Информационные и коммуникационные технологии в ДОУ

Содержание 
 

 

      Введение 

     Успех любого предприятия зависит от множества  факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного  процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет  делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

     В процессе деятельности в любой организации  возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

     Огромное  увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.

     Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

     Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным  условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.

     Цель  данной контрольной работы – рассмотреть  информационные и коммуникационные технологии в ДОУ. 

 

      1. Понятие документационного  обеспечения управления 

     Залог обоснованного и эффективного управленческого  решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения  и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

     Информация  – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления [4, с.39].

     Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии  не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов .

     В современных условиях значительного  роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

     Документационное  обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. [1, с.65].

     Объектом  ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

     Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа .

     Общеизвестно, что любое управленческое решение  основывается на информации, основными  критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

     Информация  закрепляется в документах на различных  носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

     Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям.

     Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

     Основные  задачи ДОУ:

1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

     Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать  работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

     При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются  в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

     Децентрализованная  форма предусматривает рассредоточение  делопроизводственных операций между  структурными подразделениями.

     При смешанной форме операции выполняют  централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) .

 

      2. Служба документационного  обеспечении управления, ее задачи и функции 

     Службой документационного обеспечения  управления является организационное  обособленное структурное подразделение  учреждения, выполняющее работу с  документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

     Основные  операции, проводимые СДОУ [2, с.86]:

- Учётно-справочная  работа и регистрация документов.

-  Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

- Проверка  соблюдения стандартов на документы.

- Изготовление, размножение, копирование служебных  документов.

- Доставка  документов исполнителям и их  экспедиционная обработка.

- Контроль  за исполнением документов.

-  Использование,  формирование, оформление, хранение  дел .

     К организации труда работников СДОУ предъявляют общие требования. Это  централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация разрешает  обеспечить оперативное выполнение документационных работ, образовывает чёткие взаимодействия между структурным подразделением, которое входит в СДОУ, повышает качество обработки документов.

     Для этого необходимо чёткое организационное  построение СДОУ, предпочтение более  рациональной формы работы с документами: все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов, обрабатываемых учреждением за год) в учреждении первой, второй и третьей категорий. Обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариат.

     Для целесообразной организации рабочих  мест и предоставления благоприятных  условий труда могут быть использованы методические рекомендации по научной  организации труда инженерно  технических работников и служащих.

     Производительность  и качество труда, работоспособность  человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения  благоприятных условий труда.

     Выделяют  следующие функции служб документационного  обеспечения управления:

     1. Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.

     2. Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и его заместителей.

     3. Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.

     4. Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями архива.

     5. Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей .  

 

      3. Информационные технологии в ДОУ. Электронный документооборот 

     Переход к безбумажной технологии заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

     Постоянное  увеличение информации, необходимой  для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по данным разных организаций, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, для их поиска сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25—50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%, на 80% уменьшаются расходы на оплату площади для хранения [5, с.24].

     Системы управления документами (СУД) предназначены  для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами  разнообразных форматов, в том  числе и изображениями документов. Можно сказать, что СУД фактически выполняют роль СУБД для неструктурированной информации.

     Развитые  системы управления документами  осуществляют следующие функции:

- индексирование документов;

- полнотекстовый поиск по ключевым словам;

-  управление конфигурацией документа с установлением взаимосвязи между отдельными структурными компонентами;

- ассемблирование документов, позволяющее объединить все части составного документа для отображения на экране;

-  организация доступа к документу независимо от места его хранения;

- поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов, таких как оглавление или название раздела;

- многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например, «только для чтения»;

- администрирование учета и архивирования;

- организация выдачи/возврата документа;

- контроль версий документа;-

- рассылка документов.

     Развитие  сети Интернет определяет появление  ряда новых функций современных  СУД, например, возможность помещения  документов на Web-узле; поддержка обмена документами по ЛВС или по корпоративной сети между сотрудниками фирмы, а по Интернет — с клиентами и партнерами фирмы.

     В настоящее время полный переход  к безбумажным технологиям не возможен поскольку отсутствует  юридическая основа для внедрения  безбумажных. Нет общегосударственных и отраслевых стандартов на ЭД, к требованиям функционирования систем, уровням защиты от несанкционированного доступа. Поэтому часто, ссылаясь на отсутствие законов и стандартов, руководители разработок решают оставаться в рамках действующего законодательства. То есть создавать традиционные бумажные системы, может быть только с элементами безбумажной технологии.

