Номенклатура дел. 2

ПЛАН:

Введение 

1. Виды номенклатуры дел
1. Типовая и примерная номенклатура дел
2. Сводная номенклатура дел
2. Составление номенклатуры дел
1. Принципы построения номенклатуры дел
2. Составляющие номенклатуры дел
3. Признаки группировки документов в дело
4. Графы и разделы номенклатуры дел
5. Оформление номенклатуры дела
3. Формирование дел
1. Правила формирования дел
2. Систематизация отдельных категорий документов
3. Роль канцелярии в формировании дела

Заключение

Список литературы

Приложение 1.

Приложение 2.

Приложение 3.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Одним из давно опробованных и эффективных  способов систематизации и классификации  крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление  номенклатур дел.

             Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел (заголовков), заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформления в уставном порядке.

        Дело – совокупность документов или документ, относящийся к данному вопросу или участку деятельности и помещенный в отдельную обложку.

       Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в фирме. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, где и в течение, какого времени они должны храниться.

       Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

• Вести учет дел, заведенных в течение года в организации (фирме) и в её структурных подразделениях;
• Формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
• Вести индексацию дел;
• Составлять описи при сдаче в архив документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• Вести учет в архиве документов временного хранения (до 10 лет).

В данной работе будут раскрыты основные принципы составления номенклатур дел  и формирования дел. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Виды номенклатур дел 

1.1. Типовая и примерная номенклатура дела

      Типовая номенклатура дел разрабатывается  в целях унификации документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов (средние школы, научно-исследовательские др.).

        Типовой номенклатурой дел устанавливается типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и типовыми сроками хранения. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

       Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для учреждений, организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса, и носит рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным организациям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему хранения документов (например, может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного).

        Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения министерств и ведомств Российской Федерации, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства (ведомства), а также согласуются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение и утверждаются руководителями министерства (ведомства).

        В каждой фирме разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры дел.

. 

1.2. Сводная номенклатура дел 

       Сводная номенклатура дел не должна быть механическим соединением номенклатур дел структурных подразделений. Она строится так, что бы расположение её разделов и дел в них   соответствовало действительным положениям об учреждении и его структурных частях.

       Разделами сводной номенклатуры дел являются названия подразделений или учреждения. Их располагают в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием утверждения.

       После разделов всех структурных подразделений учреждения помещают дела подразделений, действующих на общественных началах (советов, комиссий), а затем общественных организаций учреждения. Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником канцелярии.

        После утверждения сводной номенклатуры  дел руководителем учреждения, она  приобретает статус нормативного акта. Структурные подразделения получают выписки соответствующих её разделов для исполнения в работе.

       В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

       Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии. 

2.Составление номенклатуры дела 

      При составлении номенклатуры дел следует  руководиться:

 − типовыми и примерными номенклатурами дел;

 − типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения;

 − номенклатурами дел за прошедшие годы;

 − «Основными правилами работы ведомственных архивов» (2002 год). 

2.1. Принципы построения номенклатуры дел

      Каждое  учреждение должно иметь свою номенклатуру дел, в которую включаются все документы, отражающие деятельность этого учреждения.

       Основными признаками построения  номенклатуры дел являются:

         – применение индексации документов, обеспечивающее внесение в соответствующие разделы номенклатуры дел изменений, добавлений;

         – единство в переходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; стабильность индексов дел;

         – сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.

          Прежде чем приступить к освоению номенклатуры дел, необходимо провести аналитическую работу − изучить состав, содержание, количество всех документов структурного подразделения или предприятия.

        При составлении номенклатуры дел используют:

       – Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;

       – планы;

       – отчеты о работе;

       – документы текущего делопроизводства;

       – классификаторы;

       – номенклатуры дел за прошлые  годы;

       – список структурных подразделений;

       – список корреспондентов;

       – описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

      – регистрационно-учетные формы (справочники картотеки, журналы регистрации). 

2.2. Составляющие номенклатуры дел

        Основное требование, предъявляемое к номенклатуре − это охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. В номенклатуру дел включаются:

        – заголовки дел, отражающие все документальные участки            работы и отдельные вопросы деятельности учреждения, фирмы, организации;

        – справочные и контрольные карточки;

        – личные дела (вносятся под общим заголовком и единым    индексом);

        – номенклатура дел;

        – документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра;

        – дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий учреждения (например, избирательных комиссий);

        – для общественных организаций, учреждения, фирмы, общественные предприятия;

        – дела органов и подразделений учреждения, действующих на общественных началах (советов, комиссий, отделов и т.д.);

        – незаконченные дела, поступившие из другого учреждения для их продолжения.

