Назначение информационно-поисковой системы. Требования к ИПС. Виды ИПС

Содержание

1. Назначение информационно-поисковой системы. Требования к ИПС. Виды ИПС……………………………………………………………………..4
2. Реквизиты документов: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), дата документа, текст документа (вводная и основная часть), оттиск печати, идентификатор электронной копии документа. ……………………...……………………………………………………………
3. Практическое задание: составьте служебную записку на имя начальника отдела тылового обеспечения Кингисепской таможни (звание, И.О.Ф.), в которой начальник отдела контроля таможенного оформления (звание, И.О.Ф.), просит выделить отделу канцелярские товары (укажите канцелярские товары, их количество и причину обращения).…………..……………………………………………………….6

Назначение  информационно-поисковой системы.

Требования  к ИПС. Виды ИПС

Информационная поисковая система – система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

Опыт и практика создания систем в различных сферах деятельности позволяет дать более широкое и универсальное определение, которое полнее отражает все аспекты их сущности.

Под информационной системой в дальнейшем понимается – организованная совокупность программно – технических  и других вспомогательных средств, технологических процессов и функционально – определённых групп работников, обеспечивающих сбор, представление и накопление информационных ресурсов в определённой предметной области, поиск и выдачу сведений, необходимых для удовлетворения информационных потребностей установленного контингента пользователей – абонентов системы.

Информационная система  – это определенным образом организованная совокупность взаимосвязанных средств  вычислительной техники и программного обеспечения, позволяющая решать те или иные функциональные задачи.

Информационные системы обеспечивают подготовку, ввод, хранение, обработку, контроль и передачу данных. Они отличаются иерархической структурой. Степень их автоматизации обычно относительно высока. Информационные системы бывают реализованы как сеть взаимосвязанных вычислительных машин разной величины и абонентских пунктов (терминалов). Их подсистемы выполняют функции на различных уровнях управления, как правило, используя общий банк данных.

Классифицировать  информационные системы достаточно сложно из-за их разнообразия и постоянного развития структур и функций.

В качестве признаков  классификации используются: область  применения, охватываемая территория, организация информационных процессов, направление деятельности, структура  и др.

По территориальному признаку информационная поисковая система (ИПС) классифицируются на геоинформационные, международные, общегосударственные, областные, республиканские, окружные, городские, районные и т.д.

По сфере  применения различают ИПС в экономике, в промышленности, в торговле, на транспорте, в правовой сфере, в медицине, в учебных заведениях и т.п.

В рамках одной  сферы ИПС можно классифицировать по видам деятельности. Так, например, все правовые информационные системы  можно условно разбить на ИПС, используемые в правотворчестве, правоприменительной практике, правоохранительной деятельности, правовом образовании и воспитании. Конечно, следует понимать, что подобного рода классификация достаточно условна, так как одни и те же ИПС могут использоваться в различных видах правовой деятельности.

Можно классифицировать правовые информационные системы с  точки зрения правового образования, в рамках которого они сложились  и задачи которого решают в процессе своего функционирования, – автоматизированные системы органов прокуратуры, юстиции, судов и др.

Один из основных подходов к классификации ИПС  в правовой сфере связан с видами обрабатываемой социально-правовой информации.

Так можно выделить ИПС, основанные на системе нормативных  правовых актов. Например, информационно-поисковые  по законодательству и справочные правовые системы. Для этих систем проблемы систематизации информации связаны с вопросами классификации и систематизации нормативных правовых актов.

С другой стороны, можно выделить системы, аккумулирующие и обрабатывающие разнообразную социально-правовую информацию ненормативного характера: криминологическую, криминалистическую, судебно-экспертную, оперативно-розыскную, научную правовую и др.

Автоматизированные  информационные системы принято  также подразделять на полнотекстовые и фактографические.

В полнотекстовых ИПС собираются и систематизируются  тексты документов или их библиографическое  описание. Поскольку документированная  информация – это зафиксированная  на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию, или в установленных законодательством Республики Беларусь случаях ее материальный носитель, то указанные реквизиты являются основанием для классификации обрабатываемой информации.