     Замечательные достижения в развитии вычислительной техники и каналов связи, а  также достижения в теории и практике программирования последних лет сделали реальностью переход к безбумажным технологиям. Пожалуй, сейчас фактором, наиболее сдерживающим массовое внедрение безбумажной технологии, является отсутствие соответствующей юридической основы.

     Типовые требования к системам управления документооборотом.

     Если  следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе  электронного документооборота, можно  описать следующим образом.

     Система электронного документооборота должна:

- обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

- обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

- допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

- поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

- осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

- обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

- поддерживать  технологию HSM;

- протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

- необходимо наличие развитых средств администрирования;

- поддерживать удаленный доступ к информации.

     Продвинутые системы должны поддерживать [8, с.211]:

- кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

- территориально распределенные организации;

- алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

- цифровую подпись.

     Требования  к архитектуре:

- наличие выделенного сервера приложений;

-наличие тонкого клиента;

- поддержка доступа к документам с использованием браузера.

- многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

     Требования  к открытости и интеграции с другими  системами:

- интеграция со средствами потокового ввода документов;

-  интеграция с офисными приложениями;

- интеграция с электронной почтой;

- наличие развитого программного интерфейса (API);

-  интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

- возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

- возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

- в случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

     Внедрения и применения систем управления ресурсами предприятия

     ERP-система  (англ. Enterprise Resource Planning System — Система  планирования ресурсов предприятия)  — это интегрированная система  на базе ИТ для управления  внутренними и внешними ресурсами  предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).

     Цель  системы — содействие потокам  информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка  связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое информационное пространство предприятия.

     Исторически концепция ERP стала развитием более  простых концепций MRP (Material Requirement Planning — Планирование материальных потребностей) и MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов). Используемый в ERP-системах программный инструментарий позволяет проводить производственное планирование, моделировать поток заказов и оценивать возможность их реализации в службах и подразделениях предприятия, увязывая его со сбытом.

     Функции ERP-систем

     В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего  всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система состоит из следующих элементов:

- модель управления информационными потоками (ИП) на предприятии;

- аппаратно-техническая база и средства коммуникаций;

-  СУБД, системное и обеспечивающее ПО;

- набор программных продуктов, автоматизирующих управление ИП;

- регламент использования и развития программных продуктов;

-  IT-департамент и обеспечивающие службы;

- собственно пользователи программных продуктов.

     Основные  функции ERP систем:

- ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;

- формирование планов продаж и производства;

- планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;

- управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;

- планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;

- оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;

- управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.

     Достоинства

     Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. 

     Реализуемая в ERP-системах система разграничения доступа к информации предназначена (в комплексе с другими мерами информационной безопасности предприятия) для противодействия как внешним угрозам (например, промышленному шпионажу), так и внутренним (например, хищениям). Внедряемые в связке с CRM-системой и системой контроля качества, ERP-системы нацелены на максимальное удовлетворение потребностей компаний в средствах управления бизнесом.

     6. Устройства резервного копирования  информации

     Резервное копирование (англ. backup) — процесс  создания копии данных на носителе (жёстком диске, дискете и т. д.), предназначенном для восстановления данных в оригинальном месте их расположения в случае их повреждения или разрушения.

     Резервное копирование необходимо для возможности  быстрого и недорогого восстановления информации (документов, программ, настроек и т. д.) в случае утери рабочей копии информации по какой-либо причине.

     Кроме этого решаются смежные проблемы:

     • Дублирование данных

     • Передача данных и работа с общими документами

     Виды  резервного копирования:

     • Полное резервирование Full Backup

     • Дифференциальное резервирование Differential Backup

     • Добавочное резервирование Incremental Backup

     • Пофайловый метод

     • Блочное инкрементальное копирование Block Level Incremental

     Хранение  резервной копии:

     • Лента стримера — запись резервных данных на магнитную ленту стримера.

     • «Облачный» бэкап» — запись резервных данных по «облачной» технологии через онлайн-службы специальных провайдеров.

     • DVD или CD — запись резервных данных на компактные диски.

     • HDD — запись резервных данных на жёсткий диск компьютера.

     • LAN — запись резервных данных на любую машину внутри локальной сети.

     • FTP — запись резервных данных на FTP-серверы.

     • USB — запись резервных данных на любое USB-совместимое устройство (такое, как флэш-карта или внешний жёсткий диск)

     • ZIP, JAZ, MO — резервное копирование на дискеты ZIP, JAZ, MO.

     Типы  резервного копирования

     • Полными копиями

     • Добавочные копии

     • Разностные копии

     Полные  копии