Номенклатура дел предприятия. Общие правила оформления управленческих документов

Содержание

Введение ………………………………………………………………….. 2-3 стр.

1. Номенклатура дел предприятия.  Виды номенклатур ……………….. 4-9 стр.

2. Общие правила оформления управленческих  документов ………….. 10 стр.

2.1 Организационные документы ……………………………... 10-13 стр.

2.2. Распорядительные документы ……………………………. 13-18 стр.

2.3. Информационно – справочные документы ………………. 18-30 стр.

2.4 Документы по личному составу …………………………… 30-43 стр.

Заключение …………………………………………………………….. 44-45 стр.

Список используемой литературы …………………………………… 46-47 стр.

Введение

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и  экономической деятельности, появились  новые виды документов, связанные  с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Цель контрольной работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение и общие правила оформления управленческих документов.

Исходя из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

- проанализировать понятие  номенклатуры дел; 

- рассмотреть виды номенклатуры дел;

- рассмотреть оформление  сроков хранения дел; 

- рассмотреть общий  порядок рассмотрения номенклатуры  дел; 

- выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел;

-  рассмотреть организационные документы;

- рассмотреть распорядительные документы;

- рассмотреть информационно – справочные документы.

- рассмотреть документы  по личному составу

1. Номенклатура дел  предприятия. Виды номенклатур

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность  и качество решения вопросов, а  также деятельность организации  в целом, в значительной мере зависят  от организации использования и  хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения  документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел имеет несколько  направлений использования:

- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатур дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

- имеет справочное значение при изучении структуры организации;

- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

- основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

- методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и  примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако в каждой организации  должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

- в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;

- в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.

Форма номенклатуры дел организации приводится в приложении 1 Основных правил работы архивов организаций, форма номенклатуры дел структурного подразделения – в приложении 2.

Номенклатура дел организации  оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации  на предстоящий календарный год  составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем  организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться: уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются  заголовки дел для группировки  документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. Включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Основой для определения  структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими  делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел  организации, ее структурных подразделений  заполняются следующим образом:

- в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

- в графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

- в графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;

- в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного  и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 1 Основных правил работы архивов организаций.

При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел  может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.

2. Общие правила оформления  управленческих документов

При документировании управленческой деятельности используется большое  количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в  сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

- организационные документы  – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

- распорядительные документы  – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы,  указания;

- справочно-информационные  документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

- документы по личному  составу – приказы по личному  составу (трудовые договоры, контракты,  личные дела, приказы, заявления,  трудовые книжки).

2.1.Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного  вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения  друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности (уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, уставы общественных организаций и т.д).

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства). Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации. Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

Должностные инструкции

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного  срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно  разделить на две основные группы: инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения); должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов). Состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа: раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее, раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником, раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы, раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность, разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Изменения вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта. Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Инструкцию подписывает  автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений. Бывают: индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием; типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет текст положения, подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Проект положения согласовывают  с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или  на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Представляют на утверждении руководителю предприятия. Утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Датой является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата. Является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы. Оформляют на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная  численность

Структура и штатная  численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все  структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности. Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия. Все изменения вносят приказом директора.

2.2. Распорядительные документы

Распорядительные документы  играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Схема подготовки распорядительных документов: всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ); обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой. Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Приказ

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ – это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д. Издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. Подготовка проекта приказ включает следующие стадии: изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем); подготовка текста документа; согласование текста; подписание приказа; доведение до сведения исполнителей.

Распорядительную часть  начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое  пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты. Распорядительные пункты строго последовательно по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация); действие; срок.

Последний пункт приказа  формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа  возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа –  это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Может осуществляться и  внешнее согласование с разными  организациями, если приказ затрагивает  их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями. Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.

Выписка из приказа

Выписка из приказа –  копия части документа. Выписка  представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан  и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют  предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д. Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит  из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п. Распоряжение оформляют на бланках А4. Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе. Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица.

Указание

Указание – распорядительный документ организационно-методического  характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным  с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

В организациях право  издания указания предоставлено  руководителям, их заместителям, руководителям  структурных подразделений, которые  действуют на правах единоначалия в  пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  раскрывает причины издания документа  и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…».

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме: – исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.