Компьютерные презентации

Оглавление

Подготовка компьютерных презентаций

1. Виды  презентаций

В тех случаях, когда необходимо привлечь внимание к какой-либо проблеме, товару или услуге, убедить в необходимости сделать что-либо, кого-либо обучить, разъяснить цели и задачи, продемонстрировать результаты проделанной работы или, наоборот, наметить планы на будущее, используются презентации. Они бывают разные: стенды, слайды, диаграммы, служебные записки, доклады, диссертации и т.п.

Современные средства мультимедиа  предоставляют богатые возможности не только по созданию сюжета будущей презентации, но и по созданию или внесению в нее высококачественной графики и видеоизображения, звукового сопровождения, анимации и спецэффектов.

Все презентации по типу можно разделить  на следующие группы.

Линейные презентации. В них  материал расположен «по порядку»: начало – продолжение – завершение. Этот тип применяется для торговых презентаций, связанных с предоставлением нового товара или услуги, или для представления в обучающей презентации материала по новой теме, когда важно последовательно выделить основные аспекты.

Презентация со сценариями предполагает показ слайдов, снабженных анимированными объектами, видеоматериалом и звуковым сопровождением, а также спецэффектами.

Интерактивные презентации, выполняемые  под управлением пользователя, предполагают возможность получить данные презентации с разной степенью детализации и подготовленностью потребителя к ее восприятию. Интерактивные презентации построены на диалоге между компьютером и человеком с предоставлением последнему возможностей самому находить нужную ему информацию и пути ее нахождения. Все интерактивные презентации управляются событиями, т.е. нажатием клавиши или подведением курсора на определенный экранный объект. В ответ на это событие программа презентации выполняет соответствующее действие. Такого рода презентации позволяют адаптировать информацию для широкой и разнообразной аудитории.

Непрерывные презентации – это  своеобразные рекламные ролики. Они  представляют собой завершенные  информационные продукты, широко используемые  на различного рода экспозициях.

Можно также попытаться классифицировать презентации, применяемые в различных сферах экономики. Основными типами таких презентаций будут:

1. Маркетинговые презентации – об основных направлениях деятельности компаний и о видах товаров и услуг, которые она поставляет на рынок. Обычно рассчитаны на большую аудиторию и проводятся на выставках или непосредственно в офисах заинтересованных компаний;
2. Торговые презентации – для использования дилерами или торговыми агентами при заключении сделок. Технологические  и технические нововведения стремительно врываются на рынок. Продукция конструктивно становится более сложной. Для того чтобы можно было доводить до сведения потенциальных покупателей полную информацию о товаре или услуге, а также об их преимуществах по сравнению с аналогами, предлагаемыми другими фирмами, целесообразно создавать специальные презентации. Презентации подобного рода помогают торговым представителям показать «товар лицом», не потеряв на этом много времени;
3. Обучающие презентации, позволяющие в наглядной форме представить учебный материал. Они предназначены в помощь преподавателю любого профиля – это может быть учитель школы, вуза, мастер, обучающий новой методике работы с новым станком, инструментом, машиной и др.;
4. Крупномасштабные корпоративные презентации, рассчитанные на доведение до акционеров и потенциальных инвесторов информации о фирме, ее деятельности и планах с целью дальнейшего сотрудничества, финансирования и произведения благоприятного эффекта. К ним можно отнести презентации для акционеров, ежегодные отчеты, презентации по вопросам инвестиций и финансирования, электронные газеты и др.

2. Этапы  и средства создания презентаций

В процессе создания презентаций можно  выделить три этапа.

1. Планирование презентаций.

На первом этапе необходимо определить и составить список ключевых вопросов и изучить материал создаваемой  презентации. Для этого целесообразно собрать первичную информацию, провести собеседование с заинтересованными в презентации лицами, выяснить целевую группу, на которую будет ориентирована презентация. Содержание презентации должно зависеть от целей докладчика, интереса и уровня знаний аудитории. Целесообразно определить основные моменты доклада, которые необходимо донести до слушателей.

