Методы документального и фактического контроля

     С О Д Е Р Ж  А Н И Е

     1. Методы документального и фактического  контроля

     2. Ревизия капитальных вложений

     3. Практическая часть 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Методы документального  и фактического  контроля 

     Ревизия осуществляется посредством процедур, вытекающих из документальных и фактических приемов и методов проведения ревизий и проверок.

     Отдельное контрольно-ревизионное действие принято  называть методом. К таким методам  могут быть отнесены сверка, сличение. Документальный контроль основан на нескольких методах:

     1) Технико-экономические  расчеты производятся в целях установления правельности составленных смет общехозяйственных расходов, капитального и текущего ремонта основных средств, списания строительных материалов на объем производственной продукции, исчесления себестоимости выполненных строительно-монтажных работ, готовой продукции и оказанных услуг и др.

     2) Нормативная проверка  заключается в сопоставлении фактических данных с установленными сметными нормативами и нормами, чо позволяет определить их соблюдение. Отклонение подлежат тщательному изучению, выявляются причины их возникновения и работники, виновные в них. Разрабатываются необходимые меры по ликвидации отклонений отрицательного характера (с возмещением материального ущерба за счет виновных) и закреплению положительных результатов.

     3) Документальная проверка  содержания операций  и процессов - ведущий прием документального контроля. Она проводится с целью установления законности, целесообразности и достоверности совершенных хозяйственных операций и процессов. На основе этой проверки разрабатываются конкретные мероприятия по ликвидации нарушении и привлечению к ответственности виновных, включая возмещение нанесенного материального ущерба, а также по мобилизации внутренних резервов повышения эффективности деятельности организации.

     Документальная  проверка производится сплошным или  выборочным способом.

     При сплошном способе за ревизуемый период изучается содержание всех совершенных операций, отраженных в первичных документах и отчетах, и правильность их отражения на счетах бухгалтерского учета. Этот способ весьма трудоемок и применяется на тех участках деятельности организации, где вскрыты злоупотребления и необходимо установить полную сумму нанесенного материального ущерба, а также на некоторых участках деятельности, связанных с движением денежных средств, основных средств и других активов и пассивов в соответствии с заданием, указанным в программе ревизии.

     При выборочном способе проверяется содержание части операций, отраженных в первичных документах и отчетах ревизуемого периода, по усмотрению ревизора. Если будут установлены злоупотребления, то на этом участке следует перейти на сплошной метод проверки, обеспечивающий выявление полного размера нанесенного ущерба.

     Исследование  операций в систематизированном порядке является рациональным и экономичным. При нем ревизуются однородные операции за определенный период. Это дает возможность ревизору глубоко изучить взаимосвязь проверяемых операций. Так проверяются кассовые операции, операции по счетам в банках, расчеты с подотчетными лицами, движение основных средств и товарно-материальных ценностей, издержки производства и обращения.

     При документальной проверке ревизор устанавливает  законность, целесообразность и достоверность операций, отраженных в документах:

• операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству и нормативным документам;
• целесообразность операции определяется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед организацией. Например, 
  приобретены материалы, имеющиеся в наличии сверх нормы 
  запаса. Операция законна, но не целесообразна. При выявлении незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен изучить их характер, установить, кто и по чьему распоряжению осуществил эти операции, определить их последствия;
• достоверность хозяйственной операции устанавливается при 
  формальной арифметической проверке документов.

     При формальной проверке определяются полнота  и правильность заполнения реквизитов, характеризующих операцию, а также выявляются не оговоренные исправления, подчистки, дописки текста и цифр, подлинность подписей работников.

     Арифметическая  проверка позволяет установить правильность подсчетов в документах и выявить злоупотребления и хищения, скрытые за неправильными арифметическими действиями (например, неправильно показанные итоги в кассовых отчетах, в платежных ведомостях на выплату зарплаты и др.).

     Встречная проверка данных заключается в том, что достоверность и правильность отраженных в документах хозяйственных операций проверяются путем сопоставления данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям. Она может производиться по документам, находящимся в делах других организаций, с которыми организация вступала в хозяйственную связь. Этот прием применяется, например, при установлении полноты и своевременности оприходования полученных в банке наличных денег в кассу путем сопоставления данных приходных кассовых ордеров с соответствующими данными выписок со счетов в банке.

     Хронологическая проверка движения материальных ценностей и денежных средств применяется ревизором в случаях, когда имеются данные о хищениях материальных ценностей и денежных средств, а проведенные инвентаризации не установили расхождений (недостач или излишков). Например, при сопоставлении данных об остатке и оприходовании готовой продукции с ежедневными данными о вы-, работке продукции по технологическим процессам производства и ее отпуске устанавливают превышение в отдельные дни отпуска продукции против ее изготовления, оприходование продукции при невыполнении производственных операций в необходимом количестве, оприходование готовой продукции до полного ее изготовления (в периодической отчетности эти показатели будут взаимосвязаны).

