Назначение программ офисной автоматизации

Содержание

Введение 4

1 Общие понятия 6

1.1 Назначение  программ офисной автоматизации 6

1.2 Преимущества ERP-систем 7

1.3 Критерии  выбора ERP-систем 9

2. Обзор программ  офисной автоматизации 11

2.1 «БЭСТ-5»  - информационная система управления  предприятием 11

2.2 1С:Предприятие  8.1 14

2.3 Microsoft Dynamics AX 16

2.4 Галактика  Business Suite 20

Заключение 24

Список использованных источников 26

  
Введение

Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном  этапе развития небольшой фирмы  возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные  приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному  сотруднику и попросить подготовить  отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследования объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты  хозяйственной деятельности предприятия. То есть приобретение Корпоративной  информационной системы не является самоцелью. Корпоративная информационная система, это лишь инструмент, который  позволяет эффективно функционировать  организации. Это касается работы, как  рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена. Напрашивается аналогия с лопатой и комбайном. Имея пять соток земли, фермер в состоянии  обрабатывать его, использую в качестве инструментов лопату и грабли. Увеличив свое хозяйство до пяти гектаров, ему  уже не обойтись без комбайна. Комбайн  в этом случае по-прежнему инструмент (не с точки зрения бухгалтерского учета), более совершенный, требующий  знаний и навыков обращения с  ним, но все же инструмент.

Таким образом, появляется необходимость в использовании  средств автоматизации, а точнее приобретение системы планирования ресурсов предприятия или просто ERP.

Однако, приобретение ERP- это лишь приобретение инструмента, позволяющего сохранить управление над компанией либо повысить эффективность  этого управления. "Автоматического  управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если после внедрения ERP не ускоряется процесс сбора и  обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может  правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это  не приводит к повышению эффективности  решений. ERP сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс  обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают  прибыльность эффективные решения  на основе этой информации. Поэтому  необходимо не только правильно выбрать  и внедрить ERP, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей. Причем понимание возможностей и  способов использования ERP Системы  должно предшествовать, а точнее определять выбор, поставщика и процесс внедрения ERP. Главное, что позволяет сделать ERP - объединить информацию о деятельности предприятия. Для промышленного  предприятия это - данные о производстве, финансах, закупках, сбыте. На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Он получает возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль. Также возрастает потребность и в аналитических свойствах ERP. Руководство холдингов заинтересовано в консолидации информации, поступающей из филиалов и центральных офисов их предприятий, а также в возможности проведения дистанционного мониторинга состояния всех подразделений.

Нередко Заказчик ожидает, что ERP сама внедрится и заработает на предприятии, но основной «особенностью» проектов является то, что ими нужно  управлять.

1 Общие понятия

1.1 Назначение  программ офисной автоматизации

Автоматизированные  системы управления предприятием представлены несколькими видами систем автоматизации, к числу которых относятся  системы класса ERP. ERP наиболее распространенный тип систем офисной автоматизации, поэтому далее и пойдет речь об этой системе.

Термин ERP происходит от английского «Enterprise Resource Planning», что  переводится как «планирование  ресурсов предприятия».1

ERP-система, или  система планирования ресурсов  предприятия, позволяет посредством  целого комплекса интегрированных  приложений создать единую информационную  среду с целью автоматизации  всех сфер деятельности предприятия  от планирования бизнес-процессов  до контроля над их реализацией  и последующего анализа достигнутых  результатов.

Появление ERP-систем явилось результатом усовершенствования и расширения функциональных возможностей более ранних систем класса MRP II (Manufacture Resource Planning – планирование ресурсов производства). Область применения систем MRP II охватывала планирование финансовых, материальных и мощностных ресурсов, необходимых для организации  производства. В процессе их развития и модернизации появилось понимание  того, что универсальный и комплексный  характер системы позволяет использовать ее для управления всеми без исключения бизнес-процессами предприятия, что  и послужило толчком к созданию систем нового поколения, воплощением  которых и являются ERP-системы.

На сегодняшний  день, набор подсистем, входящих в  состав ERP-системы, позволяет управлять  многочисленными аспектами экономической  деятельности организации, включая  финансы, снабжение, производство, хранение и сбыт продукции и т.д.

Многофункциональность ERP-систем позволяет использовать этот термин одновременно в нескольких значениях:

Во-первых, ERP система  – это один из классов интегрированных  систем управления, представляющий собой  единую централизованную базу данных, реализованную в виде одного единственного  приложения с общим пользовательским интерфейсом и позволяющую контролировать всю финансово-экономическую деятельность организации, в том числе производство, экономику и финансы, закупку  материалов, хранение и реализацию продукции и пр.