На основе полученной информации и ее анализа следует выбрать тип будущей презентации – со сценарием, интерактивная или непрерывная. Далее разработать максимально подробную схему презентации в виде последовательности кадров – «раскадровку». Это позволит первоначально оценить логичность изложения материала, в котором каждому кадру соответствует отобранный и проверенный материал.

При создании сценария нужно учитывать  запросы и индивидуальные особенности  будущей аудитории, особенно если презентации  суждено быть интерактивной.

2. Создание презентации.

Этот этап связан с подбором специальных  программных и вспомогательных средств для реализации сценария, а также представлением сценария в виде последовательности слайдов.

3.Проведение презентации.

Большинство презентаций проходит под управлением докладчика. Успех зависит не только от качественного иллюстративного материала, но и от ряда позиций, которые нужно учитывать докладчику при проведении презентации. К ним можно отнести следующие принципы и подходы:

1. Подготовка к проведению. Необходимо подготовить яркое, заслуживающее внимания начало презентации, например: задаться каким-либо вопросом, удивить аудиторию или провести в пример какой – либо связанный случай, способный заинтересовать аудиторию. Открытие должно занимать от 5 % до 10 % времени презентации. Главные идеи доклада должны быть определены и обоснованы статистикой, документами, аналогиями или наглядными примерами и обязательно связаны с темой доклада. Целесообразно подготовить хорошее завершение презентации, создающее впечатление;
2. Репетиция. Просмотр презентации перед небольшой аудиторией, репетиция доклада и получение отзывов и мнения коллег о содержании и стиле презентации. Настройка времени на проведение презентации;
3. Проведение презентации. Имеется множество программ для создания и проведения мультимедийных презентаций в среде Windows, например PowerPoint Action!, Animation Works Interactive Compel, Multimedia ToolBook.

Все перечисленные программы позволяют  создавать презентации с элементами анимации, звуковым сопровождением, возможностью взаимодействия с пользователем.

3. Общие  сведения о программе подготовки  презентаций MS PowerPoint

В пакете MS Office существует программа, позволяющая придать презентации необходимый эффективный внешний вид. С ее помощью можно создавать и отображать наборы слайдов, в которых текст сочетается с графическими объектами, звуком, фотографиями, картинками, видео- и анимационными эффектами. Презентации можно представлять в электронном виде и распространять через Интернет.

Запуск программы осуществляется множеством способов, например: Пуск – Программы – Microsoft PowerPoint. Структура окна PowerPoint аналогична структуре любого окна Windows-приложения.

Для удобства работы над  презентациями существуют разные режимы.

В обычном режиме отображаются три области: структуры, слайда и заметок. Этот режим позволяет одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Предназначен этот режим для работы с отдельными слайдами.

Режим структуры отображает те же три области, что и обычный режим, но в других пропорциях: области структуры отводится большая часть окна. Заголовки слайдов и текст в них отображаются в виде иерархической структуры, напоминающей оглавление книги. Этот режимом удобно пользоваться для приведения в порядок всего замысла презентации. В области слайда отображается каждый слайд с учетом форматирования. Область заметок служит для заметок докладчика. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять их следует в режиме страниц заметок.

В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации.

Режим слайда позволяет  работать с одним отдельно взятым слайдом.

Режим показа слайдов используется для просмотра промежуточных  этапов работы и готовой презентации. В этом режиме можно увидеть и услышать включенные в презентацию визуальные и звуковые эффекты.

 4.Создание специальных эффектов

При проведении показа слайдов на компьютере возможно использование визуального, звукового и анимационного оформления.

При оформлении презентации очень важна умеренность. Используемое оформление такое, как анимация и смена слайдов, должно подчеркивать выступление докладчика, а не притягивать внимание слушателей непосредственно к оформлению.

Анимацией называется звуковое и визуальное оформление, которое можно добавить к тексту или другому объекту (диаграмме или рисунку). Такой эффект привлечет внимание аудитории и обособит один пункт от других.

Анимация текста, рисунков, звуков, фильмов и других объектов на слайдах подчеркивает различные  аспекты содержания, управляет потоком информации, делает презентацию более интересной. Для текста или любого объекта можно задать способ появления на экране, например, вылет слева; текст может появляться постепенно – по одной букве, слову или абзацу. Также можно задать поведение другого текста или объектов при добавлении нового элемента – затемнение или изменение цвета.

