Контрольная работа по "Делопроизводству". 87

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение……………………………………………………………………………..….2

Вопрос 6…………………………………………………………………………..…….4

Вопрос 17……………………………………………………………………………….7

Вопрос 29………………………………………………………………………..…….14

Заключение……………………………………………………………………..……..19

Список использованной литературы………………………………………...………20

 

Введение

Делопроизводство – это документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники [10].

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче  в архив. Вышеуказанное обуславливает значимость и актуальность изучения данной дисциплины для последующего грамотного обеспечения управления.

Документационное обеспечение  управления в организации, как правило, выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

«Организация, ведение и  совершенствование системы документационного  обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств  в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением  установленного порядка работы с  документами... осуществляются структурным  подразделением, на которое возложены  функции по документационному обеспечению  управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с  Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418 [9].

Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, разработаны  определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами. Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства [2].

Цель исследования в данной работе – изучение многообразия документов, правил их составления, оформления и  ведения, составляющихо снову документирования деятельности организации.

Итак, объектом исследования в данной работе являются правила  составления, оформления, формы и  методы работы с документами.

Предметом исследования являются особенности классификации документов; служебное письмо как информационно-справочный документ;  правила оформления и  ведения трудовых книжек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос 6. Классификация документов

Разработка общей классификации  документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных  теоретических направлений документоведения. В последние годы в разработку этой проблемы значительный вклад внесли работы С.Г. Кулешова, Ю.Н. Столярова  и Г.Н. Швецовой-Водки.

Классификация (от лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы [9].

Классификация является одним  из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать  их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным  признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет  важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности [2].

Классифицировать документы  — значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий  признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные  признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы  по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию — другая и  т.д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации [11].

Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним  родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему — видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему  классу и видом по отношению к  высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы»  является видом по отношению к  классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

Род (класс) — это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений  документа.

Вид — второй уровень  деления. При этом родовое понятие  «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено  видовой классификации можно  назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру  знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.п.).

Третий уровень деления  — подвид. За ним следует разновидность  и т.п., пока не определится окончательное  место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия — расположение документов в порядке от высшего  к низшему. Соответственно иерархическое  расположение документов выглядит следующим  образом: документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.

Дихотомия — последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический  и непериодический документ и  т.п.

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает  определенный фасет (от фр. facette — грань) классификации, т.е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

Классификация документов позволяет  установить специфику каждого вида и типа документа, помогает ориентироваться  во всем многообразии документной информации. Поэтому очень важно научиться  определять вид того или иного  документа по различным признакам, анализировать его по содержанию, форме и др. Знание классификации  и типологизации документов необходимо для последующего изучения специальных  дисциплин и практической работы в библиотеках и службах информации.

1) Классификация  документов по информационной  составляющей документа:

1. Вид документа по  характеру знаковых средств:

• текстовой;

• иконно- графический;

•  идео- графический;

• звучащий;

• матричный;

• комплексный.

2. Вид документа по  мерности записи информации:

• одномерный;

• двумерный;

• трехмерный.

3. Вид документа по  предназначенности для восприятия:

• человекочитаемый;

• машиночитаемый.

4. Вид документа по  каналу восприятия:

• визуальный;

• тактильный;

• аудиальный;

• аудиовизуальный.

5. Вид документа по  степени его распространенности:

• опубликованный;

• неопубликованный;

• непубликуемый.

6. Вид документа по  способу документирования:

• рукопис-ный;

• печат-ный;

• механичес-кий;

• магнитный;

• фотографи-ческий;

• опти-ческий;

• лазер-ный;

• электронный.

7. Вид документа по  уровню обобщения информации:

• первичный;

• вторичный.

2) Классификация  по физической (материальной) составляющей  документа:

8. Вид документа по  материальному носителю информации:

• бумажный;

• пленочный;

• пластмассовый.

9. Вид документа по  материальной конструкции:

• листовой;

• кодексовый;

• карточный;

• ленточный;

• дисковый;

• комбинированный.

3) Классификация  документа по обстоятельствам  его бытования во внешней среде:

10. Вид документа по  регулярности выхода в свет:

• периодический;

• непериодический.

11. Вид документа по  времени появления:

• оригинал;

• копия.

12. Вид документа по  месту происхождения:

• местный;

• региональный;

• общегосударственный (национальный);

• зарубежный (иностранный).

            Табл.1. Классификация документов по различным составляющим.

Важнейшие признаки, лежащие  в основе классификации современных  документов, кроются в их сущности, существе информационной и материальной составляющих. Поскольку документы  функционируют в обществе, внешняя  среда также оказывает на них  определенное влияние. С учетом этих обстоятельств в основу общей  классификации документов положены три блока признаков, построенных  по разным характеристикам документа:

1) информационная составляющая  документа;

2) физическая (материальная) составляющая документа;

3) условия бытования документа как системного объекта во внешней среде [3, 11].

