Миссии информационных систем предприятия. Основные бизнес-процессы автоматизируемые в малом бизнесе

Министерство  образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное  автономное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Северный  (Арктический) федеральный университет  имени М.В. Ломоносова»

 
 

Кафедра компьютерного дизайна

  
 

(наименование кафедры)

  
     
 

Щетинина Елена Борисовна

  
 

(фамилия, имя, отчество  студента)

  
     
 

Институт

ИМИКТ

курс

1

группа

373232

    
     
 

230400.62 «Информационные системы и технологии»

(код и наименование  направления подготовки/специальности)


  
     
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

  
     
 

По дисциплине

Менеджмент ИТ

  
     
 

На тему

«Миссии информационных систем предприятия»

  
   

(наименование темы)

  
 

«Основные бизнес-процессы автоматизируемые в малом бизнесе»

  
 

«Стандарт информационных систем класса ERP»

  
                 
                 
                 
         
 

Отметка о зачёте

          
             

(дата)

  
                 
         
 

Руководитель 

        

Корзина М.И.

  
     

(должность)

  

(подпись)

  

(инициалы, фамилия)

  
               
     

(дата)

          
                 
                 
                 
 

 

 

  
 

 

 

Архангельск 2013

  

 

 

 

 

 

ЛИСТ ДЛЯ ЗАМЕЧАНИЙ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

1 МИССИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ

4

2 УСЛОВИЯ ПРИ КОТОРЫХ  НЕОБХОДИМО ВНЕДРЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И  СИСТЕМ

5

3 ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ, АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ.

8

4 СТАНДАРТ  ИНФОРМАЦИОННЫХ  СИСТЕМ КЛАССА ERP: СОДЕРЖАНИЕ, ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ В РОССИИ, ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ЭТОГО КЛАССА

15

4.1 Краткое описание ERP-систем

16

4.2 Внедрение ERP-систем

23

4.3 Примеры информационных  систем класса ERP

33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

35

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

36


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. МИССИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ

 

В современном обществе информационные технологии являются универсальным инструментарием в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах. Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями – сбор, хранение, поиск, систематизация и обработка необходимых данных для всех сфер общественной жизни, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач. Ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоёмкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции над большими массивами данных, но и получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.[2]

Среди основных направлений  развития современных информационных технологий в обеспечении эффективного функционирования и развития можно выделить:

  1. Автоматизация документооборота.
  2. Коммуникации.
  3. Управление технологией фармацевтического производства.
  4. Автоматизация бухгалтерского учета и планирования.
  5. Разработка систем принятия решений.
  6. Автоматизация банковских операций.
  7. Создание автоматизированных рабочих мест.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. УСЛОВИЯ, ПРИ КОТОРЫХ НЕОБХОДИМО ВНЕДРЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И СИСТЕМ

 

Передача информации о положении  и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен  информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

  • по объекту и качеству — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;
  • по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;
  • по точности и достоверности — правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Крупные компании (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с  многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале, как правило, сталкиваются с такими проблемами, как:

Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания  сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.

Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях  управленческой вертикали, доведения  до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.[3]

Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной  деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Высокая трудоемкость сбора  и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также — филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).

Единственным решением этих проблем является разработка и  внедрение так называемых информационных технологий, т.е. технологий, основывающихся на использовании вычислительной техники и электронных средств коммуникации.

Согласно определению, принятому  ЮНЕСКО, информационная технология - это  комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.

Информационные технологии управления неуклонно развиваются  в соответствии с требованиями системы, применяемыми методами управления, прогрессом в области информатики и вычислительной техники. В системах управления предприятиями применяют различные методы управления, основанные на конкретных алгоритмах подготовки и принятия управленческих решений с использованием информационных технологий.

