Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности. 2

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение…………………………………………………………………………3

2. Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности……5

3. Приведите образец договора…………………………………………………..8

4. Заключение……………………………………………………………………..13

5. Список литературы…………………………………………………………….14

ВВЕДЕНИЕ

После исполнения документы  определенно время хранятся в  организации. Для того чтобы их можно  было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных  документов, т.ею группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку»¹.

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

Номенклатура  дела – систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.²

Номенклатура дел –  это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное  в номенклатуру, имеет указание  срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел  используется при построении  информационно-поисковой системы  по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел  используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура имеет  справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

1.Номенклатура дел

1.1. Общие требования к номенклатуре

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации; 

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел  внутри разделов номенклатуры  в соответствие со степенью  важности и сроком хранения  документации.

1.2. Виды номенклатур

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой  номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

1.3. Функции номенклатуры дел

Надо учитывать, что  номенклатура дел - локальный нормативный  документ, обязательный для исполнения всеми без исключения работниками организации, а не только службой ДОУ. Ее общее назначение - упорядочивание документов, формируемых в дела.

Конкретные функции  номенклатуры таковы:

• номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам;
• номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел;
• номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности;
• номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения;
• номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Чтобы номенклатура соответствовала  своему предназначению, при ее составлении обязательно следует соблюдать определенные правила, установленные действующими в настоящее время документами:

• Государственной системой документационного обеспечения управления;
• Основными правилами работы архивов организаций.

2. Приведите  пример договора.

Тема трудового договора всегда была весьма актуальной, поскольку  больше 70% граждан нашей страны, в возрасте от 20 до 47 лет, непрерывно работают. И почти всем им кажется, что они знают все об всевозможных тонкостях трудовых отношений, но, на самом деле, не все так просто на первый взгляд. Совсем недавно Правительство страны внесло изменения в законодательство, в частности Трудовой Кодекс, в результате чего были работники стали более защищенными перед недобросовестными работодателями.

Согласно Трудовому  Кодексу России, трудовой договор  представляет собою соглашение между  двумя сторонами — работодателем и наемным работником, согласно которому первый обязуется обеспечить нормальные условия труда и выплачивать заработную плату, а второй в свою очередь обязуется выполнить порученную ему работу. Иными словами, трудовые договора, по сути, являются соглашениями между работниками и работодателями, по которому, у обеих сторон есть взаимные обязанности и права. Работнику трудовой договор обеспечивает социальные гарантии, и с этой точки зрения, более выгодный от гражданско-правового, а работодателю гарантирует качественное выполнение необходимого участка работы.

Согласно последним  изменениям в законодательстве России, бланк трудового договора обязательно должен иметь такие реквизиты:

• имя, отчество и фамилию работника;

• данные о работодателе, заключившем трудовой договор;

• наименование должности и обязанности работника;

• обязанности работодателя;

• ИНН работодателя;

• условия труда;

• документы, удостоверяющие личность работодателя и работника;

• дату и место составления договора, подписи сторон.

Общие обязанности сторон по договору приведены в статье 56 ТК РФ, а обязательный перечень данных, необходимых к отражению в трудовом договоре — статье 57 ТК РФ. Образец трудового договора между обеими сторонами заключается исключительно в письменной форме в двух одинаковых экземплярах по одному для каждой стороны, к этому обязывает 67 статья ТК РФ.

Договор вступает в законную силу только после его подписания обеими сторонами или со дня, когда работник фактически приступает к выполнению своих обязанностей. Форма бланков трудовых договоров не является унифицированной, и может разрабатываться каждой компанией отдельно, согласно специфике своей деятельности. Все изменения в условия договора вносятся по обоюдному согласию обеих сторон в письменном виде, в виде дополнения к договору.

Трудовые договора могут заключаться на:  
• неопределенный период времени;  
• период не больше 5-ти лет или иными словами «срочный трудовой договор»

Согласно законодательству РФ, договор  заключается только с лицами, достигшими шестнадцатилетнего возраста. Исключения – театр, кинематограф, театральные и концертные организации, в которых разрешается заключение договора с лицами младше четырнадцатилетнего возраста.

Трудовой договор может быть прекращен в таких случаях: обоюдного согласия между сторонами или невыполнения одной из них, условий договора. Понятие «расторжение трудового договора» под собой понимает его прекращение по желанию одной из сторон. Работодатель не может уволить работника, когда такой находится в отпуске или временно нетрудоспособен, за исключением нескольких случаев, предусмотренных трудовым законодательством. Основные моменты, по которым осуществляется прекращение и расторжение договоров, предусмотрены в 13 главе ТК РФ.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ____

г. ____________               «___»_________  ____ г.

Общество с ограниченной ответственностью «________________» (далее – работодатель), в лице генерального директора _________________________, действующего на основании Устава, и _________________________________ (далее – работник), заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник принимается на работу  в службу маркетинга ООО «___________________»  на должность руководителя коммерческой службы.

2. Дата начала работы – ____ __________________ 200__ года.

3. Настоящий договор является  договором по основному месту  работы.

4. Работник принят с испытательным  сроком продолжительностью три  месяца.

5. Работник имеет право на:

заключение, изменение и расторжение  трудового договора в порядке  и на условиях, которые установлены  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

предоставление ему работы, обусловленной  трудовым договором;

рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда;

своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством  выполненной работы;

отдых, обеспечиваемый установлением  нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных  дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением  им трудовых обязанностей, и компенсацию  морального вреда в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами;

полную информацию о  своих персональных данных и обработке  этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся  к ним медицинским данным с  помощью медицинского специалиста  по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;

требование об извещении  работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд  любых неправомерных действий или  бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

6. Работник обязан:

добросовестно исполнять  свои трудовые обязанности, возложенные  на него настоящим договором и  должностной инструкцией;

соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

выполнять установленные  нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к  имуществу работодателя и других работников;

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному  руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя;

не разглашать охраняемую законом коммерческую, служебную  и иную тайну, ставшую ему известной  в связи с исполнением своих  трудовых обязанностей.

