Настольные издательские системы
Содержание
Настольные издательские системы
Настольные издательские системы (НИС) (desktop publishing) – это программные обеспечение для персональных компьютеров (РС).
Назначение программ этого класса состоит в автоматизации процесса верстки полиграфических изданий. Этот класс программного обеспечения занимает промежуточное положение между текстовыми процессорами и системами автоматизированного проектирования.
Понятие "настольные издательские системы" охватывает весьма широкий спектр программного обеспечения, включая профессиональные издательские системы (DTP Desktop Publishing), анимацию и трехмерное моделирование, техническое черчение, обработку фото- и видеоизображений, подготовку и производство плакатов и другой печатной продукции. С развитием технологий компакт-дисков и Интернета издательская деятельность перешла также в область электронных публикаций, производства мультимедийных изданий на CD-ROM и создания Web-серверов. Появилось большое количество электронных изданий, поддерживаемых средствами Интернет-технологий, включая HTML, Java и VRML.
Рис. 1.1. Настольная издательская система
Выделяют, как минимум, три основных уровня НИС наличие и соответствие которых друг другу обеспечивает надежное функционирование этой системы.
Рис. 1.2. Уровни настольной издательской системы
Аппаратный уровень, в свою очередь, состоит из следующих компонентов (рис. 1.3):
устройства ввода информации (input devices), которые обеспечивают преобразование любых видов информации на самых разнообразных носителях в цифровую форму, что создает условия для ее дальнейшей компьютерной обработки;
устройства обработки, хранения и передачи информации (process, storage and transfer devices), являющиеся ядром аппаратного уровня;
устройства вывода информации (output devices), которые обеспечивают "возврат" цифровой информации в форму, понятную и доступную человеку.
Рис. 1.3. Компоненты аппаратного уровня НИС
1.28. Теоретические вопросы
Нормативно-правовая база делопроизводства (НПБД) – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и исполнения документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства (ДОУ) – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.
НПБД Республики Беларусь включает в себя:
- Законодательные акты в сфере информации и документации «Закон Республики Беларусь от 26 июня 1997г. № 46-3» А.Г. Лукашенко о внесении, дополнении и изменении в кодексе РБ об административных правонарушениях.
- Указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения правительства, регламентирующие вопросы ДОУ, правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий.
- Государственные стандарты на документацию.
- Унифицированные системы документации.
- Классификаторы технико-экономической и социальной информации.
- Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
- Нормативные документы по организации архивного хранения документов.
- Государственную систему ДОУ. Основные требования к документам и СДОУ.
Требования к разработке, использованию и хранению бланков документов сформулированы в следующих нормативных правовых актах:
- Государственный стандарт
- Указ Президента Республики
Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об
упорядочении изготовления и
использования бланков документ
- Постановление Совета
2.28. Правила оформления реквизитов
Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
Бланки могут быть трех видов:
1) Бланк для писем;
2) Общий бланк;
3) Бланк конкретного вида
Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).
На общих бланках оформляются:
- распорядительные документы
- организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и т.п.) документы.
Специальные бланки разрабатываются
для конкретных видов организационно-
Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные» (9). Коммуникационные данные: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные: номер счета, название банка и т.д. Приведенные данные необходимы для установления контакта с организациями и для выполнения расчетно-денежных операций. Адрес электронной почты и другие сведения указывают по усмотрению организации.
При записи адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).
Основными параметрами при машинописном оформлении документов являются межстрочный интервал (шаг строки), равный 4,25 мм, и шаг письма – расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатанных символов, которое составляет 2,6 (2,54) мм.
В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или 0, 677 дюйма) и устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта (в большинстве случаев – 120 % размера шрифта). Например, если шрифт – 10 пт, то межстрочный интервал автоматически составит 12 пт.
По умолчанию устанавливается интервал, равный одной строке. В случае необходимости его можно изменить. Например, при полуторном к строке будет прибавлена возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение строк интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список «Межстрочный» в окне диалога «Абзац».
Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактнее расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономики. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым.
Для определения величины межстрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В соответствии с ними необходимо придерживаться данных о межстрочных интервалах, представленных в табл. 2.1.
Таблица 2.1
Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документов
Реквизит |
Персональный компьютер |
Текст документа на формате А4 |
1 |
Текст документа на формате А5 |
Точно 14 |
Текст документа, предназначенный к типографическому изданию |
1,5 |
Реквизит, состоящий из нескольких строк |
Точно 14 |
Составная часть реквизита |
1 |
Отделение реквизитов документа друг от друга |
1,5 |
3.28. Правила подготовки
организационно-
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения структурного подразделения.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.
