Начисление заработной платы с использованием программы 1 С

Начисление  заработной платы с использованием программы 1 С.

Постановка задачи.

Начисление заработной платы с помощью программного обеспечения 1 С-бухгалтерия значительно экономит время и трудовые ресурсы при начислении и выдачи заработной платы сотрудникам организации, помогает проводить расчет и начисление заработной платы по каждому сотруднику в соответствии с действующим законодательством и принятыми на предприятии правилами; проводить расчет всех видов налогов, отчислений во внебюджетные фонды и сборов, предусмотренных законодательством, как по каждому сотруднику, так и в целом по предприятию; получать различные виды выходных документов, в том числе отчетность в налоговые органы и пенсионный фонд.

Данная программа  для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы организация должна использовать унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Те формы первичных и учетных документов, которые необходимы организации для ведения учета, но не утверждены Госкомстатом России, каждая организация может разрабатывать и утверждать самостоятельно. Действия бухгалтера в системе - это занесение и контроль дополнительных документов по расчету заработной платы сотрудников. Главным образом это больничные, отпускные, разовые премии и удержания.

После осуществления ввода и контроля данных, система проводит расчет зарплаты работнику и выводит всю информацию в окно Расчетный листок Если необходимо подготовить расчеты на все подразделение, бухгалтер может воспользоваться режимом Расчет списка

Информация о  суммах заработной платы сотрудника выводится в Расчетный листок в виде таблицы начислений и удержаний. Данные представлены по месяцам и  видам расчета. По каждому месяцу выводятся итоги по суммовым колонкам, в нижней части таблицы подсчитывается общий итог по начислениям и удержаниям и сумма к выплате (или долг).

Основанием бухгалтеру для расчета оплаты труда работника служат такие документы как: разряды, присвоенные рабочим, и должностные оклады, установленные работникам, указываются в контрактах, договорах или в приказах по организации. Эти документы наряду с документами о фактическом использовании рабочего времени – это табель учета использования рабочего времени, сдельные наряды и т.д.

При решении данной задачи важную роль играют кадровые данные. Они подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”. 
Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ. Данная программа даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги. Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”. Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”. Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.

В итоге работы с данной программой формируются различные виды выходных документов таких как:

1. ведомости, расчетные листки, своды;
2. справки о доходах;
3. налоговые карточки по учету доходов и НДФЛ;
4. отчет для ИМНС о доходах физических лиц на магнитных носителях;
5. индивидуальные сведения о стаже и заработке для Пенсионного фонда;
6. отчет на магнитных носителях в Пенсионный фонд;
7. индивидуальные карточки по ЕСН.

Для описания алгоритмов, по которым выполняются те или  иные вычисления, служит понятие виды расчетов. На этапе конфигурирования можно описать неограниченное количество видов расчетов. В отличие от справочников, журналов расчета и документов, за понятием «вид расчета» не лежит реальных данных — это не более чем алгоритм вычисления, оперирующий данными журналов расчета, документов и справочников.

Алгоритм вида расчета описывается с помощью  встроенного языка. Типичными примерами  видов расчетов являются «начисление  по окладу», «подоходный налог».

Часто очень важным бывает очередность, в которой выполняются  те или иные расчеты. Например, в  случае расчета заработной платы, как  минимум, важно сначала рассчитать начисления, а затем удержания. Для организации последовательности выполнения расчетов служит понятие их приоритета. Этот параметр может принимать значение от 0 до 999 и действует следующим образом: чем меньше приоритет расчета, тем раньше он выполняется. Это отражается в последовательности расположения записей журнала расчетов — записи с видами расчетов меньшего приоритета располагаются перед записями с видами расчетов большего приоритета.

В некоторых случаях  требуется автоматизировать предметные области, в которых расчет каких-либо величин может вестись взаимно  исключающими способами. Возвращаясь  вновь к задаче расчета заработной платы, рассмотрим пример расчета следующих  начислений: оплата рабочих дней по окладу, оплата дней болезни по больничному  листу и оплата дней отпуска.

