Номенклатура дел и порядок офрмления

     1. Общие положения. 

     Номенклатура  дел —это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатура  дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она  составлена, зависят оперативность  работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии  обязательно.

     Основные  положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной  системе делопроизводства (ЕГСД).

     Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Кроме того, различают  номенклатуры дел структурного подразделения  и учреждения.

     Конкретная  номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

     Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории  учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел  для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

     Составлению номенклатур дел в организации  предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами  деятельности организации.

     Работа  по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как  правило, включает изучение их организационной  структуры и направлений, а также  комплекса документов, на основании  которых будут формулироваться  наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел  для группировки документов с  грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

     Утвержденные  экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая  служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

     После утверждения номенклатуры дел структурные  подразделения и общественные организации  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в  работе.

     Номенклатура  дел учреждения, не передающего документы  на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

     Номенклатура  дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка  формирования и учета дел в  делопроизводстве подразделений. Сводная  номенклатура дел составляется на основании  номенклатур дел структурных  подразделений.

     Номенклатура  дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

     Номенклатура  дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций  и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

     Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого  года уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В  течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении  дел, о включении новых дел  и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

     2. Формирование дел.

     Формирование  дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности и помещенных в отдельную  обложку.

     Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки  и поиска документов; надежность документационного  обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные  документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

     Дела  формируются централизованно (в  канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

     Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного  и временного хранения, связанные  с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы  постоянного хранения изымаются  и переносятся в дело постоянного  хранения. Если разделение дела на два  предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

     В дела группируют документы одного делопроизводственного  года. Исключения составляют переходящие  и судебные дела; личные дела, которые  формируются в течение всего  периода работы данного лица в  учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

     В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом  количестве документов из них формируют  самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно  разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и  проволоки».

     Документы к заседаниям, сгруппированные в  отдельное дело, систематизируют  по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к  одному протоколу, их располагают в  последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

     Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической  последовательности.

     Документы в личных делах размещают в  следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в  личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка  из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

     3. Подготовка документов к последующему  хранению и использованию.

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

     Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

       экспертизу (оценку) научной и практической  ценности документов;

       оформление дел;

       описание документов постоянного  и долговременного хранения;

       обеспечение их сохранности;

       передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным  называется архив, находящийся  в непосредственном подчинении  соответствующей организации, не  входящей систему государственной  архивной службы, или являющийся  структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет  хранение документов организаций  и предприятий до передачи  их на государственное хранение.

     Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для' организации  и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также  для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

     На  экспертные комиссии кроме организации  ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых  разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  и по личному составу, актов о  выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению, о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения и  о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

     Оформление  дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

     При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться  следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация  к документам дела (для дел постоянного  хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

     Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном  архиве только после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется  карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются  чернилами после включения дел  в годовые разделы сводных  описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

     При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие  требования: название учреждения пишут  полностью с указанием подчиненности  в именительном падеже или указывают  его официально принятое сокращенное  наименование; заголовок и номер  дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять  и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе  их хранения).

     В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного  или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке  дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок  дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной  с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В  необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в  него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

     В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). 

     Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

     Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

     В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

     Для определенных категорий дел постоянного  и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и  следственные дела, дела о присуждении  ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства  и патентные изобретения и  т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

     С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность  документов, и ставят корешками наружу.

     Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно  вкладывают точную заверенную копию  документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки  из документов для использования  в работе учреждения или в интересах  отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных  лиц, которым такое право предоставлено  соответствующими ведомственными инструкциями.

     В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

     За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

     Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел  производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

     Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений  и утвержденному руководителем  учреждения.

     Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.

     Правильность  формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником  архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный  архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники  структурных подразделений обязаны  их устранить.

     Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце  описи в каждом ее экземпляре цифрами  и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также  ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в деле.