Методы управления формализованы  в виде стандартов управления, которые  являются основой разработки функциональной структуры ИС (организационно-экономической подсистемы):

  1. Планирование потребности в материалах (Material Requirement Planning - MRP I).
  2. Планирование потребности в производственных мощностях (Capacity Resource Planning — CRP).
  3. Замкнутый цикл планирования материальных ресурсов (CL MPR).
  4. Планирование ресурсов производства (Manufacturing Resource Planning - MRP II).
  5. Производство на мировом уровне (World Class Manufacturing — WCM).
  6. Планирование ресурсов предприятия (MRP II & FRP (Finance Resource Planning), Enterprise Resource Planning — ERP I).
  7. Оптимизации управления ресурсами (ERP II).
  8. Менеджмент как сотрудничество (Customer Relationship Management — CRM, Customer Synchronized Relationship Management — СSRM) и др .[3]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ, АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В МАЛОМ БИЗНЕСЕ

 

В наш век компьютеризации  неудивительно, что многие крупные  и малые предприятия задумываются об автоматизации рабочих процессов. Если раньше автоматизация бизнеса, как правило, волновала лишь крупные предприятия, то сегодня автоматизация малого бизнеса – такое же обычное явления.

Автоматизация бизнес процессов  позволяет значительным образом  снижать расходы, оптимизировать рабочие процессы, убирать ненужную рабочую силу и переводить ее на более необходимые позиции.

Системы автоматизации  бизнеса позволяют сделать производство продукции более оптимальным, а  также вести учет и прочие процессы в бизнес среде на автоматической, а не ручной основе. Это также служит причиной меньших накладок и ошибок, сведения на нет человеческого фактора и имеет еще массу преимуществ.

Степень автоматизации  бизнес-процессов для каждой конкретной компании различна. Чем больше организация, чем больше ее торговый или производственный оборот, тем более существенную пользу приносит  «покрытие автоматизацией». Каковы же потребности в автоматизации у компаний среднего и малого бизнеса (СМБ), и какие IT-решения они внедряют?

Общими признаками для  компании, относящейся к сектору малого и среднего бизнеса, являются небольшие IT-бюджеты, малочисленные IT-отделы, чувствительность к ценам на программное обеспечение и услуги, а также нежелание и невозможность рисковать. Задачи же игроков среднего и малого бизнеса по своему разнообразию не уступают задачам, стоящим перед крупными компаниями. На сегодняшний день практически каждый индивидуальный предприниматель, даже работающий в одиночку, так или иначе, использует компьютер: выписать бухгалтерские документы, посчитать приход-расход, а то и проанализировать свою деятельность за отчетный период. Затраты, связанные с автоматизацией, уже никем не считаются лишними, они нужны для повышения эффективности бизнеса и зарабатывания большего количества денег. Попробуем коротко обрисовать критерии выбора инструментов для автоматизации.

В первую очередь требуют  автоматизации бухгалтерия и  управление финансами, поскольку это  основа любого бизнеса. Но автоматизацию  бухгалтерий можно было бы на сегодняшний  день считать и вовсе завершенной, если бы не динамическое развитие российского рынка. В результате требования, которые выдвигает бизнес, неуклонно растут и изменяются. И главная задача на сегодня для разработчиков программного обеспечения для бухгалтерии – повысить скорость генерации отчетов. Большой объем информации и бухгалтерского документооборота тормозит обработку данных.

Не менее важная задача – организовать работу тех структур бухгалтерии, которые  обеспечивают необходимую скорость и надежность получения информации. Бухгалтерская  система должна представлять собой прикладной продукт, который будет интегрироваться с общей системой автоматизации предприятия. Это, по сути, наведение порядка в информационных потоках и бизнес-процессах предприятия. Использование IT для решения именно управленческих задач, таких как управление проектами, логистическими процессами. Это уже качественно более высокий уровень. Многие предприятия среднего и малого бизнеса готовы к этому шагу.

Любая организация, компания, предприятие могут перевести  свои внутренние процессы согласования действий в корпоративную информационную систему (корпоративный портал). При этом сотрудники получают возможность участвовать в рабочих процессах, находясь в любой точке мира. Важно то, что все мнения, резолюции, комментарии в такой системе фиксируются письменно.