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда, внутри которого предусмотрено  наличие одного какого-либо приоритетного  признака, на основе которого осуществляется деление документов на подвиды и  разновидности. Эти ряды образуют многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящую из подсистем. Каждая из них  олицетворяет отдельный признак  современных документов, по которому они могут быть системно организованы, в частности по содержанию, характеристикам  материального носителя, структуре  построения текста и т.п. [3, 7, 11].

 

Вопрос 17. Информационно-справочный документ: служебное письмо. Значение документа, виды, состав реквизитов, оформление

Справочно-информационные документы  содержат информацию о фактическом  состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов [5].

К справочно-информационным документам относятся служебные  письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др. Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению [5, 7].

Служебное письмо – это самый распространенный вид служебных документов. Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом). Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки [7].

Для писем установлен специальный  бланк - бланк письма.

В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

- Государственный герб  Российской Федерации;

- герб субъекта Российской  Федерации;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

- идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об  организации;

- дата документа;

- регистрационный номер  документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии  приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

- отметка о поступлении  документа в организацию;

- идентификатор электронной  копии документа [14].

К служебному письму предъявляются  те же требования, что и к составлению  других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.

Все письма можно разделить  по функциональному признаку на две  группы:

- письма, требующие письма-ответа;

- письма, не требующие  письма-ответа.

Письма первой группы, в  свою очередь, можно условно подразделить на письма-вопросы и письма-ответы, что позволяет выделить:

- письмо-просьбу;

- письмо-обращение;

- письмо-предложение;

- письмо-запрос.

Ответы на эти письма приобретают  определенную форму в зависимости  от характера исходного письма. Ко второй группе относятся:

- письмо-предупреждение;

- письмо-напоминание;

- письмо-подтверждение;

- письмо-приглашение;

- письмо-отказ;

- письмо-извещение;

- сопроводительное письмо;

- гарантийное письмо;

- информационное письмо;

- циркулярное (письмо-распоряжение), которое направляется целому  ряду подчиненных инстанций [14].

Письма также можно  разделить на простые и сложные.

Текст служебного письма состоит  из двух логически связанных частей. В первой части (во вступлении) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части письма (в заключении) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т. п.

Письма по вопросам, не нуждающимся  в пояснении, обговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие  формы изложения:

- от первого лица множественного  числа («просим сообщить»; «направляем  на рассмотрение»);

- от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает»; «ВНИИДАД считает возможным»);

- от первого лица единственного  числа («считаю необходимым», «прошу  направить»). Эта форма изложения  особенно рекомендуется в том  случае, если письмо оформлено  на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как  при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

- при регистрации такого  документа (в графе «содержание»  нужно указать не один, а несколько  вопросов);

- на этапе контроля  исполнения, так как неясно, кому  из исполнителей направлять документы  в первую очередь;

- при определении дела  по номенклатуре (куда подшить  документ) [14].

Текст служебного письма может  касаться и нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут  рассматриваться в одном структурном  подразделении.

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать  одной машинописной страницы, при  необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц. Если текст служебного письма не превышает 5-7 строк, то можно использовать бланк формата А5 и не составлять заголовок к тексту.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть раскрыт полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать  только достоверную информацию, исключающую  двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

 Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает  руководитель организации, его заместитель  или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено  право подписи в пределах его  компетенции. Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Некоторые разновидности  писем имеют свои особенности  в оформлении. Например, гарантийное  письмо и рекламация имеют две  подписи и заверяются печатью.

При составлении служебных  писем с однотипной информацией  широко используются типовые тексты и тексты-трафареты, что дает большую  экономию времени, упрощает процесс  составления и оформления документа. Типовой текст - это образцовый или стереотипный текст, на основе которого или с использованием которого может быть построен текст нового письма. Трафаретизация - способ фиксации информации в виде постоянного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. При составлении текстов-трафаретов следует учитывать следующую закономерность порядка слов в официально-деловом стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с пробела [17].

Существуют различные  способы классификации служебных  писем. В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение) и исходящие (отправляемые из учреждения).

Письма, отправляемые из учреждения (исходящие), делятся на две группы: инициативные и ответные. Если письмо является ответом, применяется реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер  и дату документа».

По характеру информации письма подразделяются на множество  разновидностей.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия. Письмо-просьба обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «Просим оплатить в течение ... банковских дней...», «В связи с ... просим подтвердить...», «Дирекция просит сообщить...», «Мы будем благодарны, если Вы...».

Информационное  письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность какой-либо организации, выпускаемую продукцию.

Письмо-сообщение. В данном письме сообщают сведения о своей фирме, о производимых товарах и услугах, объемах поставок, сроках, ценах и возможных вариантах оплаты. В таком письме могут быть даны сведения о проведении выставок, совещаний, конференций или о каких-либо других событиях, важных для данной фирмы и могущих представлять интерес и для других фирм.

