Введение

      С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. Появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг. В наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации документированием. С развитием НТР процесс документирования автоматизировался. Сначала с возникновением механических и электрических пишущих машин, а позднее ЭВМ и, в частности, компьютера. Компьютер сразу не стал универсальным решением всех проблем. Но постепенно и сами машины, и программы совершенствовались. И вот компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95. С наибольшей пользой достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

      Главной целью нашей работы является подробное исследование влияния средств механизации и автоматизации на содержание и форму документа.

      В нашу задачу входит изучение  методов и средств документооборота  в прошлом и настоящем. Мы разберем специфику работы над документами как в наши дни так и в прошлом.

1. Методы и средства автоматизации

      Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.). Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

    1. 1. Методы автоматизации

    Рассмотрим  основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются (Рис.1):

• ввод информации в систему,
• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
• коллективная работа с документами,
• вывод информации из системы

      Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения они идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).       

Рисунок 1 Функциональная схема управления электронными документами

    После сканирования и ввода документа  его графический образ "переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания. 
При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). 
Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows XP реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов.

                                                                                                                         Табл.1

         Методы хранения информации, навигации,  поиска и фильтрации документов

    Ряд систем, основанных на электронной  почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными файлами. Навигация упрощается с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой по трибутам и тексту.

    Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация, сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе упрощает наличие страниц и категорий.  
       Многие современные системы в дополнение к файловой системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с атрибутами и ключевыми словами. Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса (Рис.2). При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания.      Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации. Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому файла и, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Результаты выборки при этом наилучшим образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя. Фирмы производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов располагаются в символьных полях переменной длины, а расширенные средства SQL-поиска формируют смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. 

 
Рисунок 2 классификация методов информационного поиска.

    Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой мультимедиа-информации :растровая графика, аудио, видео), а также путем организации внутренних ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Для контекстного поиска. В "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью различных методов доступа:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;
• локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
• просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

    В процессе коллективной работе важно  наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи. Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

• поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
• четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

    Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых  для описания взаимодействия, как  минимум двух субъектов (в частном  случае сотрудников предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку. Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов" (Рис.3), где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным файлом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому.

    При этом на сотрудника, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета  всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") или "стол" (Рис.4). 

Рисунок 4 Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.

    Система сама отслеживает замкнутость и корректность этого процесса. Регламентация взаимоотношений субъектов информационного обмена дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки. Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

• редактирование текста,
• электронные таблицы,
• деловая и презентационная графика,
• планирование работ и совещаний,
• генерация отчетов из базы данных,
• мультимедиа.

    Вывод информации производится путем печати документов, публикации их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникационным линиям связи.

    1. 2. Обзор средств автоматизации учреждений

    Информационно-программные  средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

• функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
• системы для организации групповой работы;
• системы управления электронными документами;
• средства управления документооборотом.

    Рассмотрим  типичных представителей данных категорий.

      Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети. Microsoft Office for Windows XP представляет собой единый набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса и поставляется в двух различных вариантах. В состав Microsoft Office Standard входит Microsoft Excel для создания электронных таблиц, текстовый процессор Microsoft Word, система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access. Приложения для Windows XP поддерживают длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами. Microsoft Office for Windows XP - это не только набор дополнительных возможностей, но и платформа для разработки офисных приложений с использованием языка Visual Basic for Applications и механизма OLE. Система Lotus Notes представляет собой платформу типа "клиент-сервер" (Рис.5), служащую для разработки и размещения приложений класса groupware на основе электронной почты. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать документальную информацию (текст, изображение, видео и звук), получаемую из различных источников, таких как прикладные и оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

    Пользователям система Lotus Notes предоставляет доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix). Lotus Notes обеспечивает:

• единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем          другим абонентам, сетевым ресурсам и информации;
• гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные из компьютерных приложений, новостных каналов (newsfeeds), сканированных изображений и структурированных реляционных систем;
• быструю разработку прикладных программ для рабочих групп;
• систему защиты доступа к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа;
• тиражирование информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;
• открытость (поддержка разных сетевых операционных систем и приложений, внешних источников данных, систем электронной почты и прикладных программных интерфейсов API);
• масштабируемость (реализация системы любого размера: от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч сотрудников организации);

• программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), для создания технологии бизнес-процесса заказчика.

    Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes основано на графическом пользовательском интерфейсе и включает шесть фиксированных экранных окон, в которых размещаются пиктограммы баз документов. База документов Notes - это средство хранения документов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию. Сложные документы создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и встроенного редактора.  

Рисунок 5 Организация коллективной работы в системе Lotus Notes.

