Методы сбора информации в менеджменте. 3

Министерство образования и науки РФ ФГБОУ ВПО

«Чувашский государственный университет имени И.Н.Ульянова»

Экономический факультет

Магистратура

КОНТРОЛЬНАЯ  РАБОТА

По предмету: «Методы исследований в менеджменте»

Тема: №13 «Методы сбора информации в менеджменте»

Преподаватель: Прокопьев Александр Владимирович

Студент: Матвеевская Дарья Сергеевна

Группа: ЗЭКМ-01-13/3

Место жительства: г.Чебоксары, Университетская 13-50

Чебоксары, 2013г.

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………….3
1. Методы сбора информации. Основные понятия. Виды сбора информации. Источники информации…………………………………..4
2. Методы сбора информации, используемые на каждой из стадий исследования………………………………………………………………15
3. Изучение нескольких методов сбора информации на примере метода творческих совещаний  и метода изучения документации…………….17
4. Список использованной литературы……………………………………23

Введение

Значимость систем управления в достижении целей и решении задач, стоящих перед организацией, нельзя переоценить, а значит, специалисты в области менеджмента должны обладать знаниями, умениями и навыками их исследования. Квалифицированно проведенные исследования способствуют развитию теории и практики построения новых и совершенствования действующих систем управления, создают условия их более эффективного функционирования в дальнейшем.

В системе методологии центральное место занимает подсистема методов исследования.

Методы – это способы, приемы получения новых и проверки на истинность старых знаний.

Методы менеджмента – это система правил и процедур решения различных задач управления с целью обеспечения эффективного развития организации. Методы менеджмента позволяют снизить интуитивный характер управления, внести упорядоченность, обоснованность и эффективную организацию в построение и функционирование систем управления на предприятии.

Базовым методом сбора информации является наблюдение  осуществляемого на основе регистрации и фиксации первичных данных систем управления.

1. Методы сбора информации. Основные понятия. Виды сбора информации. Источники информации.

Управление каким-либо видом деятельности, в настоящее время, невозможно без анализа большого объема информации.

В управлении не обходимо в полной мере, использовать объективную, своевременную полную и информацию, которая собирается, обрабатывается,  и распространяется с помощью технических средств и современных научных методов. Необходимо не только располагать точной и своевременной и информацией, но уметь анализировать ее, делать нужные выводы и  воплощать в управленческих решениях результаты этих выводов. Отсюда очевидно, что   наличие  информационной  составляющей необходимо   в управлении, так как она представляет собой  основу всего управленческого процесса.

В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Большое разнообразие информации, используемой на практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов.

Классификация информации преследует разнообразные цели:

1. развитие системного и комплексного подхода к управлению;
2. совершенствование технологии управленческой деятельности;
3. совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;
4. поиски путей повышения эффективности управления.

К качеству информации предъявляются определенные требования:

1. Полезность информации оценивается внутренними и внешними пользователями, которые предъявляют к ее качеству следующие требования:
2. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.
3. Достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить ее;
4. Уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения пользователем. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т. п.). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического интереса.

Источники информации:

Внешняя управленческая информация

К внешней среде относятся экономические и политические субъекты, действующие за пределами организации и отношения с ними. В субъекты внешней среды включаются следующие категории: конкуренты, поставщики товаров и услуг, посредники, государственные органы и клиенты. Виды отношений: технологические, социальные, политические, экономические.

Внутренняя управленческая информация.

Совокупность структурных подразделений, работающих в фирме сотрудников, технологических, социальных, экономических отношений между ними формирует внутреннюю среду организации. Внутренняя информация отражает достаточно полно и точно финансово-хозяйственное положение предприятия, но она является полностью конфиденциальной и не может выступать на рынке информационных продуктов и услуг в качестве товара.

Наличие определенных сведений о требуемом качестве информации, соответствующих принципах учета соответствующих категорий является необходимым  для получения правильной и качественной информации в области управленческого учета. Таким образом на предприятии формируется методика ведения учета, очевидно, что от избранной методики ведения учета на предприятии для потребностей управленческого учета зависит выбор наиболее эффективного источника информации.

Если необходимо получить информацию о мнениях и точках зрения различных людей используются следующие методы сбора менеджерской информации:

а) качественные методы сбора информации. Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем, что люди делают и говорят.

