Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления СКС и Т»

                ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФИЛИАЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

                                                        ВЫСШЕГО

                       ПРОФЕСИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

              «СОЧИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                    ТУРИЗМА И КУРОРТНОГО ДЕЛА» в г. АНАПЕ.

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине:

«Документационное обеспечение управления СКС и Т»

                                                                                                        ВЫПОЛНИЛА:

                                                                                                        СТУДЕНТКА 2 КУРСА, ЗФО

                                                                                                         МЕДВЕДЕВА Е.Г.

                                                                                                         ПРОВЕРИЛА:

                                                                                          КУЗНЕЦОВА Л. Н.

                             СОДЕРЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..3

I. ДОКУМЕНТ. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

1.1 ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ…………………………4

1.2 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………….…5

1.3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА………………………7

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ…….….8

II.                 Письмо- просьба Анапской городской больницы в адрес администрации г-к Анапа о выделении дополнительных средств………………………………………………………….10

Использованная литература………………………………………….11

                                          ВВЕДЕНИЕ

Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (в ред. от 10.01.2003) устанавливает: информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации”.

Древнейшим способом фиксации информации является рукописное письмо. В конце ХIХ в. с изобретением пишущей машины возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение ХХ в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин различного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце ХIХ в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов — телеграммы, телефонограммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце ХХ в. с появлением и распространением факсимильных аппаратов к этим документам прибавилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность

персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, хранения, изготовления и пересылки текстовых документов. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы применяемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе

Итогом документирования является документ. Согласно стандартному определению “документ (документированная информация) — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать”. Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ являются основанием для принятия управленческих решений,

служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда, и как результат труда.

I. ДОКУМЕНТ. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

                    1.1 ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ.

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в работе и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 и изделия из бумаги. Потребительские форматы”. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, В, С .

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм)и А5 (148 х 210мм)

Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и пр., оформляются на формате АЗ (297 х 420 мм)

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее—20 мм;

нижнее —20 мм.

Это минимальные размеры полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.

Потребительские форматы бумаги, мм

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 «структура бланков и схема расположения» за рубежом применяются при оформлении документов  следующие размеры полей: левое —20 мм + 10 мм;

Верхнее-10 мм+ 10 мм.

1.2 ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов закрепляются в Государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах ,позволяет максимально увеличить “полезную” площадь, т. е. место для размещения текста — основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют

свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов — легко Воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно- методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет и в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

— состав применяемых в управленческой системе документов;

— право на издание различных видов распорядительных документов руководителя, его заместителей и руководителей средне звена в соответствии с их компетенцией;

— права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

— порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

виды применяемых бланков и порядок их использования;

— порядок движения основных видов документов;

— обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Государственным стандартом на систему организационно - распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно

разделить на три группы:

              -реквизиты бланка и ограничительные отметки

              -реквизиты, определяющие юридическую силу документа

              -реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки)

                   1.3 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА

Текст документа выражает содержание управленческого  действия. Он может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой

текст используете при составлении положений, уставов, правил, писем всех видов распорядительных документов, протоколов, докладных и объяснительных записок.

Текст документов используемых в управленческой практике, составляется на русском языке. Закон допускает, что “в необходимых случаях официальное делопроизводство в субъектах Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись на языках субъектов Российской Федерации на территориях их компактного проживания”. Только на русском языке текст составляется при направлении документов:

- в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

-на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной. Наименования признаков в ней выражаются в именительном падеже(«фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (“находились”;“имеете”). Во второй части размещается переменная информация, содержащая конкретные характеристики признаков. Они должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей: основания, в котором излагают причины составления документа, факты, события, дают описание возникшей ситуации, и заключения, в котором формулируют распоряжения, просьбы, предложения, выводы. Документ может состоять из одной фразы, но и в этом случае в первой ее части формулируют причины обращения или создания документа, а во второй — просьбу.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяется в документе абзацным отступом, отступив пять знаков от границы левого поля документа. Абзацы связного текста не нумеруют.

К текстам управленческих документов предъявляют требования, которые должны обеспечить объективность и достоверность информации — краткость, точность, рациональность построения, логичность изложения, простота стиля. В современном русском языке насчитывают 600 тыс. слов, имеющих 7 млн значений. Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем, который использует значительно меньший словарный состав, т. к. этот язык применяется в замкнутых сферах общественной жизни.

Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты деловые документы должны быть краткими. К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых формул, т. е. языковых оборотов, используемых в неизмененном виде.

В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания, которые позволяют уменьшить объем текста и ускорить его восприятие. Сокращения применяются только общепринятые. Возможно при первом употреблении сокращения указать в скобках его расшифровку. Это же относится и к использованию профессиональных терминов, которые широко используются в деловой переписке.

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, повышает их качество.

При подготовке документов на компьютере рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 0.6 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Car  размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times

DL размером 12,13,14 через 1—2 интервала.

Все реквизиты документа (кроме текста),которые состоят из нескольких строк,

печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервалами.

Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) —28 знаков.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «заголовок к тексту», на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах. составленных на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова “страница” (стр.).

Сложившиеся правила размещения каждого реквизита на документе сводятся к следующему.

От границы левого поля печатают:

— реквизиты “заголовок к тексту”, “текст документа” (без абзацев), “отметка о наличии приложения”, “отметка об исполнителе “, “отметка об исполнении документа и направлении его в дело”, наименование должности в реквизитах  “подпись”, “гриф согласовав документа”, заверительные надписи “верно”;

— слова «Примечания» и «основание» — если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;

- в приказах, распоряжениях слова “Приказываю”, “Предлагаю”.

-в протоколах слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАЛОВИЛИ”

Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Отступив 32 печатных знака — реквизит «адресат».

Отступив 40 печатных знаков — реквизит “гриф утверждения документа”.

Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите “подпись”.

Муниципальное учреждение                                Мэру города-курорта Анапа

здравоохранения                   Пахомову А.Н.

«ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА             

Управления здравоохранения

администрации

Муниципального образования

Город-курорт Анапа»

Крымская ул.,24, г. Анапа 353440

Телефон: (86133) 5-00-68

Факс: (86133) 5-69-05

02.02.2008 № 89/01

На 08.01.2008 № 69/94

О выделении дополнительных ассигнаций

из городского бюджета для медицинского

обеспечения

                      Уважаемый Анатолий Николаевич!

           В связи с тем, что в летний период население г-к Анапа достигает более миллиона человек, количество травм различной степени тяжести увеличивается до 70%. Большинство госпитализированных являются дети с различными видами переломов.

             Мы просим администрацию г-к Анапа выделить нам дополнительные средства из городского бюджета, для приобретения томографического аппарата в детское отделение Городской Больцы.       

С уважением,

Главный врач детского отделения………………………..(……………………)

                           Использованная литература:

1)     Делопроизводство: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В. Кузнецовой.-2-е изд.,- М.: МЦФЭР, 2006.- 560 с.

2)     Делопроизводство: Учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина. М.: МЦФЭР, 2004-544с.

6