Номенклатура дел. 10

Федеральное агентство  по образованию

Самарский государственный  университет

Исторический  факультет

Номенклатура  дел

Оглавление

Введение 

Актуальность  выбранной мною темой заключается  в том, что номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам, от того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно, так как их деятельность связана с подготовкой большого количества различного вида документов. Только в одной службе персонала их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Номенклатура  дел представляет собой систематизированный  перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел.

Цель курсовой работы - рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

- просмотреть понятие номенклатуры дел;

- рассмотреть порядок формирования номенклатуры дел и подготовки документов к последующему хранению.

При написании  своей контрольной работы я использовала следующую литературу: Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы под редакцией И.К.  Корнеева, В.А Кудряева, где подробно освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства; учебник А.Н. Белова,  А.А.Белова Делопроизводство и документооборот  в котором обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции; Настольная книга секретаря-референта, И.Ю. Байковой, в этом справочнике представлены образцы служебных писем, формы типовых документов, примерные инструкции по ведению делопроизводства и работе с конфиденциальными документами; учебное пособие Кирсановой М.В. Современное делопроизводство основанное на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности с учетом нового государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»; учебник для вузов Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) под редакцией Т. В. Кузнецовой, где раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечение конфиденциальности информации и повышение эффективности деятельности любой организации. 

Понятие номенклатуры дел

В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.¹

Каждое структурное  подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем  составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.

Ответственность за составление номенклатуры дел  возлагается на службу ДОУ организации  или на сотрудника, на которого приказом руководителя возлагается ответственность за делопроизводство. Закрепленная в номенклатуре схема систематизация дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все  документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения не зависимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;
• систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
• учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно. 

Несомненно, номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный  состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные  номенклатуры дел используются для  составления индивидуальной номенклатуры дел.

В небольших  организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для

каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.²

Составлению номенклатур  дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.³

Работа по составлению  номенклатур дел, как структурных  подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения  номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией, ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел.

Порядок формирования номенклатуры дел и подготовки документов к последующему хранению

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в организации, как правило, в структурных подразделениях. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в десятидневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.⁴    

Формирование  номенклатур структурных подразделений,  возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства. Ее проводят под непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника ДОУ и заведующего ведомственным архивом.

Номенклатуры  печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация. ⁵

В конце каждого  года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение руководителю организации и вводят в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства. Номенклатура содержит в себе следующие графы:

 – индекс дела, который составляется из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах данного подразделения или организации в целом, индексы обозначают арабскими цифрами⁶;

 – заголовок  дела, где указываются полные заголовки дел, при этом используется следующая последовательность наименования дел: организационно-распорядительная документация, плановая, отчетная, документация, относящаяся к  выполнению вопросов основной деятельности, документация, относящаяся к проверкам выполнения основной деятельности, документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.⁷   

 – количество  дел, эту графу заполняют в конце календарного года, она предназначена для фиксации факта заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и количеств дел, заведенных в определенном году в организации. В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения - постоянного, временного, временного⁸;

 – срок хранения дела, в этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному);

 – примечание, вносят сведения о «переходящих» делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные подразделения или организации. В данной графе при необходимости можно указывать фамилии, ответственных за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении дел, о включении новых дел, о переносе информации по документам, содержащимися в деле, на машинные носители и т.д.⁹

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.¹⁰

 Ведомственный  архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза  ценности - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства производится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовки дел к передачи в архив организации.¹¹

Оформление  дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.¹²

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение, на обложке дописывают название этого учреждения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. ¹³

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться количество копий. При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего документацию, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов, являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

В конце каждого  дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» количество листов внутренней описи. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и  долговременного  сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации, а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.¹⁴

С момента заведения  и до сдачи в ведомственный  архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность  документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения  учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел  в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом, предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела принимает  заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.¹⁵

Заключение 

Итак, можно  сделать следующие выводы, что  номенклатура дел необходима для  быстрого поиска документов по их содержанию и видам, от того, насколько качественно  она составлена, зависит оперативность  работы с документами и их сохранность.

 Номенклатура  дел - систематизированный перечень  наименований дел, заводимых в  организации, с указанием сроков  их хранения, оформленный в установленном  порядке. 

Основные положения  по составлению номенклатуры дел  изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного  учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.

Дела формируются  в организации, как правило, в  структурных подразделениях. Исполненные  и законченные делопроизводством  документы должны в десятидневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Список  используемой литературы

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Литература 

1. А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. - М.: Эксмо, 2005
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991
3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010
5. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000
6. Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003
8. Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007

¹ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

² Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с

³ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.260

⁴ Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007.-С.64

⁵ Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.

⁶ Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.

⁷ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010.-С.211 

⁸ А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. -М.: Эксмо, 2005.-С.347

⁹ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

¹⁰ А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. -М.: Эксмо, 2005.-С.350

¹¹ Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007.-С.70

¹² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.265

¹³ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.267

¹⁴ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010.-С.218

¹⁵ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.270