Личные документы

                                                     ПЛАН 
 

   Введение                                                                                                         3 

1. Личные документы                                                                                        

    а)  Определение                                                                                             4

     б)  Характеристика личных документов                                                    4-8

2. Необходимость и порядок составления личных документов

    а)  Организация работы с документами                                                      8

    б)  Требования к оформлению документов                                                8-15

3. Нормативные сроки хранения документации разных видов

    а)  Правила хранения документов                                                               16-22 

Заключение                                                                                                       22-23 

Литература                                                                                                        24-25 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Введение 

    Документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

    Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

    Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. 
 
 
 
 
 
 
 

                                                Определение 

    Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

    По функциональному признаку выделяют следующие основные группы служебных документов: деловые письма, информационно-справочные, личные документы. Предлагаю Вам ознакомиться с такими личными документами как :

                          - автобиография,

                          - доверенность,

                         - заявление,

                        - записка,

                         - расписка.

                          - резюме 

     Автобиография – это документ личного характера, который создается человеком самостоятельно.

Основные правила  написания автобиографии

Особых четких требований к документу не существует, поэтому сочинять автобиографию можно в произвольной форме. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа.

Писать автобиографию  желательно от руки на листе бумаги форматом А4, можно оформить автобиографию  на специальном бланке. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности, чтобы можно было составить четкую картину о жизненном пути, трудовой и общественно–политической деятельности автора. Несмотря на произвольную форму и отсутствие жестких требований к написанию автобиографии, некоторые реквизиты и сведения должны присутствовать в ней обязательно:

- Название документа (Автобиография);

- фамилия, имя,  отчество автора;

- дата и место  рождения;

- образование  (место и период учебы, присвоенная  квалификация и специальность);

- вид трудовой деятельности;

- последнее место работы и занимаемая должность;

- награды, грамоты;

- семейное положение;

- сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, - дата рождения, место работы/учебы и адрес проживания);

- дата составления автобиографии;

- личная подпись.

• Составляется работником при трудоустройстве
• Все записи в анкете подтверждаются документально и проверяются работниками кадровой службы
• Анкета заверяется подписью работника кадровой службы и печатью организации
• Анкета является составной частью личного дела (досье) работника.
• Автобиография должна содержать изложенные в хронологическом порядке события жизни, подпись и дату

    Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий: получить заработную плату, какой-то документ, предмет, право подписывать документы и прочее. Доверенность предоставляет указанному в ней лицу конкретные права и обязанности, например, право совершать сделки от имени и в интересах автора доверенности, обязанность совершать эти сделки в пределах полномочий, указанных в доверенности, не злоупотреблять полномочиями, не совершать сделки от имени автора документа в личных интересах.

Составляется  доверенность в произвольной форме.

При написании  доверенности обязательно указывать  следующие реквизиты:

- наименование документа (Доверенность);

- личные данные доверителя (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- личные данные доверенного лица (кто предоставляет права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);

- текст доверенности;

- дата составления доверенности;

- подпись доверителя. 
 

                                              Заявление

    При приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске работники составляют заявление на имя директора компании, в котором излагают просьбу о зачислении на работу, переводе, увольнении либо предоставления отпуска, указывая свою должность. Составляется заявление в произвольной форме, пишется от руки, оформляется заявление на листе формата А4.

Заявление имеет  следующую типовую структуру:

- адресат (кому адресовано заявление);

- заявитель (кто составляет заявление);

- наименование вида документа (Заявление);

- текст заявления;

- подпись составителя;

- дата составления заявления. 
 

    Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета. Если составлена расписка правильно, ее можно использовать в случае необходимости при судебном разбирательстве.  

Четких требований к оформлению расписки не существует, она пишется в произвольной форме. Но некоторые реквизиты должны присутствовать в ней обязательно:

- наименование документа (Расписка);

- основные сведения об авторе расписки (фамилия, имя, отчество, дата рождения – по желанию, паспортные данные - серия, номер, кем и когда выдан, адрес проживания, контактные телефоны – по желанию);

- текст (если в расписке указывается сумма денег, писать ее необходимо сначала цифрами, затем в скобках прописью. В тексте расписки можно указать дату возврата займа);

- дата составления (с левой стороны под текстом расписки);

 подпись (с правой стороны под текстом расписки). 

