Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности. 3

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3

1. Номенклатура дел организации. Виды номенклатур и их особенности……………………………………………………………………..4

2. Приведите  образец договора……………………………………………….13

Заключение………………………………………………………………………20

Список использованной литературы………………………………………….21

Приложения……………………………………………………………………..22 

Введение

Совершенствование работы управленческого  аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования  и хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации  документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов.   Классификация документов имеет  большое значение не только для оперативной  работы в организациях, но и для  последующего хранения и использования  документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.  Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел должна быть необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Целью работы является изучение сущности и значения номенклатуры дел. Для этого необходимо решить следующие задачи: рассмотреть  виды номенклатур и их особенности; раскрыть назначение номенклатуры дел.

В практической части будет рассмотрен образец договора между работодателем  и работником.

1. Номенклатура дел организации.  Виды номенклатур и их особенности

    Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке¹.

    В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности  в дела с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел  являются названия структурных  подразделений организации, то она  представляет собой классификационный  справочник структурного типа. Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности

¹ Данное определение термина закреплено государственным стандартом ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". п.75

организации. Функции, выполняемые  организацией, закрепляются в качестве названий разделов  номенклатуры дел функционального типа.

Рис. 1 Примеры фрагментов главных таблиц номенклатуры дел как классификатора 

    Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

     Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга  — это номенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений. (Прил.1)Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

   В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов.²Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

  Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения управления организаций. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. Ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел  руководствуются учредительными документами  организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями  документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

² «Основные правила работы архивов организаций» .URL.:http://www. infosait.ru›norma_doc/44/44229/index.htm (дата обращения: 09.02.2013)

Основными нормативно-методическими  документами, которыми следует руководствоваться  при разработке номенклатуры дел, являются: Основные правила работы архивов организаций; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее - Перечень типовых архивных НТД); Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

Содержательная часть номенклатуры представляет собой таблицу, состоящую из 5 граф. (Прил.2)

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 — наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 — порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

           Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры — заголовок дела.

           Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

• название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
• название адресата или корреспондента;
• краткое содержание документов дела;
• название местности, с которым связано содержание документов;
• даты (период), к которым относится содержание дела;
• указание на копийность документов.

Заголовки дел не должны содержать  неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел  располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и  распорядительные документы. Заголовки  дел, содержащих распорядительные документы  вышестоящих органов, располагают  перед заголовками дел с приказами  руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел  содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические  документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения. Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

        В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы».

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать  и правила группировки документов в дела.  Разрешается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении»), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении»).

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.  Документы, имеющие разные сроки хранения, должны быть сформированы в разные дела. Перечни документов устанавливают сроки хранения документов: конкретные (3 г., 5 л., Пост. - «постоянно») или условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).

     Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.

Отметки «ЭК», «ЭПК», «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

       Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения «Пост.»(«постоянно») в негосударственных организациях предусматривает, прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия, и он не может быть менее 10 лет.

Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных  видов документов на традиционных носителях. При включении в дело документов, имеющих различные временные  сроки хранения, в номенклатуре указывается  наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п.³ Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Номенклатура  дел организации оформляется  на общем бланке. Подписывает  номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются: виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив; гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована); гриф согласования с архивным учреждением (если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования).

Обычно  согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений  деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать  новую номенклатуру дел.

³ «Основные правила работы архивов организаций» .URL.:http://www. infosait.ru›norma_doc/44/44229/index.htm (дата обращения: 09.02.2013)

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись.   (Прил. 3).Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются в службу ДОУ организации и архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

          Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах, в негосударственных - в трех. 1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства, 2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. 3-й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а 4-й является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.

Номенклатура дел закрепляет систематизацию дел и документов в делах в  соответствии с определенной классификационной  схемой, которая разрабатывается  в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно  использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел  могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации. Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается, прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел  разрабатывается  в момент создания организации  или  по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое  лицо.

2. Приведите образец  договора

Согласно  Трудовому Кодексу России, трудовой договор представляет собою соглашение между двумя сторонами — работодателем и наемным работником, согласно которому первый обязуется обеспечить нормальные условия труда и выплачивать заработную плату, а второй в свою очередь обязуется выполнить порученную ему работу. Трудовые договора являются соглашениями между работниками и работодателями, где у обеих сторон есть взаимные обязанности и права.

Бланк трудового  договора обязательно должен иметь  такие реквизиты:

• имя, отчество и фамилию работника;

• данные о работодателе, заключившем трудовой договор;

• наименование должности и обязанности работника;

• обязанности работодателя;

• ИНН работодателя;

• условия труда;

• документы, удостоверяющие личность работодателя и работника;

• дату и место составления договора, подписи сторон.