Порядок и время показа анимированных объектов можно изменять, а показ автоматизировать, чтобы  не пользоваться мышью. Есть возможность  предварительно просмотреть и, если требуется, изменить общий вид эффектов анимации текста и объектов.

Для установки анимации следует открыть слайд, к тексту или объектам которого требуется  применить анимацию, в обычном  режиме. Выполнить команды Показ  слайдов – Настройка анимации – Добавить эффект. В нашей презентации мы добавили эффект «развертывание».

5.Звук, музыка, видеоклип

Для воспроизведения файла звука  или видео может потребоваться  универсальный проигрыватель, который воспроизводит мультимедийные файлы и управляет такими устройствами воспроизведения, как приводы компакт- видеодисков.

Вставка видеоклипов осуществляется командами Вставка – Фильм  и звук – Фильм из коллекции.

Настройка параметров воспроизведения: выделить клип – Показ слайдов – Настройка анимации.

Для поиска клипов, наилучшим  образом подходящих для презентации, в коллекции клипов имеется средство поиска. Чтобы воспользоваться им, нужно произвести щелчок в поле Найти  клипы и ввести одно или несколько  слов, описывающих искомый клип.

В коллекции клипов также имеется  собственная справочная система, запускаемая  кнопкой Справка. Если не удается  найти требуемый рисунок, музыку, звук, видео или анимацию, то можно  подключиться к Clip Gallery Live – Web-узлу, на котором имеется возможность просмотреть и загрузить дополнительные клипы.

Чтобы вставить анимированный рисунок  gif из коллекции клипов, нужно выполнить следующие команды: панель инструментов Рисование – кнопка Добавить картинку – вкладка Фильмы или Вставка – Рисунок – Из файла.

Воспроизведение клипа может начинаться либо автоматически при переходе к данному слайду, либо по щелчку значка соответствующего клипа. Чтобы изменить условие запуска клипа или добавить гиперссылку на него, используется команда Показ слайдов – Настройка действия.

6. Создание гиперссылок

В приложении Microsoft Office PowerPoint 2007 гиперссылка осуществляет связь одного слайда с другим в одной и той же презентации (например, гиперссылка на произвольный показ или со слайдом в другой презентации, адресом электронной почты, веб-страницей или файлом.

Гиперссылки можно создавать  из текста или из объекта, например изображения, графики, фигуры или рисунка WordArt.

В обычном режиме просмотра выделить текст или объект, который нужно  использовать как гиперссылку.

На вкладке Вставка в группе Связи нажать кнопку Гиперссылка.

В поле Связать с выбрать местом в документе.

Выполнить одно из следующих действий.

Ссылка на произвольный показ слайдов  в текущей презентации.

В поле Выбрать место в документе щелкнуть произвольный показ, который нужно использовать как цель гиперссылки.

Установить флажок Показать и вернуться.

Ссылка на слайд в текущей  презентации.

В поле Выберите место в документе щелкнуть слайд, который нужно использовать как цель гиперссылки.

 7. Подготовка и демонстрация презентации

Существуют три способа показа слайдов: управляемый докладчиком, управляемый пользователем, автоматический показ.

Для установки способа нужно  установить соответствующий переключатель в окне настройки презентации (Показ слайдов – Настройка презентации).

Управляемый докладчиком. Обычный  способ проведения показа, управляемого докладчиком, когда слайды отображаются в полноэкранном режиме. Ведущий  получает полный контроль над презентацией; он может проводить ее вручную  или в автоматическом режиме, останавливать для записи замечаний или действий, пропускать слайды, вносить в презентацию замечания и даже записывать во время презентации речевое сопровождение. Этот режим удобен для показа презентации на большом экране, проведения собрания по сети или вещания презентации.

Управляемый пользователем. В этом случае презентации будут проходить в оконном режиме, имеются команды смены слайдов, а также редактирования, копирования и печати слайдов. В этом режиме переход к другому слайду осуществляется с помощью полосы прокрутки или клавиш PgUp и PgDn. Параллельно может быть запущено другое приложение. Для удобства, а также просмотра других презентаций и документов MS Office можно вывести панель инструментов Web.

