Информационное обеспечение

 Введение

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление следует рассматривать  как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым  объектом и внешней средой.

Для принятия управленческих решений и снижения риска ошибки необходима достоверная, различной степени обобщения информация по всем аспектам деятельности.

Понятие "информация" в последние  десятилетия стало одним из самых  употребляемых и встречается  практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его переосмысления (углубления и расширения).

Если сначала под информацией  понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом, то к концу XX в. информация стала  рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.

Термин "информация" уже более 50 лет на практике выступает одной из центральных и наиболее общих категорий. Кроме того, математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации, в психологии, педагогике. Особое место понятие "информация" заняло в длинном ряду социальных наук - теории управления, экономике, политике и др.

Процесс управления включает сбор, обработку  и передачу информации для выработки  управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда  в управленческой деятельности. При  рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации информации, один из которых — логический — позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система. Информационной единицей низшего уровняются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синоним понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизит-основания — количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания — количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания  — арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более  высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Каждый показа имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует формационное сообщение. Группа однородных документов, объеденных по определенному признаку (например, отчетному периоду) , представляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизит основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений — данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

• источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

• способу фиксации: устная и документированная;

• способу выражения: цифровая и алфавитная;

• характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая

• направлению движения: входящая и исходящая;

• стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

• функциям управления;

• принадлежности к сферам деятельности и функциям управления конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная;

• времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационная система с позиции  менеджмента представляет ему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных и массивов).

Общими функциями управления считаются  такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации обеспечения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Информационное  обеспечение (ИО) — важнейший элемент информационной системы (ИС) и — предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации — вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации. Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель и назначение ИО

Цель разработки ИО ИТ — повышение  качества управления организацией на основе повышения достоверности  своевременности и своевременности  данных, необходимых для принятия управленческих решений. 

Основное назначение ИО — обеспечивать такую организацию представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения  обусловливает и требования, предъявляемые  к нему.

• Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

• Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их вход и выходов на уровне показателей и документов.

• Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных, позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме формационно-справочного обслуживания.

• В процессе решения задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

КЛАССИФИКАЦИЯ

Одна часть информационного  обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, пользуемых для решения экономических задач и передачи данных. Поэтому в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

1. Внемашинное информационное обеспечение

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию. 

3.2.1. Система показателей  

Система показателей служит основой для построения элементов внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения и представляет собой совокупность взаимосвязанных социальных экономических и технико-экономических показателей, используемых для решения задач ИС. Она определяет содержание управленческих

документов и массивов.

Система показателей менеджмента  предназначена для отражения  различных функций управления, связанных с прогнозированием, плаванием, организацией, оперативным управлением, учетом и анализом, контролем и регулированием, принятием управленческих решений. 

3.2.2. Системы классификации  и кодирования 

Автоматизированная обработка  на ЭВМ позволяет составлять различные  сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков  условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования. Они позволяют представить информацию в форме, удобной для восприятия машиной. Как правило, кодируются те буквенные выражения визитов-признаков, по которым делается группировка. Для этого потребовалось создание средств формализованного описания информации, на основе которых составляют классификаторы. Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований, т. е. классифицируемых объектов и их кодовых обозначений.

Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленым системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений называется кодированием.

Основная цель кодирования состоит  в однозначном обозначении объектов, а также в обеспечении необходимой достоверности кодируемой информации.

С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных ; функций, связанных  с обработкой информации: минимизация  объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым признакам; разработка сводных отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных отчетов.

Классификаторы имеют двоякое применение. Первое — для ручного проставления кодов в документах. В этом случае классификаторы оформляются в виде справочников и используются для подготовки первичных и сводных документов к машинной обработке.

Второе применение кодов предусматривает хранение всех классификаторов в памяти машины, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в  ЭВМ позволяет автоматически  формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ПК с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной, документации печатаются все фамилии работающих. 

