Методы выбора наиболее выгодного поставщика

Контрольная работа

Москва 2010

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                       3

Глава 1. Деятельность по организации и управлению закупками                          4

      1.1 Организация снабжения                                                                             4

       1.2 Основные цели деятельности в области организации и

                 управления закупками                                                                                5

       1.3 Основные функции отдела закупок                                                          7

Глава 2. Выбор поставщика                                                                                        9

      2.1 Процедура (алгоритм) выбора поставщика                                           10

      2.2 Методы выбора поставщиков                                                                  13

Заключение                                                                                                                 18

Список литературы                                                                                                    20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

     Работа  любого предприятия зависит от наличия  сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют предприятию другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и другие различные предметы. Ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.

     Деятельность  по организации и управлению закупками  занимается именно тем, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.

     Основные  цели деятельности в области организации  и управления закупками:

1. оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг;
2. оптимальный размер партии поставки;
3. поддержание и повышение качества;
4. поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам;
5. поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними;
6. повышение конкурентоспособности компании.

     В своей работе я более детально рассмотрю вопрос о выборе наиболее выгодного поставщика, методы и процедуры выбора поставщика. 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Деятельность по организации и управлению закупками

1. Организация снабжения

     Осуществление закупок является начальным звеном большинства организаций, а от эффективности  их функционирования зависят показатели всей производственно-хозяйственной деятельности.

     Главной задачей органов снабжения предприятия  является своевременное и оптимальное  обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей  комплектности и качества. Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.

     В общем виде сущность организации  снабжения заключается в ритмичном  и своевременном обеспечении  производственного процесса необходимыми предметами производственно-технического назначения и товарами, а, следовательно, оно оказывает существенное влияние на создание совокупного общественного продукта. Несоблюдение сроков поставки продукции на любом этапе становится причиной нарушения сроков изготовления промежуточной или конечной готовой продукции в последующих звеньях цепи. При этом несоблюдение требований к заказываемым и поставляемым материальным ресурсам по качеству, размерам и габаритам приводит к увеличению себестоимости выпускаемой продукции. В свою очередь, своевременная поставка производству материальных ресурсов необходимого качества, комплектности и ассортимента позволяет сократить затраты труда на изготовление продукции и потери времени в связи с простоем оборудования при отсутствии материальных ресурсов. Таким образом, от качественного функционирования снабжения зависит качество выполняемых производственных функций или услуг не только в данном конкретном звене, но и во всех последующих этапах производства, в этом и заключается актуальность изучаемой темы.

     Все организации в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации (например, помещение, тепло, свет, средства связи, офисное оборудование и т. д.). Рациональная организация материально-технического снабжения в значительной мере предопределяет на предприятии уровень использования средств производства, рост производительности труда, снижение себестоимости продукции, увеличение прибыли и рентабельности. Этим определяется роль и значение материально-технического снабжения в системе производственного менеджмента.

     Снабжение производства необходимыми материальными  ресурсами является начальным звеном производственного процесса. Под  материально-техническим снабжением предприятия понимается процесс  обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно-хозяйственной деятельности.

     От  организации снабжения, своевременности  поступления материальных ресурсов в производство в необходимых ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия.

     Основной  задачей предприятия по организации  и управлению материально-техническим снабжением является своевременное, бесперебойное и комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами для осуществления производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми заданиями. При этом сам процесс снабжения должен осуществляться при минимальных транспортно-складских расходах и наилучшем использовании материальных ресурсов в производстве.  

1.2 Основные цели  деятельности в  области организации  и управления закупками 

     Основными целями деятельности в области организации и управления закупками являются:

     1) оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. Например, авиакомпания не сможет перевозить пассажиров, если вовремя не будет обеспечена топливом, но хранить лишние тонны горючего также невыгодно для компании.

     2) оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них.

     Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

     3) поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными.

     Необходимо  постоянно повышать качество снабжения  и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

     4) поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

     5) поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними. Успех закупок отдела в конечном итоге определяет надежность поставщиков. Деятельность поставщика оказывает большое влияние на производительность, качество и конкурентоспособность компании–покупателя, чем это представляет большинство менеджеров.

     Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и  анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

     6) повышение конкурентоспособности компании. Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д. 

     1.3 Основные функции отдела закупок 

     1. Определение потребности  в материальных  ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела.

     Расчет  средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств.

     2. Поиск, анализ  данных, выбор поставщиков.  Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики.

     Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются  условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.

     3. Заключение договоров  и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании.

     Действия  в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.

