Контрольная работа по "Делопроизводству". 35

ФГБОУ  ВПО  «Курганская  государственная сельскохозяйственная                            академия имени  Т.С.  Мальцева»

Факультет     экономический__________________________________________

Бакалавр по направлению «экономика__________________________________

    Кафедра «Менеджмента и права»____________________________________

Контрольная  работа

По дисциплине: «Делопроизводство»

                                                               Выполнил: студент(ка)

                                                                     экономического факультета

                                                                    направления «Экономика»

                                                                     Ф.И.О Яковлева__________

Вера Сергеевна___________

Шифр 10047_____________

Проверил: Шапкин________

                                                                 Евгений Анатольевич______

КГСХА – 2013

Содержание  контрольной работы.

Теоретическая часть 

4. Общие требования  к документируемой управленческой информации и управленческим документам.

23. Язык и  стиль официальных документов.

35. Назначение, содержание, составление и оформление  штатного расписания организации.

46.Классификация  служебных писем по функциональному,  тематическому, структурному и другим признакам.

66. Назначение, содержание и использование в  работе инструкции по делопроизводству  предприятия.

Практическая  часть.

98. Совершенствование  документирования управленческой  информации на основе использования персонального компьютера.

Теоретическая часть.

4. Общие требования  к документируемой управленческой  информации и управленческим  документам.

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)'

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы  документации — это комплекс взаимоувязанных  документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы  по наименованию, форме и составу  реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления  и др.), издаются в соответствующей  форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или  вышестоящей. Действие распорядительного  документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

23.Язык и стиль служебных документов

Стиль — это особенность  языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той пли иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается  в языке, на котором она будет  зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной  терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы  связаны с правовой нормой, объективность  в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы  составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например; в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

35. Назначение, содержание, составление и оформление  штатного расписания организации.

Одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы. Несмотря на применение этого документа в течение длительного времени практически во всех организациях, у работников кадровых служб возникают вопросы о порядке его составления, оформления и изменения. Рассмотрим подробнее нормы права, регулирующие данные вопросы.

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и  штат организации. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов. Для бюджетных учреждений штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью обосновывается расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений. Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). В пункте 2 этого постановления указано, что данная форма (N Т-3) применяется организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ, в том числе бюджетными учреждениями. Как правило, штатное расписание оформляется при создании организации и в дальнейшем в него либо вносятся изменения, либо, в случае необходимости внесения большого количества изменений, может быть утверждено новое штатное расписание. Ниже приведем общий порядок составления и утверждения штатного расписания.

1. Составление проекта  штатного расписания. В небольших  коммерческих фирмах этим, как  правило, занимается руководитель  предприятия. В крупных фирмах (в том числе в бюджетных организациях и учреждениях, если за ними закреплено право самостоятельно определять свои структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.

2. Утверждение штатного расписания. После одобрения руководителем  учреждения проекта штатного  расписания издается приказ о  его утверждении за подписью  руководителя или уполномоченного  им лица. Непосредственно штатное  расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. На практике часто руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с графой "Утверждено", кроме того, иногда ставится печать учреждения. Такие действия законодателем не предусмотрены, но не ошибочны. Отметим, что не запрещено вносить дополнительные графы в форму N Т-3 (например, когда необходимо дополнить графу "Надбавки"), однако нельзя удалять существующие графы.

46.Классификация служебных  писем по функциональному, тематическому, структурному и другим признакам.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения с учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различие сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Существует несколько видов  классификации деловых писем, в  основе их лежат различные классификационные  признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

По структурным признакам деловые  письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией.   Считается,   что   переписка,   которая оформляет экономические, правовые,   финансовые   и   все   другие   формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и   сбыта   относится   к коммерческой корреспонденции.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные  и многоаспектные. Одноаспектное  письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

66. Назначение, содержание и использование в работе инструкции по делопроизводству предприятия.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению  управления) — основной локальный  нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.

Разработка инструкции по делопроизводству

В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

Содержание инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами  межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения  инструкции (например, «инструкция  распространяется на все документы  организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных»  и др.);

ответственность за ее несоблюдение;

подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;

нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления  и оформления документов», где определяются:

виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;

общие правила подготовки и оформления документов;

правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

порядок изготовления и размножения  документов;

правила оформления и заверения  копий и приложений;

порядок использования  и хранения бланков, печатей, штампов;

порядок работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела  может быть значительно расширено  за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а  также документов заместителей руководителя.