Опыт практического  применения ИПС показал, что наиболее точной, соответствующей самому назначению ИПС следует считать классификацию по степени сложности технической, вычислительной, аналитической и логической обработки используемой информации. При таком подходе к классификации можно наиболее тесно связать ИПС и соответствующие информационные технологии.

Соответственно, можно выделить следующие виды ИПС:

- информационно-справочные  системы (ИСС);

- информационно-логические  системы (ИЛС);

- экспертные  системы (ЭС) и системы поддержки  принятия решений;

- автоматизированные  рабочие места (АРМ);

- автоматизированные  системы управления (АСУ);

Под информационно-справочной системой (ИСС) в области права  будем понимать информационную систему, предназначенную для сбора, систематизации, хранения и поиска правовой информации по запросам пользователей (ИПС-Светоч, «Экспертцентр», «Бизнес-инфо», «Консультант+»).

ИСС используются для накопления и постоянного  корректирования больших массивов информации о лицах, фактах и предметах, представляющих интерес. Эти системы работают преимущественно по принципу «запрос – ответ», поэтому обработка информации в них связана в основном не с преобразованием первичных данных, а с их поиском.

Принципиальную  особенность ИСС составляет понятие  «информационный поиск». Информационный поиск – это процесс отыскания в каком-то множестве тех сведений, которые посвящены указанной в информационном запросе теме (предмету), информация о которой необходима пользователю.

Использование информационно-справочных систем правовой информации в различных областях деятельности имеет свои особенности и соответственно определяет специфические задачи и требования, которые позволяют говорить о них не только как о поисковом инструменте.

Можно выделить четыре основные сферы применения этих систем:

а) систематизация и исследование проблем законодательства;

б) законотворчество;

в) правоприменительная  практика;

г) правовое образование.

Информационно-логическими  системами (ИЛС) правовой информации называются информационные системы, призванные на базе хранящегося в них, специально систематизированного массива правовой информации с помощью специальных логических процедур решать задачи анализа правовой информации.

Сравнительно  новым и перспективным направлением использования компьютерных технологий являются экспертные системы (ЭС), относящиеся к системам искусственного интеллекта.

Эти системы  способны накапливать, обрабатывать знания из некоторой предметной области, на их основе выводить новые знания и  решать на основе этих знаний практические задачи, объясняя ход решения. С помощью экспертных систем решаются задачи неформализованные, слабо структурируемые, алгоритмы решения которых не существуют в силу неполноты, неопределенности, неточности, расплывчатости рассматриваемых ситуаций и знаний о них.

Автоматизированные  рабочие места (АРМ) – индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации профессионального труда специалиста. В состав АРМ входят, как правило, персональный компьютер, принтер, графопостроитель, сканер и другие устройства, а также прикладные программы, призванные решать конкретные задачи из профессиональной деятельности.

Понятие АРМ  не является до конца устоявшимся. Так, иногда под АРМ понимают только рабочее  место, оборудованное всеми аппаратными  средствами, необходимыми для выполнения определенных функций. Также можно встретить понятие АРМ как условного названия программного пакета, предназначенного для автоматизации рабочего процесса.

Поскольку АРМ  отличаются от ИСС развитыми функциональными  возможностями, последние могут входить в состав Обычно различают три способа построения АРМ в зависимости от структуры исполнения – индивидуального пользования, группового пользования и сетевой. Следует лишь заметить, что сетевой способ построения кажется наиболее перспективным, поскольку позволяет получать информацию из удаленных банков данных, вплоть до федерального и международного уровня, а также обмениваться интересующей информацией между структурными подразделениями, не прибегая к другим средствам связи.

При работе с  АРМ от специалиста не требуется детального знания системного и прикладного программного обеспечения.

Другими видами сложных информационных образований  являются автоматизированные системы  информационного обеспечения (АСИО) и автоматизированные системы управления (АСУ). Указанные системы становятся необходимым условием информационного обеспечения государственного регулирования и управления.

Автоматизированные  системы управления (АСУ) – комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации  управления различными объектами.

Основная функция  АСУ – обеспечение руководства  информацией. Автоматизированная система  управления обеспечивает автоматизированный сбор и передачу информации об управляемом  объекте, переработку информации и  выдачу управляемых воздействий на объект управления.

