Информационное обеспечение и технические средства управления.

1. Информационное  обеспечение и технические средства  управления.

 

1.1Сущность, значение  и особенности информационного  обеспечения.

 

 Важнейший фактор повышения  эффективности производства в  любой отрасли является улучшение  управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

 

 Различные информационно-технические  новшества следует воспринимать  как средство сокращения и  удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных  компьютеров, локальных компьютерных  сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

 

От совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

 

 1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

 

- фонда заработной платы

 

- коммунальных услуг

 

- стоимости программного обеспечения

 

- расходов на почту

 

-  расходов на оформление  договоров

 

- расходов на перераспределение  сырья

 

 2) Устранение возможных расходов в будущем

 

- избежание будущего роста численности  персонала

 

- уменьшение требований к обработке  данных

 

- снижение стоимости обслуживания

 

 3) Возможные нематериальные выгоды

 

- улучшение качества информации

 

- повышение производительности

 

- улучшение и ускорение обслуживания

 

- новые производственные мощности

 

- более уверенные решения

 

- улучшение контроля

 

- уменьшение просроченных платежей

 

- полное использование программного  обеспечения

 

 Понятие информации является  достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

 

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном напрвлении.

 

Рисунок 1. Процесс  передачи и получения информации

 

Процесс передачи информации даже в  одном направлении проходит через  множество посредников, а это  значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

 

 В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

 

Из рисунка видно, что на эффективность  принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

 

- Качество, достоверность и оперативность  получения информации

 

- Знания, опыт, личные качества  руководителя

 

- Квалификационный состав подчинённых

 

- Ситуация на рынке

 

 Рисунок 2. Система управления объектом

 

 

 

где, Iвх – входная информация о  том, в каком состоянии объект управления должен быть

 

Iос – осведомляющая информация  о текущем состоянии объекта  управления

 

Iу – управляющая информация  в результате сравнения

 

U – воздействие исполнительного  органа на объект управления

 

V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

 

 

 

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную  информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных  методов и технических средств. Сейчас это — объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

 

 Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

 

 Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

 

 Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

 

 К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

 

 Источники информации учетного  характера - это все данные, которые  содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного  учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

 

 Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

 

 Данные статистического учета,  в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

 

 Оперативный учет и отчетность  способствуют более оперативному  по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

 

 С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

 

1. Официальные документы, которыми  обязан пользоваться субъект  хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

 

2. Хозяйственно-правовые документы:  договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

 

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива  предприятия в целом или отдельных  ее подотделов.

 

4. Материалы изучения передового  опыта, полученные из разных  источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

 

5. Техническая и технологическая  документация.

 

6. Материалы специальных обследований  состояния производства на отдельных  рабочих местах (хронометраж, фотография  и т.п.).

 

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

 

 По отношению к объекту  исследования информация бывает  внутренней и внешней. Система  внутренней информации - это данные  статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.

 

 По отношению к предмету  исследования информация делится  на основную и вспомогательную,  необходимую для более полной  характеристики изучаемой предметной  области.

 

 По периодичности поступления  аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

 

 Регулярная информация в  свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

 

 По отношению к процессу  обработки информацию можно отнести  к первичной (данные первичного  учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

 

 В деятельности крупных фирм  передача информации является  непременным и первостепенным  фактором нормального функционирования  фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

 

 Важное значение имеет информация  о возникновении в ходе производства  отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

 

Существенную роль в принятии решений  играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических  новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий  фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

 

 Информация служит основой  для подготовки соответствующих  докладов, отчетов, предложений для  выработки и принятия управленческих решений.

 

 Содержание каждой конкретной  информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых  управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

 

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

 

- удовлетворение потребностей  конкретных управляющих;

 

- точность и достоверность, правильный  отбор первичных сведений, оптимальность  систематизации и непрерывность  сбора и обработки сведений.

 

 Важную роль в использовании  информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

 

1.2Технология информационной  деятельности.