3.2.3. Унифицированная  система документации и организация  документопотоков 

Содержанием процесса управления является взаимодействие субъекта и объекта  управления. Оно осуществляется посредством  управленческих функций и выражается в преобразовании, анализе и оценке необходимой для принятия решений информации.

Основным носителем информации при этом является документ— материальный носитель, содержащий информацию в  зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документационное обеспечение  видов работ и функций управления называется документированием.

Совокупность всех документов, циркулирующих  в системе управления, представляет собой систему документации.

От правильной и тщательно разработанной  системы документации во многом зависят  сокращение объемов работ по ее оформлению и подготовке к вводу в персональный компьютер, уменьшение числа возможных  ошибок и повышение надежности системы в целом. Четкое построение документов, унификация и упрощение их форм способствуют сокращению цикла обработки и своевременному получению всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации. 

2. Внутримашинное информационное обеспечение  

Внутримашинное ИО — система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы. 

Внутримашинное информационное обеспечение  связано с хранением, поиском  и обработкой информации и состоит  из разнообразных по содержанию, назначению, организации файлов и информационных связей между ними. Оно включает все виды специально организованной на машинных носителях информации для восприятия, передачи и обработки техническими средствами. Внутримашинное ИО может быть создано либо как множество локальных (независимых) файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Поэтому структура файлов базы данных часто не соответствует структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы БД разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (иерархическую, сетевую, реляционную). По содержанию внутримашинное ИО должно адекватно отражать реальную действительность организационного объекта и его подразделений, т. е. конкретную предметную область.

Внутримашинное информационное обеспечение  предназначено для быстрого и  удобного удовлетворения информационных потребностей всех пользователей информационных технологий.

Заключение

Информационное обеспечение управления должно позволять вводить, обрабатывать, хранить, получать необходимую информацию в зависимости от конкретно принимаемого управленческого решения. При этом, естественно, необходим тщательный отбор из всей информационной совокупности только тех сведений, которые в нужный момент и в нужном объеме требуются для более эффективного управления и нуждаются в постоянном совершенствовании всей системы информационного обеспечения на основе современных информационных технологий, включающих прежде всего заданную последовательность операции анализа, сбора, ввода, передачи, хранения, упорядочения, поиска, обработки, преобразования и распределения информации, производимых в автоматизированной информационной системе на основе использования потенциала и ресурсов программно-аппаратных средств вычислительной техники, хранения и выдачи информации.

Справедливости ради надо констатировать, что на сегодня в субъектах Федерации объективная потребность в актуальной, целевой и достоверной информации, к сожалению, далека от должного удовлетворения. На уровне муниципального управления весьма недостаточен уровень компьютеризации местных органов, использующих нередко недостаточно высокую технологию, устаревшие методы и навыки работы с информацией.

Немаловажной проблемой в государственном  и муниципальном управлении является обеспечение полноты, достоверности  и качества поступающей с мест информации. Низкое качество, прежде всего учетно-регистрационной работы на местном муниципальном уровне отражается на полноте, достоверности и своевременности подготовки, необходимой для управленческой деятельности информации.

Под информационным обеспечением следует  понимать определенную (целенаправленную) деятельность по разработке, организации функционирования и совершенствованию информационных систем, направленную на организацию обеспечения субъекта совокупностью сведений в виде систематизированной информации, необходимой ему как субъекту управления для осуществления возложенных на него задач и функций управления.

Вопросы информационного обеспечения  государственного и муниципального управления занимают особое место в  системе управления, поскольку любое  поспешное или неверное управленческое решение, принимаемое при недостатке информации, особенно в нештатных, экстремальных ситуациях, может привести к нежелательным последствиям.

Информационное обеспечение государственного и муниципального управления должно зиждется на основе прежде всего стратегической государственной политики, отражающей общенациональные интересы страны, обеспечивающей ее развитие и международную безопасность.

Эффективность управленческой информации является основополагающим показателем  как информационных качеств управленческих решений, так и качества информационного обеспечения государственного и муниципального управления в целом.