     Проверка  правильности хозяйственной операции по данным о выполнении других операций, связанных с ней, состоит в выявлении и сопоставлении соответствующих данных по документам из разных источников. Например, данные о поступлении материалов сопоставляются с данными, имеющимися в документах по их перевозке; списание спецодежды, постельных принадлежностей, инструмента сопоставляются с данными накладной об оприходовании полученных при этом ветоши, лома.

     Проверка  полноты отражения  хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета осуществляется в тех случаях, когда возникают сомнения в правильности отражения в документах объема выполненных и оплаченных работ. Например, разнорабочему за проверяемый месяц по надлежаще оформленным документам начислена заработная плата 10 200 руб. При проверке оказалось, что для выполнения объема работ на такую сумму оплаты следовало отработать 320 час, а не 176 час, указанных в табеле, т.е. ревизор установил необоснованное начисление заработной платы.

     Проверка  правильности отражения  хозяйственных операций по данным документов бухгалтерского учета содействует вскрытию хищений по правильно оформленным, но не правильно отраженным в бухгалтерском учете документам. Например, выданные под отчет суммы оформлены расходным кассовым ордером, на котором проставлена корреспонденция счетов: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кредит счета 50 «Касса», субсчет «Касса организации». При отражении этой операции в журнале-ордере № 1 выданная сумма записана в графу счета 26 «Общехозяйственные расходы» вместо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», т.е. не была образована задолженность за подотчетными лицами, а выданная сумма списывалась на издержки производства и присваивалась.

     Проверку  полноты оприходования готовой  продукции и достоверности списания сырья и материалов на ее производство можно выполнить посредством составления альтернативного баланса. Для уверенности в полноте оприходования готовой продукции (выполненных работ, оказанных услуг) ревизор может составить баланс израсходованного сырья и материалов по нормам, предусмотренным технологическими картами на единицу продукции, и фактического выхода продукции (выполнения работ, оказания услуг).

     Для этого составляют ведомость расхода  сырья и материалов по нормам на выполненный объем работ и  сравнивают с фактическим расходом. Если будут выявлены значительные отклонения, то это может быть обусловлено двумя причинами:

     1) материалы списаны, а продукция  не производилась, объем работ не выполнялся;

     2 ) допущена приписка в изготовлении  продукции (объеме работ) с целью начисления завышенной оплаты труда.

     В процессе ревизии различных разделов учета, видов хозяйственной деятельности применяются те или иные приемы.

     Правильность  совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

     Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

     В процессе ревизии тщательной проверке подвергаются все инвентаризационные документы, организация инвентаризаций, правильность принятых решений по пересортице товарно-материальных ценностей, недостачам и излишкам.

     К началу инвентаризации все товарно-материальные ценности должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам. К ним нужно прикрепить ярлыки со сведениями, характеризующими эти ценности. Если ценности находятся в различных местах, то их все, кроме проверяемых, запирают и опечатывают. Ключи от мест хранения находятся у материально ответственного лица, а пломбир или печать – у ревизора. Одновременно проверяются измерительные приборы, весы и т.д., наличие запасных ключей от мест хранения ценностей.

     Фактическое наличие ценностей проверяется  путем пересчета, взвешивания, перемеривания  в натуре исходя из установленных соответствующих единиц измерения. Количество материала и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части этих ценностей.

     Недостатком в организации и проведении инвентаризации является то, что отдельные вопросы в процессе пересчета денежных средств, материальных ценностей и проверки расчетов некоторые ревизоры передоверяют материально-ответственным лицам.

     Другие  методы фактического контроля

• проверка  ревизуемых операций в натуре;
• проверка фактов по конечной операции;
• лабораторные анализы;
• экспертная оценка;
• контрольный обмер;
• контрольный запуск сырья и материалов в производство;
• контрольная приемка продукции по количеству и качеству;
• обследование на месте проверяемых операций;
• проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени;
• проверка исполнения принятых решений.

     Контрольный обмер производится с участием соответствующих специалистов и как прием ревизии представляет собой разновидность инвентаризации. С его помощью проверяются правильность и достоверность отчетных данных о выполненных объемах и стоимости строительных, монтажных и ремонтных работ, оплаченных или предъявленных к оплате. Контрольные замеры работ могут осуществляться выборочно или сплошным методом. Результаты контроля оформляются актами контрольных замеров, справками с обязательной подписью членов комиссии и лица, ответственного за выполнение работ.

     Обследование  на месте проводится при проверке готовности объектов, вышедших из ремонта, и объектов собственных капитальных вложений; установлении степени изношенности основных средств, временных не титульных сооружений и приспособлений при проверке порядка хранения, приемки и отпуска материальных ценностей; организации производства и труда.