Большинству компаний не нужны отдельные программы для  управления проектами, документами, договорами, клиентами, процессами и т.п. Программ много, а компания одна. Нужны не программы, а решение – общий  подход ко всем «управлениям». Надо направлять усилия на создание общей информационной сети предприятия. Нужно дать сотрудникам средства для удобного взаимодействия друг с другом, для управления задачами и доступом к информации.

Таким решением может  стать общая корпоративная система, охватывающая все подразделения предприятия, помогающая сотрудникам взаимодействовать друг с другом, управлять задачами и доступом к информации.

Планирование производства и производственный учет, автоматизация  складской деятельности – степень  необходимости автоматизации этих областей деятельности лишь немного уступает управлению финансами. И далее за ними, также с небольшим отрывом, идут такие задачи, как планирование и бюджетирование. 

Еще одна область, в которой  применяются IT-системы – это  управление документами и совместная работа пользователей.

Менее важно, но все-таки в некоторой степени пользуется спросом у среднего и малого бизнеса - управление продажами и взаимоотношениями с клиентами, что традиционно было характерно только для крупных компаний рынка. Причем речь здесь идет о комплексных решениях, позволяющих, в том числе, решать и эти задачи. Также растет спрос на такие модули, как оценка персонала, управление обучением, рекрутингом и т. д., что объясняется появившейся тенденцией усиления борьбы за квалифицированные кадры.

Если на предприятии  успешно работает учетная система (например, типовая конфигурация 1С), выход – в использовании подсистем, которые, не затрагивая основной функционал и не требуя дополнительных трудозатрат, открывают новые возможности. Не нужен перенос данных, требующий вложений времени и средств. Пример подобных дополнений – «Аналитические показатели и анализ чувствительности», «Регистры правил» и «СКАТ-Интегратор».

В другом случае, предприятие  «вырастает» из типовой учетной системы, круг задач расширяется, и требуется коренное изменение системы автоматизации. В этой ситуации более приемлемое решение – готовая комплексная система с расширенными функциями и возможностью гибкой донастройки. Пример такого решения - конфигурация «СКАТ-профессионал» для 1С:Предприятие 8.

Кроме того, важно осознание  того, что «автоматизация ради автоматизации» – это впустую потраченное  время и средства. Отсутствие осознания  цели может обойтись очень дорого. Немаловажно также до начала внедрения  навести порядок в учете, чтобы не пришлось "автоматизировать хаос".

Значительно уменьшить  период реализации определенных рутинных задач, вполне допустимо, если переложить большую часть выполняемых человеком  функций на компьютер. Действительно  сделав подробный анализ всех осуществляемых операций, становится понятно, как много дел совершается последовательно. Поэтому автоматизация бизнес процессов просто необходима.

Для средних и малых  предприятий один из ключевых критериев  выбора – возможность решения  всех важных задач средствами одной единой системы. Сегодня, каждый преуспевающий руководитель, старается минимизировать роль человеческого фактора на своем предприятии. А это означает то, что в не зависимости от того присутствует сотрудник на рабочем месте или нет, есть возможность узнать все необходимые сведения, например:

  • о доходах и расходах фирмы;
  • о предполагаемых размерах задолженности;
  • сопоставить действительные и плановые индексы.

То есть подобная система  является достаточно мощным инструментом в области утверждения каких-либо решений, сохранности ценной документации, а также методом поиска ответов на все интересующие вопросы в сфере бизнеса. Применение ее на практике предоставляет возможность управлять фирмой не на интуитивном уровне, а опираясь на достоверные данные.

Автоматизация бизнес процессов  бывает двух видов: комплексная и  лоскутная или частичная. Лоскутная  автоматизация означает проведение интеграции большого количества локальных  программ. А это влечет за собой  много негативных последствий: растет сложность проекта, увеличиваются сроки и стоимость его выполнения, уменьшается быстродействие системы, существенно увеличиваются затраты предприятия на поддержание полученной системы в работоспособном состоянии. Такой подход для компаний среднего и малого бизнеса неприемлем.