Наблюдение в менеджерских  исследованияx представляет собой метод сбора первичной управленческой  информации об изучаемом объекте путем наблюдения за выбранными группами людей, действиями и ситуациями. Наблюдение в управленческом исследовании может быть направлено на достижение различныx целей. Оно может быть использовано как источник информации для построения гипотез, служить для проверки данных, полученных другими методами, с его помощью можно извлечь дополнительные сведения об изучаемом объекте. Наблюдение является весьма трудоемким методом. Оформление итогов наблюдений занимает порой в два раза больше времени, чем само наблюдение. По характеру окружающей обстановки наблюдение может быть полевым, что означает, что процессы проходят в естественной обстановке (в магазине, у витрины магазина), или лабораторным, т.е. проводящимся в искусственно созданной ситуации. Результаты наблюдений фиксируются с помощью аудио- или видеотехники, в блокнотах  и т.п.

б) количественные методы сбора информации. Количественные исследования обычно отождествляют с проведением различных опросов, основанных на использовании структурированных вопросов закрытого типа, на которые отвечает большое число респондентов.

Опрос заключается в сборе первичной информации путем прямого задавания людям вопросов относительно уровня их знаний, отношений к продукту, предпочтений и покупательского поведения. Опрос может носить структурированный и неструктурированный характер; в первом случае все опрашиваемые отвечают на одни и те же вопросы, во втором - интервьюер задает вопросы в зависимости от полученных ответов.

При проведении опроса группа опрашиваемых может подвергаться или однократному, или многократным обследованиям. В первом случае получается как бы поперечный срез данной группы по многим параметрам для фиксированного момента времени. Во втором случае одна и та же группа опрашиваемых, называемая панелью, неоднократно изучается в течение определенного периода времени. Различные типы панелей используются при проведении многих маркетинговых исследований. В этом случае часто говорят, что используется панельный метод опроса.

В условиях постоянно изменяющихся экономических отношений, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

При проведении анализа управленческой информации используется ряд методов:

• Метод сравнения позволяет оценить работу фирмы, определить отклонения от плановых показателей, установить их причины и выявить резервы.
• Сравнение требует обеспечения сопоставимости сравниваемых показателей (единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, качестве, сезонных особенностей и территориальных различий, географических условий и т.д.) ;
• Индексный метод применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные показатели индексы необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов;
• Балансовый метод предполагает сопоставление взаимосвязанных показателей хозяйственной деятельности с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балансового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений;
• Метод цепных подстановок заключается в получении ряда корректированных значений обобщающего показателя путем последовательной замены базисных значений факторов-сомножителей фактическими. Сравнение значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок позволяет исчислить влияние на обобщающий показатель того фактора, базисное значение которого заменяется на фактическое;
• Метод элиминирования позволяет выделить действие одного фактора на обобщающие показатели производственно-хозяйственной деятельности, исключает действие других факторов;
• Графический метод является средством иллюстрации хозяйственных процессов и исчисления ряда показателей и оформления результатов анализа.
• Графическое изображение экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.);
• Функционально-стоимостный анализ (ФСА) - это метод системного исследования, применяемого по назначению объекта (изделия, процессы, структуры) с целью повышения полезного эффекта (отдачи) на единицу совокупных затрат за жизненный цикл объекта. Особенность проведения ФСА заключается в установлении целесообразности набора функций, которые должен выполнять проектируемый объект в конкретных условиях, либо необходимости функций существующего объекта;
• Экономико-математические методы анализа (ЭММ) применяются для выбора наилучших, оптимальных вариантов, определяющих хозяйственные решения в сложившихся или планируемых экономических условиях.

Таким образом, все многообразие видов информации, позволяет с различных сторон оценить эффективность деятельности предприятия. Однако, менеджер не должен отдавать предпочтение какому-либо одному виду информации. Для успешной работы предприятия в целом необходимо использовать информацию во всей ее совокупности, применяя так же различные методы анализа одного и того же вида информации.

