Номенклатура дел. 8

ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и  экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности.

Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение. В изучении номенклатуры моя задача состоит в том, чтобы последовательно и поэтапно рассказать о происхождении данной структуры; изложить суть самой номенклатуры: на чём она держится, от чего и от кого зависит.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

- проанализировать понятие  номенклатуры дел;

- рассмотреть оформление  сроков хранения дел;

- рассмотреть общий  порядок рассмотрения номенклатуры  дел;

- выявить особенности  рассмотрения номенклатуры дел.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ

1.1 Номенклатура  дел: определение и функциональное  назначение

В учреждениях, организациях, на предприятиях ежегодно образуются документы, которые используются, как справочный материал либо для поиска необходимой информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий, действий. Как же упорядочить документы, создаваемые в делопроизводстве организации?

На помощь в этом случае приходит номенклатура дел. Номенклатура дел обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Однако документами пользуются не только в текущем делопроизводстве, но и спустя многие годы после их создания. Как же обеспечить оперативный поиск необходимых документов и в процессе текущей деятельности, и через много лет? Для этого, прежде всего, документы приводят в определенную систему.

          Документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности организации, после исполнения группируются в дело.

          Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

           Пункт 75 ГОСТа Р 51141-98 определяет номенклатуру дел как "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Для нас здесь важно следующее:

           – номенклатура закрепляет систематизацию всех документов;

 – она содержит сроки хранения каждого дела;

           – чтобы стать действующим документом, она должна быть оформлена по правилам.

Надо учитывать, что  номенклатура дел - локальный нормативный  документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками  организации, а не только службой  ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции  номенклатуры таковы:

– используется как схема  классификации при распределении  и группировке исполненных документов в папки-дела. Заголовки дел, закрепленные в номенклатуре, переносятся затем  на обложки дел;

– каждое дело имеет указание срока хранения включенных в него документов. Определение сроков хранения - первый этап экспертизы ценности документов;

– нужна при построении информационно-поисковой системы  по документам предприятия. При регистрации  документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;

– классификационная  схема номенклатуры используется при  формировании справочной картотеки  на исполненные документы, причем рубрики  картотеки соответствуют рубрикам номенклатуры;

– номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же - основа для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Чтобы номенклатура соответствовала  своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

– Государственной системой документационного обеспечения  управления и 

– Основными правилами  работы архивов организаций.

Итак, «номенклатура» - это  буквально латинское слово «ном» (перечень имён или наименований).

           Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с  документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

           1.2 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел —  систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке.

 Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

Составлению номенклатур дел в  организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство  в подходе к организации учета,  систематизации, описанию, хранению  и поиску документов;

- применять индексацию  документов, обеспечивающую внесение  в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

- следить за стабильностью  индексов.

При ее составлении учитываются  требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях Компании, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму  номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

• название вида документа;

• место составления;

• на какой год;

• название разделов;

• гриф утверждения;

• гриф подписания.

1.3 Разновидности  номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,

• примерная и

• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел  устанавливает состав дел, заводимых  в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации  делится на:

• сводную номенклатуру дел и

• номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной  номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Типовой номенклатурой, как правило, устанавливается единая индексация дел для организаций всей системы.¹

Примерная или типовая  номенклатура дел разрабатывается  вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или  примерной обязательно учитывают специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается  с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация  обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма номенклатуры дел, состоящая из номенклатур всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной  номенклатуры дел руководителем  организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Ежегодный экземпляр  номенклатуры дел — это документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры канцелярии (или секретариата). Номенклатура дел подлежит дополнению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Выбор классификационной  схемы номенклатуры дел зависит  как от организационной структуры построения аппарата организации, так и от выполняемых ею функций, поэтому классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые  отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

В номенклатуре указывается  наименование разделов и подразделов  классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.

Если в течение года в организации возникают новые  документируемые участки работы, они дополнительно вносятся в  номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры вставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

1.4 Оформление сроков хранения дел

          Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, не предусмотренных  действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел  при разработке примерных номенклатур  дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.

Для некоторых категорий  дел в номенклатурах к сроку  хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться.

Закрепленная отметка  «ЭПК» переносится из примерной  номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

ГЛАВА 2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ  И СВОДНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 2.1 Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Прежде чем составить номенклатуру дел, необходимо тщательно изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации ( г.Находка или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2012 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Приложении 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Приложении 2.

2.2 Общий порядок разработки номенклатуры дел

Как мы видим, номенклатура дел организации:

• визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

• подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),

• обязательно утверждается руководителем организации,

• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

• основной части и

• итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. табл. 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией (табл.1), а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций (табл. 2).

 Таблица 1

 Таблица 2

Номенклатура дел разрабатывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства. В общем случае разработка номенклатуры дел предусматривает:²

- изучение руководящих (организационно-распорядительных, нормативно-методических и иных) документов, определяющих перечни документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений), и сроки их хранения;

- изучение особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия, а в необходимых случаях — его структурных подразделений (самостоятельных участков документирования), принимая во внимание содержание его деятельности, объем, интенсивность и состав документооборота, организационную структуру и штатную численность, распределение полномочий по работе с документами между должностными лицами и т. п.;

- предварительное определение заголовков дел, их последовательное упорядочение (в соответствии с функциональным назначением документов, подлежащих помещению в соответствующие дела);

- предварительное определение сроков хранения дел, присвоение им индексов;