Очевидно, что  в этом случае выполняется условие  взаимоисключения перечисленных видов  расчета — нельзя, например, одновременно и болеть и работать, т. е. получать и оклад, и деньги по больничному  листу. Такие расчеты взаимно  исключают друг друга во времени  и система должна гарантировать, что ввод одного из них приведет к исключению другого.

Разработка выходного документа.

1. При начислении заработной платы работникам организации нужно создать новый документ «Начисление заработной платы»

 Меню «Зарплата» à «Начисление заработной платы».

Документ Начисление заработной платы дает возможность  выполнить первые операции по расчету  заработной платы и рассчитать по этим начислениям НДФЛ. Для этого  есть возможность как «ручного», так и автоматического подбора  работников в список (кнопка «Заполнить»  в панели инструментов диалогового  окна). Если в шапке документа  выбрано подразделение, то табличная  часть будет заполнена сотрудниками данного подразделения, иначе –  всеми сотрудниками организации.

При заполнении сразу рассчитывается и НДФЛ.

2. Заполняем документ:

- дата создания  документа;

- дата начала  месяца, за который начисляется  зарплата.

Для заполнения разделов «Начисления» и «НДФЛ» нажимаем кнопку «Заполнить» командной панели

3. Перейдём на вкладку «НДФЛ»

При этом документ может быть заполнен «По плановым начислениям» (по данным регистра сведений «Начисления работников организации») или «Списком работников» (по данным регистра сведений «Работники организации»).

В первом случае на вкладке «Начисления» программа  приводит сведения о плановых начислениях  в текущем месяце – видах начислений, начисленных суммах, кодах дохода для целей начисления НДФЛ.

Следует иметь  в виду, что если работник не полностью  отработал рабочее время в  месяце, за который производится начисление заработной платы, то сумма к начислению корректируется вручную, после чего с помощью кнопки «Рассчитать» производится перерасчёт суммы НДФЛ.

Во втором случае на вкладке «Начисления» программа  просто перечисляет работников организации. При этом предполагается, что сведения о видах начисления и начисляемых  суммах пользователь вводит в табличную  часть вручную,  после чего с  помощью кнопки «Рассчитать» производится перерасчёт суммы НДФЛ, подлежащую удержанию из доходов каждого  работника.

При необходимости  табличную часть вкладки «Начисления» можно начать заполнять вручную  с помощью кнопки «Подбор» командной  панели.

4. После проведения производятся записи в регистры накоплений:

А) «Взаиморасчёты с работниками организации»

Меню «Операции» à «Регистры накоплений» à «Взаиморасчёты с работниками организации»

Б) «НДФЛ: расчёты с бюджетом»

 Меню «Операции» à «Регистры накоплений» à«НДФЛ: расчёты с бюджетом»;

В) «Сведения о доходах работников организации»

Меню «Операции» à «Регистры накоплений» à «НДФЛ: Сведения о доходах работников организации».

Для их просмотра  из формы документа следует нажать кнопку «Перейти» на командной панели и выбрать соответствующую строку подменю 

В регистре «Взаиморасчёты с работниками организации» по каждому  работнику указывается: вид движения «Приход» (знак + в первой колонке), обозначающий возникновение (увеличение) задолженности перед работником; документ-регистратор, которым произведена запись в регистре; номер строки документа-регистратора, к которой относится текущая запись регистра; период возникновения задолженности; сумма возникшей задолженности.

В регистре «НДФЛ: расчёты с бюджетом по  работникам организации» указывается: вид движения «Приход» (знак + в первой колонке), обозначающий возникновение (увеличение) задолженности по исчисленной сумме налога; дата записи и месяц, к которому относится расчёт НДФЛ; физическое лицо, с доходов которого начислен налог; исчисленная сумма налога; применённые стандартные вычеты при определении налоговой базы; признак (вид строки), что запись отражает начисление налога; ставка, по которой исчислен налог.

