Моделирование бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов

1.Основные характеристики и свойства бизнес-процесса.

Свойства БП:

1)Всем процессам свойственно  экономическое содержание так  как у каждого процесса есть  свой исполнитель и свой продукт. Поскольку у каждого процесса  есть свой иполнитель, то процесс является одним из обязательным атрибутом, отсюда следует что любой процесс – процесс деятельности

2)Формирование прибавочной  стоимости, а также нарщивание  стоимости. Стоимость труда определяется  как количество труда и измеряется  рабочим временем, необходимым для изготовления товара. В свою очередь с/с – денежное выражение издержек, она возникает, когда продукт возникает для обмена

3)БП не является  реальным  действием, реализуемого в текущий  момент времни. Это лишь представление  данного действия. Поэтому эффективность реализации БП не является эффективностью БП

Понятие БП

БП – совокупность различных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, создающие продукцию полезную для потребителя(производство и поставка товара), входящих в определенную систему и другие системы.

Каждый бизнес-процесс имеет своего исполнителя, потребителя, границы

Исполнитель БП – имеет определенные ресурсы, персонал, аппартаное и программное обеспечение, управляет кодом БП, несет ответственность за исполнение БП.

Потребитель БП – субъект получающий результат БП, потребитель может быть как внешним, так и внутренним.

В качестве границ БП можно выделить следующие:

1)По струтктуре компании. Построение БП начинается от  построения крупных процессов БП верхнего уровня и затем данные процессы расписываются как совокупность БП более низкого уровня.

Недостаток: распределенность по различным подразделениям, нарушение правила «один БП - одно подразделение - один бюджет»

2)По результату БП. БП расписывается по всем стадиям ЖЦП. Для построения используется модель Шера, задача в соответсвии процесс-результат. Подход является сложным в разработке, но позволяет оптимизировать деятельность компании, ускорить процесс создания процукции, внедрить эффективное бюджетирование. Но нельзя представить Бп по подразделениям

3)Основан на цепочке  создания ценности БП, где выделяются  основные и поддерживающие БП. За границы принимаются границы  звеньев цеопчки где рассчитывается  добавочная стоимость.

Вход БП – ресурс необходимый для выполнения БП: информация, мат. Ресурсы и т.д.

Выход БП – готовый продукт, имеющий полезность для потребителя

Операция БП –работа, часть БП

Управление БП осно-ся на стандартах, правилах, технологиях которыми руководствуются БП. Все материальные, фнинасовые и нформационные потоки БП находятся во взаимодействии

В процессе описания БП созд-ся документ, описывающий последовательность операций, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений. В кач-ве осн БП на п/п чаще всего выделяют:

1)процессы товародвижения, связанные с основной деятельностью  п/п

2) процессы инфраструктуры  – процессы ориентированные на  поддержание ресурсов в работоспособном  состоянии

3)процессы подготовки  произв-ва, нацеленные на планирование  деятельности п/п с позиции удовлетворения потребностей потенциальных потребителей и выведение на рынок новых продуктов и услуг

2.Классификация бизнес-процессов  по различным признакам.

Процессы:

БП:

1)разработка продукции(исследования, разработка и конструирование  прод-ции, разр и техн подг-ка произв-ва)

2)требования потребителей(развитие  рынка, организация маркетинга и  продаж, тенд размещение заказов)

3)выполнение заказа(мат. Техн обеспеч., планирование и упр.производством)

4)обслужив потреб.(послепрод обсл)

Вторичные:

1)поддержка(управ финансовыми, человеч  информац рес-ми, текущий ремонт)

2)перспективное развитие(совершенст  тек процесса, повыш квалиф персонала  и т.д., страт планир)

 

(по уровню значимости, структуре, назначению)

 

1.По структуре взаимодействия:

1)индивидуальный – выполняемый отдельным работником

2)вертикальный – отражает  взаимодействие руководства организации, ее подразделения и работников

3)горизонтальный процесс  – пересекает всю деятельность  организации

Горизонтальный процесс – представляет собой последовательную цепочку интегрированных процессов деятельности организации, при этом каждый последующий процесс определяет требования  предыдущему.

Горизонтальные процессы, выполняемые в нескольких функционльных подразделениях называют межфункциональным или сквозным

2.По назначению (по стпени  влияния на получение добавленной стоимости):

1)основные

2)обеспечивающие

Процессы менеджмента(развивающие)

По своему характеру основные процессы являются горизонтальными, т.к. пронизывают всю деятельность организации и объединяют весь бизнес.