Во-вторых, это совокупность программных средств и административных решений, предназначенных для контроля всех стадий исполнения заказа потребителя, включая планирование, распределение  и направление ресурсов предприятия.

В-третьих, это комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря  которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации.

Основное назначение ERP-системы: обеспечить рост конкурентоспособности  предприятия путем повышения  эффективности бизнес-процессов  и сокращения расходов.

Цель ERP-системы: оптимизация  всех сфер деятельности предприятия  для выработки наиболее эффективных  средств управления себестоимостью продукции и получения преимуществ  перед конкурентами.

Для достижения данной цели в системах класса ERP реализованы  особые методы планирования и управления, благодаря которым становится возможным  усовершенствование производственного  процесса в следующих направлениях:

изготовление продукции  в минимально короткие сроки и  с минимальным количеством затрат путем оптимизации бизнес-процессов;

повышение контроля над спросом и предложением благодаря  сокращению производственного цикла;

оценка мощностей  предприятия, имеющихся на момент поступления  заказа, для установления возможности  его выполнения;

выявление и сравнение  реальной и предусмотренной спецификациями производительности имеющихся единиц оборудования с последующим внесением  корректив в производственный процесс;

своевременное прекращение  незавершенного производства при отсутствии спроса на конечную продукцию, а следовательно, и сроков исполнения заказа;

осуществление контроля над количеством запасов с  целью устранения дефицита и залеживания  запасов, а также предотвращения роста складских издержек;

повышение качества обслуживания путем направления  ресурсов предприятия на своевременное  осуществление поставок.

Краткие характеристики ERP-системы:

интеграция основных производственных процессов организации;

обработка большинства  бизнес-операций;

единовременное  сохранение каждой единицы информации в общей базе данных предприятия  для последующего ее использования;

обеспечение доступа  к базе данных в режиме реального  времени;

интеграция обработки  деловых операций и действий по планированию в случае необходимости;

применение как  в традиционной внутренней среде  «клиент – сервер», так и во внешней среде с привлечением Интернет-технологий;

поддержка различных  отраслей народного хозяйства;

возможность настройки  системы с учетом специфических  нужд предприятия при отсутствии навыков программирования;

поддержка нескольких языков и иностранных валют.

1.2 Преимущества ERP-систем

1) Интегрирование  всех аспектов деятельности предприятия

Разрозненные приложения, ранее обеспечивавшие хранение данных по различным направлениям деятельности фирмы, объединены в рамках одной  целостной системы, обеспечивающей интеграцию всех бизнес-процессов и  позволяющей выйти за традиционные функциональные и локальные рамки  в процессе планирования ресурсов.

2) Привлечение лучших  методологий

Внедрение ERP-систем дает возможность поставить на службу предприятию более тысячи самых  современных методов организации  бизнес-процессов, что позволяет  наиболее оптимальным образом управлять  деятельностью компании.

3) Ликвидация информационного  дисбаланса

Единая база данных ERP-системы, охватывающая весь поток  информации от различных структур организации, исключает возможность возникновения  информационных несоответствий внутри системы, что значительно повышает качество информации и обеспечивает дополнительные преимущества при принятии решений.

К таким преимуществам  можно отнести упрощение процедуры  контроля над информацией и ее открытость для служащих, которым  она необходима в процессе работы. Благодаря широкой доступности  информации, отпадает необходимость  в посреднических услугах по передаче данных между сотрудниками или от руководства компании к ее служащим. Данное обстоятельство, в свою очередь, позволяет сократить штат компании за счет работников, чьи функциональные обязанности ограничиваются исключительно  подготовкой и распространением информации.

4) Доступ к базе  данных в реальном времени

Тогда как традиционные системы используют многоступенчатую схему обработки данных, при которой  за фиксацией информации на бумаге следует передача бумажных носителей  в конкретное структурное подразделение, где данные переоформляются или  вводятся в компьютер, в ERP-системах помещение информации в базу данных производится непосредственно от источника, минуя промежуточные стадии, после  чего данные становятся доступны всем заинтересованным лицам.

5) Возможность синхронного  доступа для решения задач  планирования и контроля

Благодаря единовременному  вводу данных в общую базу предприятия, информация может использоваться одновременно любым количеством пользователей  системы, что повышает эффективность  как планирования, так и контроля, а также обеспечивает согласованность  действий всех звеньев предприятия  и продуктивность управления в целом.