       Не включают в номенклатуру: издания; сборники постановления правительства; брошюры; справочники; информационные листы; бюллетени; экспресс-информация; реферативные журналы.

       Номенклатура дел должна оформляться на бланке организации. Если оформляется не на бланке организации, то с титульным листом.

        Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров, но как минимум их должно быть четыре. При этом  ее первый (подлинный) экземпляр хранится в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используется этой же службой в качестве рабочего экземпляра, третий передается в архив организации как учетный документ, четвертый направляется в государственный архив. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в самостоятельные дела.

       Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной архивной службой  и является обязательной для всех учреждений, организаций, предприятий, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности. 

2.3. Признаки группировки документов в дело 

       Документы группируются в дело по шести признакам.

       Номинальный. В соответствии с этим признаком в дело группируются одного вида или разновидности. Например, «Распоряжения главы администрации по личному составу»

       Авторский. В дело помещаются документы одного автора. Автор определяется по таким реквизитам, как «наименование учреждения» или «подпись» (в распорядительных документах, письмах, предложениях). Например, «Протоколы заседания совета директоров» или «Указы Губернатора Кемеровской области».

       Предметно-вопросный. Группируются в дело документы по одному вопросу и с одним сроком хранения. Например, «Приказы по личному составу» (о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках).

       Корреспондентский. Признак определяется по реквизиту «адресат». Например, «Письма акционерного общества «Спектр» о поставках видеотехники».

       Географический. Признак объединяет в дело документы нескольких авторов, корреспондентов, находящихся на одной территории. Например, «Годовые отчеты коммунальных служб Тисульского района».

       Хронологический. Документы группируются в зависимости от сроков, временного периода издания (месяц, год, квартал). Например, «Годовой отчет ОСШ №5 за 2010 год». 

2.4. Графы и разделы номенклатуры дел 

       Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации используют наименования структурных подразделений учреждения.

       Первым разделом номенклатуры дел может быть «канцелярия», «отдел ДОУ», «общий отдел», «дирекция», ему присваивается индекс 01.

       Другие структурные подразделения располагаются в соответствии с утвержденной структурой, по степени значимости.

       Вначале указывают наиболее значимые производственные отделы, затем функциональные и вспомогательные службы с присвоением индексов (02, 03 и т.д.).

       При отсутствии отделов могут быть использованы направления деятельности фирмы, учреждения или должности руководителя и специалистов фирмы.

       В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел.

       Индекс дел состоит из двух частей: установленный цифровой код структурного подразделения и  порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 04 – 07, где 04 – код подразделения, а 07 – порядковый номер дела. Группы цифр индекса разделяются дефисом. Впоследствии индексы дел переносят из номенклатуры на корешки папок, а при сдаче дел в архив на обложку дела. Индекс дела – это своеобразный шифр, который определяет порядок хранения документов и помогает найти нужное дело. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, вносятся в номенклатуру следующего года с тем же индексом (например, личные карточки, трудовые книжки).

       В графу 2 номенклатуры дел включают заголовки дел (томов, частей), а в сводной – наименование разделов номенклатуры дел в определенной последовательности (пример в приложении 3). Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационную документацию, затем заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее заголовки дел с учетной и справочной документацией, завершает перечень официальная внутренняя переписка и журнал регистрации.

       Заголовок должен быть конкретным, не содержащим некорректных формулировок (например, «разные материалы» или «общая переписка»). Заголовки дел формируются на основе вопросов деятельности учреждения и установления документирующих участков работы.

       Заголовок должен состоять из следующих элементов:

        – название вида документа (приказы, протоколы, договоры) или название вида дел (переписка);

        – краткое содержание («Переписка с АО «Дом» об открытии детского сада»);

        – автор документа (наименование подразделения, учреждения);

        – дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2007 год»);

        – слово «копии», если дело сформировано из копий документов («Положение, регламент работы администрации. Копии»).

        Вносить в номенклатуру наименования дел, по которым трудно определить основное содержание и вид документов, нельзя.

        При обозначении наименования дел корреспондента, с которым фирма ведет переписку, необходимо иметь в виду следующее:

1. при переписке с одноразрядными учреждениями в заголовке дела указывают учреждения без их конкретного перечисления;
2. если переписка ведется с одним корреспондентом, то указывают в заголовке дела;
3. если переписка ведется с разными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовке дела их можно не указывать
4. если дело содержит отчетную или плановую документацию, указывают периодичность и характер этой документации;
5. при комплектовании статистических форм, составляемых учреждением, в наименовании дела указывают название фирмы, её номер или условное обозначение (шифр). Номер формы может указываться как дополнение к её названию, а не как основной элемент заголовка;
6. если дело содержит распорядительную документацию, в его наименовании указывают вид документов, их авторов и год;
7. в заголовках дел с документами одного вида (приказы, акты), в которых отражаются различные вопросы деятельности учреждения, наименование вопросов можно не указывать.