В качестве схемы для выделения основных процессов используют схемы жизненного цикла продукции:

1)маркетинг и изучение  рынка

2)проектирование и разработка

3)планирование и разработка  процессов

4)закупки

5)производство и предоставление  услуг

6) контроль

7)упаковка и хранение

8)реализация и распределение

9)установка и ввод в  эксплуатацию

10)техническая помощь  и обслуживание

11) послепродажная деятельность

12)утилизация или переработка  в конце срока службы

 

Основной процесс – 1)ч/з них проходит основная продукция 2)добавляют ценность продукту 3)результат получает внешний потребитель

Обеспечивающий – 1)не касаются основной продукции 2)добавляют продукции стоимость 3)результат получают внутр. Потребители

Процесс менеджмента – 1)результатом является деятельность всей организации2)результаты получают все заинтересованные стороны

 

 

Обеспечивающие процессы являются вериткальными, т.к. отражают деятельность организации по вериткали, в соответствии с ее структурой и формой взаимодействия м/у подразделениями

3.По уровню значимости:

1)супер-процессы

2)гипер-процессы

3)мета процессы – уровень  крупных функциональных подразделений

4)субпроцессы – на  уровне отделов

5)макропроцессы - цехов

6)микропроцессы – рабочих  мест

 

Основной процесс – 1)ч/з них проходит основная продукция 2)добавляют ценность продукту 3)результат получает внешний потребитель

Обеспечивающий – 1)не касаются основной продукции 2)добавляют продукции стоимость 3)результат получают внутр. Потребители

Процесс менеджмента

 

(по  отношению к клиентам, уровню  подробности рассмотрения, уровню  сложности)

1.По отношению к клиентам  проессов:

1)внешние(результаты используют  акционеры, банки, налговая)

2)внутренние(результаты  используют внутренние клиенты  или функциональные подразделения)

2.По уровню сложности:

1)простые

2)сложные

3.По уровню подробности рассмотрения

1)верхнего уровня –  соответствуют процессам, управл. Директором  и его заместителями

2)детальные – рассматриваются  процессы на уровне подразделений  организации  и отделов

3)элементарные(операции, выполняемые  на рабочих местах)

Не все процессы имеют одинаковое влияние на деятельность компании, поэтому выделяют ключевые процессы, оказывающие наибольшее влияние на достижение главных целей.

Ранжирование ключевых процессов производится на основе анализа факторов влияющих на результаты деятельности предприятия. Так же выдеяляются критические процессы невыолнение которых может быть опасно для качества продукции

 

3.Процессный подход  к управлению организацией. Управление  бизнес-процессами.

В основе лежит процессный подход. Имеет большое примущество перед функцион управлением, так как осуществляет управление деятельностью прдприятия в отличае от управл структурой у функц подхода.

Основные преимущества процессного подхода:

- Быстрое рагирование  на изменение внешней и внутренней  среды – сложность измен функций

- нацеливание всех сотрудников  на единый результат – деят-ть  направлена на удовл начальников

- оценка операций с  т.з. процесса в целом – субъективная  оценка руководителя

- снижение стоимости  результата процесса – расходы  из-за передачи по отделам

- эффективн построения  мотив персноала в завис от  достиж рез-та – мотив получения  конеч рез-та отсутствует, т.к. осн  потр функцион руководитель

- уменьш времени передачи  по иерархии – искажение информации  из-за долгого времени передачи

Для распределения функций выполн по подразделениям необходимо:

1. Схема оргструктуры организации
2. Перечень БП верхнего уровня
3. Определение функций на уровне подразделений
4. Распределить функции подразделений по процессам

Необходимо определить границы процессов:

Выделяются в этом примере 3 процесса организации:

1-4, 5-9, 10-13

Здесь хорошо прослеживается ресурсы в распоряжении каждого владельца, и ответственность за резульатаы

 

Управление бизнес-процессами. ВРМ

Для применения процессного управления в концепции должен быть формализованы процессы, установлены показатели их эффективности а также определены процедуры управления процессами.

ВРМ – совокупность интегрированных циклических процессов управл и анализа, а также опредлены процедуры управления процессами, оценивать эфф-ть их достижения и управлять процессом достижения этих целей.