В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения,, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.
Образец оформления положения о структурном подразделении
______________________
Код по ОКУД 0212597002
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
(предприятия)
ПОЛОЖЕНИЕ (предприятия)
_______ № _________ Подпись
Дата подписи
Место издания
О______________________
наименование
структурного подразделения
Структура текста
Общие положения
Основные задачи
Функции
Права и обязанности
Взаимоотношения
Связи
Руководитель структурного
подразделения Подпись Расшифровка подписи
Визы
4.28. Студенческие документы
Директору студенческого городка
Арещенко А.В.
Прошу Вас предоставить мне комнату в общежитии.
Студент 1 курса,
ФФБД, группы ФБД-3 ___________ П.П.Петров
В дело 04-11
_____________
08.11.2008
5.1.28. Приказ по основной деятельности
О рабочем времени и
организации оплаты труда
Во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год» т 23.10.2002 г. № 137
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Произвести в 2003 г. Расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 ч.
2. Продлить действие п. 1 приказа генерального директора «О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. №261 с 01.01.2003 на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.
3. Выплатить работникам предприятия аванс в размере 45 % месячного тарифа и оклада за декабрь 2002.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера А.В.Арещенко.
Директор ___ М.В.Обухович
Начальник ОК
____________ О.В.Лыщенко
26.12.2002
В дело 04-11
___________
26.12.2002
5.2.28. Приказ по личному составу
Открытое акционерное
общество «Крона»
ПРИКАЗ
03.07.2008 № 51-К
г. Минск
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
БАХМУТСКУЮ Лилию Викторовну, на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.2008 с окладом 500.000 рублей с полной материальной ответственностью.
Основание: трудовой договор от 02.07.2008 № 11
2. ПЕРЕВЕСТИ:
ОБУХОВИЧ Михаила Вадимовича, главного электрика, с 08.07.2008 на более легкую работу – вахтером производственного корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой.
Основание: 1. Медицинское заключение
2. Согласие Обухович М.В.
3. ОТОЗВАТЬ ИЗ ОТПУСКА:
ПОТАПЕНКО Ольгу Георгиевну, бухгалтера расчетной группы, с 05.07.2008 для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работника, с 01.09.2008 по 10.09.2008.
Основание: 1. Производственная необходимость
2. Заявление Потапенко О.Г. о согласии на отзыв из отпуска
Директор ________ А.А.
Начальник отдела кадров
_____________ О.В.Лыщенко
03.07.2008
С приказом ознакомлены: _________ Л.В.
03.07.2008
_________ М.В.Обухович
03.07.2008
_________ О.Г.Потапенко
03.07.2008
6.28. Справочно-информационные документы
УТВЕРЖДАЮ
Председатель правления
________А.А.Арещенко
28.03.2008
списания имущества
Основание: приказ председателя правления от 25.03.2008 № 32
Составлен комиссией:
Председатель – зам. председателя правления Л.В.Бахмутская
Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер М.В.Обухович
2. Начальник хозяйственного
Присутствовали: кладовщица О.В.Лыщенко
В период с 01.04.2008 по 09.04.2008 комиссия провела работу по установлению пригодного к дальнейшему использованию имущества.
Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с истечением срока его эксплуатации и непригодностью к дальнейшему использованию.
Составлен в 2 экземплярах:
1-й экземпляр – в дело;
2-й экземпляр – в бухгалтерию.
Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 л. в 2 экз.
Председатель комиссии __________ Л.В.
Члены комиссии: __________ М.В.