Против первого варианта выступает множество специалистов в области информационных технологий. Потому как действительно намного  разумнее применить для каждой отросли, кукую-то отдельную небольшую систему, нежели внедрять в работу громоздкий и к тому же плохо управляемый продукт.

 

И все же без комплексной  автоматизации не обойтись, в случае проведения реформ или глобального  изменения принципов управления. Данная система способна решить множество  проблем, а именно:

  • сократить время на ведение учета;
  • удвоить скорость обработки информации;
  • сделать бизнес наиболее понятным, то есть прозрачным;
  • увеличить производительность труда;
  • избежать повторного ввода данных;
  • создать электронные энциклопедии.

Автоматизировать систему  управления предприятием действительно необходимо, но применяемая концепция должна быть четкой, налаженной и эффективной. Поэтому для начала нужно проанализировать деятельность предприятия в целом, выявить его уязвимые места, установить основные показатели баз данных и определить общую картину устранения проблемы. Только при таком тщательном подходе, возможно, организовать наиболее оптимальную автоматизированную структуру.[6]

Поставщики решений  для сектора среднего и малого бизнеса в качестве решений по управлению бизнесом сейчас активно предлагают различные Учётные системы, Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM системы), Системы электронного документооборота, Интернет-порталы (веб-сайт с различными интерактивными сервисами), Управление проектами, Управление задачами (оперативное управление), Управление бизнес-процессами (BPM системы). Кроме того, существует множество специализированных решений для различных отраслей бизнеса, решающих специфические задачи данных отраслей.

На нашем рынке представлены информационные системы зарубежных и отечественных разработчиков, но стоимость зарубежных систем, как правило, на порядок выше отечественных. А так как вопрос стоимости информационной системы для сектора среднего и малого бизнеса является очень важным, отечественные разработчики создают значительную конкуренцию зарубежным.

В секторе среднего и  малого бизнеса поставщики решений, как правило, предлагают недорогие  корпоративные комплексные решения  различных задач бизнеса, глубина  проработки функциональности данных решений  достаточная для среднего и малого бизнеса, к тому же предприятия среднего и малого бизнеса склонны решать одной информационной системой сразу несколько своих задач, что экономит средства и время при покупке и внедрении системы. Также данные решения информационных систем ориентированы на возможность быстрого запуска в работу с минимальной предварительной настройкой и небольшую стоимость поддержки в дальнейшей работе.

Сейчас на рынке можно  найти отечественные решения  для среднего и малого бизнеса  включающие в себя Управление задачами, Электронный документооборот, Управление взаимоотношениями с клиентами, Управление бизнес-процессами, и всё это в рамках одной информационной системы; к тому же данные информационные системы поддерживают различные механизмы интеграции с другими информационными системами для создания единого информационного пространства в организации.

 Вот почему им  столь важно иметь некую единую  платформу, которая позволила  бы превратить фрагментарную  автоматизацию в комплексную,  не прибегая к дорогостоящим  единовременным приобретениям. В таком случае можно постепенно осуществлять модернизацию информационной системы, приобретая прикладные программы с нужной функциональностью.

Безусловно, малому и  среднему бизнесу нужны готовые  и очень простые в эксплуатации решения. Но существуют некоторые очень узкие области, где только специализированное решение может учесть все специфические бизнес-процессы заказчика. Именно поэтому востребовано направление, позволяющее при помощи некоего конструктора легко осуществлять нужную настройку системы в соответствии с теми бизнес-процессами, которые лежат в основе деятельности заказчика.