ВРМ – предназначен для организации, автоматизации и анализа БП кот напр-т деятельность п/п. Это означает наличие 2 видов деят-ти:

1)с одной стороны необх  обеспечить управление повседн  деят-ти, с другой управление содержанием процессов, их струткурой.

Этот цикл реализуется как простым так и процессным способомЮ т.е. компания может иметь специальный процесс, целью которго явл-ся усоверш процессов компании

Реализация циклов упр бизнес- процессами предпол-т:

-назнач-е владельцев процесса

-созд-е отдельной организ  единицы реш задачи лучшения  струтктуры процесса 

ВРМ повышает эффективность процессов за счет использования схем обратной связи

 

4.Теоретические  основы управления бизнес-процессами: цикл непрерывного совершенствования бизнес-процессов (цикл Деминга), японские подходы к улучшению бизнес-процессов.

 

Принципы качества  Деминга

1.Постоянное совершенствование  товара и услуг

2.Отказ от низкого качества

3.Исключить зависимость  от массового кнтроля качества

4.Отказ от закупок по  ценовым показателям 

5. постоянное совершенствование  каждого процесса производства  и обслуживания

6. переподготовка кадров

7. Системная эффективность  руководства

8.Изгонять страхи

9.разрушение барьеров  м\у

10.отказ от лозунгов  и призывов

11.отказ от количественных  показателей и норм на котрые  ориентировано управление

12.возможность раб гордиться  своим трудом

13.поощрять стремление  к образованию

14.Ясность цели

Японские подходы к улучшению бизнес-процессов

Кайзен – процесс постоянного улучшения в котором принимают участие все участники компании. Целью кайзен является усовершенствование деят-ти компании и ее отд подразд за счет внутр ресрсов без привлеч инвестиций.

Система кайзен-хостинг  - инструмент снижения затрат которые используют менеджеры для получения целевой с/с и получ прибыльности произв-ва. Три подхода: кайзен костинг, таргет костинг, ф-ция поддержания с/с на достигнутом уровне

 

 

5.Теоретические  основы управления бизнес-процессами: методика быстрого анализа решений, бенчмаркинг, перепроектирование  и реинжиниринг процесса.

 Методика быстрого анализа решения (FAST), бенчмаркинг процесса

Основывается на способе улучшения. Это подход при котором в ходе 1 или 2 дневного совещания внимание концентрируется на определенном процессе, для определения способов, которыми группа может улучшить этот процесс  в течение след. 90 дней. Перед окончанием совещания руководство одобряет или отвергает предложенное решение.

Впервые использован IBM в середине 60 годов и усовершенствован компанией GM.

 

Перепроектирование процесса, реинжиниринг процесса

Концентрирует усилия на совершенствование существующих процессов. Оно применяется на тех процессах, которые достаточно успешно работают в настоящий момент. Перепроектирование  снижает затраты, длительность цикла и количество ошибок на 30-60%.

Разработка BFSS занимает  80-100 дней. При перепроектировании применяются след средства:

1. Устранение бюрократии
2. Анализ добавленной стоимости
3. Устранение дублирования
4. Упрощение операций
5. Модернизация и стандартизация процессов
6. Применение ИТ

 

6.Особенности использования различных методик для моделирования бизнес-процессов: нотации IDEF0, IDEF3.

Моделирование процессов в нотации  IDEF0

В основе лежит 4 осн. Понятия:

1. Функциональный блок           - этот объект, служит для описания ф-й, выполняемых подразделениями или сотрудниками предприятия. Название блока должно быть глаголом! Каждая из 4-х сторон имеет опред-е значение:

Верх – управление(документ)

Низ – механизм(неизменяемые ресурсы)

Лево – вход (входящие док-ты, Инфа, мат. ресурсы)

Право – выход (исходящие -||-)

2. Интерфейсные дуги- отражают элемент системы, кот. Обрабатывается функц-м блоком.

Имеет свое название-существительное

Сущ-т 5 осн. Видов объектов:

1. Материальные потоки (детали, товары)
2. Финансовые потоки (инвестиции)
3. Потоки документов
4. Потоки инфы
5. Ресурсы (сотр-ки, оборуд-е)

3. Декомпозиция. Принцип дек-ии применятеся при разбиении сложного процесса на состсавляющие его ф-ии.                    – родительский блок

                                                                                                     - дочерняя диаграмма

Бывает что отдельные дуги не имеют смысла рассм-ть в дочерних диаграммах и наоборот. Поэтому есть тоннелирование

- означает что дуга  не была унаследована, появилась только на этой диаграмме

-  означает что в  дочерней диаграмме эта дуга  отображаться не будет

4) Глоссарий – существующий  стандарт(создание и поддержание  набора соотв-х определений)

!!!!!Есть след-е ограничения!!!!!!!!:

1. Ограничение количества ф-ых блоков от 3 до 6
2. Ограничение кол-ва подходящих и исходящих к 1 ф-му блоку дуг 4-мя

 

29. Моделирование процессов в нотации  IDEF3

Разработана с целью более удобного описания рабочих процессов .