       Термин «Дело» употребляется в заголовке в том случае, когда объединяют различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

       Термин «документ» употребляется в заголовке при объединении различных видов документов, относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства.

       Третью графу номенклатуры дел заполняют в структурном подразделении в конце года, когда известно число томов и частей дела.

       В четвертой графе указывается срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (пример оформления в приложении 3). Определяя сроки хранения документов, следует пользоваться Типовыми межведомственными перечнями, утвержденные Государственной архивной службой и имеющими нормативный характер. При отсутствии перечня пользоваться типовой или примерной номенклатурой дел или согласованным Росархивом сроком хранения.

       Сроки хранения, установленные типовыми перечнями, сокращать нельзя. Решением руководства учреждения, фирмы, ведомства может быть увеличен типовой срок хранения документов, если это вызвано спецификой деятельности.

        Заполняя эту графу, нужно учитывать то, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год. Если в одном деле подшиты документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения, то время хранения устанавливается по документам длительного срока хранения.

        В четвертой главе могут помещаться особые отметки типа «ЭК» (экспертная комиссия). Если в деле рядом со сроком хранения имеется подобная отметка то это значит, что дело тщательно просматривается экспертной комиссией по истечении установленного срока хранения. Экспертная комиссия может продлить срок хранения документа, имеющего практическое значение или оставить на постоянное хранение.

        В графе 5 «примечания» в течение года ставятся отметки: о заведении дел; о передаче их в архив учреждения или в другие учреждения; о делах, переходящих на следующий год; выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дел. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 25.07.2010» или «Подлинники документов хранятся в общем отделе». 

        После окончания делопроизводственного года номенклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью (приложение 1), в которой указывают количество фактически заведенных за год дел и их общее число. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются в ведомственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности сотрудника, ее сделавшего, даты, подписи, расшифровки подписи. 

2.5. Оформление номенклатуры дел

        Номенклатура дел учреждения  представляет собой многострочный  документ. Первый лист номенклатуры  оформляется на общем бланке  А4 (приложение 2).

        Реквизиты номенклатуры дел:

        Герб (01).

        Эмблема (03).

        Наименование организации (08).

        Код организации (04).

        Основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица.

        Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06)/код формы документа (07).

       Справочные данные об организации  (09).

         Наименование вида документа  (10).

         Место составления документа  (14).

         Дата документа (11).

         Гриф утверждения.

         Заголовок к тексту.

         Текст (табличная форма).

         Подпись.

         Отметка о согласовании (визы  или гриф согласования).

         Отметка об исполнении и направлении в дело.

         Состав, оформление и размещение  реквизитов определено ГОСТ Р. 6.30 – 2003. Второй и последующие листы оформляются на бумаге А4, страницы нумеруют. 

3. Формирование  дел

        В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

        Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

        В организациях дела формируются централизованно по месту регистрации документов в канцелярии организации. Но при территориальной разобщенности структурных подразделений или в случаях, вызванных спецификой деятельности организаций, допускается децентрализованное формирование дел в структурных подразделениях организации (этим занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства).

        Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в общем документальном массиве учреждения, устанавливает порядок делопроизводства в организации.

        Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре учреждения. 

1. Правила формирования дел

        Есть несколько общих правил, которыми нужно руководствоваться, что бы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.):

        − помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

        − включать в дело по одному экземпляру документа;

        − помещать в дело все документы, относящиеся к одному вопросу;

        − помещать приложения вместе с основными документами;

        − группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих судебных, личных дел; органов правительственной власти, выборных органов, которые группируются за период их созыва;

        − раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения. Однако допускается в отдельных случаях временная группировка в одном деле документов разных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется переформировать в самостоятельные дела;

        − каждый документ, помещенный в дело, должен иметь дату, подпись, печать, отметку об исполнении;

        − в учебных заведениях документы группируются в дело за  учебный год;

        − документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2007; 02.01.2007) или в нумерационной (№ 1; №2);

        − распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

        В дело не помещаются документы не соответствующие заголовку дела; неправильно оформленные; подлежащие возврату; черновики; размноженные копии.

        Приложения большего объёма подшивают  в отдельные дела. Небольшие приложения присоединяют к документам, к которым они относятся. Запросы и ответы на них подшиваются в одно дело. Сопроводительные письма подшиваются с приложениями, с обязательной отметкой об их местоположении.