К трудовым обязанностям работника относится:

– планирование деятельности предприятия в части продаж печатной продукции и рекламных услуг  коммерческой службой предприятия, направленное на достижение показателей  продаж и развития, установленных  локальными нормативными актами предприятия;

– детализация планов работы предприятия в планы коммерческой службы и каждого работника коммерческой службы, разъяснение каждому работнику  коммерческой службы его роли в реализации общих планов предприятия и значения его работы;

– обеспечение исполнения планов коммерческим отделом и каждым работником отдела путем систематического контроля деятельности работников, консультирования работников, направления работников на повышение квалификации, своевременного выявления и замены неэффективных работников и другими методами;

– координация взаимодействия работников коммерческой службы между  собой, с другими службами предприятия  и внешними контрагентами;

– своевременное выявление  проблем и нарушений в работе коммерческой службы, во взаимодействии работников между собой, с другими службами предприятия и внешними контрагентами, принятие всех мер к устранению проблем и немедленное информирование о возникающих проблемах и принятых мерах непосредственного руководителя;

– обеспечение систематического ведения отчетности работниками коммерческой службы в соответствии с требованиями их должностных инструкций и локальных нормативных актов предприятия, консолидация отчетности в сводные отчеты о работе коммерческой службы и предоставление непосредственному руководителю;

– личное изучение и организация  изучения работниками коммерческой службы всей доступной информации по рынку книгоиздательства и книготорговли, путем использования открытых источников информации и постоянного поиска новых источников;

– обеспечение максимально полного насыщения работниками банка данных по реальным и потенциальным клиентам предприятия, обеспечение сохранности информации и недоступности информации конкурентам;

– участие в совещаниях и конференциях, проводимых непосредственным руководителем или руководством предприятия;

– подготовка личной периодической  отчетности в соответствии с требованиями непосредственного руководителя, руководства  предприятия и (или) установленными локальными нормативными актами предприятия;

– исполнение указаний и распоряжений непосредственного руководителя, приказов, распоряжений и иных локальных нормативных актов руководства предприятия.

7. Работодатель имеет  право:

заключать, изменять и  расторгать трудовой договор в порядке  и на условиях, которые установлены  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

поощрять работника  за добросовестный эффективный труд;

требовать от работника  исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу  работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

привлекать работника  к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

по заявлению работника  разрешить ему работу по другому трудовому договору в этой же организации по иной профессии, специальности или должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени в порядке внутреннего совместительства.

8. Работодатель обязан:

соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудового договора;

предоставлять работнику  работу, обусловленную трудовым договором;

обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям  охраны и гигиены труда;

обеспечивать работника  оборудованием, инструментами, технической  документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

выплачивать в полном размере причитающуюся работнику  заработную плату в сроки, установленные  Трудовым кодексом Российской Федерации, правилами внутреннего трудового распорядка организации, трудовым договором;

осуществлять обязательное социальное страхование работника  в порядке, установленном федеральными законами;

возмещать вред, причиненный  работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, а также компенсировать моральный вред в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами;

исполнять иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

9. Условия труда отвечают  требованиям охраны и гигиены  труда. Работник не будет работать  в тяжелых, вредных, и (или) опасных условиях труда, а также в местностях с особыми климатическими условиями.

10. Работнику устанавливается  должностной оклад в сумме  11 500 (Одиннадцать тысяч пятьсот)  рублей, а также поощрительные  выплаты, предусмотренные локальными актами работодателя.

11. Работнику предоставляется  ежегодный основной оплачиваемый  отпуск продолжительностью 28 календарных  дней.

12. Работодатель осуществляет  обязательное социальное страхование  работника от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Настоящий договор  составлен в двух экземплярах:  один экземпляр передается работнику,  другой хранится у работодателя.

14. Работник обязуется  не разглашать охраняемую законом  коммерческую, служебную и иную тайну, ставшую ему известной в связи с исполнением своих трудовых обязанностей по настоящему договору, в соответствии с законодательством Российской Федерации после прекращения настоящего договора.

15. Работник несет материальную ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом служебную, коммерческую или иную тайну, в случаях, предусмотренных федеральными законами, в том числе после прекращения настоящего договора.

16. Настоящий договор  вступает в силу со дня его  подписания работником и работодателем.

17. Условия настоящего  договора могут быть изменены  только по соглашению работника  и работодателя в письменной  форме.

Работодатель:      Работник:

Общество с ограниченной

ответственностью «_____________»                                                

ОГРН _____________________

ИНН _____________ / КПП _______

Место нахождения (место  работы):

______________________________

Генеральный директор __________

      М.П.

__________________________________

Страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования

№ ______________________

Дата рождения: «__» ________ ___ г.

Паспорт: _______________________

Местожительства: г._____________________________

____________________________

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

От того, насколько  правильно составлена и оформлена  номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии./В.В. Андреянова – М.: Инфра-М, 2001
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. /В.И. Андреева— М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
3. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения./ ГОСТ Р 51141-98 – М., 1998, с.3.
4. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения./ ГОСТ 16.487-88 – М., Издательство стандартов, 1989.
5. Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А..Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Т. В Кузнецова , Л. В Санкина., Т. А Быкова. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
6. Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. .Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ А. В Павлюк., Т. И. Киселева, Н. И. Воробьев– 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М. В. Стенюков М.: Приор, 2001 – 348 с.
8. Работа скачана с сайта http://vzfeilive.ru

¹ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

² Там же. С. ;4.