Если в учётной  политике организации по персоналу  установлен флажок, что при начислении НДФЛ следует принимать исчисленный  налог к учёту как удержанный, то при проведении документа в  этот регистр дополнительно вводятся записи, отражающие удержание налога (записи с видом движения «Расход»).

В регистре «Сведения  о доходах работников организации» указывается: период начисления дохода и месяц налогового периода, к которому относится доход; физическое лицо, получившее доходы; код и сумма дохода.

После ввода документа  на начисление заработной платы можно  сформировать ведомость по унифицированной  форме № Т-51 . Для этого нужно в меню «Зарплата» выбрать «Расчётная ведомость № Т-51», в форме отчёта указать период, за который нужно её составить и нажать кнопку «Сформировать».

Подготовка платёжных  ведомостей по форме № Т-53 и регистрация  произведенных по ней выплат в  программе производится с помощью  документа «Зарплата к выплате»

1. Меню «Зарплата» à «Зарплата к выплате».
2. В шапке формы документа указывается:

– дата составления  платёжной ведомости;

– месяц, в котором  заработная плата была начислена;

– способ выплаты  заработной платы (через кассу или  перечислением в банк.

3. В табличной части приводится список работников, включаемых в платёжную ведомость, и проставляется сумма к выплате.

Для заполнения табличной части рекомендуется  использовать кнопку «Заполнить». В  зависимости от того, на выплату  каких сумм составляется платёжная  ведомость, выбирается один из режимов  заполнения:

1) «По задолженности  на конец месяца»;

2) «Списком работников».

1. В первом  случае табличная часть заполняется  по данным регистра «Взаиморасчёты с работниками организаций» (после заполнения и записи документа нажимают кнопку «Рассчитать»).

2. Во втором случае в табличной части просто выводится список лиц, числящихся как работающие в месяце, за который производится выплата. Предполагается, что сумма к выплате работнику в этом случае вводится вручную. Этот режим используется при составлении ведомости на аванс, выплату пособий и т. п.

Если ведомость  составляется на одного или нескольких работников организации, для заполнения табличной части можно воспользоваться кнопкой «Подбор» на панели инструментов раздела «Зарплата к выплате».

После уточнения  списка лиц, включаемых в ведомость, и выплачиваемых сумм документ записывают, командой «Печать» à «Форма Т-53» формируют платёжную ведомость по унифицированной форме № Т-53 и выводят её на бумажный носитель, после чего форму документа закрывают.

Регистрация выплаченных  по ведомости сумм после её закрытия в зависимости от способа выплаты производится документом «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выплата заработной платы по ведомостям»  или «Выплата заработной платы работнику» или документом «Платёжное поручение исходящее» с операцией «Перечисление заработной платы». Если заработная плата каждому работнику выплачивается отдельными расходными кассовыми ордерами, то рекомендуется воспользоваться сервисной обработкой «Выплата зарплаты расходными ордерами», с помощью которой РКО можно подготовить и отразить в учёте в пакетном режиме.

После проведения документ «Расходный кассовый ордер» сформирует проводки.

Регистрация не полученной работником в установленные  сроки заработной платы по платёжной ведомости производится документом «Депонирование организаций».

Документы «Расходный кассовый ордер», «Платёжное поручение исходящее», и «Депонирование организаций» могут быть введены на основании документа «Зарплата к выплате»

.

При проведении документов «Расходный кассовый ордер» и «Платёжное поручение исходящее», кроме проводок по отражению выплат в учёте, производятся записи в регистрах «Взаиморасчёты с работниками организаций» и «НДФЛ: Расчёты с бюджетом по работникам организаций» (если в учётной политике организации по персоналу не установлен флажок, что удержание НДФЛ производится одновременно с его исчислением).