6) Формирование  организационной целостности предприятия

ERP-системы делают  возможным объединение географически  удаленных друг от друга филиалов  и отделений компании и вовлечение  их в единое информационное  пространство, что позволяет осуществлять  обмен организационными наработками  между структурными подразделениями  с нестандартными и высокоэффективными  процессами, а также способствует  формированию единого корпоративного образа и улучшению имиджа компании на мировом рынке.

7) Повышение эффективности  взаимодействия и сотрудничества  между подразделениями организации

Создание отлаженной процедуры взаимодействия и сотрудничества между подразделениями одной  организации, в том числе и  географически удаленными, приводит к тому, что каждое подразделение  своевременно и в полном объеме получает все необходимые данные. Неизменно  возникающие в результате такого взаимодействия общие процессы могут  быть стандартизированы при помощи ERP-системы, чтобы минимизировать риск возникновения противоречий и разногласий.

8) Возможность взаимодействия  и сотрудничества между различными  организациями

ERP-системы позволяют  создавать своего рода информационные  каналы, способные связать предприятие  с компаниями-партнерами для предоставления  им доступа к базе данных  предприятия и обмена необходимой  информацией. В результате такого  сотрудничества формируется единый  информационный архив, что позволяет  оптимизировать процессы снабжения,  поставки и другие виды совместной  деятельности, а также вывести  на качественно новый уровень  весь процесс взаимодействия  в целом.

9) Возможность привлечения  дополнительных инвестиций

Внедрение ERP делает бизнес-процессы компании более прозрачными, повышая ее привлекательность для  инвесторов, а следовательно, позволяет  привлечь дополнительные инвестиции для  дальнейшего развития производства.

10) Управление себестоимостью  продукции

Предоставляемые ERP-системой методы и средства контроля над себестоимостью продукции являются мощным оружием  в конкурентной борьбе, так как  вероятность получения высокой  прибыли возрастает, и вместе с  тем появляется возможность варьирования рыночных цен в результате снижения себестоимости продукции.

Автоматизированные  системы управления служат мощным инструментом для развития бизнеса и важным средством выживания в условиях рыночной экономики, поэтому внедрение ERP-системы конкурентом лишний раз  доказывает необходимость ее скорейшей  установки и в вашем офисе.2

1.3 Критерии  выбора ERP-систем

Выбор той или  иной ERP-системы во многом зависит  от критериев, которые выдвигаются  и рассматриваются в процессе принятия решения. Точность и детальность  разработанных критериев, хотя и  усложняет процедуру подбора  вариантов, позволяет сделать правильный и осознанный выбор, основанный на учете  большого количества разнообразных  факторов.

Как показывает анализ опыта выбора ERP-систем, к наиболее распространенным относятся критерии, связанные со стоимостью системы, в  частности, соотношение «цена – качество», «цена – функционал». Помимо этого, высоко ценятся гибкость, интегрируемость и масштабируемость системы наряду с открытостью, возможностью расширения функционала и адаптации системы под специфические нужды предприятия. При этом, несомненно, учитывается и базовый функционал, входящий в стандартный комплект поставки, и СУБД (система управления базами данных), составляющая основу КИС (корпоративной информационной системы). Немалое значение для компаний, имеющих удаленные филиалы и представительства, имеет возможность создания единого информационного пространства. Принимаются в расчет и такие показатели, как репутация фирмы-производителя и опыт внедрения системы на других предприятиях данной отрасли. Непоследнюю роль в процессе выбора, а также в ходе дальнейшей эксплуатации системы играет сплоченность и нацеленность коллектива компании на успех. 3

IT-специалисты и  ответственные сотрудники компаний, оценивая такие характеристики  выработанных критериев, как точность  и четкость формулировок, степень  детализации, объективность и  независимость выбора от информации  рекламного характера, взаимосвязанность  с бизнес-процессами предприятия,  степень систематизации критериев,  могут прийти к выводу о  целесообразности и осознанности  выбора той или иной системы.4

2. Обзор программ офисной автоматизации

2.1 «БЭСТ-5»  - информационная система управления  предприятием

Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки  своей деятельности. Объем накапливаемых  данных непрерывно растет, а их обработка  усложняется. Быстрота сбора и анализа  информации для принятия адекватных управленческих решений становится решающим фактором бизнеса. В этих условиях даже небольшие компании не могут  обойтись без использования информационных управленческих систем. К таким программным  комплексам относится система «БЭСТ-5»(см. рис 1).