Автоматический показ осуществляется в полноэкранном режиме. В этом режиме презентация будет проводиться полностью автоматически. Это можно использовать на выставочном стенде или собрании. Для проведения автоматического показа слайдов можно запретить использование большинства меню и команд и включить режим циклического показа.

Во время репетиции желательно проверить наглядное оформление слайдов. Обилие слов или рисунков может  смутить аудиторию. Если вы решите, что текста излишне много, разбейте слайд на два или три, а затем увеличьте размер шрифта.

Вместо ручной смены слайдов во время показа предварительно можно задать интервал времени показа каждого слайда в секундах.

Первый способ состоит в установке  времени показа слайдов для проверки. Другой способ предусматривает использование средства репетиции, позволяющего автоматически записывать интервалы в процессе репетиции. При необходимости их можно изменить и повторить репетицию с новыми значениями.

При установке интервалов до репетиции  удобнее работать в режиме сортировщика слайдов, затем надо нажать на кнопку Смена и ввести значение, определяющее, сколько секунд данные слайды следует показывать на экране.

Ручная установка интервалов –  в режиме Сортировщика – инструмент Показ слайда – Настройка времени. Можно также задать разные интервалы  времени для разных слайдов.

Установка хронометража презентации производится: Настройка времени или Показ слайдов – Настройка времени.

С помощью кнопок диалогового окна Репетиция (Пауза, Далее, Повторить, Закрыть) можно отрепетировать свое выступление по конкретному слайду, можно делать паузы между слайдами, показывать слайд повторно или переходить к следующему слайду.

При демонстрации презентации следует  учитывать следующие рекомендации:

• переходы и построения должны подчеркивать положения презентации, а не подавлять аудиторию;
• не надо увлекаться звуковыми эффектами, поскольку они привлекают внимание аудитории и могут отвлекать от главного;
• выберите подходящий темп демонстрации: быстрая – утомляет зрителя, медленная – вызовет сонливость;
• при хронометраже следует иметь виду, что информационная перегрузка и избыток эффектов сбивает с толка.

Способы запуска презентации:

1. Показ слайдов – Показ.
2. Вид – Показ слайдов.
3. F5.

Для установления в конце презентации  черного слайда: Сервис – Параметры вкладка Вид – флажок Завершить черным слайдом.

Для непрерывной демонстрации презентации: Показ слайдов – Настройка презентации – флажок Непрерывный цикл до нажатия Esc.

8. Виды  и способы доставки презентаций

В PowerPoint существует много путей доставки презентации слушателям: презентации на экране, презентации в Интернете, бумажные распечатки, «прозрачки», 35-мм слайды, заметки, выдачи и структуры.

Презентации на экране позволяют использовать такие возможности, как смена слайдов, изменение времени показа слайда, фильмы, звуки, анимация и гиперссылки, которые помогают разнообразить презентацию.

Может потребоваться подготовить  презентацию для автоматического  показа на стенде фирмы во время  выставки-ярмарки или конференции. Большинство средств управления можно сделать недоступным для  защиты от возможного изменения презентации пользователями. После завершения автоматическая презентация запускается повторно; то же самое происходит при смене слайдов вручную, когда слайд отображается более пяти минут.

Собрание по сети. Совместное использование программ MS NetMeeting и PowerPoint позволяет в реальном времени совместно использовать презентацию и обмениваться сведениями с людьми, находящимися в других городах, так, как если бы они находились в соседней комнате (Сервис – Совместная работа). В ходе собрания по сети можно совместно использовать программы и документы, участвовать в разговоре, обмениваясь текстовыми сообщениями, передавать файлы и работать на доске. При совместной работе участники могут просматривать и изменять презентацию. Если режим совместной работы во время собрания по сети отключен, в каждый момент времени только один человек может изменять презентацию, но в разговоре и на доске  могут общаться одновременно несколько пользователей.