В регистре накопления «Взаиморасчёты с работниками организаций» по каждому работнику, которому выплачена  заработная плата, указывается:

– вид движения «Расход» – знак минус в первой колонке, означающий погашение задолженности  перед работником;

– работник, перед  которым погашена задолженность;

– период, в котором  возникла погашенная задолженность;

– сумма погашенной задолженности.

Для способа выплаты  зарплаты «Через кассу» после закрытия ведомости, но до составления расходного кассового ордера на сумму фактически выплаченной по ведомости заработной платы в колонке «Отметка»  необходимо указать, выплачена ли работнику  заработная плата или она депонирована.

Для удобства внесения в форму документа этих данных можно воспользоваться меню командной панели «Заменить отметку на…».

После составления  ордера на выплату заработной платы  по этой ведомости ведомость приобретет следующий вид.

     Начисленная  работнику заработная плата облагается  страховыми взносами на обязательное  пенсионное страхование, социальное  страхование и обязательное медицинское  страхование.

Налогообложение производится по тарифам, которые приведены  в регистре сведений   «Зарплата» à «Учёт НДФЛ и ЕСН» à «Тариф страховых взносов».

При этом перечисленные  тарифы являются едиными для всех организаций, а ставка взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний устанавливается для  каждой организации отдельно «Зарплата» à «Учёт НДФЛ и ЕСН» à «Ставка взноса на  страхование от несчастных случаев».

Расчёт страховых  взносов производится с помощью  документа «Расчёт страховых  взносов» («Зарплата» à «Расчёт страховых взносов»).

Для заполнения документа рекомендуется нажать кнопку «Заполнить и рассчитать». В  этом случае обе вкладки заполняются  автоматически.

Все выше рассмотренные  документы  не формировали бухгалтерских  проводок, это является функцией документа  «Отражение зарплаты в регламентированном учете». Практически только здесь  впервые используется информация, которую  вводили в справочник «Способы отражения  зарплаты в регламентированном учете», а затем назначали ее для каждого  конкретного работника в приказе  о приеме на работу.

 Для отражения  результатов расчёта в учёте  предназначен документ «Отражение  зарплаты в регламентированном  учёте» (меню «Зарплата» à «Отражение зарплаты в учёте»).

Документ  можно  заполнять как вручную, так и  автоматически.

При ручном заполнении формы в табличной части перечисляются  все проводки, которые необходимо сформировать при проведении документа.

Для автоматического  заполнения документа на командной  панели имеется кнопка «Заполнить». После чего  табличная часть  будет заполнена данными уже  выполненного расчёта заработной платы  и налогов, относящихся к указанному в шапке периоду их начисления. В этом режиме документ заполняется  по тем данным о начислениях, которые  зарегистрированы в подсистеме расчёта  заработной платы, с использованием соответствующих шаблонов (способов отражения зарплаты и налогов  в регламентированном учёте).

Этим же документом формируются проводки по страховым  взносам, а также начисление и  формирование проводок по взносам на обязательное социальное страхование  от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При  этом база для начисления этих взносов  определяется таким же образом, что  и для страховых взносов на основании учета начислений, назначенных  работникам, для целей обложения  ними взносами. Отличие состоит в том, что база исчисляется не по каждому работнику, а в разрезе объектов аналитического учета затрат на оплату труда.

После проведения документ сформирует проводки в бухгалтерском  учёте.

Документ при  проведении формирует записи по следующим  регистрам:

Регистры бухгалтерии:

– Журнал проводок (бухгалтерский учёт);

– Журнал проводок (налоговый учёт);

– Журнал проводок (налоговый учёт по упрощённой системе налогообложения);

Регистры накопления:

– Книга учёта  доходов и расходов (раздел 1).

Перейдя на вкладку  «Налоговый учёт» можно увидеть  проводки, сформированные программой в налоговом учёте.