Исполь-ся след. Объекты:

1. - модельрвботы служит для описания ф-й или процедур, выполняемых работниками.
2. - ссылочный объект исполь-ся для описания ссылок на другие диаграммы, циклич. переходы в рамках одной модели
3.                    - логическое «И»

4.                    - Логичесокое «ИЛИ»

5.                    - логически исключающее ИЛИ

 

6.                   - стрелка предшествования, соединяет последовательно выполн-е ф-ии

 

7. - стрелка отношения, используется для привязи объектов комментариев к ф-ии

 

8.              - стрелка потока объектов показывает поток объектов от 1-й ф-ии  к другой.

 

6. Особенности  использования различных методик  для моделирования бизнес-процессов: нотации IDEF0, IDEF3.

Нотация IDEF0 обычно используется для описания процессов верхнего уровня, хотя и позволяет описать всю деятельность компании. Отличительной возможностью нотации является возможность отображения не только входов и выходов каждого блока, но и «управления» и «механизмов».

Моделирование процессов в нотации  IDEF0

В основе лежит 4 осн. Понятия:

4. Функциональный блок           - этот объект, служит для описания ф-й, выполняемых подразделениями или сотрудниками предприятия. Название блока должно быть глаголом! Каждая из 4-х сторон имеет опред-е значение:

Верх – управление(документ)

Низ – механизм(неизменяемые ресурсы)

Лево – вход (входящие док-ты, Инфа, мат. ресурсы)

Право – выход (исходящие -||-)

5. Интерфейсные дуги- отражают элемент системы, кот. Обрабатывается функц-м блоком.

Имеет свое название-существительное

Сущ-т 5 осн. Видов объектов:

1. Материальные потоки (детали, товары)
2. Финансовые потоки (инвестиции)
3. Потоки документов
4. Потоки инфы
5. Ресурсы (сотр-ки, оборуд-е)

6. Декомпозиция. Принцип дек-ии применятеся при разбиении сложного процесса на состсавляющие его ф-ии.                    – родительский блок                                                                                       Бывает что отдельные дуги не имеют смысла рассм-ть в дочерних диаграммах и наоборот. Поэтому есть тоннелирование

- означает что дуга  не была унаследована, появилась  только на этой диаграмме

-  означает что в  дочерней диаграмме эта дуга  отображаться не будет

4) Глоссарий – существующий  стандарт(создание и поддержание  набора соотв-х определений)

!!!!!Есть след-е ограничения!!!!!!!!:

3. Ограничение количества ф-ых блоков от 3 до 6
4. Ограничение кол-ва подходящих и исходящих к 1 ф-му блоку дуг 4-мя

Количество блоков на схеме IDEF0 обычно жёстко ограничено инструментом для моделирования и, как правило, не превышает 9.

Самым известным российским продуктом, поддерживающим построение процессов в нотации IDEF0, является Business Studio, поддержку данной нотации имеет такжеMicrosoft Visio.

 

Моделирование процессов в нотации  IDEF3

Нотация IDEF3 чаще применяется для построения процессов нижнего уровня, могут также использовать при декомпозиции блоков процесса IDEF0. В отличие от IDEF0 данная нотация не поддерживает отображение «механизмов» и «управления», зато отображает очередность выполнения работ персоналом.

Разработана с целью более удобного описания рабочих процессов .

Исполь-ся след. Объекты:

9. - модельрвботы служит для описания ф-й или процедур, выполняемых работниками.
10. - ссылочный объект исполь-ся для описания ссылок на другие диаграммы, циклич. переходы в рамках одной модели

          

11.               - логическое «И»

12.                    - Логичесокое «ИЛИ»

 

13.                    - логически исключающее ИЛИ

 

14.                   - стрелка предшествования, соединяет последовательно выполн-е ф-ии

 

15. - стрелка отношения, используется для привязи объектов комментариев к ф-ии

 

16.              - стрелка потока объектов показывает поток объектов от 1-й ф-ии  к другой.