     4. Получение материальных  ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения.

     5. Проверка поступающей  продукции и подтверждение  качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материалы и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации.

     6. Для эффективного функционирования  отдел закупок должен обладать  полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

• выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика;
• метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов;
• сертификация;
• контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками.

Глава 2. Выбор поставщика 

     Выбор поставщика - одна из наиболее важных задач закупочной логистики.

     Прежде  поставщик рассматривался как продавец, предоставляющий необходимый материал, которого не интересовали проблемы эффективного производства и качества производимой из его материалов продукции. В современных условиях хозяйственные субъекты все больше осознают свою взаимозависимость и ответственность друг перед другом. Поставщики и фирмы–покупатели становятся партнерами по бизнесу в рамках платформ В2В или В2С. Работая совместно, они могут добиться снижение затрат и улучшение качества товаров и услуг. Именно эти соображения, а не борьба за большую часть доходов, выходят сейчас на первый план.

     Некоторые менеджеры недооценивают значение правильного выбора поставщика для эффективного функционирования всей компании, а оно обеспечивается, во многом, четким выполнением поставщиками своих функций. Некоторые исследования показывают, что во многих компаниях мира, по крайней мере, 50% проблем, связанных с качеством, возникает из-за товаров и услуг, которыми их обеспечили поставщики.

     Кроме того, решение по выбору того или  иного поставщика необходимо обосновывать перед руководством компании и лица, ответственные за принятие решений о закупках, не могут действовать только интуитивно. Обычно такое решение зависит от оценки способности поставщика удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и обслуживания.

     Возможны  два направления выбора поставщика:

     1) выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда).

     2) выбор нового поставщика в  результате поиска и анализа  интересующего рынка: рынка, с  которым фирма уже работает, или  совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать  деятельность). Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается большая эффективность.

     Отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем  много поставщиков, может быть сформирован  список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляется по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия. 

2.1 Процедура (алгоритм) выбора поставщика 

     В соответствии с общим алгоритмом выбора поставщика первоначально необходимо проанализировать возможные источники информации о поставщиках. Длительная практика анализа рынка поставщиков, применяемая различными компаниями, позволяет выделить следующие основные источники информации:

• каталоги и прайс-листы;
• торговые журналы;
• интернет- сайты;
• рекламные материалы фирменных каталогов, объявлений в СМИ;
• конкурсы;
• банки и финансовые институты официальных органов;
• выставки и ярмарки (Экспо-центр, ВВЦ, отраслевые и фирменные выставки и др.);
• торги и аукционы;
• торговые директории («Желтые страницы», «Оптовик», «Товары и цены» и т.д.);
• торговые представительства;
• собственность исследования;
• переписка и личные контакты с возможными поставщиками;
• конкуренты потенциального поставщика;
• торговые ассоциации, например, Торгово-промышленная палата РФ;
• специализированные информационные агентства и исследовательские организации (например, РИА «РосБизнесКонсалтинг»);
• государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией.

     За  рубежом основными источниками  информации о поставщиках являются общедоступные и информационные справочники – каталоги, торговые журналы, прайс-листы и т.д. Особое внимание уделяется Интернету.

     Интернет – это огромный «информационный банк», в котором не до конца изучили все возможности. В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе снабжения. Сегодня редко можно найти фирму, эффективно функционирующую в бизнесе, которая бы не пользовалась услугами Интернета.

     Процедура получения и оценка предложений  от потенциальных поставщиков может  быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными видами являются следующие:

     1. Конкурентные торги (тендеры) – проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму по соображениям формирования долгосрочных связей между поставщиком и потребителем. Конкурентные торги выгодны как поставщику, так и потребителю.

     2. Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем; могут  быть организованы двумя способами: 

1) инициатива  вступления в переговоры исходит  от поставщика товара;

2) инициатива  вступления в переговоры исходит  от покупателя.

     Независимо от выбираемого способа оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись различными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурентных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основными критериями выбора поставщика являются: стоимость потребления товара или услуг; качество обслуживания.

     Стоимость потребления включает в себя цену товара или услуг и не имеющую  точного и прямого денежного  выражения прочную стоимость (изменение  имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности предприятия, перспективы роста и развития производства). Качество обслуживания включает качество товара или услуг и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему заказанными ресурсами в течение заданного промежутка времени. Надежность можно оценить через вероятность в удовлетворении заявки потребителя. Кроме основных критериев выбора поставщика существуют и прочие критерии, количество которых превышает 60. К ним относятся: удаленность поставщика от потребителя; сроки выполнения текущих и экстренных заказов; наличие у поставщика резервных мощностей; система управления качеством продукции у поставщика; психологический климат в трудовом коллективе поставщика; риск забастовок у поставщика; способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования; кредитоспособность и финансовое положение поставщика и т. д.

