Номенклатура дел. Порядок оформления и ведения

Оглавление

Введение 3

Глава1. Номенклатура дел. Порядок оформления и ведения. 4

1.1 Структура и требования к формированию дел 4

1.2 Правила хранения дел и экспертиза ценности документов. 11

Глава 2. Оформление и порядок передачи дел в архив 15

2.1 Оформление, составление описей и порядок  передачи дел в архив 15

Протокол производственной фирмы «Запуск» 19

Заключение 20

Список использованной литературы 21

Введение

Производственные процессы и задачи управления ими требуют  постоянной обработки поступающей  информации и создания множества  документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство".

Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда  производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда  в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы  это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами  и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику  каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные  органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования  делопроизводства на предприятии.

Глава1. Номенклатура дел. Порядок оформления и ведения.

1. Структура и требования к формированию дел

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся  к одному вопросу или участку  деятельности, помещенных в отдельную  обложку".

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования  нужной информации, документы разделяют  их на группы с разными сроками  хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, используемый для разных целей:

1. Номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
2. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
3. номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
4. номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
5. номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Основное требование к  номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных  для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В нее включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники  и т.д.).

Составление заголовков дел - самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.Заголовок должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Он содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копий и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.п.

После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации  дела систематизируют по степени  их важности с учетом взаимосвязи  документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы  директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную  документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают  дела с распорядительной документацией  самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных  органов). За этой группой дел следуют  дела с плановыми и отчетными  документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими  документами.

Сроки хранения дел устанавливают  для обеспечения сохранности  ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки  документов в дела, так как документы  с постоянным сроком хранения, сроками  хранения до 10 лет и свыше 10 лет  не могут помещаться в одно дело.

Сроки устанавливаются по перечням документов с указанием  сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются  в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы  временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками  хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет, и исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 1998 г., исчисляется с 1 января 1999 г.

Для практического использования  номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые  делам - индексы дел.

Если организация небольшая  и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и  т.д.

В сводной номенклатуре в  индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения  и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03", и  в номенклатуре дел данного подразделения  заголовок дела располагается под  номером "2" (02).

Индексация структурных  подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие  дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая  разработана архивными органами и закреплена в Государственной  системе документационного обеспечения  управления и основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы  дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, со сроком хранения свыше 10 лет  и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется  подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное  хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный  архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр  хранится в службе ДОУ, второй - в  архиве, третий используется в структурном  подразделении в качестве справочного  пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех  экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации  и является документом постоянного  хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым  номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Формирование начинается с начала календарного года, когда  на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение  и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Формированиемдела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

После того как документы  исполнены, они помещаются в соответствующие  дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с  момента появления в нем первого  исполненного документа.

Правильное распределение  документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый  поиск необходимых документов и  их сохранность.

Формирование начинается с начала календарного года, когда  на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций: распределение  и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Документы систематизируются  в делах в соответствии с определенными  принципами. Наиболее существенными  и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают  в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает  с хронологическим расположением  документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных  единиц и т.д. Копии приказов о  наложении взысканий, поощрениях".

В нумерационном порядке  группируют однородные документы, имеющие  порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Копии приказов о наложении  взысканий, поощрениях, изменении фамилии  и т.д. в личное дело не подшивают, так ты, как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается  в номенклатуре дел в конце  года.

Правильная группировка  документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают  проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

2. Правила хранения дел и экспертиза ценности документов.

Дела считаются заведенными  с момента включения в них  первого исполненного документа. Они  формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в  архив организации. В небольшой  фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

Они располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа  сначала находят нужный номер  дела по номенклатуре, а затем по номеру дела - нужную папку с документами.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием  порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для  дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и ложных по содержанию. Необходимость ее составления  определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая, запись внутренней описи  с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Документы, уже  включенные в дело, могут в течение  года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут  быть вынуты из дела только ответственным  за формирование и хранение дел.На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного  года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости  во временное пользование может  быть выдано дело целиком. Если требуется  выдать целиком все дело, заполняется  карта - заместитель, в которой указываются  номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи  в получении и приеме после  возвращения документов. Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры  и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается  заверенная копия.

Экспертиза ценности документов. Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих  политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей  передачи их на постоянное хранение в  государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению  документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение  сроков хранения документов. Документы  оцениваются на основании принципов  историзма,

системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Экспертиза ценности в  делопроизводстве проводится при составлении  номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения  документов к делам, а также при  подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных  подразделений при участии сотрудников  ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения  в государственных архивах;

2) временного хранения  в ведомственном архиве (свыше  10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению  в связи с истечением срока  хранения.

В ведомственный архив  передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный  архив. Они хранятся централизованно  службой документационного обеспечения  или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками  хранения. Уничтожение документов оформляется  актами. Акт о выделении к уничтожению  документов и дел подписывают  председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Глава 2. Оформление и порядок  передачи дел в архив

2.1 Оформление, составление описей и порядок передачи дел в архив

Оформление дела - это  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками  службы документационного обеспечения  организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное  или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются  в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных  подразделениях для использования  в справочной работе.

Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи, если она есть.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если дело начато в одной  организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три  даты: дата заведения дела в одной  организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания  дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки  дела является указание количества листов в деле, которое проставляется  на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется  на обложке дела по номенклатуре дел  организации после сверки ее с  ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или  после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

На дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это  завершающий этап работы с документами  в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи  на дела составляются в каждом структурном  подразделении работниками службы документационного обеспечения  управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу  составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого  дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи  дел структурного подразделения  должна включать в себя следующие  элементы:

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
4. дату дела (тома, части);
5. число листов в деле (томе, части);
6. срок хранения;
7. примечание.

В описях дел постоянного  хранения графа срок хранения опускается.

Каждое дело вносится в  опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также  имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения  осуществляет архив организации. В  конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер  дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный  архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем  службы документационного обеспечения  управления, подписывается председателем  ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным  с руководителями структурных подразделений  и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки  делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как  правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.