Письмо-напоминание - это письмо, сообщающее повторно определенную информацию адресату. В письме-напоминании используются следующие ключевые обороты: «Напоминаем Вам, что...», «По истечении... срока предложение нитей фирмы теряет силу...», «Вторично сообщаем...».

Сопроводительное  письмо - документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов или материальных ценностей.

Составляется сопроводительное письмо в тех случаях, когда необходимо что-либо разъяснить или дополнить  к прилагаемым документам, Например, указать срок исполнения, объяснить  причину задержки с ответом, разъяснить, сложные моменты. Этот вид писем обязательно имеет реквизит 21 «Отметка о наличии приложения».

Сопроводительное письмо начинается словами: «Направляем Вам...», «Высылаем запрошенные Вами...», «Возвращаем...», «Прилагаем...» и т. п.

Письмо-подтвержение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда телефонного разговора. Обычно письмо-подтверждение начинается так: «Сообщаем Вам, что...», «Ставим Вас в известность, что...», «Извещаем Вас, что...».

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос. Письма-ответы по содержанию носят зависимый от инициативных писем характер, так как тема их текста уже задана, остается изложить решение на поставленный в инициативном письме вопрос (принятие или отказ от предложения или выполнения просьбы). Ответ должен излагаться в конкретной и четкой форме.

Наибольшую трудность  вызывает составление письма-ответа, содержащего отказ в просьбе  или отклонение предложения. Такое  письмо составляется по следующей схеме:

- повторение просьбы;

- причины, по которым  просьба не может быть удовлетворена  или предложение не может быть  принято;

- аргументированное объяснение  отказа или отклонения предложения.

При оформлении писем-отказов  могут быть использованы такие словесные  обороты-штампы: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...»; «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем, так как...»; «К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...».

По тематическому признаку проводится различие между деловой  и коммерческой корреспонденцией.

Деловую переписку можно  разделить на следующие виды:

- по общим вопросам  технологии;

- по вопросам оборудования  и энергетики;

- по вопросам производства;

- по вопросам быта;

- по вопросам финансирования  и т. д. [18]/

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой:

- обращения покупателей  к продавцам с просьбой дать  подробную информацию об услугах,  товарах либо содержат претензии  и т. п.;

- обращения продавцов  к покупателям, которые имеют  рекламный характер и рассматриваются  как вид рекламной деятельности.

Оферта (письмо-предложение) представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить  сделку с указанием ее конкретных условий. В оферте указываются наименование предлагаемого товара или услуги, его количество и качество, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Если покупатель (импортер) согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и сделка заканчивается выдачей  заказа и заключением контракта.

Если покупатель не согласен с каким-либо условием предложения, он сообщает об этом продавцу и между  ними устанавливается переписка, проходят переговоры, пока не будет достигнута договоренность.

Гарантийное письмо - это  документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В  гарантийном письме подтверждаются определенные обещания или условия (качество продукции, оплата труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, надежность при эксплуатации и т. п.). В гарантийном письме обязательны  подписи руководителя организации, главного бухгалтера, печать. Эти аспекты  могут составить содержание целого письма или войти в качестве составной  части в другой коммерческий документ. Например, в письме-предложении может  быть гарантийный аспект о своевременной  оплате услуг и т. п.

Письмо-рекламация - это коммерческий документ, содержащий предъявление претензии  к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту (договору) обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условий договора.

В первой части рекламация должна содержать:

- основание для предъявления  претензии;

- доказательства, то есть  ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки);

- ссылки на нормативные  документы и т. п.

Во второй части рекламации излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например:

- замена некачественного  товара качественным или уценка  товара;

- возмещение убытков в  связи с невыполнением условий  контракта;

- требование расторжения  договора.

Рекламация направляется заказным письмом с приложением  всех документов, подтверждающих претензию. Подписывают рекламацию руководитель организации и главный бухгалтер, подписи заверяют печатью. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спорные вопросы решает арбитраж.

Варианты заключительных (комплиментарных, лестных) фраз: «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»; «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»; «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»; «С уважением» [1, 11, 18].

 

Вопрос 29. Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовая книжка — это  основной документ о трудовой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается. На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее  недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить  в присутствии работника на основании  представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, документов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

- дата рождения (указывают  на основании паспорта или  свидетельства о рождении. Она  содержит число, месяц и год.  Например: 21 февраля 1965г.;

- сведения об образовании  (среднее, среднее специальное,  высшее) и сведения о профессии,  специальности (указываются на  основании аттестата, диплома,  удостоверения, сертификата). Запись  о незаконченном образовании  (среднем, высшем) делают на основании  студенческого билета, зачетной  книжки, справки учебного заведения  и т.п. [17].

На этом же листе, после  указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный  лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации. На следующих страницах  трудовой книжки указываются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем  заполняются графы таблицы: графа  № 1 — номер записи; графа № 2 —  дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу); графа  № 3 — сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона); графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер). При приеме на работу в графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структурного подразделения, наименование должности (профессию, разряд). Например, «Принята на должность преподавателя профиля «Бухгалтерский учет». В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку работника.