Назначение и состав главного меню программы «1С Бухгалтерия»

Содержание

Введение

Информационное обеспечение

Справочники:понятие,назначение, функции, простроение, использование

Назначение и состав главного меню программы «1С Бухгалтерия»

Заключение

Список литературы 

Введение

Оснащение предприятий  ЭВМ III поколения позволило применять пакеты прикладных программ как для решения отдельных задач, так и для автоматизации экономических подсистем. Появились разработки АСУ – автоматизированных систем управления предприятиями, отраслями, министерствами. Разработка АСУ и подсистем выполнялась проектировщиками, а эксплуатация разработанного программного обеспечения (ПО) – информационными работниками вычислительных центров предприятий. На этом этапе появилось разделение ПО на общее и прикладное.

Как только появилась  возможность установить компьютер на рабочее место, пользователь – экономист, управленец, любой информационный работник получил возможность использовать как отдельные информационные технологии для выполнения своих профессиональных функций, так и их совокупность.

Поэтому персональный компьютер, оснащенный профессионально-ориентированными инструментальными средствами и размещенный непосредственно на рабочем месте, на заре первых персональных компьютеров стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ). Его назначением была автоматизация выполнения рутинных работ информационным работником.

 В настоящее время  выделяют три режима работы  АРМ:

1)    Одиночный  - АРМ устанавливается на обособленном  компьютере, все ресурсы которого  используются одним специалистом. Оно ориентировано на индивидуальное решение задач.

2)    Групповой  на базе одного компьютера  автоматизируется несколько рабочих  мест.

3)    Сетевой - каждое АРМ разрабатывается на  базе одного компьютера и может  работать как автономно, так  и при подключении вычислительных ресурсов других компьютеров.

АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, – наиболее простой и распространенный вариант  автоматизированного рабочего места  для работников сферы организационного управления. Такое АРМ рассматривается  как система, которая в интерактивном режиме работы предоставляет конкретному работнику (пользователю) все виды обеспечения монопольно на весь сеанс работы. 

Информационное обеспечение

Информационное обеспечение - в автоматизированных системах - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации и информационных массивов.

Информационное обеспечение - информация, найденная в ходе работ  по удовлетворению информационных потребностей пользователя и представленная в  виде удобном для потребителя.

Информационное  обеспечение  имеет целью организацию  информации, необходимой для осуществления  управленческой.

     Согласно  Закону о бухгалтерском учете   все хозяйственные операции оформляются   оправдательными документами, построенными на основе Унифицированной системы документации (УСД), единых нормативных документов Министерства финансов РФ и Федеральной службы госстатистики.

     Бухгалтерский  документ является полным и  достоверным  свидетельством  о совершении хозяйственной операции  и имеет юридическую силу.

     В бухгалтерском  учете действуют  следующие  виды документов.

Типовые межотраслевые, единые для всех организаций. Формы  первичных документов по учету: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и  его оплаты; основных средств и нематериальных активов, материалов, по расчетно-финансовым операциям и др. Эти документы обязательны к применению во всех предприятиях и организациях (например, платежное поручение, счет-фактура).

Типовые отраслевые, составленные на базе типовых, но учитывающие специфику отрасли; их доля постоянно уменьшается, так как ориентир сделан на типовые межотраслевые формы.

Индивидуальные, определяющиеся учетной политикой и допускающиеся  к употреблению Министерством финансов РФ; учитывают специфику конкретного  предприятия и составляются на месте. Индивидуальные документы обязательно должны включать следующие реквизиты: наименование документа, код формы, дату, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения.

Единая документация для малого предприятия, утвержденная Министерством финансов РФ.

     Все первичные бухгалтерские  документы  разрабатываются с  учетом требований ГОСТа, унифицированной  системы  документации и отражают  требования, предъявляемые компьютерной  обработкой.

     Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам: назначению, содержанию хозяйственных операций, объему отраженных операций, способу использования, числу учитываемых позиций, месту составления, способу заполнения.

     Например, материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).

     Расчетные документы  служат для оформления расчетных  взаимоотношений предприятия   со своими контрагентами.

     Современные технологии  обеспечивают автоматическое формирование  первичных учетных документов  персональным компьютером.

     Бухгалтерская отчетность - система данных об имущественном  и финансовом положении организации  и результатах ее хозяйственной деятельности; имеет определенный состав форм отчетности, показателей и алгоритмов. Бухгалтерская отчетность делится на внешнюю и внутреннюю, составление которых, обеспечивается машинными программами..