Рисунок 1. Окно БЭСТ-5

Система управления предприятием БЭСТ-5 разрабатывается c 2001 года большим коллективом специалистов по информационным технологиям, управлению, бухгалтерскому и налоговому учету. Система динамично развивается, адаптируется к законодательству, впитывает  новые идеи и опыт применения на множестве предприятий. Она является надежным помощником в бизнесе в  решении самых насущих задач, стоящих перед предприятием.

Преимущества системы:

Развитая функциональность.

В программе имеют  средства для ведения учета и  выработки управленческих решений  по всем аспектам деятельности современного торгового, производственного или  бюджетного предприятия. Для этих целей  в программе имеется ряд базовых  функциональных блоков: финансы, торговля, производство, персонал. Кроме того, имеется постоянно расширяемый  набор отраслевых и специализированных решений, которые развивают и  дополняют основную программу.

Всесторонний учет операций.

Система предоставляет  развитые и гибкие средства регистрации  фактов хозяйственной жизни в  оперативном режиме с одновременным  их отражением в бухгалтерском, налоговом  и управленческом учете. Автоматизировано большинство бизнес-процессов предприятия  с адекватным документарным представлением. Имеются возможности для прямой регистрации данных в учете соответствующего вида. Дана возможность организации  специального учета по собственным  планам счетов.

Планирование и  контроль.

Управленческие  функции программы базируются на подсистеме бюджетирования деятельности предприятия и контроля исполнения планов (план-факт анализ). Пользователь программы может самостоятельно разработать набор операционных, дополнительных, финансовых и специальных  бюджетов и рассчитывать бюджеты  по периодам, вариантам плана, центрам  финансовой ответственности и в  других аналитических разрезах. Имеются  средства для настройки специальных  форм план-фактного анализа и расчета  финансовых коэффициентов для контроля исполнения бюджетов и выработки  управленческих решений.

Высокая адаптируемость.

Концепция системы  ориентирована на быструю параметрическую  настройку программного комплекса  без привлечения специалистов по программированию. В подавляющем  большинстве случаев этого оказывается  достаточно. Вместе с тем, в программе  имеются средства программных доработок. На первом уровне пользователю предоставляется  возможность разработки небольших  программ (PlugIn) с сохранением базовой  функциональности. На втором уровне система  предлагает полноценную встроенную среду разработки, вплоть до создания новых приложений.

Наличие среды разработки.

В системе БЭСТ-5 имеется встроенная интегрированная  среда разработки (IDE), которая используется при создании самой программы  и предоставляется всем пользователям  для создания собственных функциональных элементов. Программирование может  осуществляться на высокоуровневом  языке Harbour или с использованием языка программирования Си с использованием отладчиков и других средств ускоренной разработки. Среда разработки поставляется бесплатно.

Низкая стоимость  владения.

Программный комплекс ориентирован на использование малыми и средними предприятиями. Учитывая это обстоятельство, разработчики системы  БЭСТ-5 поставили целью создания программного комплекса с минимальной  стоимостью владения.

Программный комплекс имеет невысокую продажную цену, которая приемлема практически  любому предприятию. Гибкая ценовая  политика допускает приобретение системы  в разных вариантах комплектации и с необходимым количеством  рабочих мест. Используются продажи  со скидками

При использовании  системы не требуется приобретение других, зачастую дорогостоящих программных  компонентов, например, серверов базы данных, генераторов отчетов и т.д. Система интегрирована с офисным пакетом MS Office, но также работает с бесплатно распространяемым пакетом Open Office.

Программа предъявляет  весьма "щадящие" требования к  рабочим компьютерам, серверам, сетевому оборудованию. Система оптимизирована под использование в терминальном режиме, при котором затраты на клиентские рабочие места минимальны.

Развертывание системы  у пользователя не требует дополнительных затрат. В большинстве случае пользователи делают это самостоятельно без привлечения  дорогостоящих специалистов со стороны.

Сопровождение программы  в процессе эксплуатации, как правило, выполняется пользователями программы  и не вызывает трудностей. Компания своевременно реагирует на изменения  законодательства и учитывает их в программе.

Область применения:

Система управления предприятием БЭСТ-5 предназначена  для использования малыми и средними предприятиями. Она обеспечивает ведение  оперативного, бухгалтерского, налогового и управленческого учета, планирования и контроля хозяйственной деятельности на предприятии.

Основные области  применения:

Оптовая торговля

Розничная торговля

Производство 

Общественное питание 

Сфера услуг 

Бюджетные организации 

Программа может  быть использована для одного предприятия  или произвольного набора не связанных  между собой предприятий.

