Информационное обеспечение менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………………..3

I. Информационное обеспечение менеджмента:

1. Понятие информации…………………………………………………………………..5

2. Виды информации……………………………………………………………………...6

3. Этапы обмена информацией………………………………………………………….10

4. Информационная система управления………………………………………………10

5. Защита информации…………………………………………………………………..13

II. Процесс управления в таможенных органах………………………………………..16

Заключение……………………………………………………………………………….21

Список использованной литературы………………………………………...................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     В современной России, как и в других странах, проводится активная политика повсеместной информатизации всех сфер жизнедеятельности, разрабатываются и принимаются программы наиболее полного использования информационных ресурсов для целей управления, а также экономического, социального и культурного прогресса общества. В полной мере эта проблема относится к таможенным органам (ТО) страны, являющимися одним из важнейших государственных институтов по координации и управлению внешнеэкономической деятельностью, и обеспечению национальной безопасности.

     Роль и значение информации как одного из факторов деятельности ТО резко возрастает, прежде всего, из-за постоянного усложнения социально-экономических процессов и явлений, протекающих в обществе и его отдельных хозяйствующих субъектах, что в свою очередь обусловливается увеличением масштабов и темпов производства, углублением специализации, всесторонним научно-техническим развитием. Кроме того, быстрые и частые изменения во внешней среде ставят руководство ТО в условия принятия управленческих решений при неполной и несвоевременной или даже недостоверной информации. Данная проблема наиболее актуальна для ТО, непосредственно работающих с клиентами по обслуживанию процессов товародвижения.

     Сегодня ни в одной области невозможно идти в ногу с мировым прогрессом, выдерживать усиливающуюся динамику развития, если процесс управления не основывается на полной, объективной и своевременной информации регистрируемой, обрабатываемой, сохраняемой и распространяемой с помощью научно-обоснованных методов, технологий и современных средств вычислительной техники. Именно этим и обуславливается необходимость информатизации управления деятельностью ТО и усиления информационной поддержки принимаемых персоналом ТО решений. В динамично развивающейся обстановке никакое управление не в состоянии следить за направлением изменений в ТО, адекватно реагировать на возникающие проблемы, если оно не располагает своевременной, полной и достоверной информацией, если не умеет осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно их воплощать в конкретных управленческих решениях.

     Таким образом, информация становится одним из первостепенных ресурсов, значение, которого никак не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других производственных ресурсов. В отличие от большинства ресурсов, которые могут фактически истощаться, информационный ресурс, тиражируясь, может использоваться многократно для индивидуального и коллективного потребления. При этом он не только не уменьшается, а еще больше увеличивается и обогащается.  
Овладеть данными специфичными ресурсами и эффективно их использовать в сфере управленческой деятельности — основная цель информатизации управления ТО.     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Информационное обеспечение менеджмента

     1. Понятие информации

     Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека. [2. с.207]

     Управленческая информация - совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. [15. с.138]

     При рассмотрении  информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

     Объем информации определяется символами числом знаков, букв и т. д. Объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

     При оценке подобной информации используют качественные показатели:

•   информация избыточна;

•   требуемого объёма;

•  информация недостаточна.

     Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа.

     Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

     Достоверность информации — это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

     Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличие от товара при передаче остается и у источника (продавца).

     Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

     Открытость информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий. [6. с.314-315]

     Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

     Эффективность деятельности предприятия определяется правильность принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

     Информация — это один из ресурсов организационной системы.

     Особенностями  информации как ресурса являются:

1) неисчерпаемость;

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного  использования;

4) легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи. [3. с.440]

    

     2. Виды информации

     Можно дать  следующую классификацию информации:

1)   по носителям  (электронные, вещественные и т. п.);

2)   по направлению  движения (входящая и исходящая);

3)   по источнику  (внешняя и внутренняя);

4)   по содержанию (экономическая, правовая, техническая  и проч.);

5) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

6)   по назначению:

• оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;

•  отчетная предназначается  для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

7)   по возможности  закрепления и хранения:

•  воплощенная в материальных объектах;

•  фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь  искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

•  не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает); [16. с.341]

8)   по степени  готовности для использования:

• исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;

•  промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие  через процесс предварительной  «очистки» и систематизации, позволяющий  решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

•  конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

     Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями.

