Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство". 9
Задание № 1
Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:
- Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
- Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
- Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
- Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
- Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.
Рис. 1. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба документационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно - распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).
Рис. 2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис. 1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 2).
Содержание номенклатуры
Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф.
В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 - 02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).
Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.
Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:
- название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
- название адресата или корреспондента;
- краткое содержание документов дела;
- название местности, с которым связано содержание документов;
- даты (период), к которым относится содержание дела;
- указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Рис. 3. Итоговая запись
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис. 3).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
Задание № 2
Телеграмма и факс, как оперативно – информационный документ.
Телеграмма – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста по каналам электросвязи. Фактически это оперативное письма для немедленного решения проблемы.
Телеграммы распределяются по видам, от чего зависит скорость доставки:
- правительственная – немедленно
- срочная – до 3 ч
- обыкновенная – 6 ч
Телеграмма печатается на форме А5 (А4) в 3-х экземплярах прописными буквами до черты. Под чертой располагают не отправляемый текст: предприятие, адрес, подписи, дата, печать.
Телеграммы могут быть адресованы на полный адрес, на условный адрес, до востребования, на номер абонементного ящика, на полевые номера Минобороны, на номер абонентской установки АТ.
Текст должен содержать от 1 до 300 слов. Если больше 300, то оператор связи разделяет её на отдельные телеграммы. Если даётся ответ, то перед текстом указывают числовой номер присланной телеграммы. В конце телеграммы даётся свой исходящий номер. В финансовых телеграммах могут применяться акцептовые кодовые слова «АЛИРЕ», «АЛЁБА», АЛДЖЮ» и др., расшифровка которых приведена в справочнике главбуха. Даты в тексте печатают словами, а номера цифрами. Денежные суммы указывают цифрами в копейках. Знаки препинания пишут сокращённо: «ЗПТ», «ТЧК», «СКБ», «КВЧ). Знак номер пишется сокращённо «НР 24». Символами или словами указывают знаки: минус, плюс, дробная черта. Собственный регистрационный номер печатается на отдельной строке под текстом.
При отправке телеграмм составляется опись телеграмм в счёт предварительно оплаченных авансов (почтовому отделению). Форма описи согласуется с почтовым отделением. В ней указываются суммы по каждому отправлению и общий итог отправления, который списывается с оплаченного почтовому отделению аванса. Один экземпляр описи остаётся в почтовом отделении при сдаче, а второй с отметкой (печатью) сдаётся исполнителем в бухгалтерию для списывания указанной суммы с аванса.
Ниже приводится пример исполнения телеграммы.
ТЕЛЕГРАММА РОСТОВ ДОНВОДСТРОЙ СРОЧНО
28 АЛИРЕ ПОЛУЧИЛИ ДЕСЯТОГО НОЯБРЯ ТЧК
ОТКАЗ ОПЛАТЫ 12000000 КОПЕЕК ТЧК ПОЛУЧЕНИЕ
ДОЛОЖИТЬ БУРКУНОВУ НР 14 ______________________________ |
Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.
Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Ниже приводится пример исполнения факса.
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Адресат:___________________
Справочные данные об организации Должность_________________
И.О.Фамилия______________
00.00.0000 №00 Телефон___________________
На № от 00.00.0000 Факс______________________
Заголовок к тексту
ТЕКСТ ФАКСА
Должность ______________________________
(подпись)
Задание № 3
На листе бумаги соответствующего формата составить и оформить служебную справку о наличии сырья и материалов на складе, указать характер и назначение документа.
Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)
Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Внутренние справки не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».
ОАО «Брянский камвольный
комбинат»
Начальнику прядильного производства
В. А. Морозову
СПРАВКА № 11
12. 04. 2015
Брянск
О наличии сырья и материалов на складе
На складе имеются следующее сырьё и материалы:
- Топс - 2000 кг
- Лавсан - 1500 кг
- Шерсть - 1000 кг
- Пряжа - 1000 кг
- Красители - 100 кг
Зав. складом Высоцкая А. В. Высоцкая
Задание № 4
На листе бумаги соответствующего формата составить и оформить полный протокол, указать характер и назначение документа.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступавших в прениях, и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо. Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, вводная часть текста (состав присутствующих), повестка дня, текст, личная подпись председателя, личная подпись секретаря. Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок – название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно оформлению выписок из приказа по основной деятельности.
Минздрав России
Государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сибирский государственный медицинский университет»
Министерства здравоохранения Российской Федерации
(ГБОУ ВПО СибГМУ Минздрава России)
ПРОТОКОЛ
03.08.2015
г. Томск
Заседания приемной комиссии
Председатель – В.В. Новицкий
Секретарь - Е.В. Михалев
Присутствовали: Акбашева О.Е., Капля А.С., Корнетов Н.А., Краснова Е.Л., Михалев Е.В., Новицкий В.В., Прадедова Н.В., Студницкий В.Б., Хлынин С.М., Цыров Г.И.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
- Об итогах работы приемной комиссии по организации целевого набора Доклад заместителя ответственного секретаря приемной комиссии Е.Л. Красновой.