Расписка не заверяется нотариусом. Поэтому, если Вы не доверяете человеку, которому передаете что-либо, в момент написания расписки необходимо пригласить несколько посторонних людей – свидетелей, в присутствии которых и осуществляйте сделку, чтобы в случае необходимости они могли подтвердить факт передачи денег или какого-то предмета в суде. В данном случае свидетели под датой и подписью автора расписки указывают свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания и ставят личную подпись.

   Резюме

• В настоящее время резюме является распространенным документом при приеме на работу.
• особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
• В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности и т.д.

   Организация работы с документами 

    Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки информации.

При организации  документооборота следует руководствоваться  принципом однократного и целесообразного  пребывания документа в одном  структурном подразделении или  у одного исполнителя. 

   Требования к оформлению документов 

    При оформлении документов следует соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативный поиск, а также возможность обработки с помощью современных средств оргтехники. Преобладающая часть документов оформляется на бланках предприятий, которые содержат обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. 

    Реквизит документа - это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем. 

    При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТом «Управленческая документация. Единый формуляр-образец». Расположение реквизитов и размеры областей для их размещения на бланках различного формата приведены на рис.1. Управленческий документ - это документ, созданный в целях управления работой предприятия.

В документе, как  правило, отражается целый ряд функций:

-- информационная (документ является носителем и источником информации);

-- управленческая (документ позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать  производственные процессы);

-- правовая (документ  служит юридической основой производственной  деятельности, подтверждает факты, удостоверяет сведения);

-- коммуникативная  (является средством обмена информации  и общения между различными  объектами);

-- учетная (позволяет  накапливать и анализировать  сведения за определенные периоды времени);

-- социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан);

-- культурная (показывает  специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции данной эпохи);

-- историческая (является источником знаний о  событиях и деятелях различных эпох, раскрывает и дополняет исторические факты, восстанавливает историческое прошлое стран и народов).

Управленческая  деятельность в любой организации  приводит к созданию многих видов  управленческих документов. Одни из них  направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие - документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др. 

    Под унификацией понимается приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт - это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Документы классифицируют также:

По происхождению  различают официальные и личные документы.

По месту составления  документы делят на внешние и  внутренние.

По наименованию - акты, докладные записки письма, телефонограммы, справки, протоколы, приказы и т.д.

По количеству отраженных вопросов - простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени  подлинности - черновики (документы  в предварительной редакции), подлинники (первый или единственный экземпляр  документа, оформленный соответствующим  образом и подписанный) и копии (воспроизведение всех реквизитов подлинника, за исключением личной подписи, заверенное соответствующим образом). Различают следующие разновидности копий: отпуск - полная копия исходящего документа, выполняемая под копирку одновременно с подлинником. Она остается у отправителя документа. Дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей подлинника, имеющий юридическую силу подлинного документа. Выписка из документа - копия какой-либо части подлинного документа.

По срокам хранения - постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет включительно).

По степени  гласности различают обычные  и секретные документы.

По назначению - индивидуальные (создаваемые для  решения конкретной управленческой ситуации) и типовые (отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам).

По способу  фиксации информации различают письменные документы, фото-, кинодокументы, графические, звуковые документы.

В соответствии с действующими законодательными и  нормативными актами для оформления документов необходимо использовать следующий набор реквизитов:

1. государственный  герб;

2. эмблема предприятия; 

3. изображение  наград;

4. код организации  по общегосударственному классификатору  предприятий (ОКПО);

5. код формы  документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6. название министерства  или ведомства; 

7. название предприятия; 

8. название структурного  подразделения; 

9. индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный  адреса, номера телетайпа, телефона  и счета в банке;

10. название вида  документа; 

11. дата;

12. индекс;

13. ссылка на  индекс и дату входящего документа; 

14. место составления  или издания; 

15. гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат; 

17. гриф утверждения; 

18. резолюция; 

19. заголовок текста;

20. отметка о  контроле;

21. текст; 

22. отметка о  наличии приложения;

23. подпись; 

24. гриф согласования;

25. визы;

26. печать;

27. отметка о  заверке копии; 

28. фамилия исполнителя  и номер его телефона;

29. отметка об  исполнении документа и направлении его в дело;

30. отметка о  переносе данных на машинный носитель;

31. отметка о  поступлении 

    Обязательными реквизитами документа являются название организации (составителя документа), название документа (не указывается в письмах), заголовок текста, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными.