Вещание презентации, включая видео  и звук, может осуществляться через  Интернет (Показ слайдов – Прямое вещание). Вещание можно использовать на собрании компании, для проведения презентаций перед удаленными оппонентами и для выступлений перед слушателями, находящимися в нескольких разных местах. С помощью MS Outlook или другой почтовой программы можно назначить вещания так же, как и любое другое собрание. Презентация сохраняется в формате HTML, поэтому все, что нужно слушателям для ее просмотра, – это обозреватель MS Internet Explorer. Если слушатель пропустил вещание или если его требуется заархивировать, вещание можно записать и сохранить на Web-сервере с возможностью воспроизведения в дальнейшем.

Презентация в Интернете. Новую  презентацию можно создавать  специально для использования в Интернете, а затем опубликовать ее как Web-страницу (Файл – Сохранить как Web-страницу). Опубликование презентации заключается в помещении ее копии в формате HTML в Интернете. Копии одной презентации можно публиковать в разных местах. Можно опубликовать целую презентацию, произвольный показ, один слайд или несколько слайдов.

Показ презентации можно осуществлять непосредственно в  PowerPoint либо можно сохранить презентацию в формате HTML и просматривать ее с помощью Internet Explorer. В любом случае показ презентации осуществляется в полноэкранном режиме без отображения элементов окна обозревателя.

Поскольку переход является важным элементом презентации, презентации PowerPoint в формате HTML включают панель перехода, используемую для перемещения между слайдами с использованием области структуры.  

В презентациях можно использовать прозрачные пленки («прозрачки»), получаемые при печати слайдов в черно-белом или цветном режимах. Эти слайды могут иметь альбомную или портретную ориентацию.

Презентацию можно сделать так, чтобы она одинаково хорошо смотрелась на экране в цвете и на распечатках (в оттенках серого цвета или в черно-белом режиме без серого), сделанных на лазерном принтере. Перед печатью в черно-белом режиме можно посмотреть, как будут выглядеть распечатки, и изменить презентацию. Чтобы изменить цвета для улучшения печати в черно-белом режиме, можно использовать кнопку Цвет или оттенки серого на  стандартной панели инструментов.

Для улучшения восприятия презентации  аудиторией можно предоставлять раздаточный материал (выдачи) – два, три или шесть уменьшенных слайдов на странице. Кроме того, для аудитории можно распечатать заметки докладчика (Файл – Печать – Печатать – Выдачи или Заметки).

При работе над презентацией имеется  возможность распечатать ее структуру, включая заголовки слайдов и  основные пункты. Можно отправить слайды и заметки для подготовки их для печати средствами Word (Файл – Отправить в Microsoft Word).

Упаковка презентации. Для перенесения  презентации на портативные компьютеры или на дискеты можно использовать упаковщик PowerРoint Viewer, который сжимает презентацию со всеми мультимедийными файлами.

Для упаковки презентации используют следующую технологию:

1. Открыть презентацию;
2. Выполнить команду Файл – Упаковать;
3. Установить флажки Включить связанные файлы и Внедрить шрифты True Type;
4. Следовать инструкциям Мастера упаковки.

Слайды презентации

Литература

1. Безручко В.Т. Практикум по курсу «Информатика». Работа в Windows 2000,  Word, Excel : Учеб. пособие.-2-е изд., доп. и перераб. – М.: Финансы и статистика, 2005. – с. 544.
2. Гарнцев А.Ю.  Microsoft Excel 2000: разработка приложений. – СПб.: БХВ – Санкт – Петербург,2000. – 576 с.: ил.
3. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И. Информационные технологии: Учебник – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2006. – 544 с.: ил. – Профессиональное образование)
4. Каймин В.А. Информатика: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2000., 232с. (Серия «Высшее образование»)
5. Колесников Л. Windows ХР. М.: Изд. группа ВНV, 2001. 384 с.
6. Леонтьев В.п. Персональный компьютер. Карманный справочник. – М.: ОЛМА – ПРЕСС, 2004.- 928с.:ил.
7. Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И. Технические средства                                                                                                                             информации: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2005. – 576 с.: ил. – (Профессиональное образование)
8. Острейковский В.А. Информатика: Учебник для вузов. - М.: Высш. шк., 2000. -511 с.: ил.

9. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс/Учебник для вузов. Ст.-П.: Питер, 2001.- с.209.

10. Microsoft  Word 2000: справочник 2-е изд.-СПб.:Издательство «Питер»; 2000.- с.384:ил.