Контроль за исполнением документов. 2

РОСЖЕЛДОР

Федеральное государственное бюджетное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

«Ростовский государственный университет  путей сообщения»

(ФГБОУ ВПО РГУПС) 

 

Факультет «Экономика, управление и  право»

 

Кафедра_______________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине__________________________________________________

Группа_______________________Шифр___________Вариант___________

Ф.И.О. студента__________________________________________________

 

Зарегистрирована________________________________№_______________

Ф.И.О. преподавателя_____________________________________________

                 Защищена_______________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Ростов-на-Дону

2014г.

Содержание

1. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Подготовка документов к отправке…………………………...…2
2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: « Резолюция», « Заголовок к тексту», « Отметка о контроле»………………………….11
3. Информационно-справочные документы - служебные письма. Составьте конкретный пример…………………………………………...22
4. Основные понятия и определения, используемые в области документирования управленческой деятельности……………………...27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контроль за исполнением  документов

Цель контроля

Действенный контроль способствует:

1. своевременному и качественному исполнению документов,
2. получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Фискальная функция  для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль за исполнением  документов включает в себя несколько  последовательных этапов:

1. постановку документов на контроль;
2. проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Уровни контроля за документацией

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1. контроль своевременности исполнения поручений и документов;
2. контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
3. контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
4. контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
5. контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
6. контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в  том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры  текста успешнее всего получается у  сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при  наличии у них соответствующих  полномочий. Контроль же по существу содержания входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

Информационно-справочная работа.

Одна из главных  целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения  управления (или секретарь в небольшой  организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью  информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные  формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как  и сама система регистрации может  вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека  строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке  являются названия структурных подразделений  или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего  размещать карточки по алфавиту корреспондентов  или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации  документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную  картотеку, другая в справочную. После  исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и  имеющая все отметки о решении  вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Говоря об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования автоматизированных систем документационного обеспечения  управления, по сравнению с традиционными  технологиями, является сокращение времени, затрачиваемого на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности  поиска и качества сводок и отчетов.

Используя автоматизированную систему документационного обеспечения  управления, можно быстро производить  поиск документа или документов как по значению и сочетанию любых  реквизитов регистрационно-контрольной  карточки, так и по текстам самих  документов (файлов). Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного обеспечения управления, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом. 

Подготовка документов к  отправке

Обработка отправляемых документов включает:

• проверку комплектности документов;
• сортировку;
• нанесение адреса на конверт;
• фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;
• отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для  отправки по почте осуществляется в  соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами.

При отправке документов проверяется  правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп "Подлежит возврату". Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая  документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма. На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Виды и размеры конвертов  установлены ГОСТ Р 51506-99 "Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля". Установленные размеры конвертов приведены в таблице.

Размеры конвертов по ГОСТ Р 51506-99

Обозначение конверта	Размеры конверта, мм
(по ИСО 269)	Высота H	Длина L
С6	114	162
DL	110	220
С5	162	229
С4	229	324
В4	250	353

 

 Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

В соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи почтовый адрес пишется в следующем порядке:

• для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется  в правой нижней части почтового  конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью  персонального компьютера), документы вкладываются в конверт и заклеиваются.

При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно  иметь конверты с уже напечатанными  адресами или адресами, напечатанными  на ярлыках - полосках бумаги, которые  при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной  формы на лицевой стороне конверта. Окно закрыто защитной пленкой, через которую легко прочитывается адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае наносить адрес на конверт нет необходимости. При отправке документов с грифами конфиденциальности используются светонепроницаемые конверты или применяется двойное пакетирование, при котором документы, вложенные в один конверт, затем вкладываются в другой конверт, как правило, большего размера. На конвертах с конфиденциальными документами кроме адреса получателя и адреса отправителя в правом верхнем углу проставляется гриф конфиденциальности, а также указывается номер сопроводительного письма или учетные номера документов, если документы пересылаются без сопроводительного письма.

Почтовые отправления  могут быть:

• простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляются (вручаются) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);
• регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаются адресату (его законному представителю) под его расписку в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и наложенным платежом. Кроме того, при отправке регистрируемых почтовых отправлений готовится  список (реестр) заказной почтовой корреспонденции (форма 103 Почты России "Список для  отправки партионных почтовых отправлений") за подписью руководителя организации  или иного уполномоченного им лица. При приеме корреспонденции  почтовое отделение заверяет список подписью оператора почтовой связи  и печатью почтового отделения.

Услуги почтовой связи  являются платными. Для подтверждения  оплаты услуг почтовой связи по пересылке  простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

• почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;
• оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;
• иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой  подтверждена почтовыми марками, может  опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Передачей документов в отделение  связи завершается экспедиционная обработка документов.

 

 

 

 

 

Полная  характеристика реквизитам

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.¹

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.²

Например:

Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А.    Прошу подготовить  проект  договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009   Личная подпись    Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается  названный первым в резолюции. ³ Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.⁴

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Резолюция"

В ряде случаев, когда на документе  нет свободного места или резолюция  готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции  на отдельном листе бумаги формата  А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.⁵ Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном  от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена  на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 57.  
² ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.17.  
³ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М., 2003. – 90 с. 
⁴ Там же.  
⁵ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.¹

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.²

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.³

Наличие заголовка значительно  облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно  получить представление о содержании и направить документ на исполнение.⁴

Заголовок размещается над текстом  под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек  и не подчеркивается.⁵

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.⁶

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.⁷

Бланк документа при необходимости  может включать ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизита "Заголовок  к тексту".⁸

Рис. 1. 
Пример оформления заголовка письма

Схема расположения реквизита "Заголовок к тексту" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

__________ 
¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.  
² ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18.  
³ Там же. – Пункт 3.18.  
⁴ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 
⁵ Там же.  
⁶ Там же.  
⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18.  
⁸ Там же. – Пункт 4.7.

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".¹

Отметка о контроле обозначает, что  документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Рис. 1. 
Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

Отметка о контроле проставляется  в верхнем правом углу первого  листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о контроле" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.  
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 углового бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.  
Расположение реквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка 
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

__________ 
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.

Дополнительная  информация:

• реквизит документа;
• схемы расположения реквизитов;
• межстрочный интервал, используемый при оформлении реквизитов;
• шрифты, используемые для оформления реквизитов;
• контроль исполнения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Информационно-справочные документы- служебные письма.

Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. 

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и  др.). При необходимости срочной  передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. 

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения  вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.