Сбор маркетинговой информации может осуществляться либо кабинетными методами, либо полевыми, либо их комбинацией. Разделение методов сбора информации на две группы предопределено двумя видами источников маркетинговой информации. В кабинетных методах сбора информации используются вторичные источники, поэтому они часто называются методами работы с документами. В то же время методы работы с документами могут быть необходимы для обработки некоторых результатов исследования, полученных с помощью полевых методов. Таким образом, комбинирование методов сбора маркетинговой информации естественно в логике процесса исследования и помогает решить проблему с большей эффективностью, т. е. получить необходимые результаты при наименьших затратах.

Полевое исследование — это совокупность методов сбора и оценки информации непосредственно об объекте исследования в соответствии с поставленными целями его изучения, регистрируемой путем опроса, эксперимента и наблюдения в момент их возникновения. Полевые методы сбора информации обладают определенными достоинствами и недостатками. 
Поскольку в ходе полевого исследования информацию предоставляет непосредственно сам объект исследования, то возможно выяснить его эмпирические характеристики в соответствии с поставленными целями исследования. Методика сбора информации и выполнения полевых процедур контролируется самой фирмой, поэтому фирма имеет реальное представление о качестве собранных данных. Результаты исследования недоступны для конкурентов, так как являются собственностью фирмы, инициировавшей исследование. Однако сбор полевыми методами — длительный, дорогой и трудоемкий процесс. Подход фирмы к изучению объекта может носить ограниченный характер, а некоторые виды информации (например, данные переписи) не могут быть получены фирмой самостоятельно.

По Черчиллю полевыми методами сбора информации являются: коммуникативные (глубинное интервью, опрос, фокус-группы, панельные исследования), некоммуникативные (наблюдение, эксперимент).

Кабинетное исследование — это совокупность методов сбора и оценки существующей маркетинговой информации, сформированной в соответствии с другими целями.

Кабинетные исследования могут использоваться для изучения материалов газет, журналов и других печатных изданий, радио и телепередач, кинофильмов, материалов анкет, фокус-групп и свободных интервью, а также инструкций и других документов.

К преимуществам кабинетных исследований относятся быстрота и относительная дешевизна, возможность мониторинга основных рыночных тенденций, динамического изменения различных объектов, возможность получения данных, которые фирма не в состоянии собрать самостоятельно. Использование нескольких источников позволяет сопоставить данные и выявить разные подходы к решению проблемы. К недостаткам кабинетных исследований относятся затрудненность проверки достоверности и надежности информации, полученной из вторичных источников, низкая релевантность информации, высокий риск ее устаревания, неполноты, противоречивости и несопоставимости. В силу возможной фрагментарности информации – длительность процесса сбора данных. Более детальная характеристика кабинетных исследований изложена в следующих главах.

Опрос — это метод сбора первичной информации путем выяснения субъективных мнений, предпочтений, установок людей в отношении какого – либо объекта.

К опросу чаще всего обращаются в случаях, когда респондент является необходимым, а иногда и единственным источником информации об изучаемых явлениях и процессах, например, когда необходимо выяснить причины наблюдаемого поведения, получить пояснения о предпочитаемых образцах поведения, выявить отношение к чему-либо или кому-либо, изучить интересы, потребности.

Респондент — это обследуемое лицо, субъект, отвечающий на вопросы.

Как и любой метод сбора маркетинговой информации, опрос имеет свои достоинства и недостатки. К достоинствам следует отнести: 
• возможность выявить суждения, мысли, идеи, мотивацию, привычки;

•гибкость формы поведения;

•возможность статистической обработки результатов.

К недостаткам относят:

• субъективность полученной информации, т.е. информация отражает реальность через призму сознания респондентов;

• зависимость качества информации от орудий исследования;

• зависимость от желания респондентов высказывать свое мнение. 

В практике маркетинговых исследований различают множество форм проведения опроса:

Многие формы опроса сочетают несколько классификационных признаков, например, качественные опросы имеют, как правило, слабоструктурированную, свободную форму и проводятся при личном контакте с респондентом или респондентами.

Термин «интервью», как правило, обозначает проведение опроса при личном контакте с респондентом. Между тем можно встретить в некоторых источниках равнозначность терминов «интервью» и «опрос» (термины рассматриваются как синонимы).

Формы опроса:

По виду преследуемой цели:

- Качественные опросы  — исследования, ориентированные на выявление качественных характеристик изучаемого объекта.