     Контрольный запуск сырья и  материалов в производство проводят при необходимости проверить правильность применяемых в ревизуемом периоде производственных норм расхода строительных материалов, расхода сырья и материалов на изготовление продукции основными и вспомогательными цехами.

     Проверка  качества сырья и  материалов проводится для установления причин низкого качества выполненных строительных работ, качества готовой продукции, услуг и происхождения брака. Такая проверка осуществляется путем лабораторного анализа, технических испытаний и другими методами.

     Экспертная  оценка применяется при проверке качества выполненных строительных и монтажных работ, проектно-сметной и другой технической документации; готовой продукции основного и вспомогательного производств.

     Выявленные  перечисленными приемами документального  и фактического контроля нарушения  и злоупотребления ревизор систематизирует  по участкам, видам операций и другим признакам, регистрируя их в рабочих  документах, ссылаясь при этом на соответствующие документы, записи в учетных регистрах и другие источники. Накопленные данные используются им при составлении основного акта ревизии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Ревизия капитальных  вложений 

     Направления ревизии капитальных вложений:

     Проверка  наличия проектно-сметной документации выявляется инвентаризацией и встречной  сверкой. Фактическое наличие проектов, смет, рабочих чертежей определяется путем обязательного просмотра  и анализа этих документов, изучения записей в книге или ведомости регистрации документов, поступивших в организацию. Особое внимание – на своевременность поступления рабочих чертежей, их комплектность, качество технической документации.

     Ревизор должен проанализировать утвержденные проекты, просмотреть на стройке карточки регистрации проектов. Необходимо проверить, не ведется ли беспроектное строительство (путем инвентаризации рабочих чертежей и проектной документации).

     Ревизору  необходимо установить качество документации. Для этого изучают претензии  подрядной строительной организации к качеству проектов, смет, а также анализирует эти документы.

     Ревизор проверяет обоснованность плана  капитальных вложений.

     Проверка  подрядного договора на выполнение строительных работ – еще одно направление  ревизии:

     1) Своевременность заключения;

     2)Оперативный  учет за выполнением договорных  условий строительства;

     3). Своевременность выявления нарушения  договорных обязательств сторонами,  его подписавшими. Сроки претензий  по договорному подряду определены  ГК РФ и нормативными актами.

     Важнейшей задачей ревизии договорных взаимоотношений  между подрядчиком и заказчиком является проверка состояния расчетов заказчика с подрядчиком за выполненные  работы и по авансам.

     После ознакомления с планом капитального строительства на изучаемый период ревизор последовательно выясняет:

• Своевременно ли были заключены генеральные договоры с подрядчиками и поставщиками оборудования; отведен и передан ли в срок подрядчику земельный участок под застройку;
• Передана ли генподрядчику проектно-сметная документация, включая рабочие чертежи;
• Как и кем осуществляется технический надзор;
• В каком порядке проводится приемка поступающего оборудования, как организовано его хранение;
• Как выполняются подготовительные работы по обеспечению нормальной эксплуатации вводимых объектов и производственных мощностей.

     Проверка  правильности определения  объема выполненных работ имеет исключительно важное значение. Материалами для проверки служат данные актов приемки выполненных работ, акты инвентаризации незавершенного строительства. В процессе ревизии важно выявить факты завышения объемов и стоимости выполненных работ.

     Методы  и приемы проверки:

• Контрольный обмер фактически выполненных работ;
• Сопоставление объема работ, указанного в актах приемки и актах инвентаризации незавершенного строительства, с объемом работ, указанных в оплаченных рабочих нарядах;
• Встречные проверки по расчетам;
• Проверка сопутствующих операций, связанных с выполнением и сдачей выполненных работ.

     Датой ввода в эксплуатацию объектов жилищно-гражданского назначения считается дата подписания акта государственной приемочной комиссией.

     На  законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка  и ввод в действие которых не оформлены  надлежащими документами, составляются особые описи, а также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты.

     На  прекращенные строительством объекты, а также на проектно-изыскательные  работы по неосуществленному строительству  составляются описи. Для этого используется техническая документация (чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства ми другая документация.

     Инвентаризация  проводится посредством  контрольных обмеров, при этом фактические объемы выполненных строительно-монтажных работ должны сопоставляться с данными локальных смет, с данными учета соответствия служб заказчика и подрядчика.

     Инвентаризация  оборудования к установке фактически осуществляется в 3 этапа:

     1) инвентаризация оборудования на  складе;

     2) инвентаризация смонтированного  оборудования;

     3) инвентаризация оборудования, переданного  в монтаж.

     Результаты  инвентаризации смонтированного оборудования сверяются с данными бухгалтерского учета установленного оборудования.

     В ходе инвентаризации должны быть изучены данные счета 60. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами. Ревизору следует определить правильность отражения дебиторской и кредиторской задолженности по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

     При инвентаризации незавершенного строительства  проверяется состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов с обязательным указанием  причин и оснований консервации. 

     3.Практическая  часть