Общие обязанности  сторон по договору приведены в статье 56 ТК РФ, а обязательный перечень данных, необходимых к отражению в трудовом договоре — статье 57 ТК РФ. Образец трудового договора между обеими сторонами заключается исключительно в письменной форме в двух одинаковых экземплярах по одному для каждой стороны, к этому обязывает 67 статья ТК РФ.

Договор вступает в законную силу только после его подписания обеими сторонами или со дня, когда работник фактически приступает к выполнению своих обязанностей. Форма бланков трудовых договоров не является унифицированной, и может разрабатываться каждой компанией отдельно, согласно специфике своей деятельности. Все изменения в условия договора вносятся с согласия обеих сторон в письменном виде, в виде дополнения к договору.

Трудовые  договора могут заключаться на:  
• неопределенный период времени;  
• период не больше 5-ти  (срочный трудовой договор)

Трудовой  договор может быть прекращен  в таких случаях: обоюдного согласия между сторонами или невыполнения одной из них, условий договора. Понятие «расторжение трудового договора» под собой понимает его прекращение по желанию одной из сторон. Работодатель не может уволить работника, когда такой находится в отпуске или временно нетрудоспособен, за исключением нескольких случаев, предусмотренных трудовым законодательством. Основные моменты, по которым осуществляется прекращение и расторжение договоров, предусмотрены в 13 главе ТК РФ.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ____

г. ____________               «___»_________  ____ г.

Общество с ограниченной ответственностью «________________» (далее  – работодатель), в лице генерального директора _________________________, действующего на основании Устава, и _________________________________ (далее – работник), заключили  настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник принимается на работу (наименование структурного подразделения) 
по профессии (должности) (полное наименование профессии, должности)

2. Дата начала работы – ____ __________________ 20__ года.

3. Настоящий договор является  договором по основному месту  работы на неопределенный срок.

4. Работник принят с  испытательным сроком продолжительностью  три месяца.

5. Срок действия договора. Начало работы ________________________ 
        6.Права и обязанности сторон.

 Работник имеет право  на:

заключение, изменение и  расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые  установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

рабочее место, соответствующее  условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда;

своевременную и в полном объеме выплату заработной платы  в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и  качеством выполненной работы;

отдых, обеспечиваемый установлением  нормальной продолжительности рабочего времени, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных  дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях  охраны труда на рабочем месте;

защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов  всеми не запрещенными законом способами;

возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением  им трудовых обязанностей, и компенсацию  морального вреда в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных  федеральными законами;

полную информацию о своих  персональных данных и обработке  этих данных;

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая  право на получение копий любой  записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

определение своих представителей для защиты своих персональных данных;

доступ к относящимся  к ним медицинским данным с  помощью медицинского специалиста  по их выбору;

требование об исключении или исправлении неверных или  неполных персональных данных, а также  данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право  заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим  обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку  зрения;

требование об извещении  работодателем всех лиц, которым  ранее были сообщены неверные или  неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них  исключениях, исправлениях или дополнениях;

обжалование в суд любых  неправомерных действий или бездействия  работодателя при обработке и  защите его персональных данных.

 Работник обязан:

добросовестно исполнять  свои трудовые обязанности, возложенные  на него настоящим договором и  должностной инструкцией;

соблюдать правила внутреннего  трудового распорядка;

соблюдать трудовую дисциплину;

выполнять установленные  нормы труда;

соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

бережно относиться к имуществу  работодателя и других работников;

незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности  имущества работодателя;

не разглашать охраняемую законом коммерческую, служебную  и иную тайну, ставшую ему известной  в связи с исполнением своих  трудовых обязанностей.

 Работник должен выполнять  следующие обязанности: _____________  
(Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения по объему работ, качеству обслуживания, уровню выполнения норм и нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости).  
       Работодатель имеет право:

заключать, изменять и расторгать трудовой договор в порядке и  на условиях, которые установлены  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

поощрять работника за добросовестный эффективный труд;

требовать от работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного  отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка;

привлекать работника  к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном  Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;

по заявлению работника  разрешить ему работу по другому  трудовому договору в этой же организации  по иной профессии, специальности или  должности за пределами нормальной продолжительности рабочего времени  в порядке внутреннего совместительства.

 Работодатель обязан:

соблюдать законы и иные нормативные правовые акты, локальные  нормативные акты, условия коллективного  договора, соглашений и трудового  договора;

предоставлять работнику  работу, обусловленную трудовым договором;

обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям  охраны и гигиены труда;

обеспечивать работника  оборудованием, инструментами, технической  документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

выплачивать в полном размере  причитающуюся работнику заработную плату в сроки, установленные  Трудовым кодексом Российской Федерации, правилами внутреннего трудового  распорядка организации, трудовым договором;

осуществлять обязательное социальное страхование работника  в порядке, установленном федеральными законами;