Правила оформления реквизитов 

    Название организации - составителя документа должно строго соответствовать названию, указанному в уставе, положении или другом нормативном акте. Указываются полное и сокращенное название организации.

    Название документа (акт, приказ, протокол, справка, и т.д.) должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации. Название указывается только при подготовке документов на общем бланке предприятия.

    Заголовок текста - краткое изложение содержания документа, точно передающее смысл текста. Объем заголовка не должен превышать пяти строк машинописного текста, длиной 28 символов. Допускается продление строки. Заголовки к тексту таких документов, как акт, инструкция, правила, протокол, устав и т.п., должны сочетаться в падеже с названием документа. Заголовок печатают от нулевой позиции табулятора.

Дата - один из реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Все даты (при датировании документа, наложении резолюций, грифов согласования и утверждения, визирования, внесении отметок о поступлении документа, о заверке копии и т.д.) приводятся в цифровом виде, в том числе и те, которые используются в тексте. Элементы даты размещаются в одной строке в следующей последовательности: день, месяц, год. Год обозначается четырьмя или двумя цифрами, месяц и день - двумя, например:

25.12.1995; 24.12.95 или  24 12 95.

Индекс документа  включает порядковый регистрационный  номер и условные обозначения, указывающие  место составления (исполнения) и  хранения документа. При оформлении документ, в большинстве случаев, получает только один индекс, проставляемые при его регистрации в журнале регистрации на самом документе.

    Текст - это основная, информативная часть документа и важнейший реквизит. Он должен быть логичным, четким, убедительным, аргументированным, причем аргументация и выводы должны быть объективными.

    Текст может состоять и нескольких частей. Большинство документов делиться на две части. В первой части следует излагать цели и причины создания документа, приводить факты, описания ситуаций, фамилии лиц и другую информацию, аргументирующую необходимость принятия решения или выполнения действия. Вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д. Текст документа может состоять и из одной части: приказ без преамбулы, письмо - просьба без пояснения и т.д.

    Виза проставляется при необходимости внутреннего согласования документа. Виза состоит из личной подписи лица, заверяющего документ, и даты. В некоторых случаях указывается также должность визирующего и расшифровка его подписи.

Визы при согласовании внутренних документов проставляются  на последней странице первого экземпляра документа ниже реквизита подпись. Письма и другие исходящие документы визируются на экземпляре, который остается в учреждении.

    Подпись является одним из основных способов удостоверения документа. Документ подписывается руководителем организации или замещающее его компетентное лицо, имеющее право подписи, установленное соответствующим правовым актом.

Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи  должностных лиц и визы согласования.

    Две подписи и более ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц. Финансовые документы, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители этих организаций.

    В состав реквизита подпись входят название должности лица подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка. Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько лиц, занимающих одинаковые должности, их подписи размещаются  на одном уровне. При подписании указывается дата каждой подписи.

Расшифровка подписи  в реквизитах подпись, гриф утверждения, гриф согласования должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

    При оформлении документа на бланке название организации в реквизите подпись не указывается или приводится в сокращенном виде.

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело помещается на две - три строки ниже реквизита фамилия исполнителя  и номер его телефона.

В резолюции  отражаются результаты рассмотрения документов руководителем и содержатся указания пол исполнению документов.

В большинстве  случаев документ содержит не более  одной резолюции. Последующие резолюции  необходимы для уточнения порядка  исполнения документа или определения его исполнителя.

Резолюции пишут  на лицевой стороне первого листа  документа в месте, установленном  существующими требованиями. Если это  место занято другим реквизитом, например адресом, резолюцию можно разместить в любом другом свободном месте  лицевой стороны первого листа документа, кроме левого поля. 
 

Правила хранения документов 

    В процессе деятельности любого хозяйствующего субъекта образуется большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах, часть из которых относится к корпоративному законодательству, часть - к законодательству об архивном деле, часть - к законодательству о бухгалтерском учете. При этом преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете.

    Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности коммерческих организаций, является элементом публичного правоотношения, возникающего в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, и корреспондирует с правом государства в лице своих уполномоченных органов требовать хранения соответствующих документов.

    Основным законодательным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 13.05.2008 №68-ФЗ) // Парламентская газета, №201, 27.10.2004." (далее - Закон N 125-ФЗ), вступивший в силу со дня официального опубликования - 25 октября 2004 г.