1. 3. Средства управления электронными документами

    Основой любой системы управления электронными документами является архив, где  файлы размещаются в процессе их обработки и в период архивного хранения. Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов (текстовых или графических файлов) и обеспечения доступа к ним из офисных приложений. Система управления документами DOCS OPEN. Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет в распределенной гетерогенной среде организовать электронный архив предприятия для хранения, поиска и обработки информации. Система построена по архитектуре "клиент-сервер" с установкой библиотечного (для картотеки документов) и документального (для файлов) серверов с дополнительной реализацией сервера полнотекстового индекса. Для хранения библиотеки используется любая модификация промышленного SQL-сервера. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: поддерживать ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер. Документы размещаются в сетевых файловых системах NetWare и Windows NT с возможностью полуавтоматического удаления редко используемых файлов. Классификация документов строится на основе атрибутов учетной карточки, полнотекстовых индексов и объединением их в папки. Для отбора используются интерфейс запроса по образцу и механизмы атрибутивного и контекстного поиска. Система DOCS Open позволяет вести распределенные и удаленные электронные архивы. Она сопрягается с Lotus Notes через дополнительный модуль (Interchange for Lotus Notes) и с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute. К недостаткам DOCS Open относится чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса. Система управления документами Excalibur EFS. Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Его серверное программное обеспечение функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows XP. Ведение базы учетных карточек выполняют СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Система построена на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта с введением метода нечеткого поиска - адаптивного распознавания образов АРRР - по полному содержанию документа (что до минимума сокращает влияние ошибок распознавания, набора и правописания в запросах) и "компактного" способа индексирования (30% исходного текста против 70- 100% обычного индекса). Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа и нечеткий поиск любого слова в текстовом файле. Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю возможность использовать и другие режимы выборки информации: 
 

• нечеткий  поиск по названиям документов;
• ассоциативный поиск с заданными синонимами;
• прямой доступ к файлам по пиктограммам;
• запросы в стиле обычной базы данных;
• поиск по ключевым словам;
• логический поиск по всему тексту.

    Система имеет русский интерфейс и  работу с русским текстом, интегрируется с системой документооборота Staffware. В системе применяется централизованное управление размещением документов в архиве. При этом необходимо учитывать, что она ориентирована на внедрение в крупных корпорациях с большим документопотоком.

      В последнее время пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами применительно к отдельным фирмам и компаниям, построенные по типу workflow. С их помощью можно организовать комплекс электронного документооборота на предприятии, а также контроль над выполнением заданий и загрузкой сотрудников. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия. Пакет управления документооборотом Action Workflow. Помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в планировании определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроле исполнительской дисциплины. В случае, если нет устоявшегося порядка  обработки текста и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open. Посредством его из списка пользователей системы или групп абонентов выбирается адресат, просматривается статус мероприятия (получена/прочитана/выполнена и т.д.), прослеживаются этапы обработки той или иной информации. При наличии относительно стабильных маршрутов прохождения документов предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies. При этом необходимо определится с выбором инструментария для переноса существующих в организации процессов на язык, понятный машинам. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования комплекса, но и на конечный результат. Методология Action Workflow в элементарном звене (цикле) включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса. Ядро системы AWS Manager непосредственно отвечает за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. Основные особенности Action Workflow:

• методология учитывает "человеческий фактор";
• в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли);
• созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость: документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему;
• четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;
• на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами;
• санкционированный доступ к информации, администратор системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");
• поэтапность внедрения - автоматизацию можно начать с какого-нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс;
• система имеет открытый интерфейс для поддержки существующих приложений.

          В дополнение к AWS Manager поставляется открытый интерфейс, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах. С помощью AWS Builder строятся карты процессов, и выполняется их реинжиниринг с введением новых сотрудников (долей), их назначением, определением временных интервалов и штрафных санкций, а также статическая проверка карты на замкнутость при генерации схемы. Модуль AWS Analist предназначен для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии, с оптимизацией по времени, либо по затратам. Пакет электронного документооборота Staffware. Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер". Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

• поддержка коллективной работы с регламентацией всего множества заданий для большого числа исполнителей;
• динамическое управление и контроль исполнения работ;
• интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

    StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать выполнение запросов по заданным времени и дате. Будучи открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и проч. Связь с внешними процедурами проводится средствами DDE и OLE. Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix. 
Используя строгий алгоритм прохождения файлов, система электронного документооборота оперативно адаптируется к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям и развивается за счет разработки новых процедур маршрутизации. Структура программирования этого процесса в StaffWare чрезвычайно проста: 

процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k} 

шаг::=адресат+форма+действие 

адресат - пользователь (группа)/роль/переменная 

форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст +  

помощь + выполнение внешних процедур 

действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии,  

сценарии) + выполнение внешних процедур 

    В StaffWare встроен удобный графический  построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которые связывают всю совокупность документов (одни из которых являются родителями, другие - потомками). Отдельный документ определяется как родитель одних текстовых файлов и потомок других. Отношения между ними, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого - с другой, однозначно идентифицируют информацию в общем потоке. Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, мультимедиа и т.п.Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

• поддержка иерархического построения.
• классификация документов по их типам
• ведение истории жизни документа в регистрационном журнале;
• объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения их местонахождения в архиве.

2. Ведение документооборота с помощи  программы 1С.

2. 1. Принципы работы  программы.

Рисунок 6 перечень карточек регистрации документов.

Всего в программе предусмотрено семь карточек регистрации: "Поступившие  документы", "Собственные документы", "Внутреннее движение документов", "Оплата по документам", "Списание документов", "Передача документов", "Возврат документов". Введенные карточки фиксируются в журнале событий. Любая карточка регистрации - это привычный документ 1С. В программу заложены базовые движения документов: выпуск, передача, получение, списание, однако, для удобства и гибкости построения учета, по каждому базовому движению можно определить категории: на пример, не просто выпуск документа, а выпуск по фирме такой-то, выпуск для передачи, выпуск для внутреннего пользования и т.д.