В отличие от IDEF0, данная нотация не получила такого широкого распространения, большинство самых популярных программных продуктов предпочли использовать альтернативные нотации для отображения процессов нижнего уровня.

7.Особенности использования различных методик для моделирования бизнес-процессов: нотации ARIS, DFD, описание процессов при помощи блок-схем.

Нотация ARIS определяет принципы моделирования практически всех аспектов деят-ти орг-ии. Выделяет след. подсистемы :

1. Организационная
2. Функциональная
3. Посистема входов-выходов определят потоки используемых и производимых продуктов.
4. Информационная подсистема
5. Подсистема процессов управления

Включает в себя множество нотация но рассмотрим самую распр-ю ARISeEPC. Основные объекты:

1.              - функция. Для описания ф-й или процедур, выполняемых работниками или подразделениями.
2.             

- событие. Служит для описания  реальных состояний системы, влияющих  и управляющих выполнением функций.

3.             

  - организационная единица  отражает различные орг. Звеньяп/п-отделы.

4.               

- документ.

5.                - прикладная система- отражает прикладную систему, используемую в рамках выполняемых ф-й
6.            

- кластер ф-ии

7.            

- связь между объектами

8. - логическое «И»
9. - логическое «ИЛИ»
10. - логически исключающее ИЛИ

!!!!!!Есть след-е правила

1. Каждая ф-я должнв начинаться и заканчиваться событием

2. В 1 ф-ю входит не более 1 стрелки, запускающей ф-ю и выходит не более 1 стрелки, описывающую завершение выполн-х ф-й

Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования. ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:

• организационные модели, представляющие структуру системы - иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
• функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
• информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
• модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов в рамках системы.

Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования - ERM, UML, OMT и др.

 

Описание процессов при помощи блок-схем

Основные графические объекты языка БП при помощи блок –схем:

1.                   - процесс. Отражает ф-ию или процесс, выполняемые в орг-ии.
2.                   - ручное управление. Отражает ф-ию или процесс и м.б. использован для описания корректир-х действий.

              

3.                   - документ. Объект используется для описания входящих и сходящих док-в
4.                  - начало/завершение. Отображает начало и завершение процесса на б-с
5.                

- решение. Объект служит для указания альтернативных результатов выполнения процесса. Обычно отражают 2 выхода: да/нет.

6.                  - контроль. Описание контрольных ф-й.

При описании процесса справа от блок-схем описываются наименования каждой ф-ии и ее результат. Затраты на обучение исполнителей чтению блок-схем минимальны. Не требуются дорогие программные продукты(можно word\ Visio).

 Моделирование процессов  в нотации DFD

Построение DFD-модели базируется на принципе декомпозиции. DFD-модель включает в себя три документа, которые ссылаются друг на друга: Графические диаграммы, Миниспецификация, Словарь данных.

При детализации должны выполняться следующие правила:

• правило балансировки – при детализации процесса дочерняя диаграмма в качестве внешних источников/приемников данных может иметь только те компоненты (подсистемы, процессы, внешние сущности, накопители данных), с которыми имеет информационную связь соответствующий процесс на родительской диаграмме;
• правило нумерации – при детализации процессов должна поддерживаться их иерархическая нумерация.
• правило семи – для того, чтобы диаграмма легко читалась, количество функций на диаграмме не должно быть больше семи.

 

На диаграмме DFD ф-ии располагаются слева направо в порядке, соотв-м последовательности их выполнения во времени.

При этом диаграмма DFD не является простым описанием потоков инфы между подразделениями. Диаграмма DFD содержит

1. 4-х угольники, описывают ф-ии
2. Стрелки, потоки данных между ф-ями

 

 

 

 

 

 

Описание процессов в DFD можно усложнить, используя ХД-любой носитель инфы. При построении модели процессов с использованием ХД, необходимо указать, как данные перемещ-ся между ф-ями процесса.

DFD может быть использована и для описания потоков материальных ресурсов. Для этого потоки данных и потоки мат.ресурсов изобр-ся разными стрелками

 

8.Существующие методы анализа бизнес-процессов: анализ на основе субъективных оценок, анализ результатов аттестации и аудита, логический анализ.

Методики анализа бизнес-процессов (на основе субъективных оценок, анализ результатов аттестации и аудита, логический анализ)