     Внешняя бухгалтерская  (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма 1, отчет о прибылях и убытках — форма 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.

     На  формах бухгалтерской  отчетности обязательно должны  быть следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.

     Внутренняя бухгалтерская  отчетность предназначена для  представления менеджерам всех  уровней управления и имеет  сложный состав. Формы отчетности  могут быть реализованы машинной  программой.

     Классификаторы  и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений работающих, товарно-материальных ценностей. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и их кодовых обозначений, на основании которых составляются классификаторы.

     Эксплуатационные возможности  персональных компьютеров несколько  видоизменяют технику применения  кодов в бухгалтерском учете.  Так, широкое применение находят  мнемокоды условное короткое обозначение какой - либо позиции номенклатуры. Например, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение - ПП, приходный кассовый ордер - ПКО и т.п.

     В персональных компьютерах  часто  применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

     Общероссийские  классификаторы (ОК) разработаны в  централизованном  порядке и являются едиными для страны. Эти классификаторы используются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние организации, а также кодирования некоторых первичных документов.

     В бухгалтерском учете  используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО - предприятий и организаций; ОКВЭД - видов экономической деятельности; ОКУД - управленческой документации; ОКЕИ -единиц измерения; ОКОПФ – организационно - правовой формы; ОКФС - форм собственности; ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.

     Как правило, эти  коды проставляются  в заголовочной  части сводной  бухгалтерской  отчетности и не используются  при решении бухгалтерских задач   локальных участков учета на  предприятии. Необходимость в  них возникает  только при компьютерной обработке  сводных бухгалтерских документов.

     Отраслевые  классификаторы  используются для кодирования   информации, специфичной для конкретной  отрасли. Учитывая, что бухгалтерский   учет ведется во всех отраслях, к  этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

     Некоторые коды используются только для бухгалтерских  задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа - это коды, единые для предприятия (структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц, рабочий план счетов.

     Информационное  обеспечение бухгалтерских задач включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях

     Новая информационная  технология обработки  экономических  задач, организация  автоматизированного  рабочего места и вычислительных  сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

     При этом создаются  базовые массивы, общие для  предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

     Состав  информационной  многоуровневой распределенной  базы данных определяется в  ходе составления  рабочего  проекта корпоративной  информационной  системы (КИС) предприятия. Можно отметить еще один момент в  организации базы данных при использовании типовых проектов: несмотря на то, что в таких проектах предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.), пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

     К информационному  обеспечению бухгалтерского учета  с полным основанием можно  отнести ряд типовых отечественных  информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

     Программа состоит  из двух частей:

     1. Информационный  банк, который содержит нормативные  документы Министерства финансов  РФ, Госналоговой службы РФ, законы  и указы Президента, Госдумы, инструкции  Центрального банка РФ и т.п.  Документы систематизируются по  темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

     2. Информационный  банк «Вопросы-ответы»,  который  содержит официальные  и неофициальные  разъяснения  различных организаций,  консультации  ведущих юристов,  экономистов  и аудиторов.

 

Справочники:понятие,назначение, функции, простроение, использование

Справочники предназначены  для хранения списка некоторых простых  по структуре объектов и некоторых  сведений о них. В базе данных могут  быть различные ссылки на элементы справочников. Обычно справочники представляют собой «первичные» наборы данных, т.е. все остальные объекты создаются с использованием ссылок на элементы справочников.

Структура справочника  проста. Справочник представляет собой  таблицу базы данных. Поля этой таблицы — это реквизиты справочника. Каждый справочник имеет два «предопределенных» реквизита: «Код» и «Наименование». Свойства этих предопределенных реквизитов задаются прямо в свойствах справочника (это одно из отличий их от остальных реквизитов).

Для кода можно выбрать один из двух типов данных: либо код будет числовым, либо текстовым. Также для кода можно установить длину. Код элемента справочника не может быть дробным числом, соответственно точность для кода указать нельзя. Однако, если возникнет такая необходимость, то ничто не помешает сделать код текстовым :). Существует возможность удалить реквизит «Код» — для этого следует задать коду нулевую длину.

Еще одним отличием кода от остальных реквизитов является возможность  заполнения кода системой автоматически (флажок «Автоматическая нумерация» в окне редактирования справочника). При включенном флажке система при создании нового элемента будет искать элемент с наибольшим кодом и формировать код нового элемента увеличением наибольшего кода на 1.