По характеру предоставления хранимой информации ИПС можно разделять  на:

- фактографические,

- документальные,

- геоинформационные.

Фактографические накапливают  и хранят данные в виде множества  экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов. Каждый из таких экземпляров структурных элементов или некоторая их совокупность отражают сведения, по какому – либо факту, событию. Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики сведений для объектов данной предметной области.

В документальных единичным  элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе, как правило, не структурируются, или структурируются в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции – дата изготовления, исполнитель, тематика. Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов – соподчиненность по смысловому содержанию.

В геоинформационных  данные организованы в виде отдельных  информационных объектов привязанных  к общей электронной топографической  основе. Геоинформационные системы  применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеется географический компонент.

Другим критерием классификации  поисковых систем являются функции  или решаемые задачи.

- Справочные являются  наиболее распространенным типом функций информационных систем, и заключается в предоставлении абонентам системы возможностей получения установочных данных на определённые классы объектов.

- Поисковые являются  наиболее распространённым классом  информационных систем. В общем, виде можно рассматривать как некое информационное пространство, задаваемое в терминах информационно – логического описания предметной области.

- Расчетные заключается  в обработке информации, находящейся  в системе, по определённым  расчётным алгоритмам для различных целей.

- Технологические функции  информационных систем заключаются  в автоматизации всего технологического  цикла или отдельных его компонентов,  производственной или организационной  структуры. 

Информационные системы  представляют собой соответствующие информационные сети, начинающиеся с дневных требований заказчиков, распространяющиеся через распределение и производство до поставщиков. Эти системы обычно разделяются на три группы.

1. Информационные системы  для принятия долгосрочных решений о структурах и стратегиях (так называемые плановые системы). Они служат главным образом для создания и оптимизации звеньев логистической цепочки. Для плановых систем характерна пакетная обработка задач.

2. Информационные системы для принятия решений на среднесрочную и краткосрочную перспективу (так называемые диспозитивные или диспетчерские системы). Они направлены на обеспечение отлаженной работы логистических систем. Речь идет, например, о распоряжении (диспозиции) внутризаводским транспортом, запасами готовой продукции, обеспечении материалами и подрядными поставками, запуске заказов в производство. Некоторые задачи могут быть обработаны в пакетном режиме, другие требуют интерактивной обработки (on-line) из-за необходимости использовать как можно более актуальные данные. Диспозитивная система подготавливает все исходные данные для принятия решений и фиксирует актуальное состояние системы в базе данных.

3. Информационные системы  для исполнения повседневных  дел (так называемые исполнительные системы). Они используются главным образом на административном и оперативном уровнях управления, но иногда содержат также некоторые элементы краткосрочной диспозиции. Особенно важны для этих систем скорость обработки и фиксирование физического состояния без запаздывания (т.е. актуальность всех данных), поэтому они в большинстве случаев работают в режиме on-line. Речь идет, например, об управлении складами и учете запасов, подготовке отправки, оперативном управлении производством, управлении автоматизированным оборудованием. Управление процессами и оборудованием требует интеграции информационных систем коммерческого характера и систем управления автоматикой.

Чтобы информационные системы  могли обеспечить требуемую эффективность процессов, их надо интегрировать.

Реквизиты документов: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), дата документа, текст документа (вводная и основная часть), оттиск печати, идентификатор  электронной копии документа.

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – Эмблема и товарный знак – символы, признаки, изобразительные обозначения, придающие эстетический вид бланку, дающие представления об адресате, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя (исполнителя). Под товарным знаком понимается некоторое обозначение, отличающее определенные товары или услуги, производимые или предоставляемые конкретным лицом или предприятием. Они ведут происхождение от системы личных клейм ("знамен"), которыми помечали свою продукцию средневековые мастера. Дело было не только в неграмотности "потребителей", но и в том, что запоминающийся образ позволял быстро различать продукцию, не вчитываясь в надписи. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 3) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.  Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".  Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.  В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.  Правила регистрации товарного знака и знака обслуживание изложены во второй главе Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров". При этом в соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

дата документа это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ, или службой  документационного обеспечения  управления (ДОУ) при регистрации  документа, или непосредственно  составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). ³

Если авторами документа  выступают несколько организаций (две или более), то датой документа  считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. ⁴

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и  месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.⁵

Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять  дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.⁷

текст документа (вводная и основная часть) - Обычно тексты большинства документов управления состоят из двух

частей:

1. вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
2. основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный, устоявшийся  порядок составления документа.