     На  основании изложенных соображений можно сформулировать следующие главные критерии, на которых рекомендуется строить систему выбора поставщиков:

     1) качество продукции. Качество относится к способности поставщика обеспечить товары и услуги в соответствии со спецификациями. Качество может относиться также и к тому, удовлетворяет ли продукция требованиям потребителя, независимо от того, соответствует ли она спецификации. Если с данными поставщиками уже были установлены отношения, то желательно проанализировать статистику поставки бракованных материалов.

     2) надежность поставщика. Достаточно емкий критерий, включающий следующие параметры: честность, отзывчивость, обязанность, заинтересованность в ведении бизнеса с вашей фирмой, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки материальных ресурсов/готовой продукции. Оценка своевременности доставки упрощается, если ведется четкий учет запланированных и реально выполненных доставок. При осуществлении доставки, например, по технологии JIT невыполнение сроков так же недопустимо, как и неудовлетворительное качество.

     3) цена. В цене должны учитываться все затраты на закупку конкретного ресурса или готовой продукции, которые включают транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т.д. В аналитическом поле логистического менеджера всегда должен находиться комплекс затрат.

     4) качество обслуживания. Оценка по данному критерию требует сбора информации у достаточно широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, об отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, о квалификации обслуживающего персонала и т.п. Желательно наличие у поставщика сертификата ISO9000 на систему управления качеством его продукции/услуг.

     5) условия платежа  и возможность  внеплановых поставок. Как уже упоминалось выше, нехватка оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора поставщиков. В бизнесе случаются внештатные ситуации, требующие внеплановых поставок или отсрочки платежа. Это ситуации особенно характерны для российской действительности. Поэтому поставщики, предлагающие выгодные условие платежа (например, с возможностью получения отсрочки, кредита) и гарантирующие возможность получения внеплановых поставок, позволяют избегать многих проблем снабжения. 

2.2 Методы выбора  поставщиков 

     Важной  функцией служб снабжения различных  фирм является выбор методов поставки материально-технических ресурсов.

     Такой выбор осуществляется в основном тремя методами.

     Первый  метод — прямые связи между изготовителями и потребителями. При этом анализ возможных вариантов и предложений осуществляет торговый агент фирмы, отвечающий за закупки. Торговый агент (представитель) выбирает поставщика, исходя, прежде всего, из наиболее низких закупочных цен. Он делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие проблемы. Все вопросы обычно решаются с помощью телефона, телекса, обмен официальной документацией сведен к минимуму.

     Второй  метод — прямые связи с оптовыми торговыми фирмами. Выбор оптовой торговой фирмы — ответственный момент. Он требует обычно коллегиального обсуждения потребностей в поставках и реальных возможностей базы, так как речь идет о значительных объемах ресурсов. Анализ проводится как на уровне отдела закупок компании, так и на уровне взаимодействия вышеназванного отдела с производственным отделом и отделом контроля качества продукции. Действие и первого, и второго методов осуществляется в рамках стандартной схемы организации материально-технического снабжения фирмы (рис.1).

     Третий  метод — прямые договоры с фирмами-посредниками. В этом случае отдел закупок или торговый агент (представитель) фирмы обращается в фирму или бюро, выполняющие посреднические функции. Посредническая компания имеет достаточно обширную информацию о возможностях потенциальных поставщиков: программы выпуска их продукции, программы повышения качества продукции, скорости реализации полученных заказов и др.

     Структура данной системы показана на рисунке 1. Как видно из схемы, потребитель  имеет возможность непосредственно  отправить заявку на необходимые  ресурсы в пункт регистрации (сбора) заявок в складском хозяйстве  фирмы-посредника.

     Рисунок 1. Схема организации материально-технического снабжения предприятий по договорам  с фирмами-посредниками. 

     Организации материально-технического снабжения  предприятий по договорам с фирмами-посредниками проходит следующим образом: пункт  регистрации 1–2 раза в день направляет заказы поставщикам, объединенным системой договоров. На следующий день поставщик направляет требуемые материалы в пункт накопления (торговые склады), где они собираются и контролируются по каждой заявке, или непосредственно на снабжаемое предприятие (производственный участок фирмы потребителя). Использование этого метода имеет свои положительные и отрицательные стороны.