 Таким образом,  однозначно ответить на вопрос  о дальнейшем развитии инструментов  для автоматизации бизнес-процессов  нельзя. Вероятнее всего на рынке  среднего и малого бизнеса будут востребованы как стандартные решения, так и бизнес-конструкторы. Для деятельности предприятия, которая легко поддается типизации и стандартизации, будут разработаны готовые решения. Это выгодно и производителю, у которого уменьшаются затраты при внедрении, и заказчику, у которого также уменьшаются затраты на внедрение, а кроме того, в системе уже учтен опыт других предприятий. Но всегда останутся задачи, уникальные для предприятий, даже работающих в одной отрасли.[4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. СТАНДАРТ  ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ КЛАССА ERP: СОДЕРЖАНИЕ, ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ В РОССИИ, ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ЭТОГО КЛАССА

 

В настоящее время  основными классами информационных систем, использующихся в практике работы отечественных и зарубежных предприятий, являются: системы планирования ресурсов предприятия ERP,  системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM, системы хранения информации, данных и знаний BI, системы управления цепочками поставок SCM и системы планирования материальных потоков MRP. 

Количество настраиваемых  параметров в такой системе может  достигать десятков и даже сотен  тысяч. Безусловно, возрастает и суммарная  стоимость решений, причем на первое место выходят затраты, связанные  с внедрением. Хотя многие компании, предлагающие ERP-системы, и утверждают, что стоимость их внедрения в России равна или даже меньше стоимости лицензий на систему, реально дело обстоит несколько сложнее.

Во-первых, для западных компаний принята система оплаты работ консультантов не с фиксированной ценой, а с повременной оплатой. Поэтому, даже если какая-либо из российских фирм-интеграторов, занимающихся внедрением ERP-систем, и указывает конечную стоимость внедрения, то всегда следует иметь в виду, что может потребоваться дополнительное привлечение консультантов.

Во-вторых, внедрение  сложной системы зачастую требует  проведения реорганизации деятельности, а это значительные прямые и косвенные  затраты.

В - третьих, для успешной эксплуатации системы на предприятии  необходимо наличие подразделения, которое бы занималось перенастройкой системы в соответствии с требованиями бизнеса. Сюда относится изменение существующих моделей бизнес-процессов, а также создание новых моделей и предварительное обучение пользователей работе "по-новому".

Преимущества ERP-систем заключаются в следующем:

  • руководители организации и ее персонал получают инструмент, позволяющий реально планировать и управлять производством;
  • ERP-системы позволяют стыковаться с CAD/CAM системами, что позволяет получить интегрированное решение, объединяющее разработки, производство и поставки.

 

4.1 Краткое описание ERP - систем

 

В настоящем разделе  рассматриваются системы, которые  по назначению являются информационно- управляющими системами управления предприятиями (АСУП) и удовлетворяют стандарту ERP.

Основой адаптируемой ERP - системы является базовая система, которая включает в себя пакеты прикладных программ для решения задач управления, средства комплексирования задач в  требуемые конфигурации, средства сопряжения с другими системами, например, с САПР и многое другое. Базовая система позволяет создавать для предприятия гибкую модифицируемую АСУП, в которой сочетаются типовые подходы к решению задач управления и специфические особенности предприятия. Базовые системы обычно ориентированы на определенный класс предприятий и функциональную структуру АСУП. Эти отличия накладывают серьезный отпечаток на выбор базовой системы и на процесс создания АСУП.

Стандарты MRP-ERP развивались  эволюционно. С целью оптимального управления производством в середине 60-х годов APICS сформулировало принципы управления материальными запасами предприятия. Эти принципы легли в основу концепции MRP (Material Requirement Planning - планирования материальных потребностей), основными положениями которой являются:

  • производственная деятельность описывается как поток взаимосвязанных заказов;
  • при выполнении заказов учитываются ограничения ресурсов ;
  • обеспечивается минимизация производственных циклов и запасов ;
  • заказы снабжения и производства формируются на основе заказов реализации и производственных графиков ;
  • движение заказов увязывается с экономическими показателями ;
  • выполнение заказа завершается к тому моменту, когда он необходим.
Миссии информационных систем предприятия. Основные бизнес-процессы автоматизируемые в малом бизнесе