9)   по степени  важности:

• основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

•  вспомогательная  облегчает работу с основной;

•  желательная (без  которой, однако, можно обойтись) несет  сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10)   по полноте:

•  частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;

•  комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

11)   по назначению:

•  универсальная информация необходима для решения любых  проблем;

•  функциональная —  родственных;

•  индивидуализированная - данной конкретной уникальной проблемы;

12)   по характеру  потребности:

• постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;

•  переменная используется в течение короткого срока или один раз;

13)   по степени  надежности:

•  достоверная (уровень  достоверности — 80-100 процентов);

• вероятностная (уровень  достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;

•  ложная (заведомо или  в силу обстоятельств, например опоздания);

14)   по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной; [17. с.281]

15)   по степени  организованности:

•  систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;

• бессистемная;

16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).

17)   по степени  открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:

•  открытая (предназначается  для всех);

• конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);

• секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации); [12. с.258]

18)   в соответствии  с порядком предоставления:

•  по предписанию;

• в установленные сроки;

•  по запросу;

• по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

20)   по пользователям  (внешняя и внутренняя);

21)   по видам (нормативная,  плановая, фактическая);

22)   по степени  полноты (достаточная, недостаточная,  избыточная). [3. с.441-443]

     Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

•   ранжирование поступающей  в фирму информации;

•   экстренное оповещение менеджеров;

• сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

•   оценка тенденций  и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

•   контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами  потребления;

•   анализ структуры  запасов материальных ценностей  и финансов;

•   контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;

•   поддержание справочной системы руководителей;

•   ведение электронного архива;

•   поддержание экспертных систем для принятия решений руководителями;

•   подготовка отчетных и плановых документов;

•   поддержание системы контроля исполнения распоряжений;

•   обработка информации по стандартным алгоритмам;

•   поддержание электронной  почты. [6. с.315-316]

     3. Этапы обмена информацией

     Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

     На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

     На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

     На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

     На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель же ждет, чтобы тот каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия. Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать. [10. с.325]

     4. Информационные системы управления

     В последней четверти XX в. общественное производство в целом и отдельные предприятия нашей страны развивались в направлении автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в нашей стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и даже мелких. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система - это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое. [2. с.210]

     С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т.д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ). Это дает возможность руководителям быстрого взаимодействия между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

     На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры по оценке деятельности предприятия.

     Информационная система управления - это постоянно действующая система взаимосвязи людей, технических средств и методических приемов, предназначенная для сбора, классификации, анализа, оценки и распространения актуальной, своевременной и точной информации для использования ее распорядителями с целью совершенствования планирования, претворения в жизнь и контроля мероприятий, осуществляемых организацией.

     ИСУ обычно включает следующие подсистемы: внутренней отчетности, сбора внешней информации, анализа информации.

     Такая система должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем, отслеживать все существенные события внутри организации и вне ее. Общей целью ИСУ является обеспечение эффективного выполнения функций планирования, контроля и производственной деятельности. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

     Информационные системы могут быть простыми и сложными. При простой системе происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Такая информация может поступать по телефону или через средства сигнализации как одноразовое сообщение. Она свойственна низшей ступени управления - например: рабочее место - мастер. Более распространены сложные информационные системы соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

     Информационные системы также различаются:

- по степени обработки информации: централизованные и децентрализованные;

- по степени охвата информацией: комплексные и локальные. Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, тогда как локальные предназначены для определенных функций управления. [18. с.182]

     Компьютеры и современные информационные технологии многократно повышают эффективность ИСУ. Например, директор супермаркета может получать почасовую, ежедневную, еженедельную или ежеквартальную информацию о том, какие товары продаются, по какой цене, в каких количествах, каковы остатки, что нужно заказать, каковы текущие затраты и доходы, какими они могут быть в следующем году и многое другое. Большая часть этой информации получается автоматически. Например, продажи и доходы фиксируются, когда кассир-контролер с помощью кассового аппарата считывает записанную на упаковке шифрованную информацию о товаре.