Тем не менее, психологи  считают, что лучше всего усваивается  начало документа, поэтому предлагают начинать его с основной части, т. е. изложения существа вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указать, что явилось основанием составления документа.

В том случае, если основанием составления документа является другой документ, в тексте создаваемого документа на него делается ссылка с указанием названия вида документа, даты и номера, например:

“В  соответствии с Распоряжением правительства  Москвы от 11.10.95 № 121-Р “Об изменении  арендной платы…”

Тексты документов большого объема делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт

Абзацы внутри подпунктов не нумеруются.

Написание текста наиболее трудоемкий процесс при составлении  документа. Поэтому необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.

Текст документа может  быть оформлен в виде:

1. анкеты (см. рис.2);
2. таблицы (например: номенклатура дел);
3. связного текста;
4. путем комбинации этих форм.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей.

Анкетные тексты чаще всего применяются в документах по личному составу предприятия, в документах по маркетингу и т. п.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы используются в  плановых, отчетных, финансовых и других документах.

Связный текст может  быть составлен произвольно или  на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

При составлении писем, факсов, контрактов, актов, справок  и других документов с однотипной информацией широко используются трафаретные  тексты (например: Форма контракта  купли-продажи).

Применение бланков  с трафаретными текстами позволяет  повысить оперативность составления  документов в несколько раз. При  этом исключается стадия редактирования текста, ликвидируется перепечатка. Процесс составления документа  сводится фактически к заполнению бланка заранее составленного документа. Процесс документирования значительно упрощается.

Особенно эффективно использование трафаретов (”заготовок”) при составлении документов с  помощью ПЭВМ.

В распорядительных документах используются следующие формы изложения текста:

от  первого лица единственного числа:

приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);

от  третьего лица единственного числа:

решил(о) (в решениях);

от  первого лица множественного числа:

решили, предлагаем (в  совместном решении). 

Часто используются безличные  и определенно-личные (отсутствует  подлежащее) предложения, например:

“контроль за исполнением возложить на …  “,

“утвердить  предложенную смету…”.

В текстах документов допускается применение отглагольных существительных, например:

“после  установления”,

“согласно договоренности”,

“по окончании работ”,

“в  связи с расширением” и т. п.

оттиск печати - Оттиск – это отпечаток, который ставится на бумагу или на другой материал. Его получают с печатной формы, предварительно покрытой краской. Печати по оттиску – это печати, при сканировании и наложении которых на исходный оригинал расхождение составляет не более 3 % изображения. Такая точность обусловлена тем, что все банковские учреждение выдвигают строгие требования к печатям своих клиентов, чтобы не допустить каких-либо мошеннических действий с их стороны. К тому же, у большинства финансовых учреждений уже имеются специальные программы, которые сопоставляют не только подписи, но и печати компаний с банковской карточкой. И если оттиск печати, проставленный в платежном документе организации, будет отличаться от оригинала больше чем на 3 %, тогда Ваш счет в банке может быть заблокирован до момента выяснения обстоятельств. Если же Вы заказываете изготовление похожей печати, тогда расхождение может составлять до 20 %.

идентификатор электронной копии документа - Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации. Таким образом, ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает общие требования к оформлению каждого реквизита. Принципиальное значение имеют требования к бланкам документов, к реквизитам, оформляющим юридическую силу документа. Делопроизводственные отметки на документах также должны оформляться в соответствии с требованиями стандарта и действующей в организации инструкцией по делопроизводству.

№10 от 10 декабря 2012года                                     Начальнику отдела

                                                                               тылового обеспечения         

                                                                               Кингисепской таможни

                                                                               И.П. Иванову

                                                                               От начальника отдела    

                                                                                     таможенного оформления

                                                                               Р.Д. Петрова

                                  СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

            Прошу Вас  выделить для отдела таможенного оформления, следующие канцелярские товары на 1 квартал 2013 года в связи с большим объемом работ отдела:

Начальник отдела таможенного  оформления                Р.Д. Петров