Контрольная работа по "Делопроизводству". 96

 

Ачинский колледж отраслевых технологий и бизнеса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная

По дисциплине « Документационное  обеспечение управления»

Вариант 6.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила студентка

Группы 211 «Б»

Казанкова В.С.

Проверила преподаватель

по дисциплине ДОУ

Савченко А.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г.Ачинск 2012

1.Гегистрация  и контроль исполнения документов.

Регистрация и  контроль исполнения документов.

 

Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК.

 

Существует несколько  форм регистрации документов:

 

1) централизованная;

 

2) децентрализованная;

 

3) смешанная.

 

При централизованной форме регистрации документов все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником.

 

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

 

С учетом специфики предприятий  может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

 

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его  перемещении внутри предприятия.

 

При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например:

 

1) входящие документы;

 

2) исходящие документы;

 

3) внутренние документы;

 

4) контракты коммерческие;

 

5) документы, имеющие гриф «КТ» («конфиденциально»).

 

Существует три формы  регистрации документов:

 

1. журнальная,
2. карточная,
3. автоматизированная.

 

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает  конфликтные ситуации. Например, при  выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных  случаях журнальная форма регистрации  устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

 

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

 

Применение карточек для регистрации  заметно повышает оперативность  поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации  по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки: справочные,  контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки  делятся на две части: по неисполненным  и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в  процессе их исполнения и может выполнять  контрольную функцию. Карточки в  ней могут систематизироваться  по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части  картотеки в соответствующие  разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для  поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки  могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел  и т.д.

Для более полного раскрытия  содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм)

 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может  изготавливаться один экземпляр  регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной  карточки).

Автоматизированная форма регистрации  в настоящее время широко применяется  во многих организациях, т.к. она имеет  ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;автоматический контроль за исполнением документа;возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации  документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения  управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная  с создания проекта или регистрации  документа и заканчивая завершением  исполнения или отправлением документа  в другую организацию.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью  которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

 

Различают:

1. контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
2. контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

 

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов –  это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и  внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в  ходе отслеживания процесса и результатов  исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном  виде;

выработка предложений по ускорению  документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением  документов может быть возложен и  на сотрудника, не состоящего в штате  службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников  или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением  документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

1. постановку документов на контроль;
2. проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4. снятие документов с контроля;
5. учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает  с моментом регистрации поступивших  или созданных в организации  документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его  имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными  сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции  определяет конкретный срок.

Во время постановки документа  на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется  в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное  задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и  контролировать выполнение задания  поэтапно.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой  документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели  проверку своевременности доведения  документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные  проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также  фиксируются в регистрационно-контрольной  карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

 

Проверки могут проводиться  в устной или письменной форме. В  последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению  служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его  в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  фактического выполнения поручений  по существу, документированного подтверждения  исполнения и сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура  исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии  исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в  организации.

На основе результатов анализа  разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

2.Служебные письма  и их разновидности.

 

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой.

Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или  затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При  необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.

Письма составляются на специальных  бланках писем формата А4 или  А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется  составлять отдельные письма по каждому  из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации-адресата.

В зависимости от типа письма и  его содержания текст письма может  быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения  вопроса или его краткая история; если поводом для составления  письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или  опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало  сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание, применяются  и другие схемы построения, в которых  один из элементов может отсутствовать  или порядок их расположения может  быть иным.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать  до пяти страниц текста.

В письмах используют следующие  формы изложения текста:

1. от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

2. от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

3. от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").9

В деловой переписке принята  форма изложения текста от первого  лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и  т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.), возможно в двух случаях:

1. письмо оформляется на должностном бланке;

2. письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3. Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем?": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно-технической помощи". На бланке форма А5 заголовок допускается не указывать.

В практику деловой переписки прочно вошло обращение к адресату. Обычно используется либо обращение "господа", либо добавление к имени и отчеству определения "уважаемый".

Письма визируются составителем, руководителем  подразделения-автора, при необходимости  – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также  заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает  руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются  руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку  об исполнителе, которая проставляется  в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или  добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, ссылка на регистрационный номер  и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах –  отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати.

По характеру информации письма имеют много разновидностей:

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: "Представляем Вам…" (в  вышестоящую организацию), "Направляем Вам…" (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам…" (в стороннюю  организацию). Одновременно с этим может  содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое  общение: "В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…", "В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…", "В  подтверждение нашей договоренности высылает Вам…".

Текст сопроводительного письма может  содержать просьбы, пояснения, связанные  с теми материалами, которые составляют приложения к сопроводительному  письму. В этом случае сначала говорится  о направлении документов, затем  излагаются просьбы и пояснения.

Сопроводительное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами сопроводительного  письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код  организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления  писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы  и изложение самой просьбы. Обоснование  должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутство­вать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также  в случае если осуще­ствление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразде­ления, должностного лица. Просьба излагается с помощью  глагола "просить": "Просим Вас  провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться  и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение  вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обраще­ние" и т.п.

 

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются сле­дующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".

Письмо-просьба оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-просьбы  являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе

 Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо офици­альных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование  необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение  запроса. В обосновании могут  содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация  не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональ­ной  деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем  организации или официально уполномочен­ным  на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса  являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при  условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы  ошибки перено­сить в письмо-ответ  не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст  письма-ответа ("На Ваше письмо от_______№__..."). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер  поступившего документа", куда и  вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе  без объяснения, поэтому письмо-отказ  целесообразно начинать с обоснования  отказа: "В связи с…". В случае отрицательного ответа рекомендуется  сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может  дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор  письма такой информацией располагает.

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу  или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения  – письма небольшого объема, нередко  состоящее из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно  с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим  до Вашего сведения, что…", "Считаем  необходимым поставить Вас в  известность о…".

Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-сообщения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.

Если подтверждается предварительная  договоренность, в тексте письма следует  коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, не­обходимо  назвать их и т.д. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем  является: "Подтверждаем (получение  документов, предварительную договоренность, согласие на ...)". Письмо-подтверждение  может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Письмо-подтверждение оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-подтверждения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко  носят типовой характер и рассылаются  органами власти и управления различных  уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

 Информационные письма могут  содержать приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного  абзаца до нескольких страниц.  Как правило, информационные письма  подписываются руководителем организации.

Информационное письмо оформляется  на бланке письма.

Обязательными реквизитами  информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.