     Сегодня в распоряжении менеджеров находятся самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации, программное обеспечение. Из широко распространенных локальных компьютерных систем можно отметить: системы бухгалтерского учета «1С», «Финансы без проблем», «Парус», «Супер-бухгалтерия», «Турбо-бухгалтер»; системы правового обеспечения «Гарант», «ИНЕК»; системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Супер-менеджер»; системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство» и др. [6. с.322]

      Кроме того, в работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиолинейных, кабельных каналов; электронная почта, которая дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации и вне ее, а также большому количеству людей одновременно; цифровая сотовая связь, цифровая радиосвязь. Менеджер может также как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по глобальной сети Интернет.

     5. Защита информации

     Постановлением Правительства РФ установлен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К ним относятся: учредительные документы (устав, учредительный договор); документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (лицензии, патенты); документы о платежеспособности; сведения о численности, составе работников, заработной плате; документы об уплате налогов; сведения о загрязнении окружающей среды, несоблюдении условий безопасности труда; сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

     Вся остальная информация может быть отнесена к разряду закрытой, подлежащей особой защите.

     С точки зрения защищенности всю управленческую информацию делят на семь классов:

•  первый - наличие развитой службы безопасности;

• второй - наличие полного набора механизмов защиты на нескольких ступенях;

•  третий - защита при большом количестве субъектов и объектов, имеющих доступ к информации;

•  четвертый - защита электронной передачи данных;

•  пятый - защита распределенных информационных сетей;

•  шестой - защита локальных информационных сетей;

•  седьмой - минимальные требования к защищенности. [6. с.323-324]

     Систему управления можно считать защищенной, если все операции выполняются в соответствии со строго определенными правилами, которые обеспечивают непосредственную защиту объектов, ресурсов и операций.

     Вероятные угрозы для управленческой информации связаны с несанкционированным доступом, перехватом информации в каналах связи, кражей документации, уничтожением информации, ошибками в работе, разрушением информации вирусами, ошибками в программах обработки данных, техническими неисправностями в компьютерных сетях, фальсификацией сообщений.

     Искажение информации происходит при случайных ошибках персонала при первичном учете, ошибках при переработке информации, повреждении информации компьютерными вирусами.

     Угроза раскрытия заключается в доступности информации конкурентам, что может привести к экономическим потерям организации. Раскрытие может произойти на всех стадиях использования, переработки и передачи информации.

     Потеря целостности заключается в нарушении части информации, что приводит к потере полезности всего массива данных.

     Безопасность информации обеспечивается комплексом специальных мероприятий по правилам использования, доступности со стороны персонала, процедур компьютерной обработки. Мерами защиты могут быть: проверка подлинности информации, контроль доступа в помещения, разделение полномочий, шифрование информации, применение цифровой подписи на сообщениях, использование биометрических характеристик для контроля, применение электронных карт, использование антивирусной защиты, контроль целостности информации, резервирование, регламентирование правил и способов защиты документов, наличие инструкций для пользователей информации, ограничение доступа к архивам, сокращение привилегий для пользователей информации. [6. с.325]

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Процесс управления в таможенных органах

     Важным  компонентом системы управления  является процесс управления. Процесс управления — это деятельность объединенных в систему субъектов управления (линейных и функциональных руководителей, а также другого управленческого персонала), направленная на смену качественных состояний управляемого объекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных, функций с использованием соответствующих методов и принципов управления. [8. с.73]

     Процесс  управления отличается специфическим  содержанием, в котором выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный.

     Методологический аспект состоит в том, что процесс управления реализуется по этапам в определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.

     Цель — это представление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система. [1. с.17]

     Управленческая ситуация — это совокупность всех условий (внутренних, и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, сложившихся в определенное время и требующих соответствующих действий руководителя.

     Управленческие  ситуации бывают простыми и  сложными; хорошо просматриваемыми  и с трудом поддающимися анализу;  требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных действий или разовых мер.

     Проблема — это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.

     Выработка управленческого решения — это поиск путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической реализацией найденного пути.

     Функциональный аспект — это реализация общих функций управления в определенной последовательности.

    Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности ресурсов управляемой системы и оценкой их использования.

     Организационный аспект заключается в использовании организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктирование и ответственность.

     Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.