__________ О.Г.Потапенко
С актом ознакомлена:
7.28. Документы, входящие в состав личного дела
Состав личного дела:
внутренняя опись документов в дело (с левой стороны и когда личное дело закрыто или сначала документы о приеме);
заявление о приеме на работу, направление или представление;
анкета или личный листок по учету кадров;
резюме или автобиография;
копии документов об образовании;
характеристики, аттестационные листы, рекомендательные письма;
трудовой контракт (договор);
копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;
справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Дополнение к личному листку по учету кадров | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Фамилия |
Арещенко |
Имя |
Антонина |
Отчество |
Юрьевна | |||||||||||||||||||||||||||
1. |
Данные о работе после заполнения личного листка |
|||||||||||||||||||||||||||||||
Должность (с указанием наименования учреждения, организации, предприятия) |
Число, месяц, год |
Распорядительный документ | ||||||||||||||||||||||||||||||
приема (назначения, избрания), перевода |
увольнения |
о приеме-переводе |
об увольнении | |||||||||||||||||||||||||||||
Экономист ОДО «Миранда» |
01.02.2007 |
Приказ № 14-К от 28.01.2007 |
||||||||||||||||||||||||||||||
2. |
Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка | |||||||||||||||||||||||||||||||
(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) | ||||||||||||||||||||||||||||||||
2.1. Записи о награждении, присвоении званий (степеней) | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Число, месяц, год награждения, присвоения |
Наименование правительственной награды, присвоения ученого, воинского, почетного звания |
Основание записи | ||||||||||||||||||||||||||||||
2.2. Сведения о повышении квалификации, аттестации | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Число, месяц, год |
Решение комиссии (квалификационной, аттестационной) |
Основание записи | ||||||||||||||||||||||||||||||
2.3. Записи о присвоении классов | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Число, месяц, год |
Решение комиссии |
Основание записи | ||||||||||||||||||||||||||||||
2.4. Записи об изменениях в иных учетных сведениях о работнике | ||||||||||||||||||||||||||||||||
Число, месяц, год |
Характер изменения |
Основание записи | ||||||||||||||||||||||||||||||
Личное дело проверено |
Личное дело проверено |
Личное дело проверено | ||||||||||||||||||||||||||||||
(дата) |
(дата) |
(дата) |
||||||||||||||||||||||||||||||
(подпись) |
(подпись) |
(подпись) |
||||||||||||||||||||||||||||||
8.28. Деловое письмо
23.04.2008 № 02-07/47
На № _____________ от ________
О подтверждении получения
приложения
С благодарностью подтверждаем получение Вашего приложения с каталогами. Сообщаем Вам, что полученный материал направлен нашим заказчикам.
Если Ваши изделия привлекут внимание заказчиков, мы сообщим об этом дополнительно.
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Директор ____________ А.А.Арещенко
Боярина 241 11 00
23.04.2008
В дело 03-11
___________
28.04.2008
9.28. Переписка с иностранным корреспондентом
Joint Stock Company “SATURN”
156, Panamarenko Street, 220009, Minsk, Belarus
Tel.: (375) 80172562562
В соответствии с контрактом № 12-03/145 от 22 марта 2008 года мы командировали в Вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного комбината и проведение геологических изысканий в районе строительства.
Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.
Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласия с нами, что противоречит статье 22 контракта.
Направляем Вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены неоплаченные Вами суммы. Просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.
Одновременно просим Вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.
Ожидаем скорого ответа.
С уважением, директор
____________
А.П.Абухович
10.28. Организация и анализ делопроизводства
Коммерческий банк
«Монолит»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
14.12.2007 № 1-13
г. Минск
на 2008 год
Индекс дела |
Название раздела, заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1. Секретариат |
||||
1-1 |
Переписка с Национальным банком РБ |
1-2 |
5 л. ст. 26,28 |
|
1-2 |
Приказы по основной деятельности |
2-3 |
Пост. ст. 19 а |
|
1-3 |
Журнал учета исходящей корреспонденции |
2-3 |
3 г. ст. 106 б |
|
2. Операционный отдел |
||||
2-1 |
Документация по автотранспорту |
1-2 |
3 г. |
|
3. Внутрибанковский отдел |
||||
3-1 |
Анализ банковской деятельности |
2-3 |
3 г. |
|
4. Отдел отчетности и |
||||
4-1 |
Перспективные планы развития |
1-2 |
3 г. ст. 167 |
|
6. Административно-хозяйственный |
||||
5-1 |
Карточки складского учета, материальных ценностей |
2-3 |
3 г. ст. 313 |
Зав. канцелярией
14.12.2007 __________ О.В.
Зав. архивом
14.12.2007 ____________ В.К.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК коммерческого Протокол ЭПК по архивам и
банка «Монолит» делопроизводству Миноблисполкома
21.12.2007 № 4 28.12.2007 № 68
Председатель ЭК __________ Председатель ЭПК _______________
Список использованной литературы
- Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. – Мн.: ТетраСистемс, 1998.
- Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Учебно-справочное пособие. Издание второе, переработанное и дополненное. М.: издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006.
- Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. – Мн.: БГЭУ, 2004.
- Паневчик В.В., Акулич С.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / под ред. В.В.Паневчика. – Мн.: БГЭУ, 2008.
- Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002.