Также код может использоваться как ключ для элементов справочников (флажок «Контроль уникальности»). Это означает, что система не допустит записи в базу данных элемента с кодом, который уже есть у какого-либо другого элемента. Контроль уникальности код может производиться как для всего справочника в целом («Серии кодов» — «Во всем справочнике»), так и «В пределах подчинения». Это означает, что уникальность кода будет контролироваться только для элементов, подчиненному одному конкретному элементу справочника-владельца или некоторой группе того же справочника (см. «Многоуровневые и подчиненные справочники»). Если уникальность кода контролируется для всего справочника в целом, то код можно использовать как однозначный указатель на элемент справочника (т.е. как ключ).

Наименование элемента справочника может быть только строкой. Длина этой строки не может быть больше 100 символов (в отличие от других реквизитов справочника, где длина может достигать 999 символов или может быть вообще не ограниченной). Существует возможность удалить реквизит «Наименование» — для этого следует задать наименованию нулевую длину.

И код, и наименование, в системе «1С:Предприятие» изначально индексируются. Это означает, что  возможен быстрый поиск элементов  по коду или наименованию элемента. Отключить индексирование нельзя. Зачастую это может быть неудобно, т.к. для обновления индексов требуется дополнительное время при записи элемента. Например, если имеется справочник, элементы которого перезаписываются очень часто (некоторый служебный справочник вроде дополнительного протокола работы пользователей), то накладные расходы на обновление индексов могут быть достаточно велики. В этом случае следует отказаться от использования реквизитов «Код» и «Наименование» и создать вместо них дополнительные реквизиты.

 

Назначение и состав главного меню программы «1С Бухгалтерия»

Главное меню - это один из элементов командного интерфейса программы. Оно содержит набор команд, относящихся к прикладному решению  в целом и независящих от прикладной специфики конфигурации.

Главное меню расположено в области системных команд в заголовке основного или вспомогательного окна программы.

Главное меню программы 

Строка заголовка –  содержит название информационной базы.

Главное меню содержит команды: Файл, Операции, Справочники, Документы, Журналы, Отчеты, Сервис, Окна, Помощь

Команда  Файл в своем  подменю имеет типовые функции  работы с файлами: Новый, Открыть, Закрыть, Сохранить, Просмотр, Печать, Выход.

Команда Операции содержит операции вызова Журналов, Справочников, Констант, Плана счетов, Отчетов, Удаления помеченных объектов, Управления бухгалтерскими итогами и др.

Команда Справочники  позволяет вызывать используемые в  работе справочники, которые представляются списками, информация в них хранится в виде записей. Пользователь может  редактировать существующие справочники, добавлять и удалять информацию.

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 7.х предусмотрены  два вида справочников: подчиненные  и неподчиненные:

-неподчиненные справочники  могут быть многоуровневыми, т.е.  иметь до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам.

-механизм поддержки  подчиненных справочников позволяет связать между собой элементы различных справочников, например, организации и договора с ними, товары и единицы их измерения, и т.д. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретной организации, то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договора с текущей организацией.

Команда Документы. Заложенные в программу документы можно  увидеть, если щелкнуть команду меню Документы. Для оформления документов при работе в журнале операций можно щелкнуть третий слева значок (Ввести документ) в панели инструментов Журнала операций. Откроется список документов.

Команда Журналы. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов задаются в режиме Конфигуратор.  Чтобы  вызвать нужный журнал выберите в  меню программы пункт Журналы, дальше выберите имя журнала в списке и щелкнете левой клавишей мыши. Например, «Журнал операций», «журнал проводок», «ж счетов», «ж доверенностей» и т.д.

Каждая строка журнала  является записью о документе. Записи сортируются по дате, а внутри даты — по времени ввода документа в журнал. Для перехода в начало или конец журнала можно использовать клавиши «Ноmе» и «End». Документ считается выбранным, когда курсор стоит на строке с записью о документе в любой графе журнала.

Интервал видимости выводится в заголовке окна журнала. Он определяет период времени, за который будут видны документы, записанные в журнал. Задать интервал видимости можно командой меню Действия – Интервал.

Команда Отчеты. Служит для  получения отчетных документов (например, «Оборотно-сальдовой ведомости» или «Карточки счета»). При выборе отчета на экране появляется диалоговое окно, в котором можно провести настройку параметров отчета, и, щелкнув кнопку Сформировать, получить отчетную форму.

Команда Сервис обеспечивает задание сведений об организации: установку начальных значений, обработку групп документов, задание различных параметров, вызов калькулятора, календаря и другое.