- Количественные  опросы — исследования, ориентированные  на обоснование характеристик  изучаемого объекта с позиции  статистически значимых значений, на основании которых можно  с определенной уверенностью  судить о мнении целевого рынка. 

По известности респонденту истинной цели исследования:

- Прямые опросы  — исследования, при которых респондентам  говорят о цели исследования, либо она становится очевидной  из задаваемых вопросов.

- Косвенные опросы  — исследования, при которых от  респондентов скрываются истинные  цели исследования.

 По типу опрашиваемого  субъекта:

- Экспертные опросы  — исследования, в ходе которых  опрашиваются эксперты, специалисты  в изучаемой области.

- Потребительские  опросы — исследования, в ходе  которых опрашиваются непосредственно  потенциальные или реальные потребители  продукта.

По частоте проведения:

- Однократные опросы  — исследование проводится один  раз.

- Многоразовые опросы  — сбор информации по проблеме  исследования многократно повторяется.

По количеству лиц, участвующих в опросе одновременно:

- Индивидуальные  опросы — исследования, в ходе  которых опрашивается каждый  респондент индивидуально.

- Групповые опросы  — исследования, в ходе которых  опрашивается одновременно несколько  респондентов.

По степени стандартизации:

- Структурированные  опросы — исследования, в ходе  которых жестко задается последовательность  и формулировка вопросов.

- Свободные опросы  — исследования, в ходе которых  не используется жестко заданная  структура вопросов.

По способу сбора данных:

- Устные опросы  — исследования, в ходе которых  респондент устно отвечает на  вопросы.

- Письменные опросы  — исследования, в ходе которых  респондент отвечает на вопросы  исследования письменно.

По способу связи с респондентами:

- Телефонные опросы  — исследования, в ходе которых  респонденты опрашиваются по  телефону.

- Почтовые опросы  — исследования, в ходе которых  вопросы рассылаются респондентам  по почте (e-mail) или с помощью факсимильной связи.

- Личные опросы  — исследования, в ходе которых  вопросы задаются респонденту  интервьюером при личном контакте.

Термин «анкетирование» чаще всего означает проведение структурированного (с помощью анкеты) количественного опроса. Анкетирование обычно связывается с проведением почтовых опросов или с ситуациями письменного опроса, когда респонденту предлагается лично заполнить анкету (очевидно, что почтовый опрос тоже является письменным). Однако сам термин «анкета» часто заменяет более широкое понятие «форма опроса» и обозначает любой перечень вопросов, которые задаются респонденту.

2. Методы сбора информации, используемые на каждой из стадий исследования.

При проведении работ по исследованию, созданию и совершенствованию систем управления используется самый широкий спектр методов, объективно позволяющих достичь поставленные задачи.

Методы, наиболее широко используемые на каждой стадии исследования систем управления представлены в нижеприведенной таблице.

Таблица №1

Безусловно, приведенный перечень используемых на том или ином этапе исследования методов является далеко не полным, так как в реально проводимых аналогичного рода работах может применяться значительно большее число различных способов и их сочетаний.

3. Изучение нескольких методов сбора информации на примере метода творческих совещаний  и метода изучения документации.

В исследовании систем управления широко используются различные методы творческого характера типа творческих совещаний. Наиболее распространенными, в частности, является метод творческого коллективного обсуждения.

Особенность этого метода состоит в том, что в ходе совещания запрещается их критика. Оценка идей, выдвинутых во время совещаний, проводится обычно не на совещании, а в ходе их экспертизы.

В исследовании систем управления могут использоваться деловые игры, конференции идей (где допускается критика в доброжелательной форме, идеи реализуются в рамках специально проводимой технологии их презентации), обмен мнениями, комиссии и др.

Методы творческих совещаний, как правило, предусматривают коллективное обсуждение поставленных задач группой специалистов. При этом каждый из методов во многом предполагает использование творческого потенциала участников, включающих применение различного рода фантазий, аналогий и т.п. Вместе с тем при проведении сознательного целенаправленного исследования использование этих методов основывается на соединении творческого коллективного и индивидуального потенциала с неосознанными интуитивными способностями участников процесса. Основная цель методов творческих совещаний — выявление возможно большего числа вариантов решения поставленных задач.