- Об утверждении списка льготных категорий абитуриентов по специальностям
Выступление ответственного секретаря приемной комиссии Е.В. Михалева.
- О допуске абитуриентов к вступительным экзаменам
Выступление ответственного секретаря приемной комиссии Е.В. Михалева.
- О разном.
- СЛУШАЛИ:
Е.Л. Краснову – об итогах целевого набора. Отметила, что не все претенденты на целевые места предоставили подлинники документов об образовании и свидетельств о результате ЕГЭ. В результате конкурс 1,2 человека на одно место не обеспечен и количество целевых мест уменьшено до 190.
РЕШИЛИ:
Утвердить указанное количество целевых мест (приложение 1).
- СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о льготных категориях абитуриентов. Доложил о том, что все абитуриенты, документально подтвердившие право на льготу до 25.07.2010 и прошедшие вступительные испытания, внесены в списки как лица, имеющие право на внеконкурсное зачисление.
ВЫСТУПИЛИ:
Вопрос:
Корнетов А.Н. – есть ли контроль права абитуриента на льготу?
Контроль документального подтверждения права на льготу осуществляет начальник юридического отдела Н.В. Прадедова
РЕШИЛИ:
Утвердить список льготных категорий абитуриентов по специальностям (приложение 2).
- СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о допуске абитуриентов к вступительным экзаменам. Представил списки абитуриентов, допущенных к вступительным экзаменам, и списки абитуриентов, допущенных к экзаменам в форме ЕГЭ.
РЕШИЛИ:
Утвердить представленные списки абитуриентов (приложение 3).
- СЛУШАЛИ:
Е.В. Михалева – о приеме ректором студентов, зачисленных на 1 курс. Представил расписание приема в кабинете ректора (приложение 4).
РЕШИЛИ:
Принять к сведению.
Председатель
Секретарь
Задание № 5
На листе бумаги соответствующего формата составить и оформить приказ о предоставлении отпуска работнику, указать характер и назначение документа.
Приказ на отпуск – это распорядительный документ, который составляется работником кадровой службы с целью оформления факта предоставления отпуска директору либо сотруднику(ам).
Издается данный документ руководителем организации на основании графика отпусков и заявления на отпуск. Основанием могут являться также листок нетрудоспособности, свидетельство о рождении ребенка, справка-вызов из образовательного учреждения и др.
Приказ на отпуск может составляться в свободной форме либо с использованием унифицированных форм: № Т-6 – в случае предоставления отпуска одному работнику и № Т-6а – нескольким сотрудникам. При заполнении бланка приказа необходимо указать следующую информацию:
- наименование организации;
- номер и дата документа;
- табельный номер сотрудника, его ФИО, должность, структурное подразделение, вид отпуска;
- период работы, за который предоставляется отпуск;
- срок предоставления отпуска;
- подписи руководителя организации либо уполномоченного лица, а также сотрудника в ознакомлении с приказом.
На основании данного приказа заносится информация в личную карточку работника, лицевой счет и осуществляется расчет зарплаты, причитающейся за отпуск, в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику.
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата
России
от 05.01.2004 № 1
Форма по ОКУД |
||
Код | ||
301005 | ||
ООО «Шоколадная фабрика» |
по ОКПО |
(наименование организации)
Номер документа |
Дата составления | |
ПРИКАЗ |
13 |
25.01.2014 |
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск |
Табельный номер |
Иванову Петру Николаевичу |
13 |
(фамилия, имя, отчество)
цех
(структурное подразделение)
упаковщик
(должность (специальность, профессия))
за период работы с |
“ |
01 |
” |
февраля |
20 |
13 |
г. |
по |
“ |
31 |
” |
января |
20 |
14 |
г. |
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |
28 |
календарных дней |
с “ |
01 |
” |
февраля |
20 |
14 |
г. |
по |
“ |
28 |
” |
февраля |
20 |
14 |
г. |
и (или)
Б.
(ежегодный дополнительный
на |
календарных дней |
с “ |
” |
20 |
г. |
по |
“ |
” |
20 |
г. |
В. Всего отпуск на |
28 |
календарных дней |
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство"
- Контрольная работа по дисциплине "Деловое общение"
- Контрольная работа по дисциплине «Деловое общение»
- Контрольная работа по дисциплине «Деловое общение»
- Контрольная работа по дисциплине «Деловой иностранный (английский) язык»
- Контрольная работа по дисциплине: «Деловой иностранный язык»
- Контрольная работа по дисциплине «Деловой иностранный язык»
- Контрольная работа по дисциплине «Деловые коммуникации»