Функциональный  состав:

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой  элемент автоматизирует определенное направление деятельности предприятия. Приложения объединены по функциональные блоки, так что система имеет  двухуровневое строение. Набор функциональных блоков следующий:

Финансы. Группа приложений, предназначенных для ведения  бухгалтерского, налогового и управленческого  учета, финансового планирования хозяйственной  деятельности, а также учета денежных средств, расчетов по обязательствам, имущества предприятия.

Торговля. Группа приложений для ведения учета торговых операций, включая учет закупок, товарных запасов  на складах, продаж, в т.ч. продаж в  торговом зале (магазин), учета мобильной  торговли и работы автотранспорта.

Производство. Группа приложений для использования производственными  предприятиями. Включает подсистемы учета  сырья и материалов, планирования и учета производства. Кроме того, в этот блок включена специализированная подсистема для учета производственного  процесса на предприятиях общественного  питания.

Персонал. Группа приложений для ведения кадрового учета, табельного учета и выполнения расчетов по оплате труда.

Кроме того, имеется  набор приложений, которые поставляются бесплатно и предназначены для  обслуживания базы данных, настройки  системы, ведения общих классификаторов. Сюда же относится интегрированная  среда разработки программы.

Технические требования:

Система БЭСТ-5 - современное 32-разрядное приложением среды Windows. Она может эксплуатироваться  на любых компьютерах, работающих под  управлением этой среды, начиная  с версии MS Windows 2000 и выше. Возможна работа на одном компьютере или в  локальной сети. Ограничения на сетевую  операционную систему отсутствуют. В программе применяется распределенная модель обработки данных с использованием сервера приложений. Для работы сервера  приложений требуется компьютер, работающий под управлением Windows. 5

2.2 1С:Предприятие  8.1

1С:Предприятие —  программный продукт компании 1С,  предназначенный для быстрой  разработки прикладных решений.  Технологическая платформа «1С:Предприятие»  не является программным продуктом  для использования конечными  пользователями, которые обычно  работают с одним из многих  прикладных решений (конфигураций), использующих единую технологическую  платформу. Платформа и прикладные  решения, разработанные на её  основе, образуют систему программ  «1С:Предприятие», которая предназначена  для автоматизации различных  видов деятельности, включая решение  задач автоматизации учёта и  управления на предприятии (КИС).

Средства быстрой  разработки представлены визуальным «конфигурированием», которое позволяет разработчику сосредоточиться на создании бизнес-логики приложения и не заниматься технологическими подробностями, такими как организация  взаимодействия с базой данных, обработка  транзакционных блокировок, нюансы программирования экранных форм и т. п. Конфигурирование частично заменяет кодирование и, таким  образом, снижает требования к квалификации разработчиков 1С. Тем не менее имеет  встроенный язык для реализации произвольной бизнес-логики.

Используется более  чем 1 млн. предприятий на территории России, СНГ и Балтии, Румынии, Вьетнама.

Текущая версия — 8.1.

Технологическая платформа  «1С:Предприятие» представляет собой  программную оболочку над базой  данных (используются базы на основе DBF-файлов в 7.7, собственный формат 1CD в версии 8.0 и 8.1 или СУБД Microsoft SQL Server на любой  из этих версий)[1]. Кроме того, с версии 8.1 хранение данных возможно в СУБД PostgreSQL, а также DB2. Имеет свой внутренний язык программирования, обеспечивающий помимо доступа к данным возможность взаимодействия с другими программами посредством OLE и DDE, а в версии 8.0 и 8.1 — с помощью COM-соединения.

Клиентская часть  платформы функционирует только в среде ОС Microsoft Windows. (Благодаря Wine существует также возможность  запуска системы программ «1С:Предприятие» на Unix-подобных операционных системах.) Серверная часть при использовании PostgreSQL или DB2 может функционировать  на операционной системе Unix.

Существуют специальные  версии среды исполнения 1С для  ноутбуков и PDA, ПО создания веб-приложений, взаимодействующих с базой данных «1С:Предприятие».

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и  прикладные решения, разработанные  на ее основе, для автоматизации  деятельности организаций и частных  лиц (см. рис 3). Сама платформа не является программным продуктом для использования  конечными пользователями, которые  обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных  на данной платформе. Такой подход позволяет  автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую  платформу.

Рисунок 3. Платформа 1С:Предприятие 8

Гибкость платформы  позволяет применять 1С:Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных  и финансовых организаций, предприятий  сферы обслуживания и т.д.

поддержка оперативного управления предприятием;