Ряд методов творческих совещаний могут служить для выработки каких-либо решений и идей, а некоторые остаются только исходной базой для дальнейшей их проработки. При использовании коллективных методов типа творческих совещаний или их разновидностей внимание на авторстве идей, решений и т.п., как правило, не акцентируют.

Методы творческих совещаний следует использовать для поиска новых решений выполнения тех или иных задач, особенно оригинальных, существенно отличающихся от известных в теории и практике. Для того чтобы используемые методы были эффективными, их необходимо готовить и проводить в жизнь по специальным правилам.

Сущность метод творческого коллективного обсуждения заключается в коллективном обсуждении решаемой проблемы группой специалистов на совещании, где идеи, высказанные одним из участников, вызывают возникновение множества новых идей у других участников, которые, в свою очередь, порождают следующие идеи, в результате чего возникает поток идей (т.е. чем больше идей — тем лучше). Несмотря на незначительную продолжительность обсуждения (обычно это в пределах 1 ч) проведение таких совещаний требует серьезной подготовки.

В частности, на совещание приглашаются заранее отобранные специалисты в количестве 4—15 человек, знающие рассматриваемую проблему. Они за несколько дней оповещаются о начале совещания и проблеме обсуждения. К совещанию готовят материалы и технические средства, необходимые для обсуждения идей.

Руководитель совещания обеспечивает максимально благоприятные условия для работы и организованное проведение обсуждения проблемы, следит за распорядком дня, поддерживает непринужденную творческую, доброжелательную атмосферу, направляя работу на выявление новых идей решения проблемы. При этом он должен организовать фиксацию высказанных идей.

Такие совещания-обсуждения проводятся тогда, когда необходимо в короткий промежуток времени выработать эффективные решения, которые основывались бы на базе новых идей.

Также к одному из базовых методов позволяющих получать фактическую информацию относят метод изучения документации, который сравнительно часто используют в практической исследовательской деятельности.

Метод изучения документации - метод сбора данных, основанный на исследовании документированной информации, непосредственно зафиксированной ранее на предприятии.

Целью метода изучения документации является изучение и формализация информационных процессов.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы метод инвентаризации и метод типических групп.

Перечень источников информации о системе управления:

Всю информацию о системе управления (СУ) можно подразделить на два вида:

• получаемую из нормативно-правовой, отчетной и информационной документации;
• получаемую в ходе специальных обследований.

Основой нормативно-правовой, отчетной и информационной документации служат:

• устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;
• список членов правления и их заместителей, а также ревизионной комиссии;
• приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;
• нормативно-правовые документы по основным направления деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;
• ОСУ организацией и ее структурных единиц;
• экологический паспорт;
• положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры, матрицы распределения управленческих функций, штатные расписания, схемы ОСУ, приказы и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотносительность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и 
  звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень  используемых ТСУ; используемые методы управления; факторы, влияющие на получение прибыли; исполнительность решений в структурных единицах организации;
• материалы оперативного учета и отчетности (о промежуточных результатах работы, простоях, дефектах, браке, ошибках, объеме и последовательности выполняемых операций, о числе рабочих, мест и т.п.);
• показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о Финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;
• годовые отчеты организации и ее структурных единиц;
• тексты и комментарии законов, постановлений, приказов, указаний, распоряжений и других нормативных актов межотраслевого, отраслевого и  внутрифирменного характера, протоколов проверок, инспекционного контроля, совещаний, контроля исполнения и т.п.;
• данные внешней бухгалтерской отчетности,  не являющейся коммерческой тайной, публикаций, рекламы, научных исследований, статистических материалов;
• отчеты об инновационных, стратегических, маркетинговых и других исследованиях внешней и внутренней среды организации;
• входящие и выходящие документы;
• информация в периодических изданиях, средствах массовой информации, статистических сборниках и т.п.;
• данные качественного характера нормативно-правовых, отчетных и информационных документов.
• Источниками, основывающимися на специальных обследованиях (наблюдениях, беседах, интервью, опросах, распространении анкет и т.п.), могут быть:
• сотрудники организации, характеризующие ее деятельность в процессе бесед, анкетирования, опросов и т.п.;
• экспертные оценки, опросы и анкетирование потребителей, поставщиков и т.п.;
• непосредственные данные наблюдения и мониторинга за процессом функционирования СУ;
• данные инвентаризации СУ;
• расчетные данные и др.