Номенклатура дел: виды и назначение

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ПРОФСОЮЗОВ

ЯКУТСКИЙ  ФИЛИАЛ

__________________________________________________________

Заочное отделение

Факультет культуры 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине: Практикум по информационному менеджменту

На тему: Номенклатура дел: виды и назначение

                                                               Выполнила: студентка 4 курса

                          К-08-с/с                                  

                                                                Жиркова Саргылаана Сергеевна                                                                                                                                                                  

                            Проверил:  
 
 
 
 
 
 
 

Якутск  – 2011

Содержание                                                                                                         Стр.

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Общие требования  к номенклатуре…………………………………………..5

2. Разработка  номенклатуры дел………………………………………………..7

Заключение ……………………………………………………………………...13

Список  источников……………..……………………………………………….15

ВВЕДЕНИЕ 

     После исполнения документы определенно  время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстрее находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т.ею группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку».

     Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

     Номенклатура  дела - систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный  в установленном порядке.

     Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

- номенклатура  используется как схема классификации  при распределении и группировке  исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое  дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения  документов, включенных в него. Таким  образом с ее помощью намечают  ориентировочные сроки хранения  документов, что является первым  этапом экспертизы ценности документов;

- номенклатура  дел используется при построении  информационно-поисковой системы  по документам предприятия. При  регистрации документов в регистрационный  индекс часто включают индекс  дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура  дел используется вместо описи  как учетный документ при сдаче  в архив со сроками хранения  до 10 лет включительно. Она же  служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

- номенклатура  имеет справочное значение при  изучении структуры учреждения, организации, предприятия. 

Общие требования к номенклатуре 

     Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват  всех документов, получаемых и  создаваемых в процессе деятельности  организации; 

- раздельная  группировка в дела документов  постоянного и временного сроков хранения;

- конкретная  и четкая формулировка заголовка  дела, которая полностью отражает  состав и содержание документов  в нем и исключает возможность  включения в дело документов, не соответствующих его содержанию  и сроку хранения;

- систематизация  дел внутри разделов номенклатуры  в соответствие со степенью  важности и сроком хранения  документации.

     Виды  номенклатур

     Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

     Типовая номенклатура дел составляется для  организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.¹

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

     Независимо  от существования типовой и примерной  номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

     В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

     При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. 

Разработка  номенклатуры дел 

     Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

- определение  круга документов для включения  в номенклатуру;

- составление  заголовков (наименований) дел; 

- разработка  классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

- определение  сроков хранения дел; 

- определение  системы индексации и установления  индексов дел; 

- оформление  и удостоверение номенклатуры  дел.

     Основное  требование к номенклатуре - охват  всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.

     В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой - либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

     В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривается несколько резервных номеров.

     Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).²

       Составление заголовков дел

     Это самая сложная часть работы при  составлении номенклатуры дел.

     Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

     Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

     Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных  и других дел, содержащих различные  по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

     При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится  дело, указываются в именительном падеже.

     Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2009 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

     В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:

– если переписка ведется с одним  корреспондентом, его указывают  в заголовке дела, например, «Переписка с фирмой «Флайт-тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей города загранпутёвками»;

– если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: «Переписка с рекламными Агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов реклам»;

– если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескими спортивными клубами городов Мирный, Ленск, об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатах».

– В  случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес».

     Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.

     При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указывают вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2009 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2001 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», отчёты об отгрузке товаров».

     В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».

       Разработка классификационной схемы

     После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

     В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

     Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

     Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после этого - месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

     Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы - это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

     В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления  деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

     Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных  подразделениях, так как только в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.

     Определение сроков хранения дел

     Сроки хранения дел устанавливают для  обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными.

     Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и т.п.).

     При определении сроков хранения документов могут использоваться несколько  видов типовых перечней: Перечень типовых документов, образующихся в результате деятельности госкомитетов, ведомств, министерств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения;

     Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы;

     Перечень  научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.³

     Кроме того, негосударственные коммерческие организации могут пользоваться справочным пособием «Управленческие  документы постоянного срока  хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».

     Типовые перечни не могут охватить всю  документацию различных отраслей. Поэтому  на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются  ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы. При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии - типовыми.

     Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2008 году, исчисляется с 1 января 2009 года. 

Заключение 

     Номенклатура  дел - это чётко структурированный  перечень наименований дел, которые заводятся в компании. Номенклатура дел всегда оформляется в строго установленном порядке с указанием сроков хранения каждого отдельного дела.

     Благодаря ведению номенклатуры систематизировать  всевозможные документы в дела, вести  общий учет дел и находить необходимые бумаги очень просто. Именно поэтому номенклатура дел в обязательном порядке должна быть в наличии у любой компании. 

     Стоит отметить, что хранение дел (срок до 10 лет) реализовываются структурными подразделениями. При этом, дела, которые  оформлены в порядке, утвержденном номенклатурой дел, формируются в так называемые папки-регистраторы. На всех, без исключения, папках должен быть непременно нанесен шифр, заголовок дела и термин его хранения. При этом, все дела необходимо сберегать в вертикальном положении в шкафах или стеллажах. Копия номенклатуры дел должна быть обязательно визуально доступной в хранилище.

     От  того, насколько правильно составлена и оформлена номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Номенклатура  дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения  сохранности документов. 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Андреянова  В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. - М.: Инфра-М, 2004
2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2005, 224 с.
3. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 2003, 68 с.
4. Кузнецова С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. -2004. - № 4(2), с.58-65.
5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 2005, 137 с.
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2004 - 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2005 - 348 с.