Команда Окна управляет  вызовом уже открытых документов, расположением их каскадом, закрытием  всех открытых документов и т.д.

Команда Помощь содержит общее описание программы и данной рабочей конфигурации, а также  «Путеводитель по конфигурации».

Путеводитель по конфигурации позволяет начинающим пользователям  самостоятельно освоить конфигурацию:

-знакомит с основными объектами типовой конфигурации (Структура конфигурации);

-приводит последовательность  действий в начале работы с  системой и дает возможность  выполнить их (раздел  Начало ведения  учета);

-указывает технологическую  последовательность ввода документов в информационную базу;

-объясняет способы  получения отчетной информации  и порядок выполнения, регламентных  работ, предусмотренных методологией  учета.

Информация в Путеводителе структурирована по участкам учета, что позволяет бухгалтеру познакомиться с последовательностью действий по отражению хозяйственных операций, относящихся к конкретному участку бухгалтерского учета, а также выполнить эти действия.

 

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета является одной из ключевых задач, стоящих перед руководством каждого предприятия. Время диктует свои условия, и уже давно дебет с кредитом вручную никто не сводит: такой учет громоздок, неповоротлив, медлителен, отличается трудоемкостью и изобилует ошибками.

В настоящее время  на рынке представлено великое множество программных средств, предназначенных для автоматизации учетных и управленческих процессов на предприятии. Самым популярным из них является система 1С – мощный многофункциональный продукт, позволяющий успешно решать практически любые задачи учета и управления. Автором и разработчиком системы является российская фирма «1С», имеющая широко разветвленную сеть филиалов, представителей и деловых партнеров в странах как бывшего СССР, так и дальнего зарубежья.

По своей сути любой  программный продукт 1С представляет собой комплексное использование технологической платформы и типового решения (конфигурации). Технологическая платформа – это база, на которой основано использование программы, а конфигурация конкретизирует направление этого использования. Другими словами, технологическая платформа 1С представляет собой своеобразный «каркас», на который «нанизывается» конфигурация.

Бухгалтерский учет ведут  все предприятия, независимо от их вида, формы собственности и подчиненности. Небрежность и неточность при ведении бухгалтерского учета может принести немалый ущерб. Конечно, человеческий фактор и профессионализм являются самыми главными при организации и ведении процесса учета. Но в каждой профессии есть свои проблемы, кажущиеся на первый взгляд вечными, с которыми нужно мириться по долгу службы. Давайте попробуем назвать типичные для бухгалтерской деятельности проблемы. Это большой (зачастую очень большой) поток первичных документов, постоянное выполнение арифметических операций, проверка правильности расчетов и проведения операций, сопоставление данных с информацией на смежных участках учета и т.д. И именно эти задачи очень легко решаются с помощью компьютера и автоматизированной системы по ведению бухгалтерского учета.

С другой стороны, бухгалтерский  учет - это наиболее формализованная задача в области управления предприятием. Из-за относительной простоты создания алгоритмов процессов бухгалтерского учета и потребности предприятий в период перехода к рыночной экономике в правильном и своевременном представлении отчетности в налоговые органы, первыми на рынок отечественных программных продуктов для персональных компьютеров вышли именно бухгалтерские программы.

В настоящее время  уже трудно представить себе работу бухгалтера без использования компьютера и специализированной программы. Компьютер взял на себя выполнение всех арифметических операций, облегчил работу с первичными документами, максимально приблизив их электронный вид к привычным бумажным носителям, взял на себя составление отчетов и, наконец, позволил организовать работу нескольких пользователей при решении одной задачи.

 

Список литературы

1.Компьютер в работе  бухгалтера: Н. А. Аручиди —  Санкт-Петербург, Феникс, 2006 г.

2.Компьютер для бухгалтера. 1С: Бухгалтерия 7.7/8.0: И. Ф. Муштоватый, Е. Е. Балабайченко, Г. Н. Лебедева — Москва, Феникс, 2007 г

3.Ноутбук (+ CD-ROM): А.  И. Александров, И. И. Красин  — Москва, Триумф, 2010 г

4.ПК для бухгалтера: С. В. Глушаков, В. Г. Мачула, В. М. Пустюльга, М. В. Цуранов  — Санкт-Петербург, АСТ, АСТ  Москва, ВКТ, 2008 г

5. 1С предприятие версия 8 -http://www.1c80.com/about8-0/opisanie.htm




Назначение и состав главного меню программы «1С Бухгалтерия»