Раздел «Документооборот» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;

правила их транспортировки  и передачи из одного структурного подразделения в другое;

основные инстанции  движения документов;

порядок подготовки и  отправки исходящих документов;

порядок учета объема документооборота.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается:

порядок регистрации  входящих, исходящих и внутренних документов;

сроки, формы и методы регистрации;

правила индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:

принципы построения информационно-справочной работы в  организации (фирме);

включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной  базы данных и др.);

порядок систематизации и классификации справочной информации;

технологию информационно-поисковой  работы.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением  документов» устанавливаются:

категории документов, подлежащих обязательному контролю;

порядок их постановки на контроль;

технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);

обязанности исполнителей;

типовые сроки исполнения;

порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;

порядок информирования руководителей об исполнительской  дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

правила хранения документов в службе делопроизводства и в  структурных подразделениях организации (фирмы);

устанавливает ответственность  определенных должностных лиц за сохранность документов;

правила формирования в дела отдельных категорий документов;

порядок разработки и  использования номенклатуры дел;

порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка  документов к сдаче в архив» включают:

порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);

правила подготовки дел  к хранению;

требования к описанию и оформлению дел;

порядок передачи дел  в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться  в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

Практическая  часть.

98. Совершенствование  документирования управленческой  информации на основе использования  персонального компьютера.

На современном этапе  развития экономики отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной  технологии управления предполагает выбор  и применение методов организации  безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих  мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Решением может стать  применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная  система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность  реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции  и серверы ввода и обработки  информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого  качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов – на носителях, характеризуемых длительностью использования

Рассмотрим экономическое  обоснование на примере среднестатистической организации. Для организаций электронного документооборота необходимо:

Приобрести ПК в отдел  приёма и отправки корреспонденции, присоединить его к ЛВС; для печати документации использовать по сети принтер  отдела учёта и контроля исполнения документов, находящегося в наименьшем удалении от указанного отдела;

Установить СЭД;

 При покупке ПК  необходимо учесть характеристики  программного и аппаратного обеспечения,  которые удовлетворили бы требованиям СЭД: Pentium 4  Windows 2000 Professional / Server / XP Pro, от 3 Gb, HDD 320 Gb, LAN. После установки компьютера необходимо его соединение с ЛВС. Проведённые замеры показали, что для этого требуется 11 метров кабеля; также необходимо 2,5 метра для присоединения принтера. Исходя из функционального назначения и внешней среды, наиболее подходящим средством коммутации является кабель «витая пара». Следующим этапом по совершенствованию документирования управления будет внедрение СЭД.

 По исследованиям,  проведённым независимыми экспертами компании DSS Consulting в 2012 году  наиболее востребованным и зарекомендовавшим себя на рынке программных продуктов, предназначенных для оптимизации ДОУ, является система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело–Предприятие» , разработанная ЭОС («Электронными офисными системами») (г. Москва).

 «Дело–Предприятие»  — система, позволяющая создать  в организации электронный документооборот  и одновременно автоматизировать  работу с бумажными документами.  Это комплексное решение, автоматизирующее все аспекты ДОУ современных организаций.

 Первая версия СЭД  «Дело» выпущена в 1996 году. В  настоящее время «Дело» используют более 2500 организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 300000. СЭД «Дело» удостоена сертификатом наивысшего качества Госстандарта России.

 Систему «Дело»  успешно используют в отечественных  министерствах и ведомствах, территориальных  органах власти, на предприятиях  различных сфер деятельности.

Описание СЭД «Дело–Предприятие»

 Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ИСО 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии. Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»). Обеспечивает защиту документов с помощью ЭЦП и средств криптографии. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в БД системы с помощью опции «Поточное сканирование». Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными продуктами. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика в соответствии с особенностями организации

Расчёт стоимости внедрения  СЭД «Дело–Предприятие»

В материальные расходы  на внедрение СЭД «Дело–Предприятие» входит:

1.   Приобретение  лицензии на каждое АРМ;

2.   Обучение пользователей  системы:

-          Обучение специалиста отдела информационного обеспечения;