 

 Информатизация менеджмента  в современных условиях базируется  в основном на использовании  вычислительной техники. Это —  многоаспектный процесс, включающий  в себя:

 

-  формирование соответствующей  технико-технологической базы (с применением новейших информационных технологий и современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);

 

-  организацию производства  и сферы распределения информационно-вычислительных  услуг;

 

- отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;

 

- внедрение и эксплуатацию прогрессивных  форм, методов и средств проведения  информационной деятельности в  процессах управления, а также  создание для этого

 

- необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

 

 Использование вычислительной  техники и информационных технологий  в сфере управления открывает  возможности более экономичной  и рациональной организации информационных  процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

 

2. Стадии  и этапы исследования систем  управления.

 

 2.1. Стадии

1)Подготовительная стадия.

1.Предварительное обследование  системы управления: проведение  экспресс-обоснования необходимости  проведения исследования системы  управления (справка); подготовка и издание приказа по проведению исследования (приказ); создание координационно-рабочей группы и рабочих органов по проведению исследования (положение о координационно-рабочей группе); разработка методики проведения исследования (методика); планирование работ по исследованию системы управления (план-график); проведение учёбы персонала (учебные планы, справка); разработка программы и проведение предварительного анализа информации, условий и методов исследования системы управления (программа, отчёт); определение требований к системе управления (протокол согласования).

 

2.Детальный анализ системы управления: разработка программы детального  анализа системы управления (программа); сбор научно-технической, нормативно-технической  документации и другой материал (комплект источников нормативно-технической, нормативно-методический документации); проведение детального анализа системы управления (отчёт с эскизной разработкой системы управления).

 

3.Разработка технического задания:  определение целей и задач  этапов исследования, основных требований к системе управления, способов реализации результатов исследования, перечня подлежащей разработке документации, порядка рассмотрения и приёмки работ, технико-экономическое обоснование, разработка плана-графика работ (проект технического задания); согласование, утверждение технического задания (техническое задание).

 

2)Исследовательско-проектная стадия.

 

1.Разработка и выбор направления  исследования системы управления (разработка технического проекта): сбор и изучение научно-технической информации, нормативно-технической документации, нормативно-методической документации и др. (комплект источников научно-технической информации и т.д.); формулирование исходных гипотез по разработке системы управления, выбор и обоснование направления исследования, способов достижения целей и решения поставленных в техническом задании задач, сравнительные исследования, разработка основных положений системы управления, унификация и стандартизация документов управления, разработка методики проведения исследовательско-проектных работ для программирования задач управления (отчёт, пояснительная записка, методика, формы документов, техническое задание на программированные задачи – проект технического проекта); рассмотрение и утверждение направлений исследования, т.е. технического проекта системы управления (технический проект).

 

2.Проведение исследований и  проектных работ (разработка рабочего  проекта): разработка рабочих гипотез,  построение моделей системы управления, проведение теоретических и экспериментальных исследований, обработка данных, сопоставление исследований, проверка исходных гипотез, типизация управленческих процессов и документации, разработка рабочей документации для решения программированных задач, процедур управления (пояснительная записка, комплект рабочей документации); апробация, корректировка модели системы управления, формулирование новых закономерностей, прогнозы и т.д., корректировка рабочей документации системы управления (пояснительная записка, комплект рабочей документации); оценка готовности организации к реализации внедрения рабочей документации (аналитическая справка); разработка плана мероприятий по реализации рабочей документации системы управления (проекты планов реализации); оценка эффективности исследований и проектных работ (материалы расчёта эффективности).

 

3.Оформление отчётности и экспертиза  исследований и проектных работ,  проекта рабочего проекта системы  управления: оформление отчёта о  проведении исследований и проектных  работ, проекта рабочего проекта,  его рассмотрение и утверждение (утверждённый отчёт, рабочий проект); организация и проведение экспертизы исследований и проектных работ системы управления (акты, сводки, замечания); план-график экспертизы (откорректированная документация, рабочий проект, протокол согласования).

 

3)Стадия реализации, внедрения  и совершенствования.

