработкой единых подходов
и требований к создаваемым в электронном
виде документам и архивам, системам документооборота,
системам защиты информации, подготовкой
соответствующих специалистов, разработкой
достаточной для работы с электронными
документами нормативно-методической
базы, финансированием и многие другие.
Архивы России принимают активное участие
в разработке нормативно-правового и методического
обеспечения работы с электронными документами,
включаются во все правительственные
программы и проекты, в той или иной мере
затрагивающие вопросы организации автоматизированных
информационных систем.
Очевидно, что решение проблем, связанных с вопросами управления электронными документами и архивами, зависит не только от технических достижений, но и от создания эффективного механизма нормативно - правового и методического регулирования.
Уже сегодня существует целый ряд законов,
регулирующих определенные аспекты применения
электронных документов. В первую очередь
это:
·Закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» от
27.07.2006 № 149-ФЗ;
·«Об электронной цифровой подписи» от
10.01.2002 № 1-ФЗ;
·«О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской Федерации» от 02.05.2006 № 59-ФЗ;
·«О персональных данных» от 27.07.2006 № 153-ФЗ;
·«Об архивном деле в Российской Федерации»
2004 г. № 124-ФЗ.
Можно сделать вывод о том, что многие актуальные
вопросы управления электронными документами
и архивами в Российской Федерации еще
только предстоит решить, хотя многое
в этой области уже сделано.
Российские архивы активно используют
новейшие технологии и для автоматизации
основных направлений своей работы. Ведутся
работы по автоматизации научно-справочного
аппарата архивов, оцифровыванию фонда
пользования документов, автоматизации
работы читального зала, исполнению запросов
удаленных пользователей и т.д.
Технически российские государственные архивы оснащены на современном уровне. Все архивисты используют современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания баз данных различного типа, умения работать в сетях типа «интернет», с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.
На федеральном уровне разработан и внедрен во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учет, статистика, создание архивных справочников и т.п.).
Однако организация