 

1.Выполнение планов реализации  рабочей документации, рабочего  проекта системы управления: подготовка  и издание приказа о введении  в действие утверждённой рабочей  документации системы управления и выполнения планов мероприятий по его реализации (приказ); организация выполнения планов мероприятий по реализации рабочей документации системы управления (приказы, распоряжения, акты, отзывы).

 

2.Контроль и анализ реализации  по составу работы: контроль реализации рабочей документации рабочего проекта системы управления (акты, контрольные карты); корректировка хода реализации рабочей документации, т.е. рабочего проекта системы управления (приказы, распоряжения, дополнения, изменения и т.п.); анализ реализации рабочей документации (справки, рекомендации).

 

3.Обобщение и оценка результатов  исследования и функционирования  системы управления: обобщение результатов  исследования и функционирования  системы управления (справка); оценка  полноты достижения целей и  решения задач системы управления, оценка фактической эффективности системы управления (материалы расчётов); рассмотрение результатов функционирования системы управления, проведение приёмо-сдаточных работ (протокол, акт); коммерциализация рабочего проекта, технического задания, технического проекта (контракты).

 

4.Совершенствование системы управления: анализ функционирования и проведения  работ по исследованию системы  управления (аналитические справки  и отчёты); корректировка рабочей  документации и разработка новых рабочих документов рабочего проекта системы управления (откорректированная и новая документация); выполнение мероприятий по развитию и совершенствованию системы управления (приказы, распоряжения и акты).

 

2.2. Классификация и  характеристика методов исследования систем управления.

При исследовании системы управления может использоваться исключительно  широкий арсенал разнообразных  методов. Соответственно все они  могут быть различным образом  классифицированы.

Методы исследования могут быть поделены на теоретические, эмпирические и теоретико-эмпирические.

 

2)Теоретические методы.

•Метод формализации. Направлен  на изучение содержания и структуры  систем управления в знаковой форме  с помощью использования языковых символов. Может обеспечить краткость  и однозначность результатов ИСУ. Этот метод взаимосвязан с другими методами: абстрактным, моделирования, идеализации.

 

•Метод аксиромации. Основан на получении результатов исследования на базе логических аксиом.

 

•Метод идеализации, предполагающий изучение элемента как компонента системы, наделённого некими гипотетическими идеальными свойствами. Это позволяет упростить исследования и получить результаты на основе математических вычислений с любой заданной точностью.

 

•Метод восхождения от абстрактного к конкретному. Основан на получении результатов исследования на базе перехода от логического изучения абстрактно расчленённого исследуемого объекта к целостному конкретному его познанию.

 

3)Эмпирические методы.

•Метод наблюдения, который базируется на фиксации и регистрации параметров показателей и свойств изучаемого объекта исследования.

 

•Метод измерений, позволяет дать численную оценку исследуемого свойства объекта определёнными единицами.

 

•Метод сравнения, позволяющий  определить различия или общность исследуемого объекта с аналогом – эталоном, образцом и тому подобное в зависимости от целей исследования.

 

•Метод эксперимента, основанный на исследовании изучаемого объекта  в искусственно созданных для  него условиях (натуральные или моделируемые). Данный метод предполагает как правило использование ряда других методов исследования в т.ч. и методов наблюдения.

 

4)Теоретико-эмпирические методы.

•Метод абстрагирования. Основан  на мысленном отвлечении от несущественных свойств исследуемого объекта и  изучение в дальнейшем наиболее важных его сторон на модели, замещающей реальные объекты исследования.

 

•Метод анализа и синтеза. Основан  на использовании различных способов разделения изучаемого объекта на элементы, отношения и соединение в единое целое отдельных элементов. Например, применительно системе управления анализ позволяет разделить исследование процессов на операции, выявить в нём связи и отношения, а синтез – соединить все операции, связи и отношения и составить технологическую схему.

 

•Метод индукции-дедукции. Основан на получении результатов исследования на базе процесса познания от частного к общему (индукции), и от общего к частному (дедукции).

 

•Метод моделирования. Использует при исследовании объекта его  модели, отражающие структуру, связи, отношения  и т.д. Результаты исследования моделей интерпретируются на реальный объект.